Сотрудники отдела кадров каждый день создают сотни документов: приказы, графики отпусков, служебные записки. Чтобы их обрабатывать, отправлять и хранить, бизнес тратит деньги и время. С ноября 2021 года организации могут вести кадровое делопроизводство в электронном формате, чтобы экономить ресурсы.
В статье разберем, что такое КЭДО простыми словами и зачем он бизнесу. Покажем на примерах, как работает система и как перевести кадровые документы в цифру.
Что такое КЭДО
КЭДО (кадровый электронный документооборот) — это создание, подписание, обмен и хранение документов в цифровом виде.
С таким форматом работы не нужно распечатывать трудовой договор или служебную записку, ждать подписи сотрудника, а потом отправлять в архив. Вместо этого используют систему КЭДО — облачный сервис или приложение для смартфона.
В сервисе КЭДО создать и подписать документ получится за пару минут
Вот какие документы чаще всего переводят в КЭДО:
- документы штатных работников на удаленке;
- локальные нормативные акты, в том числе инструкции;
- приказы об отпусках и отгулах, заявления;
- документы, связанные с поощрениями или взысканиями;
- документы по командировкам.
Юридически такой договор ничем не уступает бумажному — это закреплено в Трудовом кодексе. Электронная подпись удостоверяет личность и фиксирует факт ознакомления, поэтому документ имеет полную юридическую силу.
Как работает КЭДО
Весь процесс в системе КЭДО выглядит так:
- Создаем документ. Кадровый специалист формирует его в интерфейсе системы — вручную или на основе готового шаблона. Данные о сотруднике система сама подтягивает из учетной записи.
- Отправляем документ сотруднику. Система направляет файл в личный кабинет и одновременно присылает уведомление — в мобильное приложение, на почту или в мессенджер.
- Подписываем электронной подписью. Сотрудник открывает файл, знакомится с ним и ставит электронную подпись. Если нужно одобрение руководителя — файл проходит по маршруту согласования, который настроил кадровик.
- Храним документы в системе. После подписи файл автоматически попадает в архив. Его можно найти в любой момент через поиск.
Весь маршрут от создания до подписи занимает пару минут. Кадровик сразу видит статус каждого файла: отправлен, просмотрен, подписан или ждет подписания.
Какие документы входят в КЭДО
В электронный формат можно перевести большинство кадровых бумаг. Вот что чаще всего обрабатывают через программу КЭДО:
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- заявления на отпуск, отгул, перевод;
- приказы об отпуске, поощрении, взыскании;
- графики отпусков;
- служебные уведомления и локальные нормативные акты;
- документы по командировкам: приказ о командировании, авансовый отчет;
- должностные инструкции;
- соглашения о материальной ответственности.
По Трудовому кодексу РФ три категории остаются только на бумаге: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве и журнал инструктажей по охране труда. Трудовые книжки тоже регулирует отдельная норма ТК РФ.
Какие электронные подписи используются в КЭДО
Тип электронной подписи зависит от роли сотрудника и того, какой файл он подписывает. В КЭДО применяют три вида электронной подписи:
| Подпись | Расшифровка | Для чего |
| ПЭП | Простая электронная подпись | Заявления, уведомления, локальные нормативные акты компании — правила распорядка, положения, инструкции |
| УНЭП | Усиленная неквалифицированная электронная подпись | Трудовые договоры, приказы, большинство кадровых бумаг |
| УКЭП | Усиленная квалифицированная электронная подпись | Бумаги с повышенными требованиями к юридической силе |
Руководителям, кадровым специалистам и бухгалтерам, как правило, оформляют УКЭП. Рядовым сотрудникам достаточно УНЭП — ее можно получить бесплатно через приложение «Госключ». Все расходы на выпуск электронной подписи по закону несет работодатель.
Какие законы регулируют КЭДО
Кадровый электронный документооборот регулирует ТК РФ. Нормы появились в Трудовом кодексе после принятия закона от 22 ноября 2021 года. С этого момента любая компания вправе перейти на электронный кадровый документооборот без бумажного дублирования.
Ключевые принципы, которые закрепляет закон:
- Переход на КЭДО — право, а не обязанность работодателя.
- Работодатель обязан уведомить сотрудников о переходе и получить их согласие. Тех, кто впервые вышел на работу после 31 декабря 2021 года, переводят автоматически.
- Все расходы на внедрение системы и выпуск электронных подписей несет работодатель.
- Электронные файлы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, если соблюдены требования к подписанию.
Минтруд утвердил единые требования к составу и форматам электронных кадровых файлов. Хранить их можно как в собственной системе, так и на государственной платформе «Работа в России».
Чем КЭДО отличается от ЭДО
Оба понятия связаны с электронными файлами, но сферы применения у них разные.
| КЭДО | ЭДО | |
| Что это | Кадровый электронный документооборот | Электронный документооборот |
| Какие файлы | Только кадровые: трудовые договоры, приказы, заявления | Любые: счета-фактуры, договоры с контрагентами, акты |
| Участники | Работодатель и сотрудники | Компания и контрагенты |
| Регулирование | Трудовой кодекс РФ | Федеральный закон об электронной подписи |
| Цель | Автоматизация КЭДО и кадрового учета | Автоматизация внешнего и внутреннего документооборота |
Если компания уже работает с электронным документооборотом с контрагентами, внедрить КЭДО проще. Часть инфраструктуры уже есть: электронные подписи выпущены, сотрудники привыкли работать с цифровыми файлами.
Зачем бизнесу использовать КЭДО
Пока электронный кадровый документооборот необязателен для компаний. Вы сами выбираете формат: полностью электронный, бумажный или смешанный.
Вот какие преимущества дает КЭДО:
Кадровики тратят меньше времени на рутину. Раньше кадровик тратил на подписание бумаг от нескольких часов до нескольких дней. Сложнее всего приходилось компаниям с филиалами в разных городах и удаленными сотрудниками: трудовой договор высылали почтой и неделями ждали, пока работник подпишет и вернет его.
Сотрудники быстрее подписывают документы. Чтобы ознакомить с графиком отпусков даже 100 человек, кадровики тратили не один день. В КЭДО они справляются за несколько минут. Контролировать каждого работника тоже не нужно: сервис сам отправит уведомление, в какой срок вернуть подписанный файл. Сотруднику не придется идти к кадровику с заявлением на отпуск или нести обратно подписанный приказ.
Компания экономит деньги. Бизнес перестает тратить деньги на бумагу, картриджи, конверты и курьерские услуги. Физический архив уходит в прошлое — все хранится в облаке и занимает ровно столько места, сколько позволяет тариф.
Система защищает документы от потери. При бумажном документообороте компания рискует потерять важные бумаги и получить штраф. В КЭДО такое исключено: файлы лежат в облаке и кадровик открывает их в любой момент. Системы защищены от вирусов и кибератак, поэтому риск утраты минимален.
Удаленные сотрудники работают наравне с офисными. Сотрудник на другом конце страны подписывает бумаги так же быстро, как коллега в соседнем кабинете. Ему не нужно ехать в офис или ждать курьера — подписать любой документ можно через смартфон за пару минут.
Руководитель видит, что происходит с документами. В системе видно, кто и когда создал файл, кто его согласовал, кто подписал.
Компания выглядит современной. Бизнес, который использует цифровые инструменты, привлекает сильных соискателей, удерживает клиентов и вызывает доверие у партнеров.
У КЭДО есть и минусы. Такая система не подходит компаниям, где меньше 50 сотрудников и низкая текучка: электронный кадровый документооборот обойдется дороже, чем бумажный. Также для КЭДО нужен смартфон, планшет или компьютер. Если в штате есть сотрудники без таких устройств, с ними приходится сохранять бумажный формат.
Как внедрить КЭДО
Чтобы начать использовать систему:
1. Соберите команду
Перевести организацию на КЭДО можно и в одиночку. Но так сложнее учесть все тонкости, поэтому подключите к переходу специалистов:
- Кадровики знают нормы трудового законодательства, разбираются, какие бумаги используют в компании, знакомы с маршрутами согласования, сроками.
- IT-специалисты убедятся, что система интегрируется с CRM или другими программами, которые используют в компании.
- Юристы помогут разработать необходимые акты — положение о КЭДО, уведомления, формы согласий.
- Специалисты отдела обучения или маркетологи подготовят учебные материалы, чтобы рассказать сотрудникам о новой системе и развеять их сомнения.
Чтобы зафиксировать состав рабочей группы, ответственных, порядок и сроки, издайте приказ. Если работаете в таск-менеджерах или CRM, создайте там новый проект и распишите задачи. Так все участники будут видеть свои задачи и не забудут о важных деталях.
2. Разберитесь в текущих процессах
Выясните, какие бумаги использует компания, кто их согласовывает и как. Затем оцените, от каких этапов получится отказаться за счет КЭДО и автоматизации HR-процессов.
Подготовьте перечень бумаг, которые планируете перевести в цифровой формат. Затем определите, в каком объеме будете использовать КЭДО. Сначала стоит внедрить электронный документооборот только в одном отделе и только для одного типа файлов — так сотрудники быстрее освоят систему.
3. Определите критерии выбора
Когда выбираете сервис КЭДО, смотрите на следующие критерии:
Функции и интерфейс. Убедитесь, что в системе быстро разберутся и руководитель отдела кадров, и рядовой сотрудник. Изучите описание КЭДО: можно ли редактировать бумаги, загружать готовые, оставлять комментарии или отправлять сообщения коллегам. Так руководители, кадровики и бухгалтеры будут видеть историю согласований на одном экране, а не в разных программах. Если у сервиса есть мобильное приложение, подписывать файлы смогут все, у кого есть смартфон.
Стоимость. В цену сервиса обычно входит стоимость лицензии и тариф: итоговая сумма зависит от количества сотрудников, которые будут подключены к КЭДО. Узнайте, входит ли выпуск электронной подписи в тариф.
Форматы электронных подписей. При выборе системы уточните, какие виды электронных подписей она поддерживает. В идеале — ПЭП, УНЭП и УКЭП.
Интеграция с другими сервисами. Многие компании используют учетные системы — например, «1С:Зарплата и управление персоналом». Удобно, если в сервисе есть интеграция с 1С или аналогичными программами. Так специалисты отдела кадров и бухгалтерии будут работать в одном пространстве, а данные — быстрее перемещаться между сервисами.
КЭДО работает не только с 1С — его можно встроить прямо в CRM. В Битрикс24 кадровые документы находятся в том же пространстве, где менеджеры ведут сделки, а сотрудники общаются в чатах. Все этапы согласования автоматизированы. Когда сотрудник подпишет файл, кадровик получит уведомление. А если работник забыл, HR напомнит в чате.
4. Выберите сервис
Только аккредитованные сервисы позволяют обмениваться электронными бумагами и сохранять их юридическую силу. Есть два варианта, как организовать работу:
Бесплатная государственная платформа «Работа в России». Подходит малому бизнесу и компаниям, которые только пробуют КЭДО. На платформе есть около 80 готовых шаблонов, сотрудники подписывают файлы через подтвержденную учетную запись на Госуслугах — отдельно покупать электронную подпись не нужно. Но у сервиса есть ограничения: кадровик заносит данные о сотрудниках вручную, платформа не интегрируется с 1С и другими учетными системами, а изменить типовые шаблоны под себя не получится.
Коммерческий сервис — например, Битрикс24 КЭДО. Такие платформы стоят денег, зато интегрируются с 1С и CRM, поддерживают свои шаблоны, маршруты согласования и техподдержку. Часть коммерческих сервисов работает в связке с приложением «Госключ»: сотрудник оформляет там бесплатную электронную подпись, а сам документооборот ведется в Битрикс24.
Некоторые компании используют оба варианта сразу. Такой подход подходит, если часть сотрудников уже привыкла работать через Госуслуги, а кадровикам и бухгалтерам удобнее вести учет в коммерческой системе с интеграцией с 1С.
5. Подготовьте документы
Вот минимальный список документов, которые понадобятся для подготовки:
- Положение о КЭДО. Сотрудников под роспись знакомят с положением до того, как организация перейдет на электронный формат. В нем указывают сведения о сервисе и порядке доступа к нему. Прописывают файлы и категории сотрудников, которых переводят на новый формат.
- Уведомление о переходе. Вручают штатным работникам. В уведомлении пишут, что компания внедряет электронный кадровый документооборот, и упоминают о праве сотрудника остаться на бумажном формате. На практике от КЭДО отказываются единицы.
- Согласие на использование КЭДО. Его подписывают новые сотрудники, у которых есть хотя бы минимальный стаж. Новичков без официального стажа переводят автоматически.
6. Подготовьте сотрудников и выдайте им электронные подписи
Иногда сотрудники настороженно встречают переход на электронный формат: одни тяжело принимают нововведения, другие переживают за сохранность данных. Проведите встречу с коллективом и объясните, как КЭДО упростит работу. Служебную записку или заявление на отгулы можно оформить удаленно, не бегая к кадровику. А безопасность обеспечивает поставщик системы: он состоит в реестре операторов персональных данных, хранит информацию на нескольких серверах и создает резервные копии — проверьте это на этапе выбора сервиса.
После этого выдайте электронные подписи тем, кто подписал согласие. Руководителям, кадровикам и бухгалтерам оформите УКЭП, остальным сотрудникам — УНЭП. Работодатель оплачивает выпуск подписи, но сотрудник может получить ее бесплатно и сам — через приложение «Госключ».
Частые вопросы
КЭДО — это создание, обмен и хранение кадровых документов в цифровом формате. Так же называют сервисы, в которых работают с электронными документами. Не нужно печатать, ждать подписи или отправлять документы почтой — все делается в электронном виде.
Цели КЭДО: снизить нагрузку на кадровых специалистов, ускорить согласование документов, убрать риск потери бумажных экземпляров и сократить расходы компании. Автоматизация КЭДО особенно ощутима в крупных компаниях и в бизнесе с удаленными сотрудниками.
В Битрикс24 уже все этапы согласования автоматизированы. Система подходит для компаний и команд любого размера. Когда сотрудник подпишет документ, кадровик получит уведомление. А если работник забыл, HR напомнит в чате.
Переход на кадровый электронный документооборот — право работодателя, а не обязанность. Компания сама решает, переходить ли на электронный формат полностью, частично или остаться на бумаге. При этом важно знать: сотрудник тоже вправе отказаться от перехода на КЭДО и работодатель обязан сохранить для него бумажный документооборот.
В системе работают практически со всеми кадровыми документами: трудовые договоры, дополнительные соглашения, заявления на отпуск и отгул, приказы, служебные уведомления, локальные нормативные акты, документы по командировкам. Исключение — приказы об увольнении, акты о несчастных случаях на производстве, журналы инструктажей по охране труда.
В системе применяют три вида электронной подписи: ПЭП (простая), УНЭП (усиленная неквалифицированная) и УКЭП (усиленная квалифицированная). Тип подписи зависит от документа и категории сотрудника. Руководителям и кадровым специалистам, как правило, оформляют УКЭП. Рядовым сотрудникам достаточно УНЭП — ее можно получить бесплатно через «Госключ».
Одна из целей внедрения КЭДО — снизить нагрузку на кадровых специалистов. Компания согласовывает и подписывает бумаги за несколько минут и не тратит деньги на отправку бумажных экземпляров. Прозрачность растет: в системе виден статус каждого файла, история согласований и сроки.
Что в итоге
- С кадровыми бумагами можно работать не в бумажном, а в электронном виде. Этот процесс называют кадровым электронным документооборотом — КЭДО. В системе обмениваются файлами и с офисными, и с удаленными сотрудниками.
- В электронном виде хранят любые кадровые бумаги, кроме приказов об увольнении, актов о несчастных случаях на производстве, журналов инструктажей по охране труда.
- С КЭДО специалисты тратят меньше времени на создание и согласование бумаг, а бизнес экономит на расходных материалах, услугах доставки документов и их хранении: от нескольких десятков до нескольких сотен тысяч рублей в год.
- Чтобы перейти на КЭДО, соберите команду из кадровика, IT-специалиста и юриста. Вместе разберите процессы, выберите подходящий сервис, подготовьте положение с уведомлениями и согласиями и обучите сотрудников работе в программе.