Как вести учет продаж в рознице и оптовой торговле

Что такое учет продаж и зачем он нужен бизнесу

Учет продаж — это система, в которой отражаются все операции с товаром: от поступления до продажи. С его помощью руководитель видит, сколько компания заработала, сколько товара осталось, есть ли разница между ожидаемыми и фактическими показателями продаж.

Учет продаж охватывает всю цепочку действий с товаром:

1. Принять позиции от поставщика по накладной или УПД.
2. Рассчитаться с поставщиком за партию.
3. Переместить товар между складами и магазинами.
4. Оформить продажу. Для физлиц выдать кассовый чек. Для юрлиц и ИП подготовить отгрузочные документы: накладную или УПД.
5. Оформить возврат. Для физлиц сформировать чек возврата прихода. Для юрлиц и ИП принять товар по накладной или УПД.
6. Посчитать выручку, себестоимость и валовую прибыль.
7. Подготовить данные для бухгалтерского и налогового учета.

Чтобы вся эта цепочка работала без сбоев, компании используют систему учета продаж. Она закрывает несколько задач. Например, помогает контролировать недостачи. Программа фиксирует каждое движение товара и отмечает ответственного сотрудника, который его провел. Если при инвентаризации обнаружится недостача, ее можно отследить до конкретного документа и смены.

Данные о продажах показывают оборачиваемость каждой позиции. В системе видно, что заказывать чаще, что долго хранится на складе и замораживает оборотные средства. Так проще привязать закупки к реальному спросу.

С CRM-системой ручной работы становится меньше. Кладовщику и товароведу не нужно сверять записи в журнал: остатки пересчитываются автоматически после приемки и продажи.

Еще одно преимущество в том, что с налаженным учетом проще определить точную наценку. Когда по каждой партии записаны закупочная цена и расходы на доставку, наценку считают от реальной себестоимости. Это снижает количество ошибок в ценообразовании. Если учет ведется по штрихкодам, магазину проще подключиться к системе «Честный знак», а продавцу алкоголя — к ЕГАИСЕдиная государственная автоматизированная информационная система. Используется для государственного контроля за производством и оборотом алкогольной продукции в России.

Какие операции включает учет продаж

Каждая позиция проходит несколько этапов, прежде чем попасть к покупателю. На каждом этапе нужно работать с документами, чтобы связать работу склада, кассы, бухгалтерии.

Приемка товара

Вместе с товаром поставщик передает товарную накладную ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ — УПД. В документе указывают поставщика, наименования товаров, количество, цену и НДС. Сотрудник сверяет фактическое количество с документом и отражает товар в учете.

На этом этапе важно не путать два понятия:

• закупочная цена — сумма, которую компания платит поставщику за единицу товара;
• себестоимость — закупочная цена плюс расходы на доставку, таможенные платежи, услуги посредников.

Наценку считают от себестоимости: так видно, какая цена продажи покрывает все расходы. Как отражать эти затраты в бухгалтерском учете, компания определяет в учетной политике по ФСБУ 5/2019 «Запасы».

Перемещение между складами и магазинами

После приемки часть партии отправляют в магазин, часть — на склад или в другие точки. Перемещение оформляют отдельным документом, чтобы остаток уменьшился в одном месте и вырос в другом. В бумажном учете используют накладную на внутреннее перемещение (ТОРГ-13). В программе сотрудник создает электронный документ перемещения и остатки на обоих складах пересчитываются автоматически.

В Битрикс24 есть встроенный складской учет. Он связан с CRM: товары из каталога можно добавлять прямо в карточку сделки, видеть остатки и резервировать позиции под клиента. Данные об остатках обновляются автоматически после каждой операции — прихода, продажи, перемещения или списания.

Продажа и возврат

В рознице каждую продажу фиксирует онлайн-касса. Она отмечает расчеты с покупателями, формирует чеки и передает данные в ФНС через оператора фискальных данных.

По итогам смены можно оформить один приходный кассовый ордер на всю наличную выручку — на основании отчета о закрытии смены. Это разрешает пункт 4.1 Указания Банка России № 3210-У. Индивидуальные предприниматели кассовые документы могут не оформлять.

В опте продажу оформляют УПД или накладной ТОРГ-12. Возврат в обоих случаях проводят отдельным документом: товар возвращается в остатки, выручка уменьшается.

Списание

Товар списывают при порче, браке, истечении срока годности или выявленной краже. Основание для списания — акт. Без него расхождение при инвентаризации останется необъясненной недостачей, и ее придется возмещать материально ответственному сотруднику.

Инвентаризация

Инвентаризация — это сверка фактического количества товара с данными учета. С 1 апреля 2025 года коммерческие организации применяют ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». По стандарту проверка обязательна:

• перед годовой бухгалтерской отчетностью;
• при смене материально ответственного лица;
• при краже, порче или утрате имущества;
• при реорганизации и ликвидации.

В остальных случаях компания назначает инвентаризацию сама по графику, который утверждает руководитель.

Во время инвентаризации комиссия записывает фактические данные в инвентаризационную опись. Когда находят расхождения, составляют сличительную ведомость. Ее оформляют в двух экземплярах: один остается в бухгалтерии, второй — у материально ответственного лица.

Если во время инвентаризации выяснилось, что товара больше, чем в учете, фиксируют излишек. Если меньше — недостачу. Бывает, что общее количество сходится, но одних позиций больше, а других меньше. Такое расхождение называют пересортицей.

Чтобы было проще разобраться в нужных документах, собрали все основные в таблицу:

Чем учет розничных продаж отличается от учета в оптовой торговле

Учет розничных продаж начинается с кассы: продавец с помощью чека сразу списывает товар и фиксирует выручку.

Учет продаж в оптовой торговле начинается со сделки: менеджер согласует объем и цену, выставляет счет, резервирует и отгружает товар, а бухгалтер отслеживает оплату. Поэтому оптовику важно связать CRM и склад. Тогда менеджер будет видеть остатки в карточке сделки.

Если компания торгует и в розницу, и оптом, регистрация оптовых и розничных продаж в одной системе избавляет от двойного учета: остатки общие, а отчеты можно смотреть отдельно по каналам. Как выстроить сам процесс работы с оптовыми клиентами, подробно описали в статье об оптовых продажах.

Разница в учете заключается в размере сделок, документах и показателях, которые важны руководителю:

Способы ведения учета продаж: тетрадь, таблица или программа

Способ учета зависит от размера бизнеса, количества товаров и точек продаж.

Таблицы — это первые попытки систематизировать учет. Их можно использовать, пока бизнес небольшой. Как настроить таблицу, какие столбцы добавить и какие отчеты строить, описали в инструкции по учету продаж в Excel.

Когда компания растет, такой инструмент только увеличивает количество ошибок.

Как понять, что пора переходить на автоматизированную программу: чек-лист

• У компании два склада или больше либо товар продается и в магазине, и онлайн.
• С таблицей одновременно работают несколько сотрудников, и данные расходятся.
• После каждой инвентаризации остатки в таблице отличаются от факта.
• Менеджеры узнают о нехватке товара уже после оплаты клиента.

Что дает автоматизация учета продаж

Автоматизированная система учета продаж — это программа, в которой остатки, выручка и себестоимость обновляются после каждой операции с товаром. Главное отличие от ручного учета в том, что нет двойного ввода данных. Кассир пробивает чек, и товар списывается со склада в той же операции.

С помощью автоматизации компания может:

• Видеть остатки в реальном времени. Продавцу не нужно звонить на склад, чтобы проконсультировать клиента по наличию товара.
• Заказывать по точным данным. Отчеты показывают, какие позиции продаются быстрее, и закупщику проще принимать правильные решения. Как использовать данные, описали в статье об автоматизации закупок.
• Отслеживать действия сотрудников. Система хранит информацию, кто и когда провел документ. Недостачу можно связать с конкретной сменой.
• Контролировать маржу. Себестоимость каждой партии известна, поэтому видно, какие товары и клиенты приносят прибыль.
• Обмениваться данными с другими системами. Программы учета передают данные в онлайн-кассы, 1С, системы маркировки и на маркетплейсы.

Программа не заменяет продавца или менеджера. Она снижает рутину и уменьшает число ошибок. Но, чтобы отчеты были точными, команда должна проводить документы в системе и фиксировать операции. Чем быстрее сотрудники привыкнут к новому порядку, тем больше пользы принесет автоматизация.

Как выбрать программу для учета продаж

Перед выбором проверьте, какие из этих задач сможет закрыть система. Чем больше пунктов, тем меньше ручной работы останется у команды.

• Поддерживает складские операции: приход, перемещение, списание, реализацию, возвраты, инвентаризацию.
• Показывает остатки по каждому складу и точке и в целом по компании.
• Работает со штрихкодами: товар сканируют сканером или камерой смартфона.
• Связывает продажу на кассе со списанием товара.
• Загружает каталоги и прайс-листы поставщиков в форматах CSV или XLSX, находит дубли.
• Дает выбрать метод списания себестоимости — FIFO или средняя себестоимость.
• Связывает склад с CRM: менеджер видит остатки в карточке сделки и резервирует товар.
• Обменивается данными с 1С, системами маркировки и маркетплейсами через готовые модули или API.
• Работает с телефона: сотрудники принимают товар, проверяют остатки и проводят продажи со смартфона.
• Дает возможность настроить права доступа: руководитель решает, кто видит закупочные цены, а кто только розничные.

Небольшому магазину достаточно облачного сервиса с базовыми складскими операциями и мобильным приложением. Оптовику и торговой сети нужна система, где склад, CRM и 1С связаны между собой, а отчеты строятся по клиентам и точкам.

Как вести учет продаж в Битрикс24

Складской учет в Битрикс24 встроен в CRM. Это не отдельная программа, которую нужно подключать: каталог товаров, склады и сделки находятся в одной системе и связаны между собой. Когда менеджер работает со сделкой, он видит актуальные остатки и может зарезервировать товар под клиента. Когда товар отгружают, складской документ создается на основании сделки.

Что можно делать в складском учете Битрикс24:

• проводить приход, оприходование, перемещение между складами, инвентаризацию, списание и реализацию;
• добавлять товары и склады без ограничений по количеству;
• выбрать метод списания себестоимости — FIFO или средняя себестоимость;
• сканировать штрихкоды камерой смартфона в мобильном приложении Битрикс24;
• выделять каждый маркетплейс в отдельный склад и распределять остатки между площадками;
• печатать складские документы по шаблонам, в том числе накладную ТОРГ-12;
• видеть остатки в карточке сделки.

Движение товаров и остатки по складам видны в отчетах раздела «Аналитика» — как с ними работать, описали в статье об отчетах для логистов в Битрикс24. Для обмена данными с бухгалтерией есть интеграция с 1С.

Как внедрить автоматизированный учет продаж

1. Опишите процессы. Зафиксируйте, как товар приходит от поставщика, где хранится, как его возвращать. Отметьте, кто за что отвечает: кто принимает товар, проводит продажу, следит за остатками.
2. Подготовьте справочники. Сведите каталог товаров в один файл: наименования, артикулы, штрихкоды, единицы измерения, цены. Удалите дубли до загрузки, чтобы в системе не было двух товаров с одинаковым штрихкодом.
3. Проведите стартовую инвентаризацию. Пересчитайте товар и внесите фактические остатки. Если загрузить старые данные из таблицы, ошибки попадут в программу и будут накапливаться.
4. Настройте склады, документы и интеграции. Создайте в системе склады и точки продаж, подключите кассы и обмен с 1С. Распределите права доступа: кто видит закупочные цены, а кто только розничные.
5. Обучите команду и проконтролируйте работу с системой. Покажите сотрудникам, какой документ и как проводить в каждой ситуации. Первые недели сверяйте отчеты с фактом. Назначьте человека, который отвечает за качество данных в системе.

Кейс: как поставщик песка и щебня собрал продажи, поставки и склад в одной системе

Компания «Кварц-Русь» из Казани продает и поставляет сыпучие материалы по Татарстану: песок, щебень, гравий, грунт. Работает с оптовыми и розничными клиентами. До внедрения Битрикс24 команда вела заявки в таблицах и на листочках, считала заказы на бумаге, а сроки поставок записывала в таблицы на Google Диске.

Проблема была в том, что заявки с Авито, сайта и из звонков никто не контролировал, поэтому часть клиентов терялась. Собственник хотел видеть складские остатки, резервы и накладные, данные по заявкам и оплатам в одном окне.

Внедрением занимался партнер Битрикс24 FADEA. Команда партнера:

• описала на онлайн-досках путь клиента, процессы продаж и логистики;
• подключила телефонию через приложения из Маркетплейса, чтобы записи звонков сохранялись в Битрикс24;
• настроила распределение переписок с Авито по менеджерам;
• связала воронку продаж с воронкой поставок: статус заказа обновляется в обеих воронках, а ответственный получает задачу;
• передала компании базу знаний и провела офлайн-обучение для собственника и ключевых менеджеров.

Сейчас заявки из всех каналов попадают в CRM, по ним автоматически ставятся задачи, а остатки видны в складском учете. Собственник отслеживает сроки поставок и эффективность менеджеров, а благодаря учету лидов с Авито компания вдвое сократила расходы на рекламу. Подробнее — на странице кейса.

Частые вопросы об учете продаж