Проекты буксуют, когда команда не знает, что происходит с задачами: кто чем занят, что в очереди, где появились задержки. Чтобы сделать процесс прозрачным и управляемым, компании используют разные методы, и один из них — канбан.
В статье рассказываем про канбан простыми словами и разбираемся, как устроена канбан-доска, какие преимущества методология дает бизнесу и как внедрить ее за пять шагов.
Kanban: что это такое простыми словами
Методика Kanban, или система канбан, — это способ управлять задачами и проектами через визуальную доску. На ней создают колонки с разными статусами. Например: «На очереди», «В работе», «Готово». Задачи оформляют в карточки и двигают по этапам.
Методология канбан появилась в Японии в 1940-х. Инженер Toyota Тайити Оно искал способ оптимизировать производство автомобилей. Он обратил внимание, как работают американские супермаркеты: запасы на полках пополняли только после того, как разобрали предыдущую партию. Оно перенес этот принцип в производство. Так появились бумажные карточки kanban (в переводе с японского — «сигнальная карточка» или «визуальная карточка»), с помощью которой рабочие заказывали новую партию деталей ровно тогда, когда она действительно была нужна.
В 2000-х Дэвид Андерсон превратил канбан в полноценную методологию для команд и описал ее в книге «Канбан. Альтернативный путь в Agile». Согласно базовым принципам, система канбан:
- Визуализирует процесс. Команда размещает задачи на доске с колонками по этапам. Так все сразу видят, что происходит с проектом.
- Ограничивает количество задач, которые можно взять в работу. Для каждой колонки вводят лимит задач. Это защищает сотрудников от перегрузки.
- Управляет потоком. Задачи движутся по доске слева направо: берут новую, только когда завершили предыдущую.
- Помогает постоянно улучшать процессы. Команда регулярно анализирует процесс и ищет способы ускорить работу.
Методология kanban гибче других подходов к управлению проектами. В Scrum команда работает спринтами и придерживается строгих ролей. В Waterfall-методологии задачи выполняются последовательно, поэтому важно заранее расписать весь проект. В Kanban таких ограничений нет: команда добавляет задачи по необходимости и быстро реагирует на изменения.
Пример. В отделе маркетинга digital-агентства менеджеры обычно брали в работу по 7-10 задач одновременно и не успевали их закрывать. У задач не было приоритетов, руководитель не понимал, какая задача будет сделана первой, а клиенты жаловались на задержки.
Команда решила использовать метод Kanban и создала канбан-доску с колонками «Новые задачи», «В работе», «На согласовании», «Готово». Установили правило: один сотрудник ведет не больше трех задач. Если все слоты заняты, новую не берут.
Через два месяца команда начала выполнять задачи на 40% быстрее. Сотрудники смогли сфокусироваться на конечном результате, а руководитель знал, на каком этапе каждый проект.Зачем бизнесу использовать канбан
Команды сталкиваются с типичными трудностями в работе: задачи теряются, сотрудники перегружены, проекты двигаются медленно. Методология канбан устраняет эти проблемы и делает работу управляемой. Разбираемся, с чем именно канбан помогает бизнесу.
Делает работу более прозрачной
Канбан-доска показывает все задачи в едином пространстве. Руководитель в любой момент может посмотреть, на каком этапе проект, что и у кого в работе, где есть задержки. Сотрудники тоже видят общую картину и понимают, как их работа влияет на результат.
Пример. В IT-компании разработчики, дизайнеры и тестировщики работали в разных трекерах задач. Программисты не понимали, готов ли дизайн. Тестировщики ждали код на проверку и теряли время. Проекты тормозили.
Команда перешла на общую канбан-доску. Когда дизайнер переносит карточку в «Готово к разработке» — программист может приступать к работе. Когда код готов, карточка уходит «На тестирование». В итоге все этапы стали прозрачными, а задачи перестали теряться между отделами.Помогает быстрее находить узкие места
На канбан-доске сразу видно, когда задачи скапливаются в одной колонке. Такая ситуация показывает конкретную проблему: этап слишком сложный, команда перегружена или не хватает людей. Руководитель замечает «узкое горлышко» — слабое место в процессах — и устраняет его.
Предотвращает перегрузку команды
Когда сотрудники ведут слишком много задач одновременно, команда теряет фокус, скорость работы снижается. Система канбан предотвращает такую перегрузку с помощью WIP-лимитов — ограничений на количество задач, которые можно вести параллельно. Мы подробно объяснили этот принцип в части «Как работает канбан-доска».
Упрощает планирование
В канбан не нужно расписывать план на месяц вперед — система работает с потоком задач. Когда команда готова к следующей задаче, она берет ее из бэклога. Если меняются приоритеты, можно добавить срочную задачу и поднять ее вверх, а менее важную отложить.
Ускоряет выполнение задач
В канбан задачи идут как по конвейеру — завершили одну, берут следующую в работу. Это принцип pull: сотрудник приступает к новой карточке, когда освободился. Благодаря этому колонка «В работе» не превращается в склад незакрытых карточек, а задачи двигаются по доске равномерно.
Kanban подходит командам любого размера и из любой сферы: продажам, маркетингу, поддержке, разработке, дизайну. Если новые задачи появляются регулярно, а приоритеты меняются в течение дня или недели, канбан-методология помогает распределять нагрузку, контролировать движение задач и поддерживать стабильный темп работы.
Как работает канбан-доска
Канбан-доска — это визуальное представление рабочего процесса. Она разделена на колонки, каждая отражает определенный этап работы. Задачи оформляются в карточки и движутся по колонкам слева направо — от запуска до завершения.
Базовая структура канбан-доски включает минимум три колонки: «Новые», «Выполняются» и «Сделаны». Команды адаптируют доску под свои процессы и добавляют столько колонок, сколько нужно для точного отражения этапов работы.
На канбан-доску можно добавлять колонки с любыми названиями в зависимости от особенностей проекта или отдела, который выполняет задачи.
Канбан-доска для отдела маркетинга может выглядеть так:
- Бэклог — все задачи, которые нужно выполнить.
- В работе — задачи, над которыми сейчас работают.
- На согласовании — материалы, которые проверяет руководитель или клиент.
- Готово к публикации — одобренные материалы, которые ждут запуска.
- Опубликовано — завершенные задачи.
Для отдела разработки колонки будут другими:
- Бэклог.
- Разработка.
- Код-ревью.
- Тестирование.
- Готово к релизу.
- В продакшене.
Что должно быть в карточке задачи
Каждая карточка содержит ключевую информацию о задаче, которую нужно сделать.
Название. Конкретное и понятное, например: «Подготовить отчет по рекламным кампаниям за 1 квартал 2025 года».
Описание. Дополнительные детали, ссылки на документы, комментарии. Эта информация помогает сотруднику разобраться в задаче без лишних уточнений.
Ответственный. Сотрудник, который ведет задачу. На карточке может быть один или несколько ответственных, но лучше назначать одного — так понятно, кто отвечает за результат.
Дедлайн. Срок, к которому нужно завершить задачу. Не для каждой нужен точный дедлайн, но если от нее зависит работа других сотрудников или следующий этап проекта, срок помогает избежать задержек.
Приоритет. Отметка степени важности. Часто используют цветовую маркировку: красный — срочно, желтый — средний приоритет, зеленый — можно выполнить позже.
WIP-лимиты: основа работы по канбан
Ключевой принцип системы канбан — WIP-лимиты (Work in Progress). Это ограничения на количество задач, которые могут находиться в колонке одновременно. Например, команда из трех сотрудников устанавливает правило: на этапе «В работе» может быть максимум шесть задач. Если лимит достигнут, новую задачу не берут — сначала завершают одну из текущих и передвигают ее дальше.
Чтобы определить лимит, нужно договориться о количестве задач на каждом этапе. Учитывайте состав команды и сложность процесса. Можно воспользоваться базовой формулой: число сотрудников × 2. Например, чтобы рассчитать максимум задач для команды из трех человек, нужно умножить число сотрудников на 2: 3 × 2 = 6. То есть у них может быть максимум шесть задач в работе.
Пример. Дизайн-студия из пяти человек работала одновременно над 10-15 проектами. Сотрудники постоянно переключались между задачами, и это приводило к задержкам. Студия создала канбан-доску с колонками: «Новые заказы», «Дизайн», «Правки», «Готово».
Установили WIP-лимит для колонки «Дизайн» — не больше семи проектов одновременно. Если все семь слотов заняты, новый проект не берут в работу, даже если клиент очень просит. Сначала команда доводит до этапа правок хотя бы один текущий проект. В колонке «Правки» лимит — пять проектов. Когда здесь набирается пять проектов, дизайнеры понимают: нужно срочно дорабатывать их, а не начинать что-то новое.
Через три месяца средний срок выполнения заказа сократился с 14 до 9 дней. Клиенты стали получать результат быстрее, а дизайнеры — меньше уставать.Методология канбан подходит командам с разными процессами. Главное — определить ключевые этапы работы и установить реалистичные WIP-лимиты. Если задачи регулярно задерживаются в одной колонке, это сигнал: этап перегружен, процесс стоит пересмотреть или расширить команду.
Как внедрить канбан в команде
Чтобы использовать методологию канбан, не нужно менять структуру работы: достаточно ввести доску и следовать нескольким понятным правилам. Методология подстраивается под рабочий ритм команды. Ниже — пошаговая инструкция, как начать работать по Kanban.
Шаг 1. Визуализируйте рабочий процесс
Сначала нужно понять, какой путь проходят задачи от постановки до завершения.
Запишите этапы последовательно — от первого до последнего. Каждый шаг превратите в колонку на доске и разместите их слева направо. Не пропускайте промежуточные шаги: если задача где-то ожидает проверки или согласования, это тоже отдельный этап.
Пример. Отдел продаж онлайн-школы проанализировал процесс работы с клиентами. Выяснилось, что заявка проходит такие этапы:
- Новая заявка поступает с сайта.
- Менеджер связывается с клиентом.
- Проводит диагностическую сессию.
- Отправляет коммерческое предложение.
- Ведет переговоры.
- Клиент оплачивает или отказывается.
Шаг 2. Ограничьте количество задач, которые берете в работу
WIP-лимиты — фундамент канбан-методологии. Без них доска превращается в обычный список задач. Когда установлены лимиты, команда может сфокусироваться на завершении начатой работы, а не на запуске новой.
Начните с простого правила: один сотрудник ведет две-три задачи одновременно. Если в команде пять человек, в колонке «В работе» может быть 10-15 карточек — это и есть лимит.
Когда лимит достигнут, новую задачу брать нельзя. Команда должна сначала завершить хотя бы одну текущую задачу и передвинуть ее в следующую колонку. Только после этого освобождается слот для новой.
Не бойтесь экспериментировать с лимитами. Если задачи постоянно копятся в бэклоге — лимит слишком жесткий. Если сотрудники остаются без задач — лимит стоит увеличить.
Пример. В службе поддержки работали четыре оператора. Каждый обрабатывал 15–20 обращений одновременно, и клиенты ждали ответа по несколько часов.
Руководитель ввел лимит: максимум пять обращений на оператора. Итого в разделе «В работе» — не более 20 карточек. Когда оператор закрывает обращение, он берет следующее из очереди.
Через месяц среднее время ответа сократилось с трех часов до 40 минут. Операторы перестали переключаться между десятками диалогов и начали закрывать обращения быстрее.Шаг 3. Управляйте потоком задач
Канбан работает по принципу «вытягивающей системы» (pull system): сотрудник берет новую задачу только когда готов ее выполнить. Никто не назначает задачи заранее — они «вытягиваются» из предыдущей колонки, когда для них освобождается место.
Следите за движением карточек. Если задача долго висит в одной колонке, разберитесь почему. Возможно:
- сотруднику не хватает информации;
- он ждет действия коллеги;
- задача оказалась сложнее, чем думали.
Уделяйте особое внимание задачам, которые застряли и не двигаются несколько дней. Обсудите с командой, что мешает завершить работу, и помогите устранить препятствие.
Пример. В рекламном агентстве креативный директор заметил, что несколько карточек висят в колонке «На согласовании с клиентом» уже неделю. Выяснилось, что менеджер отправил материалы клиенту, но не получил ответ. Клиент просто забыл посмотреть письмо.
Команда добавила правило: если клиент не отвечает два дня, менеджер звонит и напоминает о проекте. Задачи перестали застревать на этапе согласования.Шаг 4. Установите правила работы
Чтобы система канбан работала стабильно, нужно договориться о правилах:
- Когда задача считается выполненной. Например: статья готова, когда она написана, отредактирована, согласована с заказчиком и опубликована. Или задача готова уже после редактуры, а публикация — это отдельный этап.
- Кто перемещает карточки. В некоторых командах каждый сотрудник сам двигает свои задачи. В других этим занимается менеджер проекта.
- Как часто команда обсуждает доску. Это могут быть ежедневные пятиминутные синки или еженедельные обзоры. На встречах команда смотрит на доску, обсуждает застрявшие задачи и корректирует план.
Отразите правила рядом с доской или внутри проекта в цифровом инструменте.
Пример. Команда из шести разработчиков договорилась о правилах работы с канбан-доской:
- Карточку в колонку «Разработка» перемещает сам разработчик, когда начинает работу.
- Когда код готов, разработчик двигает карточку в «Код-ревью» и назначает проверяющего.
- Задача считается готовой, когда она прошла тестирование и выкачена в продакшен.
- Каждое утро в 10:00 — пятиминутный стендап у доски.
- Если задача висит в одной колонке больше трех дней, ответственный должен написать причину в комментарии.
Управлять задачами удобнее, когда все инструменты собраны в одном месте. В Битрикс24 вы создаете канбан-доски, назначаете ответственных, общаетесь с командой и отслеживаете прогресс проектов. CRM, задачи, документы и коммуникации работают вместе — не нужно переключаться между десятками программ.
Шаг 5. Анализируйте и улучшайте процесс
Недостаточно просто внедрить канбан и на этом остановиться. Методологию нужно постоянно улучшать и адаптировать под работу команды.
Регулярно отслеживайте ключевые метрики:
- Lead Time — время от появления задачи в бэклоге до ее завершения. Показывает общую скорость работы команды. Если Lead Time растет, процесс замедляется.
- Cycle Time — время, когда задача находилась в работе. Это чистое время выполнения без ожидания в очереди. Короткий Cycle Time означает, что команда работает продуктивно.
- Throughput — количество задач, которые команда завершает за определенный период. Например, 20 задач в неделю. Рост Throughput говорит о повышении производительности.
Проводите ретроспективы — встречи, на которых команда обсуждает, что идет хорошо, а что можно улучшить. Делайте это раз в две недели или раз в месяц. Задавайте вопросы:
- Какие задачи чаще всего застревают и почему?
- Правильно ли установлены WIP-лимиты?
- Все ли этапы на доске нужны или какие-то можно убрать?
- Что мешает работать быстрее?
Пример. Отдел контент-маркетинга каждые два месяца на общей встрече анализирует метрики канбан-доски. В одном из отчетов руководитель заметил, что среднее время на создание статьи выросло с семи до десяти дней. На ретроспективе выяснили: задачи зависают в колонке «Редактура» — редактор перегружен.
Команда наняла второго редактора. Через месяц среднее время вернулось к семи дням. Без анализа метрик проблему заметили бы не сразу, и задержки продолжали бы накапливаться.Какие инструменты помогают работать по канбан
Канбан-доски бывают двух видов — физические или цифровые. Выбор зависит от размера команды, формата работы и задач бизнеса.
Физическая доска — базовый вариант канбана для офисных команд. Найдите большую поверхность — доску или стену — и разделите ее на колонки маркером или скотчем. Задачи пишите на стикерах и перемещайте их между колонками.
Этот вид подходит небольшим командам (до 10 человек), которые работают в одном пространстве. Доска всегда перед глазами, не требует установки специальных программ и не отвлекает уведомлениями.
Минусы: удаленные сотрудники не увидят доску, а стикеры могут открепиться и потеряться — доска не хранит историю изменений.
Цифровые доски нужны, если команда работает удаленно или гибридно. Они подойдут, если задач много или требуется история изменений, а также важно хранить файлы и оставлять комментарии в самих карточках.
Частые вопросы
Kanban и Scrum относятся к Agile-методологиям, но работают по разным принципам. Главное отличие — в том, как команда планирует задачи и организует работу.
Scrum делит работу на спринты — фиксированные периоды от одной до четырех недель. Команда заранее планирует задачи на спринт, выполняет их и в конце показывает результат. В течение спринта новые задачи не добавляют. В Scrum есть закрепленные роли: скрам-мастер, продакт-оунер, команда разработки. А также обязательные встречи: планирование спринта, ежедневные синки, ретроспектива.
Канбан не использует спринты. Команда берет новую задачу, когда освободилась от предыдущей. Нет фиксированных ролей — группа сама определяет формат работы. Встречи проводят по необходимости. Канбан гибче: можно в любой момент добавить срочную задачу или изменить приоритет.
Scrum подходит для проектов с четкими этапами и предсказуемыми задачами, например разработки продукта с регулярными релизами. Канбан лучше работает для команд с постоянным потоком разнородных задач — поддержка клиентов, маркетинг, продажи.
Да. Канбан хорошо работает и в личном планировании: он не дает раздувать список дел и помогает держать фокус на задачах, которые вы начали делать.
Создайте простую канбан-доску с тремя колонками: «Нужно сделать», «Делаю сейчас», «Сделано». Запишите все задачи в первую колонку и установите правило: в «Делаю сейчас» может находиться не больше трех карточек. Завершили задачу — перенесите в «Сделано» и берите в работу следующую. Такой подход снижает количество параллельных дел и уменьшает стресс. Вы всегда видите, что у вас в работе прямо сейчас, и не отвлекаетесь на второстепенное.
Канбан внедряется быстрее большинства других методологий — обычно от нескольких дней до двух недель. Эта система не требует кардинальных изменений в процессах и легко подстраивается под работу команды.
В первый день соберите команду: обсудите рабочий процесс, определите этапы и создайте канбан-доску с колонками. Это займет два-три часа.
В первую неделю команда начнет работать с доской: добавлять задачи, перемещать карточки между колонками и тестировать WIP-лимиты. Последние должны быть конкретными — например, один сотрудник ведет не больше трех задач одновременно.
На второй неделе проведите первую ретроспективу. Обсудите, что работает, что мешает, скорректируйте лимиты или структуру доски.
Через месяц канбан станет естественной частью работы: команда привыкнет к процессу, начнет отслеживать метрики и постепенно улучшать систему.
Создают слишком много колонок. Некоторые команды пытаются отразить на канбан-доске каждый шаг процесса и создают по 10-12 колонок. В результате карточки теряются, и все путаются. Оптимально начинать с 3-5 колонок. Если нужно добавить больше, проанализируйте, как это повлияет на работу.
Игнорируют WIP-лимиты. Без ограничений канбан превращается в обычный список задач: сотрудники берут слишком много работы и не завершают работу вовремя. Обязательно установите лимиты на количество задач в каждой колонке.
Забывают обновлять доску. Если карточки остаются в одном статусе неделями, канбан-доска перестает отражать реальную картину. Договоритесь обновлять статусы ежедневно. В цифровых инструментах можно включить напоминания.
Не анализируют процесс. Команда запустила доску, поработала и перестала следить за результатами. Методология канбан требует регулярного анализа: проводите ретроспективы, отслеживайте метрики и корректируйте процесс.
Игнорируют застрявшие задачи. Если карточка долго находится в одной колонке, это сигнал о проблеме: сотруднику может требоваться помощь или задача оказалась сложнее, чем предполагалось. Обсуждайте такие случаи на встречах и помогайте завершить работу.
В большинстве случаев — нет. В канбан просто разобраться, поэтому отдельное обучение не требуется. Достаточно встречи, чтобы объяснить принципы и показать, как пользоваться канбан-доской.
На встрече разберите базовые элементы: визуализацию задач, WIP-лимиты, движение карточек между колонками. Покажите пример доски, объясните, как добавлять задачи, назначать ответственных и обновлять статусы.
Дальше команда осваивает методологию канбан на практике. В первую неделю будут вопросы — это нормальная часть процесса. Будьте готовы помочь и скорректировать процесс, если что-то работает неудобно.
Что в итоге
- Kanban — это простыми словами наглядная система, которая помогает команде видеть, что происходит с задачами на каждом шаге и где возникает задержка.
- Канбан повышает прозрачность работы команды. Руководитель видит, кто чем занят и на каком этапе находится задача. Это помогает быстро находить задержки и управлять процессом в реальном времени.
- WIP-лимиты помогают избежать перегрузки. Когда сотрудник ведет две-три задачи, а не десять, он доводит работу до результата быстрее и с высоким качеством.
- Kanban гибче традиционных подходов. В отличие от Scrum, канбан работает с непрерывным потоком задач: приоритеты можно менять без пересборки всего плана.
- Внедрение Kanban занимает от нескольких дней до двух недель. Создайте доску с колонками по этапам работы, установите WIP-лимиты, договоритесь о правилах — и можно начинать. Специального обучения не требуется.
- Для работы подходят как физические доски, так и цифровые инструменты. В Битрикс24 можно создать канбан-доску с интеграцией CRM, задач, коммуникаций и формировать единое пространство для работы команды.
- Канбан требует постоянного улучшения. Регулярно анализируйте метрики — Lead Time, Cycle Time, количество завершенных задач. Проводите короткие ретроспективы, чтобы находить узкие места и повышать эффективность команды.