Кто такой координатор отдела продаж
Наталья Хайду
Главный редактор
Профессионально увлекаю через контент. С командой Журнала практически с самого основания. Знаю толк в продукте и заражаю читателей интересом к нему с помощью наших статей.

Кто такой координатор отдела продаж

6 мин
3303
Продажи

Если хотите улучшить работу отдела продаж, уменьшить операционку и разгрузить менеджеров, наймите координатора. Он распределит задачи, будет следить, как их выполняют, и поможет сотрудникам закрывать больше сделок.

В статье разберем, какие обязанности выполняет координатор отдела продаж и как его найти.

Кто такой координатор отдела продаж

Координатор продаж — это специалист, который снимает с менеджеров часть однообразной работы и упрощает общение с клиентами и другими отделами.

Пример. Менеджеры компании, предлагающей рекламное сопровождение, привлекли много новых клиентов. Из-за этого текущие клиенты остались без внимания — им запоздало отправляли отчеты, вопросы оставались без ответа.

Хоть потенциальных клиентов и прибавилось, сотрудники не договорились, кто будет ими заниматься. Все разладилось и между отделами: маркетологи продумывали рекламные кампании и бонусные программы, но менеджеры не всегда знали об этом.

Директор компании нанял координатора Машу, чтобы решить проблемы отдела продаж. В ее обязанности входило:

  • распределять заявки по менеджерам;
  • отвечать на типовые запросы покупателей и передавать вопрос специалистам в сложных ситуациях;
  • предлагать, как улучшить продукт, на основе отзывов от клиентов;
  • готовить отчеты, коммерческие предложения и другие документы;
  • следить за показателями менеджеров и собирать статистику;
  • настраивать совместную работу маркетологов и продавцов.
В итоге с менеджеров сняли часть рутины, они занялись лидами. Компания придумала новый алгоритм работы с клиентами — так они все получают вовремя. Менеджеры теперь отчитываются ежемесячно по закрытым сделкам. А отделы маркетинга и продаж стали лучше понимать друг друга.

Должностная инструкция координатора отдела продаж разнится от компании к компании. В нашем примере Маша занялась отчетами, заявками и запросами текущих клиентов. Но можно и по-другому: одним координатор помогает анализировать продажи, а другим — создавать презентации и скрипты.

Разберем подробнее, когда пора нанимать такого специалиста.

Менеджеров нужно контролировать, координировать, направлять, проверять и давать рекомендации по улучшению работы. Основные функции координатора включают эти пять ключевых действий, которые помогают достигать целей всего отдела.

Константин Рыбченко, руководитель проектов IT-компании «Вебфлай»

Каким компаниям нужен координатор отдела продаж

Координаторов продаж чаще ищут для среднего и крупного бизнеса, чтобы работать с дорогими и сложными продуктами. Это может быть недвижимость, авто, образование, производство, IT, автоматизация бизнеса, бухгалтерское обслуживание. Обычно в таких компаниях:

  • Долгий цикл сделки. Когда от знакомства с продуктом до покупки проходят недели и месяцы переговоров. У менеджера по продажам не всегда есть время заниматься коммерческими предложениями, отчетами, договорами и презентациями. Координатор может взять на себя часть нагрузки.
  • Много менеджеров. В этой ситуации координатор распределяет заявки и клиентов, назначает ответственных, следит за планом продаж, готовит отчеты по показателям отдела для руководителя.
  • Большая клиентская база. Менеджерам нужно продавать новым клиентам и держать связь с текущими: отвечать на вопросы заказчиков, писать и звонить тем, кто давно не покупал. Чтобы специалисты больше продавали, координатор работает с обращениями, будит рассылками «уснувших» клиентов, отправляет счета, выясняет, кто и почему ушел к конкурентам.

Координатор нужен компаниям, которые продают теплым и холодным клиентам. Он часто играет ключевую роль в отделах продаж B2C-сегмента, где успех сделки во многом зависит от качества первичного общения с менеджером. Это особенно важно в сфере услуг, здравоохранения, спорта, онлайн-образования.

Компания может обойтись без координатора, если в подразделении уже есть аккаунт-менеджеры и они работают с текущими клиентами.

Константин Рыбченко, руководитель проектов IT-компании «Вебфлай»

Часть рутины, аналитику и отчетность можно доверить CRM-системе. Ведите клиентов по воронке в Битрикс24, сохраняйте обращения и сделки. CRM напомнит менеджеру написать или позвонить клиенту, а роботы вовремя отправят письмо, ссылку на оплату, добавят или удалят товарную позицию, поставят задачу.

Попробуйте CRM Битрикс24
CRM возьмет под контроль все каналы коммуникаций с клиентами и автоматизирует продажи в вашем бизнесе.
Создать бесплатно

Чем занимается координатор отдела продаж

Координатор нужен как в новых отделах продаж, так и в давно существующих.

Координатор отдела продаж

  • Помогает менеджерам с рутиной. Координатор делает коммерческие предложения, отчеты, договоры, акты, гарантийные талоны. Помогает подготовиться специалистам отдела к встречам с клиентами.
  • Следит за показателями. Проверяет, поступили ли деньги от покупателя, внесли ли менеджеры информацию в CRM. Смотрит, кто выполняет план, а кто не справляется.
  • Сотрудничает с другими отделами. У разработчиков координатор уточняет срок по проекту, передает ТЗ. У маркетологов узнает об акциях и рекламе. У отдела развития продуктов — о новых товарах, чтобы доработать презентации. Еще такой специалист улаживает конфликты: если отдел логистики задерживает доставку и менеджеры медленнее делают свои задачи из-за этого, они могут прийти за помощью к координатору.
  • Следит за качеством продаж. Находит недочеты и подсказывает сотрудникам отдела, как их исправить. Помогает составлять скрипты.

Это административно-менеджерская позиция с функциями руководителя отдела продаж. Однако, в отличие от РОПа, координатор не разрабатывает план продаж и стратегию развития подразделения. Его основная задача — управлять ежедневными операциями отдела.

Рассмотрим на примере. В медицинской клинике координатор оценивает скорость обработки лидов, прослушивает записи разговоров и анализирует сделки, которые не привели к успешному исходу. Координирует администраторов, распределяет задачи между сотрудниками: кто будет обзванивать лист ожидания и пациентов, не подтвердивших прием, а кто — обрабатывать текущие заявки.

Координатор дает обратную связь: указывает на ошибки по скриптам или другие недочеты в работе. После этого он следит, как менеджеры исправляют замечания, разрабатывает дополнительные рекомендации, чтобы улучшить внутренние процессы. Например, меняет скрипты продаж и согласовывает их с руководством.

Дополнительно координатор может адаптировать новых сотрудников и обрабатывать обратную связь клиентов.

Константин Рыбченко, руководитель проектов IT-компании «Вебфлай»

Как найти координатора отдела продаж

Разместите предложение на сайтах с вакансиями — например, hh.ru и SuperJob.ru. Обязанности координатора могут быть самыми разными. В вакансии укажите, чем именно будет заниматься специалист. На собеседовании честно расскажите о KPI координатора отдела продаж и мотивации: что повлияет на зарплату, как будут оценивать работу.

Примером KPI координатора отдела продаж поделился наш эксперт:

Чтобы достигать максимальных результатов и повышать показатели, структурируйте мотивацию. В основе такой системы может быть фиксированный оклад плюс процент от выполнения общего плана продаж. Например, если план составляет 1 млн рублей, то проценты начисляют с достижения минимального порога в 800 тысяч рублей. Это будет стимулировать координатора не только достигать базовых целей, но и стремиться к их превышению.

Включите количественные и качественные KPI. Пример количественного показателя, чтобы оценить объем работы — норма звонков в день, качественного — соблюдение скрипта общения с клиентами.

Регулярная корректировка KPI, например, каждый квартал, помогает адаптировать и улучшить систему мотивации. Например, когда меняется спрос или продуктовая линейка, цель компании.

Константин Рыбченко, руководитель проектов IT-компании «Вебфлай»

На собеседовании проверяйте навыки кандидата. Важно, чтобы он умел управлять процессами и командами, быстро учился, не паниковал в стрессовых ситуациях. Координатор также должен быть готов работать с документами.

Как еще определить, подходит ли человек на роль координатора продаж:

  • Посмотрите, как он расставляет приоритеты и планирует время. Для этого коротко опишите будущие задачи и попросите рассказать, в каком порядке и как он их выполнит. Хорошо, если кандидат распределяет проекты по важности и понимает, зачем это делать.
  • Устройте ситуационное собеседование. Смоделируйте типичный конфликт: отдел маркетинга жалуется на менеджера по продажам. Подходящий кандидат не растеряется и уладит ситуацию.
  • Расскажите о частых проблемах в отделе. Попросите соискателя подумать, как их решить. Например, что делать, если менеджеры не следуют скриптам продаж.

Координатора можно выбрать и из числа штатных менеджеров по продажам: должность подойдет тому, кто любит административные задачи, хочет вместе с руководителем управлять командой.

Плюс в том, что такой специалист знает компанию изнутри: не будет долго вникать в проблемы, процессы и продукты.

Частые вопросы

Что делает координатор отдела продаж?

Координатор управляет ежедневными задачами отдела: распределяет нагрузку, проверяет, как сотрудники выполняют планы, сколько сделок заключают. Еще улучшает работу менеджеров — исправляет продуктовые презентации и скрипты, обучает техникам продаж и аргументации, погружает стажеров в специфику работы.

Как понять, что в отдел продаж нужен координатор?

Если отдел продаж только строится, такой специалист поможет с документами, скриптами, распределит задачи между менеджерами.

Также координатор может наладить процессы и в компании, которая давно на рынке. Например, если менеджеры игнорируют скрипты, не отслеживают KPI, ругаются с маркетологами.


Что в итоге

  • Работа координатора отдела продаж помогает командам больше продавать и увеличивать прибыль компании.
  • Такой специалист нужен компании с большим отделом продаж, который тратит много времени на сделку.
  • Координатор сокращает рутину, отслеживает показатели, строит связи между отделами.
  • В мотивацию координатора отдела продаж важно включить количественные и качественные показатели, оклад и процент от выполненного плана.

Увеличьте продажи и наведите порядок в задачах с Битрикс24
Получить бесплатно
Наталья Хайду
Главный редактор
Рекомендуем
Показать еще