Большие проекты состоят из сотен задач. Если неверно рассчитать сроки или распределить ресурсы, можно не успеть закончить работу вовремя. С помощью критического пути можно выделить ту самую последовательность задач, которую нужно выполнить, чтобы проект был готов вовремя.
В статье расскажем, что показывает критический путь и в каких инструментах его можно составить.
Что такое метод критического пути
Критический путь — это последовательность задач, которые нужно выполнить одну за другой, чтобы завершить проект вовремя. Лишних этапов в ней нет: если пропустить любую задачу, проект не будет готов. Задачи взаимосвязаны: начать каждую из них можно только после того, как закончится предыдущая. А если просрочить любую из этих задач, это повлияет на сроки всех последующих и всего проекта.
Метод критического пути — это один из способов запланировать проект. Благодаря критическому пути менеджер заранее видит:
1. Критически важные задачи. Их нужно выполнить точно в срок, и задержка любой отразится на всем проекте.
2. Второстепенные задачи. Их можно сделать параллельно с основными: другие этапы от них не зависят, поэтому и сроки могут быть гибкими.
3. Взаимосвязи между задачами. Менеджер решает, в какой последовательности нужно выполнить критические задачи и какие второстепенные задачи будут идти параллельно с ними.
4. Риски и узкие места. Менеджер понимает зоны риска и предотвращает их: закладывает больше времени, продумывает запасной план или привлекает больше ресурсов.
Пример. Представим, что нужно построить дом. Критический путь здесь — это цепочка работ «залить фундамент — возвести стены — настелить крышу». Пока не залит фундамент, стены не возвести, а без них невозможно перейти к крыше. Если задержать любой из этих этапов, дом будет готов позже.
Параллельно можно заняться второстепенными работами: продумать интерьер, высадить деревья на участке или покрасить забор. Даже если они задержатся, дом все равно будет сдан вовремя, поэтому у них нет жестких сроков.
Когда метод критического пути выделяет главные задачи, становятся видны потенциальные риски: например, может задержаться поставка бетона для фундамента. Чтобы построить дом в срок, прораб ищет запасного поставщика или усиливает бригаду.Для чего нужен метод критического пути
Простыми словами, критический путь проекта — это самый короткий путь для того, чтобы довести проект от нуля до результата. Его можно представить на диаграмме Ганта, которая визуализирует работу в виде полосок: последовательные задачи и укажут критический путь.
Рассмотрим подробнее, что определяет критический путь проекта и что с помощью него делает менеджер.
Назначает сроки задач
Менеджер декомпозирует проект на этапы, а этапы — на подзадачи, и лучше понимает объем работы. Он точнее просчитывает риски и закладывает запас времени, чтобы уложиться в график.
Критический путь показывает оптимистичную дату завершения проекта без учета форс-мажоров. Исходя из него, менеджер может рассчитать еще два сценария: реалистичный и пессимистичный, и аргументировать их перед заказчиком и сотрудниками. При этом задачи, которые не входят в критический путь, он не учитывает, так как они будут идти параллельно с основными задачами.
Организовывает работу команды
Когда менеджер сформировал критический путь, он видит, в какой последовательности должны подключаться специалисты, где понадобится больше сотрудников, на каком этапе все зависит от одного человека или согласования с заказчиком.
Команда получает список задач со сроками и распределяет нагрузку между собой: расставляет задачи по приоритетам и планирует работу на неделю. Каждый знает, за какой этап работы он отвечает и насколько важно выполнить ее вовремя. Помимо этого, менеджер может отдать критические задачи самым сильным специалистам, а второстепенные задачи тем, за кем нужно перепроверять.
Контролирует прогресс
Если один из критических этапов во время работы начнет отставать от плана, менеджер заметит это и отреагирует, не дожидаясь, пока последствия повредят срокам.
Как найти критический путь проекта
Подготовили план, который поможет составить критический путь под задачи вашего проекта.
Шаг 1. Оцените длительность задачи и соберите их в список
Проект нужно поделить на задачи и прописать их по технике SMART, чтобы они были понятными, измеримыми и ограниченными по времени. Исполнители могут подсказать три варианта сроков: оптимистичные, наиболее вероятные и пессимистичные.
Для расчета примерного срока есть формула:
(O + 4 × M + P) / 6
в которой:
- O — оптимистичный срок. Столько займет задача при идеальном развитии событий.
- M — наиболее вероятный срок. В нем нужно учесть типичные заминки.
- P — пессимистичный срок. Это худший сценарий на случай, если возникнут блокеры или что-то придется переделывать.
Шаг 2. Укажите взаимосвязи между задачами
Нужно прописать, как каждая задача связана с предыдущей и последующей. Есть четыре типа зависимостей:
- Финиш-Старт — вторая задача начинается после того, как заканчивается первая.
- Старт-Старт — задачи стартуют одновременно.
- Финиш-Финиш — задачи должны закончиться в один день.
- Старт-Финиш — одну задачу можно закончить только после старта другой, такое встречается редко.
Все это понадобится для того, чтобы определить приоритеты и последовательность.
Шаг 3. Визуализируйте задачи и зависимости
Когда менеджер подготовил список задач, назначил сроки и указал зависимости, он визуализирует проект на схеме. Это можно сделать на бумаге или в специальных сервисах — например, в диаграмме Ганта в Битрикс24. Она покажет последовательность задач со сроками, взаимосвязями и ответственными.
Шаг 4. Выделите критический путь
Чтобы найти критический путь, для каждой задачи нужно вычислить:
- Ранние даты — когда работа может стартовать в лучшем случае.
- Поздние даты — когда работа может стартовать в худшем случае, но так, чтобы не сдвинуть сроки проекта.
Ранние даты показывают, насколько быстро проект может завершиться при идеальном сценарии, а поздние — у каких задач есть время в запасе.
Определим критический путь проекта:
- Ранние даты вычисляются по порядку от старта до завершения проекта. Первая задача начинается в нулевой точке, поэтому ее раннее начало (ES — early start) — это ноль. Заканчивается она после того, как сделана, поэтому раннее окончание (EF — early finish) = раннее начало + срок работы над задачей. Ранние даты показывают, как быстро может продвигаться проект при идеальном сценарии без задержек.
- Поздние даты вычисляются в обратном порядке — от финиша до старта проекта. Позднее окончание последней задачи (LF — late finish) равно ее раннему окончанию EF — это самый долгий срок, при котором проект будет готов вовремя. Позднее начало (LS — late start) = позднее окончание − срок работы над задачей. Если у задачи не одно продолжение, а несколько, нужно посмотреть на их поздние начала и выбрать самое раннее значение. Это и будет крайняя дата, в которую еще можно успеть сделать задачу, чтобы это не повлияло на весь проект.
- Определяем, какие задачи входят в критический путь. Теперь сравниваем ранние и поздние даты: если ES = LS (или EF = LF), значит у задачи нет временного буфера. Из таких задач и складывается критический путь — последовательная цепочка, длительность работы над ней и есть время, которое нужно для завершения проекта вовремя.
Пример.
Вы открываете небольшую кофейню.
Нужно:
- провести электричество (A) — три дня;
- сделать ремонт зала (B) — пять дней;
- подключить и настроить кофемашину и кофемолку (C) — четыре дня;
- оформить страницу кофейни в соцсетях (D) — два дня.
Электричество (A) нужно провести до того, как придут ремонтники. До ремонта (B) рано подключать кофейное оборудование, значит, A, B и C — критические задачи. А вот страницу в соцсетях (D) можно вести параллельно, эта второстепенная задача не зависит от ремонта и электрики.
Сначала считаем ранние даты — понимаем, как быстро можем все успеть, если нигде не задержимся.
- Проводим электричество (A). Начинаем в первый день, заканчиваем в третий.
- Ремонтируем зал после проводки (B). Начинаем в третий день, заканчиваем в восьмой.
- Подключаем оборудование после ремонта (C). Начинаем в восьмой день, заканчиваем в двенадцатый.
- Оформляем страницу в соцсетях (D). Например, начинаем в первый день и заканчиваем во второй.
Получаем минимальный срок, за который можно подготовить кофейню к открытию, — 12 дней. Его задает цепочка A — B — C.
Теперь в обратном порядке считаем поздние даты — понимаем, насколько поздно можно начать каждую задачу, чтобы все равно открыться на двенадцатый день.
- C: чтобы настроить кофемашину и кофемолку, нужно четыре дня. Значит, эту задачу надо начать не позднее восьмого дня.
- B: чтобы сделать ремонт, нужно пять дней, но завершить его надо до подключения оборудования в восьмой день. Значит, ремонт нужно начать не позднее третьего дня.
- A: электричество нужно провести до начала ремонта в третий день. Значит, начать это нужно не позже первого дня.
- D: соцсети могут быть готовы в любой момент до открытия, главное — не позже 12‑го дня. Значит, их можно начать в любую дату до десятого дня включительно.
Что показывает такой расчет:
- У задач A, B и C ранние и поздние даты совпадают. Запаса времени нет: если электрика, ремонт или настройка задержатся хотя бы на день, сдвинется и дата открытия.
- У задачи D запас есть: между ранним и поздним стартом целых десять дней. Страница в соцсетях подождет, если в любой день до десятого на нее не хватило времени.
Шаг 5. Рассчитайте резерв времени для второстепенных задач
Резерв показывает менеджеру, на сколько дней можно отложить второстепенную задачу, чтобы дата окончания проекта не изменилась. Рассчитывается по формуле:
LF − EF (или LS − ES)
В примере выше такой задачей была D — страница в соцсетях: LF (12) – EF (2) = 10 дней.
Значит, работу над ней можно отложить максимум на 10 дней от старта проекта. Когда резерв сокращается наполовину, менеджеру нужно предупредить команду. А если он подходит к нулю, надо подключать дополнительные ресурсы или менять приоритетность второстепенных задач.
Для грамотного управления проектами нужны подходящие инструменты. Битрикс24 автоматизирует работу команды: в нем удобно обсуждать задачи, контролировать сроки, визуализировать рабочий процесс — и все это в одном интерфейсе.
Как менеджеру использовать критический путь
Разобрались, для чего предназначен метод критического пути и как его составить. А теперь несколько советов, которые помогут внедрить его в планирование.
Фокусируйтесь на критических задачах. В первую очередь менеджер следит за ними: регулярно уточняет статус, помогает с препятствиями и вовремя подключает ресурсы.
Отслеживайте изменения. Если второстепенная задача отстала слишком сильно, она может попасть в критический путь и стать точкой риска для всего проекта. Например, за пару дней до мероприятия оказалось, что подрядчик перепутал заказы и привез не те декорации — пока организатор не заметит несоответствие и не переоформит доставку, срок всего проекта будет под угрозой.
Создавайте буферы для критических задач. Чтобы проект не пострадал от долгих согласований или внезапной болезни сотрудника, добавьте буфер в 20-30% времени к задачам, которые объективно сложнее или рискованнее других. Например, вы впервые работаете с копирайтером и ждете от него тексты для email-рассылок, чтобы анонсировать акцию. Но исполнитель может неточно понять ТЗ и написать не то, что нужно. Поэтому лучше назначить ему дату сдачи на два-три дня раньше, чтобы заложить время на правки.
Какие инструменты подходят для метода критического пути
Чем характеризуется критический путь проекта, так это наглядной визуализацией. Благодаря ей менеджеру легче увидеть логические связки и сделать выводы. Ниже — инструменты, которые упрощают работу.
Диаграмма Ганта
Этот инструмент показывает задачи в виде полос на временной шкале: сразу видно длительность, даты начала и конца, а также взаимосвязи между задачами. Диаграмма отражает последовательные и одновременные процессы. С помощью нее легко понять критический путь и решить, какие второстепенные задачи могут быть сделаны позже и не повлияют на окончание проекта.
В Битрикс24 диаграмма Ганта интегрирована прямо в задачи и проекты, поэтому ее не нужно собирать вручную в отдельном файле. Система сама строит полосы по срокам задач, показывает даты, ответственных и статус, а при изменении перестраивает график. Это удобнее, чем статичные таблицы или шаблоны: вы правите задачу — диаграмма обновляется, и команда сразу видит изменения.
Сетевая диаграмма
Такая диаграмма визуализирует проект в виде сети узлов и стрелок: она показывает порядок задач и взаимосвязи между ними. На сетевой диаграмме видно, от каких задач зависит несколько последующих этапов. Они входят в критический путь, и задержка в этих точках может повредить своевременному завершению проекта.
На сетевой диаграмме удобно искать критический путь и оценивать сроки проекта. Она помогает просчитать последовательность и длительность шагов, а также расставить приоритеты задач.
Канбан-доска
Канбан-доска показывает, сколько задач сейчас в каждом статусе, где скапливаются карточки и какой этап или сотрудник перегружен. Узкие места и зависшие критические задачи видны в режиме реального времени.
Доска подходит для работы в паре с диаграммой Ганта. Менеджер оценивает, как продвигается проект, видит сроки и зависимости задач на диаграмме. А исполнители в команде понимают, что и когда нужно делать, благодаря отображению на канбан-доске. В Битрикс24 между этими представлениями можно быстро переключаться.
Частые вопросы
Да, критический путь можно изменить после того, как проект уже начался. Для этого нужно пересмотреть последовательность задач и решить, где ускориться. Например, привлечь дополнительных специалистов, сделать что-то одновременно или убрать лишние шаги.
Зависит от причины задержки. Если не хватает ресурсов — можно перераспределить обязанности или подключить дополнительных специалистов. Если проблема извне — попытаться исключить влияние на проект: например, сменить подрядчиков, решить проблему взаимодействия с другим отделом. А если задачи оказались сложнее и занимают дольше времени, чем казалось при планировании, придется объяснить это заказчику и рассчитать критический путь проекта заново с реалистичными сроками.
Что в итоге
- Критический путь проекта определяет цепочка задач, которые должны быть сделаны одна за другой от начала до завершения проекта. Если на любом этапе этой последовательности меняются сроки, изменяется дата окончания всего проекта.
- Путь наглядно показывает, у каких задач есть запас времени — они в приоритете, а у каких его нет — они второстепенны.
- Чтобы найти критический путь, надо рассчитать раннее и позднее начало и конец для каждой задачи с учетом того, как они связаны с другими задачами. А затем сравнить ранние и поздние даты — задачи, у которых они равны, и будут входить в критический путь.
- Существует несколько инструментов, с помощью которых менеджер может управлять проектом методом критического пути. Диаграмма Ганта показывает, какие задачи нужно выполнять последовательно, какие параллельно и сколько они длятся. Сетевая диаграмма помогает увидеть зависимости и логическую структуру проекта. Канбан-доска подходит, чтобы управлять задачами во время работы и выявлять узкие места.