В потоке ежедневных дел легко упустить важные задачи и потратить время на то, что не приносит результата, не приближает к цели и не развивает бизнес. Расставить приоритеты и повысить продуктивность помогает матрица Эйзенхауэра. Рассказываем, что это такое простыми словами, как она работает и как ее составить.
Что такое матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, который помогает расставить приоритеты. Дела оценивают по двум критериям: важности и срочности. Матрица позволяет понять, что важно выполнить сразу, а что можно отложить, делегировать или не делать вовсе.
Кто создал матрицу Эйзенхауэра, точно не известно. Считается, что Дуайт Дэвид Эйзенхауэр стал вдохновителем метода. 34-й президент США говорил: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные обычно не важны, а важные никогда не бывают срочными».
Принцип матрицы сформулировал и подробно описал бизнес-консультант и преподаватель Стивен Кови в 1989 году в книге «Семь навыков высокоэффективных людей». По его словам, главное преимущество матрицы в том, что она помогает держать фокус на делах, которые приближают к цели и меняют жизнь или бизнес к лучшему.
Что представляет собой матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это таблица из двух столбцов — «Срочное» и «Несрочное». И двух строк — «Важное» и «Неважное». Все задачи вписывают в четыре квадранта:
Матрицу Эйзенхауэра можно использовать для рабочих и личных целей.
В личной жизни матрица помогает увидеть, сколько времени уходит на общение с семьей, на хобби и отдых. Еще с ней можно организовать бытовые дела: ремонт, переезд, семейные праздники.
В командной работе метод помогает оценить статус задачи, расставить приоритеты и распределить нагрузку среди специалистов. Например, более опытным сотрудникам поручить сложные и стратегически важные задания, а новеньким или менее опытным — рутинные и не самые сложные вопросы. Команде стоит регулярно пересматривать матрицу, чтобы адаптироваться к изменениям на рынке и удерживать фокус на стратегически важных целях.
Организовать весь рабочий процесс в одном месте поможет сервис для совместной работы. В Битрикс24 коллеги всегда могут созвониться и обсудить, какие дела сейчас в приоритете. Все детали — сроки, ответственных, необходимые файлы — легко найти в карточке задачи.
В управлении проектами. Матрица Эйзенхауэра подходит не только для текущих, но и для уже выполненных задач. Например, в маркетинговом агентстве составляют список задач, которые сотрудники сделали за прошедшую неделю, и распределяют их по четырем квадрантам. Так можно выяснить, какие задачи потребовали больше всего времени и усилий и стоило ли тратить на них столько ресурсов.
Разберем, как матрица работает на практике, на примере маркетолога Андрея. Чтобы понять, какие задачи начать сразу, а какие оставить на конец недели или перенести, он оценивает важность и срочность каждого дела:
- Сдать отчет — важно, потому что от него зависит премия за месяц. Сделать нужно срочно — дедлайн во вторник.
- Изучить маркетинговые коммуникации конкурентов для нового продукта — важно, но не очень срочно. Продукт еще на тестировании.
- Посмотреть программу конференций на следующий месяц — не очень важно и не срочно, потому что участие добровольное, а Андрей за три последних месяца посетил уже четыре мероприятия.
- Заполнить карточки в CRM — важно и срочно, так как коллеги используют информацию из карточек в своей работе.
- Пройти урок на курсе повышения квалификации — не очень важно, так как проверка уровня будет в следующем месяце. Но срочно — в пятницу доступ к уроку закроется.
- Посмотреть запись вебинара от отдела кадров — не срочно и не так важно. Тема «Как оформить отпуск на новом сайте» его пока не интересует — свой отпуск в этом году Андрей уже отгулял.
В итоге у него получится вот такая матрица:
Как работает матрица
Метод матрицы Эйзенхауэра основывается на двух критериях: срочности и важности.
Срочность означает, что задачу нужно решать немедленно. Срочные дела обычно точно определены: ответить на письма, созвониться с клиентом, внести правки, убраться дома.
Важность связана с результатами. Именно эта группа задач помогает достичь глобальных целей: увеличить прибыль, больше отдыхать, начать новое дело, пройти курс повышения квалификации.
Критерии позволяют быстро рассортировать дела, даже если их много. На первый взгляд это просто — достаточно сформировать список задач и распределить их по квадрантам. Но есть риск ошибиться с сектором. Чтобы этого избежать, нужно проанализировать каждую задачу с помощью четырех вопросов:
- Эта задача важная? Почему и для кого?
- Как эта задача помогает достичь цели?
- Эта задача срочная? Почему? Какие сроки?
- Можно ли задачу делегировать? Если да, то кому?
Ответы помогут правильно распределить задачи по четырем квадрантам.
Квадрант 1: срочно и важно
Это задачи, которые требуют немедленного внимания и дают заметный результат. Но в долгосрочной перспективе могут оказаться не такими важными. Сюда относят критические ситуации, неотложные проблемы, срочные проекты.
Примеры срочных и важных задач:
- Оплатить налоги.
- Ответить клиенту по проекту, который запускается завтра.
- Отвезти родственника в больницу.
- Починить двигатель автомобиля.
Форс-мажоры и кризисы происходят всегда — их невозможно предвидеть и ими сложно управлять. Проблемы возникают, когда большая часть времени уходит на первый квадрант. Режим вечного аврала и горящих сроков приводит к стрессу и выгоранию.
Квадрант 2: не срочно, но важно
Это задачи, у которых нет четких сроков, но они помогают достичь больших и важных целей в работе, учебе и отношениях. Во второй квадрант обычно относят саморазвитие, заботу о здоровье, поиск новых возможностей и знакомств, укрепление и поддержание отношений — все те дела, которые считаются нужными, но их часто откладывают из-за более срочных.
Примеры несрочных, но важных задач:
- Купить абонемент в спортзал или бассейн.
- Пройти ежегодное ТО.
- Распределить бюджет на маркетинговые активности в следующем году.
По словам Кови, производительность человека возрастет, если он уделит больше времени второму квадранту. И при этом количество проблем сократится, поскольку фокус на этом квадранте помогает планировать будущее и предотвращать кризисы. Это напоминает закон Парето, согласно которому 20% усилий приводят к 80% результата и наоборот. С помощью матрицы их проще найти.
Квадрант 3: срочно, но не важно
Это несущественные действия, часто рутинные дела, которые можно делегировать. Например, не очень содержательная переписка, встречи, массовые мероприятия. Срочность таких дел часто связана с ожиданиями других людей. Задачи из этого квадранта не помогают достичь личных целей.
Примеры срочных, но неважных задач:
- Написать рекомендательное письмо сотруднику.
- Посетить конференцию.
- Помыть посуду.
Обычно эти дела быстро и легко выполнять. Но в перспективе они создают иллюзию продуктивности: галочка напротив в списке есть, но результата и ощущения удовлетворения нет. Стивен Кови советует делегировать задачи из третьего квадранта подрядчикам, помощникам, службам доставки.
Квадрант 4: не срочно и не важно
Это дела, которые приятно выполнять. С одной стороны, они не помогают достичь долгосрочных целей и забирают время, но с другой приносят неочевидную пользу. Например, дают отдохнуть и не выгореть.
Примеры несрочных и неважных дел:
- Проверить соцсети.
- Посмотреть новый эпизод любимого сериала.
- Пройтись по магазинам.
Чтобы несрочные и неважные дела не забирали все время, их нужно четко планировать и ограничивать. В каждом случае пропорции между четырьмя ячейками будут отличаться, но на четвертый квадрант должно уходить 5-10% всего времени.
После того как вы распределили задачи по методу матрицы Эйзенхауэра, можно действовать по одному из таких сценариев:
- Сначала решить важные и несрочные задачи из квадранта 2. Оставшееся время разделить между квадрантами 1 и 3, а к квадранту 4 приступать, когда все дела в остальных закончатся.
- Первыми выполнить срочные задачи из квадранта 1 — начинать с тех, у которых самые горящие сроки. Затем перейти к повседневным делам из квадранта 2. Квадранты 3 и 4 остаются напоследок, когда все остальное уже сделано.
- Если возникнет непредвиденная ситуация, сначала выполните задачи из квадрата 1 и 3, а затем 2 и 4. В этом случае приоритет — срочность, а затем — важность.
Еще больше советов и методик, как справиться с многозадачностью, — в нашем телеграм-канале.
Где собирать матрицу
Блокнот или ежедневник
Самый простой вариант — нарисовать таблицу из четырех ячеек на бумаге. Это подойдет тем, кто не хочет отвлекаться на гаджеты. Еще записи от руки помогают тренировать память. Минус бумажной матрицы — ее сложно редактировать.
Электронные таблицы
Матрицу Эйзенхауэра можно собрать в облачных электронных таблицах. Например, в Битрикс24 Docs. Этот вариант подходит тем, кто больше работает на компьютере, часто обновляет данные и отслеживает историю задач.
Онлайн-доска
Доски — это инструмент, который помогает визуализировать задачи и рабочие процессы. Например, в Битрикс24 Досках можно создать четыре колонки, которые соответствуют квадрантам матрицы Эйзенхауэра, и перемещать между ними стикеры с задачами.
Такой способ подходит для созвонов с большой командой, когда каждый участник записывает задачи, реагирует на изменения и расставляет приоритеты вместе с коллегами онлайн. На доску каждый может прикреплять файлы, оставлять на ней комментарии.
Сервисы для управления проектами
Большие проекты удобнее делать в сервисах для совместной работы. В Битрикс24 составить матрицу можно в разделе «Скрам». Если распределяете задачи для всей команды, можно сразу назначить дедлайн и исполнителя для каждой.
Если у задачи изменился приоритет или срок, достаточно перенести карточку в другую колонку
Частые вопросы
Матрица Эйзенхауэра подходит для любых целей — с ее помощью можно разобраться с задачами на неделю, месяц, год. Вы сами определяете, на какой период нужна матрица. Главное — регулярно пересматривать и обновлять таблицу, разбивать крупные цели на более мелкие задачи.
Матрицу Эйзенхауэра можно комбинировать с:
- техникой SMART, чтобы четко формулировать задачи перед тем, как распределять их в матрице;
- методом «лягушки», чтобы перестать откладывать важные задачи и срывать дедлайны;
- техникой помодоро, чтобы справиться с прокрастинацией и повысить продуктивность.
Стивен Кови не разграничивает рабочее и личное и приводит примеры из обеих сфер. Такой подход позволяет увидеть, на что уходит больше всего времени, и перераспределить усилия. Чтобы разграничить личные и рабочие дела в одной матрице, выделяйте задачи разными цветами.
Если боитесь запутаться в цветах и количестве задач, создайте две отдельные матрицы: рабочую и личную. Главное — обращайте внимание на обе, чтобы избежать перекоса в одну из сфер.
Что в итоге
- Матрица Эйзенхауэра — это инструмент, который помогает расставлять приоритеты между задачами в зависимости от их срочности и важности.
- Точно неизвестно, кто придумал матрицу Эйзенхауэра. Автор книги «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови описал этот принцип. Он предложил распределять личные и рабочие задачи по четырем квадрантам: важные и срочные; важные и несрочные; срочные, но неважные; неважные и несрочные. Матрица позволяет определить, сколько времени уходит на важные дела, а сколько — на срочные, но малозначимые для глобальных целей.
- Для работы с матрицей Эйзенхауэра можно использовать блокнот или электронные сервисы: облачные таблицы, онлайн-доски, сервисы для совместной работы.
