CRM для школы танцев

Зачем нужна CRM в школе танцев

CRM для школы танцев – программа, которая помогает сделать бизнес-процессы управляемыми и прозрачными.

С помощью программы легче управлять лидами и автоматизировать рутинные процессы. CRM для танцевальной студии помогает решить множество проблем, связанных с организацией занятий, общением с клиентами и созданием программы лояльности. ПО поможет без накладок поменять расписание, оповестить об отмене занятий и дать скидку

Рассмотрим шесть часто встречающихся проблем школы танцев, которые система помогает решить:

• Децентрализованное хранение информации о клиентах. Обычно информация о клиентах в школах танцев хранится в разных источниках: у менеджеров по продажам — в гугл доках или Excel, у тренеров — в телефонной книге или блокноте. Часто случается, что при увольнении сотрудник забирает вместе с блокнотом базу клиентов. CRM-система централизует информацию, не дает потерять контакты и облегчает доступ к ним для сотрудников.
• Накладки в расписании. Например, тренер заболел, прийти не может. При корректировке расписания вручную есть вероятность поставить два занятия в одном зале или перепутать группы, а на исправление ошибок может уйти уйма времени.
• Потеря заявок. Знакомая ситуация: менеджеры пропускают утренние звонки и теряют лиды, потому что школа открывается только в 12 часов дня. CRM-система автоматически регистрирует заявки через формы обратной связи и создает задачу для свободного менеджера.
• Ручное уведомление об отмене или переносе занятий. Вручную рассылать уведомления или обзванивать учеников при изменении расписания — трудоемкий процесс. Через CRM легко автоматически отправлять информацию по электронной почте или СМС, всего лишь выбрать соответствующие настройки в системе.
• Сложно внедрить и поддерживать программу лояльности. По оценкам исследователей, привлечь нового клиента стоит в четыре раза дороже, чем удержать старого. Без специальной системы отслеживать количество посещений и срок действия абонемента сложно. ПО позволяет создавать программы лояльности и управлять ими, автоматически следить за значимыми датами и предлагать скидки на покупку следующего абонемента. Например, система сама напомнит, что у постоянного клиента скоро день рождения, и менеджер не забудет предоставить приятную скидку.
• Отсутствие аналитики посещаемости и загруженности. Для составления расписания занятий без больших окон необходима информация о посещаемости и загруженности тренеров. Без CRM-системы собрать и проанализировать такую информацию может быть сложно. CRM предоставляет удобные инструменты для сбора, анализа и визуализации данных, что позволяет экономить время и деньги, а залы не простаивают без занятий.

Основные функции CRM для школы танцев

CRM-система помогает автоматизировать рутинные задачи, контролировать финансы, повышать уровень обслуживания клиентов и оптимизировать работу персонала. Рассмотрим подробнее наиболее полезные функции ПО для школы танцев.

Учет абонементов в студии танцев

CRM-система отслеживает посещения, контролирует сроки действия абонементов и отправляет напоминания о продлении. Наладить процесс помогут триггеры и роботы — письмо на почту или СМС-сообщение придут клиенту автоматически.

Контроль финансов танцевальной школы

Благодаря CRM-системе ведение финансового учета становится простым и удобным. Функции включают автоматический расчет доходов и расходов, формирование отчетности, а также контроль задолженностей и платежей.

Работа с клиентами

CRM-система улучшает взаимодействие с клиентами и повышает удовлетворенность услугами. ПО предоставляет удобный доступ к информации об учениках школы, истории общения, предпочтениях и скидках. Кроме того, CRM позволяет наладить общение с клиентами через различные каналы, такие как онлайн-чат на сайте, мессенджеры и социальные сети в едином окне портала. Чтобы собрать все каналы в Битрикс24, настройте Открытые линии, которые собирают все сообщения пользователей и распределяют по свободным менеджерам в режиме онлайн. Уже доступны к подключению чаты Вконтакте, Телеграм, Одноклассники, Whatsapp, Viber, Авито и онлайн-чат с сайта. Также можно «прикрутить» чат-бота в качестве первой линии поддержки — вы можете найти готовый в магазине приложений или придумать свой.

Управление персоналом

CRM-система в школе танцев облегчает управление персоналом, помогая контролировать рабочее время, а также отслеживать результативность и мотивацию сотрудников. Каждый сотрудник может засекать время работы, на личной канбан-доске вести задачи по стадиям. Руководитель или топ-менеджер будет видеть количество задач на каждом из коллег во вкладке «Руковожу» и вовремя проверять и добавлять поручения. Это позволяет видеть и проблемные моменты, и зоны для улучшений.

Аналитика о работе школы танцев

CRM-системы для школы танцев показывают данные о посещаемости, популярности различных курсов и стилей танцев, а также оценивают эффективность маркетинговых активностей. Используя интуитивно понятные графики и диаграммы в инструменте CRM-аналитики, руководство школы сможет определить наиболее востребованные услуги, выявить слабые стороны и разработать стратегию развития на основе полученных данных.

CRM — это мощный инструмент для оптимизации работы школы танцев. ПО предоставляет комплексное решение для учета абонементов, контроля финансов, работы с клиентами, управления персоналом и аналитики о работе школы.

Внедрение CRM-системы

Внедрение CRM-системы может показаться сложным и трудоемким процессом, но на самом деле все гораздо проще. Рассмотрим основные этапы внедрения CRM и развенчаем миф о его сложности:

1. Аудит бизнес-процессов и их оцифровка. До настройки CRM-системы проводят аудит бизнес-процессов. Это позволит определить, какие функции системы и правда необходимы. Предлагаем делегировать внедрение системы профильной компании, например, партнёру Битрикс24. На странице по ссылке собраны проверенные интеграторы, которых можно отфильтровать по локации и другим параметрам.
2. Выдача доступов сотрудникам. Следующим шагом будет создание аккаунтов для каждого пользователя. Объясните причины внедрения ПО и убедитесь, что сотрудники осознают его преимущества.
3. Разграничение прав доступа. Организуйте доступ к информации в соответствии с должностными обязанностями сотрудников. Например, данные о зарплатах должны быть доступны только бухгалтерии.
Чеклист: 10 шагов для успешного внедрения CRM
Расскажем о самых распространенных ошибках новичков и о том, как их избежать.
скачать бесплатно
4. Импорт клиентской базы. Перенесите клиентскую базу в CRM-систему для централизованного хранения данных и легкого доступа к ним. Так вы будете уверены в том, что при увольнении менеджера база контактов не уйдет вместе с ним.
5. Настройка воронки продаж. Воронка продаж — это путь клиента от клика по рекламному объявлению до покупки. Правильно настроенная воронка сократит количество отказов от товаров. CRM Битрикс24 сама поведет клиента по бизнес-процессу, который можно настроить заранее самостоятельно. ПО будет следить за действиями посетителей сайта, составит списки потенциальных покупателей и займется рассылкой. На портале Битрикс уже заготовлены CRM для агентств недвижимости, аптек и салонов красоты, в которых настроены туннели продаж, воронки и роботы. Подробнее читайте в материале о воронках продаж.
6. Подключение интеграций и сервисов. Интегрируйте CRM-систему с необходимыми сервисами, например, с IP-телефонией или коллтрекингом, чтобы понимать, из какого источника реклама приносит вам звонки и клиентов. Также руководитель всегда может прослушать запись звонка, которая поможет понять, на каком этапе продаж потенциальный покупатель отказывается от услуги.
7. Обучение сотрудников. Проведите мастер-класс для сотрудников по работе с CRM, потому что им может потребоваться помощь в адаптации к новому ПО. Сопротивление переменам – нормальное явление, поэтому важно обеспечить всестороннюю поддержку и помощь сотрудникам в освоении системы. Также можно добавить базу знаний на портале — коллеги будут меньше отвлекать с вопросами, а новички быстрее втянутся в процесс.

Внедрение CRM системы для школы танцев — несложный процесс, если следовать четкому плану и поддерживать сотрудников на каждом этапе. Участие профильной компании в процессе внедрения, такой как партнер Битрикс24, может существенно облегчить задачу и ускорить адаптацию сотрудников.

Пример использования CRM в школе танцев

К партнеру Битрикс24 за внедрением обратилась Академия Танцевальных Искусств 2dance, крупнейшая студия танцев в Екатеринбурге. Несмотря на успехи школы, предпринимателям хотелось добавить прозрачности в бизнес. Например, отслеживать работу каждого менеджера в режиме онлайн, а также видеть загрузку залов и тренеров. Еще заказчики поставили цель — с помощью CRM повысить конверсию покупки абонемента после пробного занятия.

Чтобы реализовать все желания заказчика, интеграторы разделили работу на три этапа. Первым делом партнеры Битрикс взялись за настройку CRM-системы — взяли данные, которые предоставил клиент, и подогнали под параметры воронку продаж вместе с этапами сделок и лидов. Разграничили права доступа и роли среди сотрудников, настроили рабочий стол в CRM руководителя и основные отчеты. Отредактировали поля для лидов, контактов, компаний и сделок, а также отформатировали стандартную печатную форму коммерческого предложения. Далее интегрировали CRM с единой корпоративной почтой, что исключило вероятность того, что письмо от клиента затеряется где-то в папках на личном адресе менеджера.

Следующий этап работ был связан с созданием отдельного бизнес-процесса, который поздравлял клиентов с днем рождения, а также напоминал о пробном занятии по email и в СМС-сообщении. Письмо на почту приходит в день записи, а смска — за сутки до встречи, поэтому клиенты стали реже пропускать тренировки.

Третьим этапом стало внедрение облачного АТС (ОАТС) Ростелекома и CRM, что позволило менеджерам обрабатывать входящие звонки в Битрикс24 и общаться с клиентами прямо из карточки сделки. Так менеджеры перестали теряться в данных пользователя и ускорили процесс обработки заказов.

По итогам внедрения CRM Битрикс24 руководство 2dance теперь быстро анализирует оборот за любой период, а также контролирует загрузку залов и тренеров. Регулярные email-рассылки с акциями и скидками, быстрая обработка лидов и звонки прямо из карточки клиента положительно повлияли на конверсию, которая выросла на 36%.