Чтобы планировать работу и ставить задачи команде, многие бизнесы используют бэклог ― список всех требований к проекту в порядке приоритета. В статье вы узнаете, чем бэклог отличается от обычного списка и как его правильно составлять и использовать.
Что такое бэклог
Backlog (с англ. — невыполненная работа) — это инструмент, который помогает запускать проекты. Термин и инструмент появились в 2001 году вместе с Agile — философией гибкого подхода в управлении. Выглядит как список всех задач, которые нужно выполнить.
Бэклог проекта ― это не обычный список: чем выше задание, тем выше его приоритет. Также в нем можно указать ответственных, сроки ― команда сама выбирает, какие элементы важно включить.
- доработать редполитику блога;
- сделать описания разделов;
- подготовить инструкцию для дизайнеров по размерам обложек;
- сверстать страницы с авторами и экспертами блога;
- создать таблицу экспертов и героев статей;
- изменить подписи авторов в вышедших статьях.
Бэклог — это инструмент в программировании, который придумали, чтобы быстро создавать программное обеспечение. Позже его начали использовать и в других сферах. По сравнению с традиционным планом проекта, от которого нельзя отступать, такой способ более гибкий. Если появилась новая задача, ей назначают приоритет и добавляют в бэклог.
Например, команда уже работает над приложением и у нее есть согласованный со стейкхолдером бэклог на месяц. Когда протестировали бета-версию программы, оказалось, что пользователям неудобно выбирать длительность медитации — нужна доработка. Но эта задача с невысоким приоритетом, поэтому ее не решают сразу, а добавляют в бэклог — чтобы не забыть во время следующего планирования.
Екатерина Меркулова, CPO, руководитель продукта в МТС, создатель приложения Clatch.app
Беклог, или бэклог, — это полезный инструмент, когда рынок или пожелания клиентов быстро меняются и под это нужно адаптироваться. Поэтому сегодня его используют в маркетинге, продажах, производстве и других сферах, где есть команды и проекты. А еще бэклог помогает сделать процесс прозрачным: не только руководители, но и все члены команды видят, что сейчас в работе и кто из коллег чем занимается.
Бэклог можно вести на бумаге или в Excel-таблице. Но многие команды пользуются специальными программами.
Так выглядит бэклог Журнала в Битрикс24. Одна карточка ― одна задача. Видны ответственные и сроки. Карточки можно перетаскивать из бэклога «Идеи» в нужную колонку.
Благодаря таким виртуальным доскам даже удаленные команды или сотрудники из разных отделов могут работать над одним проектом и не терять задачи.
Какие типы бэклогов есть
Бэклог проекта используют в любых сферах. А вот бэклог продукта и бэклог спринта ― только в IT. Разберем, чем они различаются.
| Бэклог продукта | Бэклог спринта | |
| Что входит | Перечень всех задач, которые нужно выполнить, чтобы выпустить продукт | Список задач на спринт — короткий период времени, обычно одна — две недели |
| Как создают задачи | Описывают в общем виде | Описывают детально. Количество зависит от сложности и опыта команды. Важно спланировать бэклог так, чтобы уложиться в спринт |
| Кто создает бэклог | Продуктовый бэклог обычно составляет владелец продукта — product owner | Задачи для спринта выбирает менеджер проекта или тимлид вместе с командой |
| Кто согласовывает и вносит изменения в бэклог | Готовый бэклог продукта согласовывают с командами разработчиков, дизайнеров, маркетологов | Вносить изменения в бэклог спринта может только владелец продукта и команда разработчиков |
У разработчиков еще есть бэклог релиза. В него включают задачи из нескольких спринтов, которые нужно решить к очередному релизу — новой версии программного обеспечения. Обычно в бэклог добавляют задания, которые появились после обратной связи от пользователей. Бэклог релиза составляет владелец продукта или продакт-менеджер.
Как бэклог помогает управлять проектами
В начале работы над проектом бэклог — это просто список задач. Чтобы он стал инструментом управления, задания нужно разбить на более мелкие, приоритизировать и установить сроки. В таком виде бэклог помогает команде, стейкхолдерам и руководителям:
Определять приоритеты. Команда понимает, над чем важно работать в первую очередь, а что может подождать.
Управлять ожиданиями. Заказчик видит, когда и какие работы запланированы. А команда знает, что нужно выполнить, чтобы завершить проект.
Оценивать трудозатраты. В бэклоге должна быть информация о том, сколько времени требуется команде на работу. Так руководителю проще спланировать проект и загрузку.
Оптимизировать процессы. Бэклог — это гибкая система, поэтому его можно адаптировать под новые требования или идеи. Так команда может планировать работу на короткие периоды, например на одну — четыре недели, и при необходимости менять бэклог.
Как составить бэклог: методы и инструменты
Чтобы работать с бэклогом было проще, визуализируйте его. Для этого используют физические — стенд со стикерами — или виртуальные доски. Последние удобнее, потому что доступны всем участникам команды, даже если они работают удаленно.
Для управления бэклогом на виртуальной доске создайте минимум три колонки, например «Бэклог», «В работе», «Сделано». В колонку «Бэклог» добавьте карточки и в каждой пропишите ответственного, исполнителей, сроки, приоритет. Перемещайте карточки между колонками, когда меняется статус.
Теперь разберем, как составить бэклог, на примере компании, которая запускает свой блог. Ей нужно:
1. Определить цели и задачи
Первый шаг — определить цели блога. Например, если цель — привлекать трафик на сайт, то нужно сосредоточиться на создании SEO-оптимизированных статей. А также приводить трафик из социальных сетей.
Чтобы выполнить эти задачи, нужно определить бюджет, собрать команду, составить контент-план, а также написать и опубликовать статьи.
2. Разработать подробный план
После того как вы определили основные задачи, их нужно разбить на более мелкие и выполнимые. Например, «собрать команду» — значит:
- Оценить, какие специалисты нужны для блога. Например, маркетолог уже есть, а копирайтера и таргетолога нужно будет нанять.
- Составить описание вакансий.
- Разместить их на карьерных сайтах и в телеграм-каналах.
- Отобрать подходящих кандидатов и провести интервью.
- Нанять и оформить сотрудника.
Каждую задачу нужно занести в бэклог.
3. Назначить сроки и ответственных
Когда у вас есть план действий, следующий шаг — решить, кто будет отвечать за каждую задачу и в какой срок ее выполнит. Например, маркетологу нужно составить список требований к специалистам, а размещать вакансии и собеседовать кандидатов будет рекрутер. Если уместно, укажите сроки: например, запуск блога состоится через три месяца, значит, уже через месяц команда должна приступить к работе.
4. Отследить прогресс
Регулярно отслеживайте, как продвигаются задачи. Увидеть, какие задачи уже выполнены, а какие еще нет, можно на доске.
Если ваша команда использует бэклог, попробуйте вести его в Битрикс24. Здесь есть раздел «Скрам» и канбан-доски, где можно вести бэклог, указывать сложность работ, сроки, планировать и запускать спринты.
Как понять, что бэклог эффективен
Чтобы бэклог помогал планировать работу и выполнять проект, нужно, чтобы он соответствовал таким требованиям:
Задачи сформулированы четко
Команда должна понимать, что от нее нужно. Например, из формулировки «Улучшить интерфейс» непонятно, что именно улучшить и в какой срок. Если написать «Добавить в пользовательский интерфейс функцию, которая позволит перетаскивать задачи на доске, к 15 мая», разработчики сразу поймут, что и когда нужно выполнить.
Есть приоритеты
Руководитель проекта должен обозначить, какие задачи самые важные, и следить за тем, чтобы приоритеты были актуальными. Например, добавить новую функцию по договору с заказчиком ― важно. Но если в приложении вдруг сломалась функция авторизации и в него невозможно войти, исправить ошибку как можно быстрее — приоритет прямо сейчас.
Все задачи можно реализовать
Бэклог содержит только те задачи, которые команда может выполнить. Команда из трех человек не сможет написать и протестировать приложение за два месяца: нужно либо больше людей, либо больше времени. Но если добавить еще двух разработчиков и увеличить сроки до полугода, то такая задача достижима.
Бэклог регулярно обновляется
Чтобы команда могла опираться на бэклог в работе, нужно регулярно добавлять в него новые задачи и удалять неактуальные — на основе обратной связи от команды и изменений в проекте.
Команда видит весь список задач
Видеть бэклог должны все участники команды, а не только продакт-менеджер или руководитель. Для этого используют физические или виртуальные доски, где каждый видит статус и приоритетность задач, сроки и исполнителей.
В проекте есть прогресс
Если план постепенно реализуется, значит, инструмент работает. А если число заданий только растет, значит, нужно пересмотреть планирование. Возможно, команде не хватает рук или задачи невозможно выполнить.
Проверяйте ваш бэклог время от времени, например каждые пару месяцев, чтобы он работал.
Частые вопросы
Бэклог — это приоритизированный список задач для команды. Правильно составленный бэклог помогает команде понимать, что хочет получить заказчик и в какой срок.
Бэклог продукта — это все задачи, которые нужно решить, чтобы выпустить продукт. В бэклог спринта вносят задания, которые предстоит выполнить за определенный срок, например в течение одной — двух недель. В бэклоге продукта задачи обычно объемные, а в бэклоге спринта их дробят.
Чтобы внедрить бэклог, действуйте по шагам:
1. Определите цели и задачи проекта: что и зачем нужно сделать.
2. Разработайте план действий и разбейте основные задачи на более мелкие.
3. Назначьте сроки и ответственных: кто и когда должен выполнить задания.
4. Отследите прогресс: как продвигаются задачи.
Что в итоге
- Простыми словами бэклог — это список задач, которые расположили по приоритетности и которые команда должна решить. Сначала этот инструмент управления проектами использовали только IT-команды. Сейчас бэклоги ведут команды в маркетинге, продажах, производстве.
- Backlog проекта — что это? Инструмент, который помогает команде видеть приоритеты в работе, оценивать трудозатраты и производительность: сколько из запланированного действительно сделали.
- Бэклог можно вести в электронной таблице или в онлайн-сервисе, который вы используете, чтобы управлять проектами. Или даже на бумаге.
- Чтобы создать бэклог, нужно определить цели проекта, разбить задачи на небольшие и выполнимые, для каждой назначить сроки и ответственных. Затем можно отслеживать статус с помощью специальных инструментов на канбан-доске.
- Есть несколько критериев, по которым можно оценить эффективность бэклога:
– четкие и понятные задачи;
– по каждой расставлены приоритеты;
– все задачи можно выполнить;
– бэклог регулярно обновляется;
– бэклог используют все участники команды;
– в проекте есть прогресс.
