Как составить график отпусков
Наталья Хайду
Главный редактор
Профессионально увлекаю через контент. С командой Журнала практически с самого основания. Знаю толк в продукте и заражаю читателей интересом к нему с помощью наших статей.

Как составить график отпусков

Совместная работа

График отпусков есть в каждой компании — его составляют в конце календарного года, а потом корректируют, дополняют и поддерживают в актуальном состоянии. Если графика нет, компании грозит штраф.

В статье расскажем, когда и как сделать график отпусков, кого в него включать и можно ли переносить отпуск в течение года.

Что такое график отпусков

График отпусков — это расписание в таблице или текстовом формате с информацией о том, кто, когда и на сколько дней уходит в отпуск.

Ключевое — документ составляют только для сотрудников в штате и только для оплачиваемых отпусков. И не учитывают всех, кто работает не по трудовому договору. А еще не вносят отпуска за свой счет, больничные, праздничные дни и отгулы.

График отпусков должен быть у каждого бизнеса. Исключение — маленькие некоммерческие организации и индивидуальные предприниматели без локальных нормативных актов. Они могут заменить график отпусков на письменное соглашение (ст. 309.1 и 309.2 ТК РФ).

Важно. Чтобы соблюсти трудовой кодекс, график отпусков утверждайте минимум за 14 дней до конца года (ст. 123 ТК РФ).

Ведение графика отпусков обязательно по закону (ст. 123.2 ТК РФ). Если трудовая инспекция придет с проверкой, а документа не будет, бизнес получит предупреждение или штраф до 70 тысяч рублей. Это административное нарушение (ст. 5.27 КоАП РФ).

Отпуск не засчитывается без приказа или распоряжения и без учета графика. Это значит, что договариваться на словах не стоит — эта практика нарушает права сотрудников.

Кого включать в график отпусков

Всех, кто работает в компании по трудовому договору. В том числе тех, кто уволится в следующем году — например, если сотрудник устраивался на сезонную работу или замещал коллегу на время декрета.

При оформлении графика отпусков обязательно включайте:

  • сотрудников со срочными трудовыми договорами;
  • удаленщиков;
  • внешних и внутренних совместителей — то есть всех, кто имеет еще одно основное место работы.

И не включайте сотрудников:

  • которые устроятся в следующем году;
  • с которыми вы работаете по договору ГПХ;
  • призванных по мобилизации;
  • в декрете.
Важно. Если включить самозанятых в график, то при проверке договор ГПХ переквалифицируют в трудовой. А бизнес заплатит штрафы — в размере 20% от неуплаченных налогов или страховых взносов, но не менее 40 000 рублей.

Зачем составлять график отпусков

1. Чтобы спланировать загрузку. Руководители должен заранее рассчитать график отпусков, чтобы планировать работу команды. А еще — избегать ситуаций, когда в отпуск уходят сразу несколько важных сотрудников, например руководитель и его заместитель.

Даже если ключевые сотрудники одновременно уйдут в отпуск, руководитель будет знать об этом заранее. И распределит задачи так, чтобы бизнес-процессы не прерывались: подключит коллег из другого отдела, наймет фрилансеров, возьмет часть задач на себя или перенесет даты отпуска так, чтобы они не пересекались.

2. Чтобы вовремя выплачивать отпускные. Руководители должен заранее рассчитать график отпусков, чт Согласно статье 136 ТК РФ работодатель должен оплачивать отпуск максимум за три календарных дня до начала. Заплатить раньше можно, позже — нет. Иначе будет штраф, и придется выплатить сотруднику компенсацию.

3. Чтобы сотрудники могли планировать личные дела. Руководители должен заранее рассчитать график отпусков, чт Когда у сотрудников есть точный план и график отпусков, им легче планировать личные дела и отдых. В предсказуемой обстановке команда чувствует себя комфортнее. Меньше стресса — лучше работа.

Правила составления графика отпусков

Когда составляете график отпусков, учитывайте, что:

  1. Некоторые сотрудники имеют право на более продолжительный период отдыха. Например, учителя берут отпуск продолжительностью 56 дней, а работники до 18 лет отдыхают не менее 31 дня.
  2. Сотрудники могут взять оплачиваемый отпуск только через полгода после устройства и непрерывной работы в одной компании. Уйти в отпуск раньше тоже можно, но только по договоренности с работодателем. Исключение: подростки, женщины с малолетними детьми, женщины в декрете и их мужья. Их работодатель обязан отпустить в любой момент по заявлению.
  3. Отпуск может начаться в любой день недели, необязательно в понедельник. А еще первый день отпуска может быть выходным.
  4. Работодатель может предоставить дополнительный оплачиваемый отпуск, например в качестве бонуса за успехи в работе.
  5. Указывать дату окончания отпуска в графике — необязательно.

Как составить график отпусков

Разберемся, как составляется график отпусков по трудовому кодексу.

Шаг 1. Соберите пожелания

Необязательно спрашивать мнения сотрудников, когда формируете график отпусков. Правила составления этого не включают. Но чаще всего пожелания сотрудников все-таки учитывают. На это есть несколько причин:

  1. Если к сотрудникам прислушиваются, это помогает избегать конфликтов и недовольства в коллективе.
  2. Когда работодатель проявляет гибкость и идет навстречу сотрудникам, это укрепляет их лояльность к компании.

А еще есть категории работников, которые могут самостоятельно выбирать время отпуска и не согласовывать его с руководителем (ст. 123 ТК РФ). Это беременные женщины (до декрета), женщины с маленькими детьми, мужчины с женами в декретном отпуске.

Пример. Алексей — сотрудник IT-компании. Он имеет льготную категорию, так как его жена находится в отпуске по беременности и родам. Алексей узнал, что жене нужна дополнительная помощь, самостоятельно перенес дату своего отпуска через отдел кадров, чтобы быть рядом с ней, и только потом сообщил об этом руководству. Алексей имеет на это право.

Проверьте, есть ли в коллективе сотрудники льготных категорий. Или делегируйте эту задачу руководителям подразделений.

Сотрудникам, которые устроятся в новом году, согласуйте отпуск вне графика — на основании отдельного приказа или по заявлению.

Шаг 2. Составьте предварительное расписание

В большой компании будет сложно учесть сразу все пожелания. Поэтому в первую очередь обращайте внимание на пожелания льготников. И под них подстраивайте отпуска остальных.

Если заранее знаете, что в каком-то месяце будет важный и ответственный проект, закройте его для отпусков.

Шаг 3. Заполните график отпусков

До 2013 года работодатели составляли график отпусков по стандартной форме Т‑7. Сейчас подходит любой формат. Если оформлять график по форме Т‑7, то не нужно дополнительно составлять приказ.

Если разработаете собственную форму графика отпусков, утвердите ее во внутреннем нормативном акте.

Как выглядит график отпусков типовой формы Т‑7:

График отпусков типовой формы Т‑7

Что важно учесть при заполнении графика отпусков по форме Т‑7:

  1. Если в компании нет табельных номеров, пропустите четвертый столбец.
  2. Столбцы 7, 8 и 9 заполняйте в течение года, когда сотрудники уходят в отпуск.
  3. Столбец 7 заполняйте, когда сотрудники выходят из отпусков.
  4. Столбцы 8 и 9 заполняйте, если отпуск переносится.
  5. Если отпуск сотрудника оказался продолжительнее, чем планировалось, заполните столбец 10.

Шаг 4. Утвердите график

На этом этапе HR-менеджер проверяет график отпусков. Корректирует, если есть нестыковки. Если в компании есть профсоюз, согласовывает с ним документ под подпись. Затем отдают на подпись. Кто подписывает график отпусков в организации:

  • руководитель компании;
  • руководитель отдела кадров;
  • представитель профсоюза;
  • штатные сотрудники.

Шаг 5. Ознакомьте сотрудников

Согласно Трудовому кодексу, уведомлять сотрудников о графике отпусков под подпись — необязательно. Однако Федеральная служба по труду и занятости считает, что график отпусков — это локальный нормативный акт и работодатель обязан получить подпись сотрудников.

Есть два способа ознакомить сотрудников:

  1. Добавить в график еще два столбца: в одном сотрудник поставит подпись, в другом — дату ознакомления.
  2. Приложить дополнительный документ — лист ознакомления, в котором каждый сотрудник укажет дату, когда он ознакомился с графиком, и поставит подпись.
Важно. Даже если сотрудник подписал лист ознакомления, обязательно уведомите его об отпуске за две недели до начала.

Чтобы составить, согласовать и утвердить график отпусков, нужно потратить много времени, особенно когда в компании много сотрудников. Автоматизировать и ускорить этот процесс помогают системы КЭДО.

В Битрикс24 тоже есть КЭДО, где все этапы электронного документооборота уже автоматизированы. Через сервис удобно составлять и согласовывать график отпусков. А сотрудники подпишут график и лист ознакомления электронной подписью с телефона или компьютера.

Битрикс24 КЭДО + Госключ
Подписывайте кадровые документы онлайн. Без доплат за каждого сотрудника.
Узнать подробнее

Можно ли менять график отпусков

Да. Этот вопрос регулируют статьи 123 и 124 ТК РФ.

За год в компании может многое измениться: кто-то уволится, кого-то повысят, кто-то уйдет в декрет или на больничный. Другим сотрудникам придется корректировать свой график. Рассмотрим, что делать в этой ситуации.

Если работодатель хочет перенести отпуск. Работодатель вправе изменить график отпусков своих сотрудников, если это нужно для работы: появилась внезапная командировка, горит проект, на производстве случилась авария. Тогда действуйте так:

  1. Сообщите сотруднику о переносе отпуска и предложите новые даты.
  2. Попросите сотрудника дать письменное согласие или отказ. Если сотрудник не согласен, попробуйте найти компромисс.
  3. Передайте задачу HR-менеджеру, чтобы он под подпись фиксировал изменения в локальных нормативных актах.
Пример. В конце 2023 года Анна запланировала отпуск на август 2024-го. Но за месяц до отпуска руководитель попросил ее перенести отпуск на сентябрь. Причина — важное корпоративное мероприятие, для которого нужна была ее помощь. Анна согласилась.

Если сотрудник хочет перенести отпуск. Если он относится к льготной категории, то может переносить отпуск без согласования. А если нет, то процедура такая:

  1. Сотрудник подает письменное заявление на имя работодателя.
  2. Работодатель рассматривает заявление и учитывает, можно ли заменить сотрудника на период отпуска.
  3. Работодатель принимает решение и издает соответствующий приказ о переносе.

Пример. Менеджер проекта запланировал отпуск на август. Но в середине июля понял, что не успевает закрыть проект, и решил перенести отпуск на первую половину сентября. Он согласовывает перенос со своим руководителем, пишет заявление на имя генерального директора с просьбой перенести отпуск и передает его в отдел кадров.

Если генеральный директор согласовывает перенос, HR-менеджер вносит новые даты в график отпусков.

Что в итоге

  • Чтобы избежать простоев в работе и своевременно выплатить отпускные, заранее подготовьте расписание отпусков — не позднее чем за две недели до конца года.
  • Компания не обязана принимать во внимание предпочтения сотрудников, а определенные категории работников могут выбирать время отдыха по своему усмотрению.
  • Порядок составления графика отпусков выглядит так: сначала руководители и HR-менеджеры собирают пожелания работников. После этого HR-менеджер разрабатывает предварительный план, заполняет график и согласовывает с руководителем, а потом знакомит сотрудников с утвержденным графиком.
  • Скорректировать график отпусков можно в любой момент при условии, что работник и работодатель дали свое согласие.
  • При утверждении графика отпусков учитывайте просьбы и личные планы сотрудников, график работы компании и важные проекты, законодательные требования для льготников (например, беременных женщин или несовершеннолетних).

Управляйте проектами и создавайте сильную команду с Битрикс24
Получить бесплатно
Наталья Хайду
Главный редактор
Рекомендуем
Показать еще