Когда у руководителя и сотрудников много проектов, высок риск, что какие-то дела потеряются или дедлайн по задачам будет постоянно сдвигаться. Отслеживать, как идет работа, удобно в сервисах для планирования.
В Битрикс24 можно организовать совместную работу всей компании, вести базу клиентов, планировать задачи. И следить за проектами в любом формате: в виде привычного списка, канбан-доски или календаря. Еще один способ управлять задачами — диаграмма Ганта.
В статье рассказываем, что это за инструмент, как он работает в Битрикс24 и помогает командам вести проекты.
Попробуйте бесплатно →
Что такое диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — это график в виде линейчатой диаграммы. Инструмент помогает планировать задачи и управлять ими, наглядно отображать рабочие процессы.
Идею такого представления задач внедрил Генри Гант — американский инженер, консультант в области менеджмента, который разработал собственную систему планирования работы. В ХХ веке его последователи применяли методику на производстве, например при строительстве плотины ГувераПлотина, или дамба Гувера и гидроэлектростанция — одна из главных достопримечательностей в окрестностях Лас-Вегаса. Плотину и ГЭС построили за пять лет и запустили в 1936 году. Сооружение назвали в честь 31 президента США Герберта Гувера. в США.
Сейчас диаграмму Ганта используют в работе проджект-менеджеры, руководители отделов в сфере строительства, маркетинга, торговли. Выглядит она так:
Как сделать диаграмму Ганта в Битрикс24
График со списком и сроками задач можно нарисовать даже на листе бумаги или в любом текстовом редакторе. Но если появятся новые дела, диаграмму придется перерисовывать вручную. Поэтому удобнее использовать специальные сервисы. Если ваша компания уже работает в Битрикс24, диаграмму Ганта удобнее строить здесь. Так не придется переключаться между программами, чтобы контролировать задачи.
Рассказываем, как построить диаграмму Ганта в Битрикс24.
Шаг 1. Создать проект и добавить в него задачи
Допустим, веб-студия начинает работу над сайтом агентства недвижимости и составляет список задач: их заносят в Битрикс24. Для этого в левом меню нужно выбрать «Задачи и Проекты» → «Проекты» → «Создать» → ввести название проекта «Сайт агентства недвижимости».
Затем нужно открыть проект и добавить в него задачи: «Создать» → ввести название задачи. Получился список из девяти задач.
Шаг 2. Установить сроки начала и конца
По каждой задаче нужно указать даты старта и финиша. Это можно сделать сразу, когда планируете дела, или позже — через кнопку «Редактировать». Для этого нужно открыть задачу, кликнуть «Редактировать» → «Планирование сроков».
Затем выбрать дату начала и завершения задачи либо дату начала и длительность: в днях, часах или минутах.
Дату завершения можно и не указывать. Обычно вариант с «открытым» финишем используют для задач, которые повторяются в течение всего проекта. В нашем примере «Сайт агентства недвижимости» это может быть задача «Протестировать страницы», так как проверять сайт на ошибки нужно регулярно.
#BLOCK_BANNER_1#Шаг 3. Добавить крайний срок
Функция пригодится для дел, которые нужно закончить в строго определенный день. Для этого откройте задачу и в графе «Крайний срок» установите дату и время. Если к нужному моменту не успеете, она перейдет в раздел «Просрочены».
В Битрикс24 задачи по проекту отображаются в разных форматах: «Список», «Канбан», «Сроки», «Мой план», «Календарь», «Гант». Например, вот так проект выглядит в формате канбан-доски.
Можете выбрать удобный для вас, и все задачи переместятся в нужные колонки или ячейки. Диаграмма Ганта в Битриксе тоже формируется автоматически — нужно просто выбрать вкладку «Гант».
Теперь посмотрим, как выглядят в диаграмме Ганта в Битриксе задачи по проекту «Сайт для агентства недвижимости». Каждая задача — это блок в календарной сетке. Внешний вид блоков зависит от даты старта, финиша и крайнего срока.
- Красная вертикальная линия показывает дату крайнего срока, если он установлен.
- Красный блок и красный шрифт говорит, что у задачи был крайний срок и она просрочена.
- Если блок заканчивается треугольником, значит, у этой задачи нет даты финиша.
На диаграмме Ганта в Битрикс24 вы видите полную картину работы над проектом. Например, по графику понятно, какие задачи можно выполнять параллельно, а какие зависят друг от друга. А если замечаете, что сроки постоянно сдвигаются, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию или добавить на проект больше исполнителей.
Еще в Ганте удобно управлять делами. Буквально за пару кликов вы можете изменить срок завершения задачи или добавить подзадачу. Все изменения сразу сохраняются, и диаграмма автоматически обновляется — у вас под рукой всегда актуальная информация по проекту.
Еще одна фишка диаграммы Ганта в Битрикс24 — возможность связывать задачи между собой. Инструмент «Зависимости» показывает порядок работ на проекте и помогает контролировать дедлайны по каждой задаче. Вот как это работает.
- Выберите основную и зависимые задачи. Например, «Сверстать все страницы» (Х) будет основной задачей, а «Согласовать макеты» (Y) — зависимой.
- Определите тип связи: как задача Х будет влиять на Y. Например, тип «Финиш–Старт» означает, что если изменится дата финиша задачи Х, то автоматически сдвинется дата старта задачи Y. Так вам не придется вручную устанавливать сроки, если в проекте будут изменения.
- Настройте связь между задачами. Для этого наведите курсор на начало или конец блока основной задачи и проведите его до старта или финиша зависимой. Задачи связываются линиями со стрелкой.
Что в итоге
- Диаграмма Ганта — это график, разновидность линейчатой диаграммы. По вертикали указывают задачи, а по горизонтали — их длительность. Инструмент помогает руководителям и сотрудникам планировать задачи и управлять ими. С диаграммой Ганта видно, как идут дела, какие задачи можно решать параллельно, а для каких нужно продлить дедлайн.
- Гант в Битриксе — что это? Один из вариантов визуализации задач по проекту, как список, канбан-доска, план и календарь. Диаграмма Ганта в Битрикс24 — это линейчатый график, на котором отображаются задачи, их длительность, дедлайны.
- Диаграмма Ганта в Битрикс 24: как сделать? График с задачами формируется автоматически. Чтобы увидеть дела, создайте проект, добавьте в него задачи, даты старта и финиша. Если нужно, установите дедлайн. Затем нажмите вкладку «Гант» — сформируется график, на котором отображаются все задачи и их длительность.
- Задачи можно связывать между собой. Например, если у первой задачи сдвинется дата финиша, у следующей автоматически сдвинется старт. Так не придется отслеживать и вручную менять даты, если на проекте есть дела, которые строго зависят друг от друга.