Интранет-портал — для совместной работы и управления персоналом компании

Что такое интранет

Интранет (от лат. intra — внутренний — и англ. net — сеть) — это локальный корпоративный сетевой ресурс, доступный только сотрудникам.

Сеть работает внутри компании «для своих» по принципу Интернета. В статье расскажем подробнее о функциях интранет-портала, объясним, как создать собственный, и поделимся примером использования.

Зачем компании нужен интранет-портал

Корпоративный портал дает сотрудникам быстрый доступ к разной информации, например, политике компании, руководствам, обучающим материалам. Имея под рукой все нужные документы и сведения, сотрудники тратят меньше времени на решение задач и реже совершают ошибки.

Кроме того корпортал — это не только «мини-Интернет», но и внутренняя социальная сеть. Атмосфера в коллективе важнее высокой зарплаты, говорят данные исследований. Интранет может стать отличным инструментом для сплочения команды. Он помогает сотрудникам не только почувствовать свою причастность к жизни организации, но и построить более глубокие отношения с коллегами.

Примеры задач, которые решает интранет

Вот пять основных функций интранета. Выберите те, которые нужны вам, или используйте их как источник вдохновения, чтобы придумать что-то, подходящее именно для вашей команды и бизнеса.

1. Пространство для совместной работы. Вместо совещаний, отнимающих время, коллеги смогут за несколько минут обсудить проблему в чате. Это сэкономит рабочее время, которое можно с пользой потратить на другие задачи. А распределенные команды выгадают от внедрения корпортала даже сильнее, чем совмещенные. Ведь сотрудники, работающие в разных географических точках и часовых поясах, особенно нуждаются в подходящем пространстве для общения. И иногда не только на рабочие темы. Подробнее о том, как вместе работать команде из разных мест, читайте в материале «Как создать удаленную команду и управлять ее работой».
2. Обучение. Создайте курс или видеотур по офису для новичков, соберите ответы на часто задаваемые вопросы, и адаптация сотрудника будет проходить легче. Курсы, обучающие видео и тесты для повышения квалификации можно также разместить прямо на платформе.
3. Развитие лояльности сотрудников. Во внутреннем блоге топ-менеджмент компании сможет напрямую сообщить о принятых решениях и объяснить их причины. Это, кстати, отличная замена почтовым рассылкам. Открытость добавит лояльности и уменьшит число сплетен. А комментарии сотрудников к новостям могут стать источником идей и основой реформ. Также можно делать рейтинги лучших работников, вводить поощрения и таким образом стимулировать здоровую конкуренцию.
4. Организация работы с файлами и документооборота. В интранете есть все, чтобы настроить внутренний документооборот. Сотрудники смогут писать служебные записки и заявления на отпуск, не вставая с рабочего места. Портал также можно сделать единым окном доступа к внешним документам, особенно, если работаете через электронный документооборот (ЭДО). Подробнее об этом способе обмена документами мы рассказывали в статье «Что такое ЭДО и как с ним работать».
5. Личные профили. Пусть каждый не только укажет должность и контакты, но и напишет о себе. Так коллеги смогут друг друга лучше узнать, и у них появятся новые темы для разговора.

Как внедрить интранет

Процесс состоит из четырех шагов.

Шаг 1: определите конкретную цель. Например, сократить бюрократию, чтобы служебку или письмо не приходилось подписывать в пяти кабинетах.

Шаг 2: выберите инструмент. Например, Битрикс24 позволяет заказать справку, согласовать документ или счет, оформить отпуск или командировку онлайн прямо в интранете.

Битрикс24 — это не только продажи

Это набор инструментов для организации работы всей компании. Вместо десятка дорогих сервисов и приложений — один Битрикс24.

Создать бесплатно

Шаг 3: адаптируйте Интранет под себя. Можно сделать это самостоятельно, можно делегировать сертифицированному интегратору. На этом же этапе добавьте в интранет нужные именно вам функций.

Пока команда по внедрению будет готовить портал, подготовьте контент, которым наполните его. Приветственные тексты и шаблоны для документов понадобятся в первую очередь.

Шаг 4: разработайте программу и проведите обучение для сотрудников. Так вы сможете быть уверены, что они знают, как использовать новый инструмент.

Достоинства и недостатки внутренней социальной сети

Одно из главных преимуществ внутренней социальной сети — это упрощенная коммуникация между сотрудниками. Успешно внедренный интранет имеет все шансы стать площадкой, где коллеги будут обмениваться опытом, шутить и придумывать локальные мемы. Накануне Нового года можно запустить голосование о месте проведения корпоратива, а в обычный день — написать открытый пост благодарности коллеге, который накануне подхватил срочную задачу от важного клиента и этим спас проект. Сотрудники будут чувствовать, что они важны.

Помимо этого, интранет поможет наладить связи между отделами.Если раньше дизайнеры и менеджеры общались только через руководителей, теперь они познакомятся напрямую, и многие вопросы будут решаться куда быстрее.

Недостаток системы проистекает из ее преимуществ: подружившийся коллектив может отвлекаться от работы на посты в интранете. Чтобы избежать возможных проблем, при запуске обозначьте сотрудникам, что в первую очередь это рабочий инструмент, созданный для удобства, а не развлечение.

Кейс настройки интранета для энергетической компании

Компания «Хогарт» работала больше 20 лет на рынке систем отопления прежде чем пришла к идее корпоративного интранета. В первую очередь портал понадобился для настройки внутренних процессов. Например, для согласования отпусков и командировок: с развитием компании оно занимало все больше времени и злило и раздражало сотрудников.

Второй причиной внедрить интранет-портал был запрос от HR-департамента, который хотел развивать корпоративную культуру.

Поэтому «Хогарту» нужен был портал с функциями личного кабинета для каждого сотрудника и социальной сети для коллектива. Он должен был стать комфортным местом общения и базой знаний о достижениях и ценностях компании.

Руководители «Хогарта» выбрали интранет от Битрикс24. Привлекло разнообразие функций и соотношение цена — качество.

В первую очередь для компании оформили интерфейс в корпоративных цветах и сделали понятную навигацию, чтобы системой могли пользоваться и новички, и опытные специалисты. Настроили авторизацию для сотрудников и синхронизацию с внутренним файловым хранилищем. Добавили шаблоны, чтобы документы можно было создавать в пару кликов. Заказ расходников и вызов курьера теперь происходят практически автоматически. Чтобы заказать новый ежедневник, нужно просто добавить в задачу на портале ссылку на товар и отправить на согласование руководителю. После одобрения начальника заявка автоматически отправляется к офис-менеджеру. А чтобы запустить процесс замены сломанной техники или мебели, нужно лишь оформить обращение в хозяйственный отдел.

Все требования HR-департамента также выполнили. Во-первых, на портал добавили страницы с информацией о компании, подробным описанием миссии и ценностей. Во-вторых, для каждого сотрудника создали отдельную карточку с контактами, рабочим местом и графиком. Теперь коллег не нужно разыскивать в офисе и уточнять, когда кто выйдет из отпуска — все указано в интранете. В-третьих, показали сотрудникам, что портал можно использовать как социальную сеть. Там есть своя лента новостей, посты можно лайкать и комментировать. Это должно повысить сплоченность коллектива и улучшить атмосферу.

Еще интранет теперь считает рабочее время сотрудников, автоматически формирует заявления на отпуск (нужно просто заполнить даты в специальном окошке) и выгружает руководителям отчеты по любому подчиненному.

Результатом стал современный и удобный портал, помогающий сотрудникам “Хогарда” быстро решать ежедневные задачи, а также находить полезную информацию и общаться.

Владимир Мушкин, ИТ-директор компании, высоко оценил результат: «Внедрение Битрикс помогло нам значительно ускорить многие внутренние процедуры. Мы не подсчитывали финансовый эффект от автоматизации каждого небольшого процесса, но что совершенно очевидно – работа стала вестись четче, сотрудники положительно отзываются о коллегах из поддерживающих подразделений, чаще их благодарят за безупречную работу».

Подробнее об опыте внедрения читайте здесь.