CRM-инструменты для автоматизации и оптимизации бухгалтерии

Для чего бухгалтеру CRM-система

Представьте себе бухгалтерскую фирму, которая ведет учет клиентов вручную в Excel или Google-таблицах. В файлах с совместным доступом менеджеры по продажам и бухгалтеры отмечают каждое взаимодействие с заказчиком: этап сделки, срок окончания договора, дату следующего контакта и выбранный продукт.

На первый взгляд кажется, что система отлажена и удобна, но это до тех пор, пока с ней не начинают работать. Сотрудники не всегда вовремя вносят данные в таблицу, поэтому информация в ней бывает неактуальна или ее недостаточно. Из-за этого руководству сложно отследить работу менеджеров и узнать, на каком этапе находятся сделки. Фирма то и дело теряет клиентов, но непонятно, в какой момент и по какой причине — нет аналитики. К тому же любой работник может скопировать базу данных, чтобы передать конкурентам или открыть свое дело.

Все эти проблемы решает CRM-система для бухгалтерской компании. Взаимодействие с клиентами происходит автоматически, сотрудникам больше не нужно заниматься рутинными делами. Система сама напомнит заказчику, что пора оплатить продление тарифа, отправит уведомление о выгодной акции или скорой сдаче налоговой отчетности. Данные в CRM-системе надежно защищены от копирования.

Возможности CRM для бухгалтерии

CRM-система для бухгалтерской компании упрощает следующие бизнес-процессы.

• Ведение клиентской базы. Можно создать профиль клиента, где будут храниться все сведения о нем — контакты, ИНН, ОГРН, юридический адрес, банковские реквизиты, история заказов, переписка. 58% представителей бизнеса говорят, что им сложно разбираться в клиентских данных, если они поступают из разных источников. CRM-система собирает все данные в одном месте и держит их в порядке.
• Сегментация клиентов. Например, в CRM для бухгалтеров заказчиков можно группировать по виду предоставляемых услуг: бухгалтерский и налоговый учет, консалтинг, аудит, расчет заработной платы и кадровое делопроизводство. Или по размеру компании — малый, средний, крупный бизнес, по сфере деятельности, численности персонала, режиму налогообложения. Для каждого сегмента можно подобрать подходящий канал общения, сделать отдельную рассылку или рекламный креатив.
• Хранение документов. К карточке можно привязать отчеты, счета-фактуры, налоговые декларации и платежные поручения, которые оформляли для клиента. Менеджер или бухгалтер в любой момент может получить к ним доступ.
• Оплата счетов. CRM для бухгалтерской фирмы автоматически выставляет счета после подписания договора и направляет их заказчикам. Когда придет время платить, напоминает клиентам об этом. Фиксирует поступление денег и обновляет статус заказа после оплаты. Если клиент не оплатил счет, система формирует задолженность и сообщает о проблеме менеджеру.
• Общение с клиентской базой. В CRM-системе сотрудникам удобно работать с обращениями клиентов, а в базе хранится вся история переписки. Заказчикам автоматически приходят уведомления о статусе их договора, оплате счета, скидках и новых услугах. По заданным настройкам программа сама запустит персонализированную email-рассылку.
• Взаимодействие внутри команды и с другими отделами. Информация находится в единой базе, поэтому больше нет путаницы между подразделениями. Специалисты одного отдела отмечают прогресс в задаче, а сотрудники другого сразу видят эту информацию. CRM-система сама оповещает менеджеров о поступившем заказе, распределяет задания, устанавливает сроки и контролирует выполнение.
• Корпоративный портал. В CRM для бухгалтерской фирмы можно задать шаблоны повторяющихся задач для сотрудников, поручить задание, учитывать рабочее время, отпуска и отгулы, начислять выплаты за работу. Также в Живой ленте Битрикс24 удобно обсудить детали и ход проекта, без личных встреч и перехода в мессенджеры.
• Аналитика. Доступна подготовка отчетности по ключевым показателям. Например, средний чек, количество заказов, повторных сделок и отказов, конверсия на разных этапах воронки продаж, стоимость и время привлечения клиента, объем и динамика продаж.

Преимущества CRM-системы для бухгалтерской компании

Вот несколько причин, почему отраслевая CRM-система — разумный выбор для фирмы бухгалтерского аутсорсинга.

• Автоматизирует документооборот. Договора и счета хранятся в CRM — в любой момент можно узнать, кто их добавил в систему, и отследить движение документа. Можно загрузить шаблоны, которые на нужном этапе автоматически заполняются под конкретного клиента — с ними риск допустить ошибку значительно ниже. Сделка не сорвется из-за того, что сотрудник забыл напечатать договор или отложил это на потом. Можно задавать разные уровни доступа к документам — например, стажеры не могут открывать и править договоры, эта опция доступна только менеджерам.
• Общение с клиентами более качественное. В CRM для бухгалтерской компании можно настроить автоматические ответы на часто задаваемые вопросы — так обращения обрабатываются быстрее, чем если бы сотрудники вручную отвечали на них. CRM направит вопрос менеджеру, если в базе нет подходящего ответа или клиент сам просит об этом. Такое решение способствует росту продаж — по данным ATG Global Consumer Trend, 38% пользователей совершают покупку благодаря чату на сайте.
• Нет привязки к офису и рабочему месту. Сотрудники имеют удаленный доступ к CRM для бухгалтерии — например, когда работают из дома, в офисе заказчика или даже на бегу. Руководитель, находясь в командировке, может зайти в систему и увидеть новые сделки, сформировать отчет. По статистике, 81% пользователей заходят в CRM с разных устройств — компьютеров, ноутбуков, планшетов, смартфонов. Нужно лишь настроить доступ.
• Освобождает менеджеров от рутинных задач. Сотрудникам больше не нужно отслеживать заказы, отправлять письма и уведомления клиентам, напоминать об оплате счетов — эту работу возьмет на себя CRM для бухгалтерии.

CRM-система помогает повысить продажи, в том числе за счет повторных сделок и быстрой обработки обращений. Так, по данным агентства Out of Cloud, среднему бизнесу CRM приносит от 6 до 15% оборота, стартапам и крупному бизнесу — 31% оборота. О том, как эффективно управлять продажами с помощью CRM, читайте здесь.

Как выбрать правильную CRM для бухгалтерии

Существуют различные CRM для бухгалтерского аутсорсинга. Выбирайте систему, отталкиваясь в первую очередь от своих задач. Подумайте, какие именно опции вам потребуются в работе — обработка входящих обращений, формирование счетов и договоров, контроль сотрудников, постановка задач, анализ продаж?

Также учитывайте следующие критерии:

• Возможность интеграции. Выясните, возможно ли объединить CRM для бухгалтерии и платформы, которые вы уже используете. Например, сервисы онлайн-оплаты, 1С, телефонию, мессенджеры и соцсети.
• Способы управления проектом. Например, в CRM для бухгалтерской компании Битрикс24 можно отслеживать прогресс по задачам на канбан-доске и в диаграмме Ганта.
• Возможность применять шаблоны документов. CRM для бухгалтерской компании освободит сотрудников от ручного заполнения и отправки бумаг клиентам. Это время они потратят на что-то более полезно. А в Битрикс24, например, есть встроенный онлайн-редактор, где можно совместно редактировать документы и делиться ими с коллегами.
• Служба поддержки клиентов. Через нее должна быть возможность связаться с разработчиком, если потребуется помощь. Ответственный сотрудник техподдержки постарается решить вопрос сам или направит другому специалисту. Поддержка может быть и в формате портала HelpDesk, где можно собрать полезные статьи и задать шаблоны частых вопросов пользователей и ответы на них.
• Понятный интерфейс и простое внедрение. Если CRM для бухгалтерии проста в использовании, потребуется меньше времени на ее интеграцию и обучение пользователей. В интуитивно понятной программе сотрудники будут допускать меньше ошибок.

Как внедрить CRM в бухгалтерии

Выберите CRM под свой бизнес, руководствуясь критериями, о которых мы рассказали выше. Установку и настройку системы лучше доверить интегратору — сертифицированной компании, которая занимается этим профессионально.

Если решите сами внедрить CRM для бухгалтерии, следуйте алгоритму:

1. Если у вас есть клиентская база, перенесите ее в CRM-систему. Проверьте правильность данных, устраните ошибки и дубли. Если базы нет, создайте в CRM поля, которые будете использовать для хранения сведений о клиентах — например, название, контакты, реквизиты, интересующие продукты.
Чеклист: 10 шагов для успешного внедрения CRM
Расскажем о самых распространенных ошибках новичков и о том, как их избежать.
скачать бесплатно
2. Задайте этапы воронки продаж, соответствующие поля в карточке сделки и действия менеджера. Например, воронка выглядит так: первичный контакт, заключение договора и выполнение работ. На старте сотрудник получает сообщение, что потенциальный клиент заполнил форму обратной связи, и звонит по указанному номеру — заявка в статусе «Первичный контакт». Затем менеджер отправляет заказчику коммерческое предложение, обсуждает детали и заключает договор на обслуживание. Заявка переходит в статус «Договор подписан».
3. Настройте уведомления для руководителей о действиях сотрудников. Определите, о чем именно будет оповещать система и при каком условии. Например, начальник отдела хочет оперативно получать информацию о заключенных сделках. Как только менеджер переведет договор в статус «Договор подписан», руководителю придет об этом сообщение.
4. Подключите email компании к CRM для бухгалтерии и настройте рассылку писем клиентам на разных этапах воронки. Например, после подписания договора на почту приходит электронный вариант документа и персональная скидка на дополнительную услугу. Аналогичным образом можно создать цепочки писем для разных категорий заказчиков — предпринимателей и владельцев ООО, заключивших договор на бухгалтерское и кадровое сопровождение.
5. Подключите к CRM электронную почту менеджеров, чтобы в системе сохранялась их переписка с клиентами. Вы сможете посмотреть, чем еще интересовался заказчик, какие вопросы задавал и насколько корректно вел себя ваш сотрудник.
6. Настройте шаблоны СМС-уведомлений заказчикам при переходе на новый этап воронки. Например, «Благодарим за выбор нашей компании. Ваш заказ успешно принят» или «Нам не удалось дозвониться до вас, чтобы подтвердить заказ. Пожалуйста, свяжитесь с нами по телефону или ответьте на это сообщение, чтобы мы могли уточнить детали».
7. Подключите сотрудников к CRM-системе. Создайте для каждого из них учетную запись и назначьте права доступа. К примеру, у администраторов неограниченные права, у менеджеров — доступ к модулю управления продажами и изменению карточек клиентов, у остальных сотрудников — просмотр информации.
8. Настройте аналитику для разных отделов и бизнес-процессов. Определите ключевые показатели, по которым будете оценивать эффективность работы — допустим, объем продаж, прибыль, количество сделок и отказов. Задайте периодичность формирования отчетов и основные параметры, укажите получателей.
9. Автоматизируйте бизнес-процессы в CRM. Например, формирование и отправку счетов, создание договоров, контроль оплаты, уведомление об акциях и новинках.
10. Научите работников пользоваться CRM. Подготовьте обучающие материалы и назначьте ответственного сотрудника, который покажет остальным, как пользоваться системой. Желательно проводить инструктаж, используя реальные примеры из практики.

Пример использования

В екатеринбургском «Центре Бизнес услуг» работают более 20 сотрудников. Он предоставляет бухгалтерские и юридические услуги организациям. После рекламного мероприятия представитель фирмы обратился к интегратору для внедрения CRM Битрикс24.

Специалисты провели аудит бизнес-процессов «Центра Бизнес услуг», по результатам которого поставили следующие задачи:

• внедрить и вести клиентскую базу, настроить быстрый доступ к ней;
• упростить переход заказчика от отдела продаж к бухгалтерскому и юридическому отделу.

Поставленные задачи реализовали в четыре этапа:

1. Настроили CRM. Разделили сделки по видам услуг и для каждого вида продумали свою автоматизацию. После завершения продажи система сразу же переводит клиента в бухгалтерский или юридический отдел.
2. Провели интеграцию телефонии с Битрикс24. Теперь все записи разговоров хранятся в карточке клиента, а звонить ему можно прямо из CRM-системы.
3. Подключили открытые линии на сайте. Теперь заказчики могли незамедлительно связаться с компанией и получить консультацию.
4. Написали регламент работы в CRM-системе. Специально для «Центра Бизнес услуг» и провели мастер-класс для сотрудников.

В результате задачи удалось решить — настроили клиентскую базу в CRM и упростили переход заказчика на следующий этап воронки. Бизнес-задачи стали выполняться более оперативно, внутренние согласования проходят быстрее. Также сотрудники активно пользуются корпоративными инструментами системы — например, общаются в Живой ленте.