CRM для типографии
Наталья Хайду
Главный редактор
Профессионально увлекаю через контент. С командой Журнала практически с самого основания. Знаю толк в продукте и заражаю читателей интересом к нему с помощью наших статей.

CRM для типографии

CRM

Рынок полиграфии продолжает адаптироваться к новой реальности. Первые тревожные ласточки полетели еще на рубеже XX и XXI веков, с появлением электронных книг. Дальше типографии «взбодрила» пандемия и рост популярности маркетплейсов. Наконец, 2022 год вылился для отрасли в проблемы с логистикой, дефицит сырья, разрыв деловых связей и окончательно придавил безысходностью. Все эти события в сумме и по отдельности способствуют росту цен и, как следствие, конкуренции за место под солнцем. Без подспорья тут не обойтись: чтобы выжить в безумной гонке и сохранить при этом лицо клиентоориентированность, стоит присмотреться к современным технологиям. В частности, к системе управления взаимоотношениями с клиентами, или CRM.

В данной статье рассмотрим основные преимущества CRM для типографии, этапы внедрения и возможные проблемы.

CRM для типографии — что это?

CRM-система для типографии — инструмент для управления процессом печатания продукции.

Она автоматизирует бизнес-процессы, улучшает работу отдела продаж и обеспечивает эффективное управление типографией. Отраслевые CRM помогают повысить качество продукции и ускорить ее производство.

Читайте также

Что такое CRM-система и для чего она нужна бизнесу
30 марта 2022

Основные возможности CRM для типографии

CRM — ценный помощник в работе типографии. Она позволяет автоматизировать ведение заказов, ближе познакомиться со своей целевой аудиторией и начать больше ей продавать. ПО помогает делать задачи срок и четко знать, кто за что отвечает.

Рассмотрим основные возможности CRM подробнее:

  • Управление заказами. В CRM-системе менеджеру виден весь процесс, начиная с заявки на печать и заканчивая оплатой. Это позволяет отделу продаж следить за сроками готовности и качеством работы с клиентами, а также умнее планировать будущую загрузку. Обработку клиентских заявок можно автоматизировать, чтобы снизить влияние человеческого фактора, ведь ошибки — частое следствие однообразной, монотонной деятельности.
  • Проектный менеджмент. Управляйте всеми нюансами «внутренней кухни» компании. Наблюдайте за ходом выполнения проектов. Отслеживайте каждый этап производства и доставки полиграфической продукции, включая сроки и логистические цепочки.
  • Управление отношениями с клиентами. В CRM хранится вся информация о клиентах: контакты, заказы, история взаимодействия с отделом продаж. Это помогает поддерживать лояльность клиентов и улучшать качество обслуживания.
Подписывайте документы с Битрикс24
Попробуйте электронную подпись — быстрый и удобный способ подписывать документы онлайн, без распечаток и курьеров.
Узнать больше

Как внедрить CRM систему для типографии

Внедрение CRM-системы не сравнимо по сложности с организацией процесса печатания. Однако если подойти к нему без должного внимания, в будущем могут возникнуть неприятности.

Вот основные этапы, которые необходимо пройти, чтобы начать пользоваться CRM-системой:

  1. Определите цели. «Для корабля, который не знает в какую гавань ему идти, ни один ветер не будет попутным» (Сенека). Подумайте, что именно должно измениться после того, как в типографии появится CRM. Например, вы хотите, чтобы в новом учебном году было больше заказов, а средний чек вырос в два раза. Или возможно ваша цель — печататься в срок, ведь вы точно знаете, что клиенты выбирают ваших конкурентов за точность и скорость. Определите бизнес-процессы, которые необходимо автоматизировать и улучшить и готовьтесь направить свои усилия туда.
  2. Выберите подходящую систему. Учитывайте отраслевые особенности и потребности компании. Отдайте предпочтение системе, которую легко интегрировать с существующими приложениями.
  3. Установите и настройте ПО. С этой задачей можно справиться самостоятельно. Если этот вариант для вас, изучите пошаговую инструкцию, в которой мы подробно рассказываем, как это сделать. Убедитесь, что в системе правильно настроены все самые важные бизнес-процессы. Можно также делегировать внедрение специалистам — сертифицированным интеграторам, которые разработают проект и воплотят ваши запросы в реальность. Такая компания оцифрует бизнес-процессы, проверит совместимость системы с другими программными средствами, разграничит права доступа для пользователей в зависимости от полномочий.
  4. Обучите сотрудников. Расскажите им не только про основные функции системы, но и о специфических возможностях. Например, отдел продаж может хорошо понимать, что в CRM надо вносить новую информацию о клиентах. Но при этом детали заказа они обсуждают с клиентом в Telegram. Договорённости потом приходится вручную фиксировать в системе, часть информации теряется. А ведь достаточно обучить сотрудников обрабатывать все заявки в мессенджере, интегрированном в CRM. Настроить интеграцию CRM с Telegram несложно, зато плюсов масса — вся история переписки сохраняется в системе, не нужно переключаться между окнами. Наконец, вы точно не промахнетесь чатом, когда придет время отправлять договор.
  5. Используйте систему на регулярной основе. Когда подготовительная работа завершена, начинайте применять CRM в повседневной работе. Пресекайте любые попытки вернуться к старым способам. Давайте обратную связь о том, как система работает и что можно улучшить.

После того, как вы внедрили CRM-систему, периодически проводите ревизию. Совершенствуйте работу и анализируйте результаты. Если заметили, что что-то работает неважно, разберитесь в проблеме и найдите ее причину. Например, она может крыться в работе отдела продаж, который по старинке заносит новых лидов в Excel (кстати, о преимуществах и недостатках ведения клиентской базы в таблицах мы рассказывали в отдельной статье). Соберите данные и на их основе скорректируйте текущие и будущие процессы.

Все новое пугает, но бояться изменений — значит, стоять на месте. Конечно, внедрить CRM-систему — это не скачать программу из магазина приложений. Придется потратить время и силы, чтобы разобраться, но результаты сторицей окупят все усилия. Выбирая CRM, компания осознанно встает на рельсы цифровизации, которые ведут в светлое будущее с крупными заказами, довольными клиентами, гладкими процессами и продуктивными менеджерами.

journal_typography_1

Возможные проблемы при использовании

CRM-системы действительно делают работу полиграфии на порядок лучше. Однако в ходе использования можно столкнуться и с проблемами. Если такое произойдет, о подводных камнях лучше знать заранее:

    Чеклист: 10 шагов для успешного внедрения CRM
    Расскажем о самых распространенных ошибках новичков и о том, как их избежать.
    скачать бесплатно
  • Неправильная настройка. Каждый бизнес уникален, как и процессы в нем. Поэтому не пренебрегайте кастомизацией — настройте систему под себя. Проведите аудит ваших бизнес-процессов, определите, что в них нужно автоматизировать. Настройте интеграции, которые будут полезны именно вашему бизнесу. Менеджеры обрабатывают большую часть заказов по почте? Подключите корпоративный ящик к CRM, чтобы все письма автоматически сохранялись в системе. Общение по большей части идет в мессенджерах? Интегрируйте WhatsApp и Telegram с CRM, чтобы было удобнее работать.
  • Недостаток знаний у пользователей. Сотрудников нужно обучить как стандартным функциям, так и специфическим. Пропускать этот этап ни в коем случае нельзя. Непременно проведите тренинг или запустите онлайн-курс, иначе рискуете однажды обнаружить, что ваша клиентская база существует только на бумаге. Буквально. Потому что сотрудники, напуганные необходимостью изучать новое, записывают контакты дизайнеров и издательств карандашом в блокноте, как и раньше. Потратьте время, чтобы продемонстрировать все возможности системы управления взаимоотношениями с клиентами, и эта инвестиция скоро окупится. В работе станет меньше ошибок, а доходность будет расти.
  • Отсутствие стратегии. Необходимо определить цели и задачи, которые вы планируете достичь с помощью системы, и разработать четкий план.
  • Использование CRM без интеграций. Синхронизируйте ее c другими системами типографии, такими как управление производственными процессами и складом. В базе будет порядок, а ручной работы станет меньше.

Настраивайте CRM под специфику бизнес-процессов, интегрируйте ее с другими системами, обучайте пользователей, как в ней можно работать, и не пренебрегайте планированием. Это базовые правила, которые помогут избежать проблем при использовании CRM-системы для типографии.

Делегируйте настройку CRM профи
Сертифицированные партнеры Битрикс24 грамотно интегрируют CRM в любой бизнес.
Узнать подробнее

Пример использования Битрикс24 для типографии

Первая образцовая типография — крупнейшее полиграфическое предприятие России. Компания на рынке с 1876 года и уже почти 150 лет выпускает печатную продукцию высшего качества, включая книги, журналы, брошюры и многое другое.

За долгие годы работы назрела необходимость переосмыслить организацию многих бизнес-процессов. В компании был большой поток заказов, с которыми менеджерам было трудно справляться. Персональные данные клиента приходилось заполнять вручную. Менеджеров отвлекали звонки по статусу заказов. Процесс согласования закупок был долгим и запутанным.

Какие решения предложил интегратор?

  1. Внедрили личный кабинет. Теперь если авторизованный пользователь оформляет заказ на портале, персональные данные, включая адрес доставки, подтягиваются из базы автоматически. Клиенты получают уведомления об изменении статуса заказа и могут самостоятельно отслеживать готовность, не перегружая службу поддержки звонками.
  2. Настроили бизнес-процесс «Закупки». Управлять закупками и контролировать выполнение задач стало в разы проще. Процесс согласования теперь двигается автоматически. При срабатывании триггера, робот назначает ответственного, и все участники получают уведомления. Одобрение поставщика занимает меньше времени.
  3. Наладили бизнес-процессы «Дополнительные соглашения» и «Согласование договоров». Когда постановщик загружает файл из библиотеки в задачу, срабатывают уведомления. Все ответственные лица в курсе, что им нужно посмотреть и одобрить документ.
  4. Реализовали систему сертификации сотрудников и подразделений. Технические навыки специалистов теперь легко проверить и подтвердить.

Результаты внедрения не заставили себя долго ждать. За два с половиной месяца работы средняя посещаемость портала увеличилась в четыре раза (до 400 пользователей в день). Средняя длительность сессии выросла до 24 минут. Данные по продажам и успехам сотрудников наглядно видны в отчетах. За счет понятной системы оценки грейдов и прогресса сотрудников повысился уровень технической культуры в целом.

Больше подробностей кейса читайте по ссылке.


Что в итоге

  • CRM-система – современный и мощный инструмент для управления взаимоотношениями с клиентами и оптимизации бизнес-процессов типографии.
  • Система упрощает работу с клиентами — хранит всю историю взаимодействий с ними, напоминает о готовности материалов, анализирует поведение посетителей сайта типографии.
  • CRM помогает сделать процессы производства четкими и понятными, разбив их на этапы. Если сроки заказа задерживаются, выяснить, виной тому неподписанный директором договор или застрявшее на таможне сырье, будет легко.
  • Выбирая CRM для типографии, учитывайте специфику бизнеса.


Увеличьте продажи и наведите порядок в задачах с Битрикс24
Получить CRM бесплатно
Наталья Хайду
Главный редактор
Рекомендуем
Показать еще