В 2023 году 57% HR-менеджеров работали на пределе своих возможностей. У специалистов не хватало времени, чтобы выполнять все задачи. Сотрудники быстро выматывались и думали о том, чтобы уволиться.
Так происходит, если специалистам приходится выполнять много простых, но однообразных задач. Снять большую часть этой рутины с сотрудников помогает автоматизация HR-процессов в компании. Цифровые сервисы освобождают время команды и удерживают ценные кадры.
Раскрываем, какие HR-процессы можно автоматизировать и как внедрить подходящий сервис в работу отдела.
Что такое автоматизация HR-процессов
Автоматизация HR-процессов — это подход к организации работы, когда специалисты передают однотипные и повторяющиеся задачи специальным программам и сервисам.
Цифровые инструменты решают небольшие и не самые ключевые задачи. Но это все равно освобождает специалистов от значительной части рутины и монотонной работы. Например, программы:
- Автоматически рассылают приглашения на собеседования, отказы и оферы — рекрутерам не нужно выделять на это время.
- Сами вносят все данные новых сотрудников в договоры и отправляют документы на согласования. Кадровым специалистам остается только проверить работу.
- Помогают HR-аналитикам, HRBP HR Business Partner и руководителям отделов быстро собирать статистику найма, следить за показателями текучести.
- За HR-менеджеров или HR People Partner Специалисты по работе с персоналом, которые помогают бизнесу и сотрудникам находить общий язык. Они заботятся о том, чтобы людям было комфортно работать и развиваться назначают сотрудникам обязательные курсы и присылают новичкам необходимые инструкции.
HR-сервисы упрощают процессы: все операции происходят автоматически. Человеку не нужно вручную каждый день выполнять одни и те же задачи.
Когда пора автоматизировать HR-процессы
В небольших компаниях кадровые процессы обычно берет на себя предприниматель или один HR-менеджер. Пока сотрудников и задач немного, специалисту может хватать даже Excel-таблицы.
Но когда бизнес растет, обязанностей становится больше. Чтобы рутина не стала основной частью работы кадровой команды, лучше передать ее цифровым сервисам. Вот несколько признаков, что пора внедрять инструменты автоматизации HR бизнес-процессов.
HR-специалисты не успевают выполнять задачи
Когда штат компании начинает расти, отдел кадров сталкивается с большим потоком однообразных обязанностей. Рутина влияет на всех:
- Рекрутерам приходится переносить резюме из разных источников в одну таблицу, отправлять шаблонные письма отказов и приглашений, проводить однотипный первичный отбор кандидатов. В итоге вместо того, чтобы расширять воронку найма, специалисты тратят время на технические операции.
- Кадровые специалисты вручную обрабатывают большое количество заявок на отпуск и справок для банков, меняют табели учета времени и выдают расчетные листки. Сотрудники не справляются с нагрузкой: запросы сотрудников долго лежат без внимания.
- Директору отдела кадров приходится вручную контролировать работу большого отдела и собирать отчеты. HRD спрашивает у специалистов, как идут дела и где есть проблемы, — на коммуникацию уходит время. Руководитель мог бы потратить его, например, на то, чтобы запустить оценку 360 или подготовить план развития талантливых сотрудников.
Если HR-департамент не справляется с нагрузкой, страдает вся компания. Сотрудники переживают, что не могут согласовать отпуск. Команды, которые долго ждут новые рабочие руки, трудятся на пределе возможностей и выгорают. Директора переживают за бизнес, но не понимают, что происходит в отделе кадров.
Как поможет автоматизация. Сервисы берут на себя механическую работу специалистов. Например, рекрутеры могут настроить систему так, чтобы она сама отправляла сообщения кандидатам. Кадровые специалисты — чтобы инструмент автоматически готовил расчетные листы. А HRD — чтобы продукт делал отчеты по найму и увольнениям.
Руководитель не видит полной картины по персоналу
Бывает, что вся информация отдела кадров хранится в разных местах. Например, рекрутеры ведут свою таблицу, один HR People Partner держит данные в заметках, другой — отправляет отчеты в чат. В результате собирать аналитику и принимать решения становится сложно.
Руководителю приходится тратить время, чтобы получить всю информацию: задавать вопросы каждому сотруднику, разбираться в разных документах, микроменеджерить. Такой подход отнимает время и приводит к ошибкам — специалисты могут что-то забыть или не рассказать специально. В итоге директор затрудняется ответить, сколько стоит найти одного разработчика, какая текучка в отделе продаж, сколько времени нужно на адаптацию менеджера. А это влияет на планирование в других командах: их лидерам тоже приходится действовать вслепую.
Как поможет автоматизация. Цифровые инструменты собирают данные обо всех процессах в отделе кадров в одном месте. Руководитель может отследить конверсию из отклика в наем, проверить, откуда приходит больше кандидатов, сколько человек проходит испытательный срок, как долго люди работают в компании и почему уходят. Информация отображается в таблицах и дашбордах, поэтому директору легко увидеть полную картину.
Отдел кадров теряет документы
В растущих компаниях бумажный документооборот может превращаться в хаос. Заявления, справки, договоры скапливаются на столах сотрудников и руководителей, теряются в шкафах и папках.
В результате найти нужную бумагу становится трудно. Представьте, что кадровый специалист ищет справку о доходах сотрудника: сначала смотрит в папке на своем столе, затем проверяет в архиве, потом вспоминает, что она могла остаться у бухгалтера. Такие ситуации приводят к тому, что документы теряются.
Это грозит компании проблемами: по закону бизнес должен хранить кадровые бумаги от 3 до 75 лет. Если организация не сможет найти приказ о приеме на работу, она рискует получить штраф от трудовой инспекции. Потеряется больничный лист — сотрудник не получит компенсацию от ФНС.
У бумажного документооборота есть еще один минус — такие документы сложно системно обновлять. Например, если сотрудник меняет фамилию после заключения брака, компания должна внести изменения в десяток бумаг. Когда их нужно искать по архивам, легко пропустить несколько страниц. Тогда в отчетах появятся расхождения, а это может вызвать вопросы.
Как поможет автоматизация. Чтобы упростить кадровый документооборот, компании переходят на КЭДО — заменяют бумажные справки цифровыми и заверяют их электронно. Часто в таких системах можно найти готовые шаблоны документов и модули, которые позволяют подписать документы прямо в рабочем пространстве.
Например, сотрудники могут заверять договоры, приказы и заявления прямо из Битрикс24. Модуль КЭДО интегрируется с приложением «Госключ». Файлы не придется печатать, отправлять или передавать из рук в руки — они придут всем подписантам прямо в мессенджер. Останется зайти в государственный сервис и заверить бумагу.
Какие задачи можно автоматизировать
Автоматизация и цифровизация HR помогает организовать и ускорить многие рабочие процессы отдела. Покажем на примере инструментов Битрикс24, какие рутинные задачи специалистов может ускорять программа.
Упорядочивать наем. Система помогает собирать всех кандидатов на одной канбан-доске и располагать соискателей по этапам: от отклика до финального собеседования. Так рекрутерам не нужно держать всю информацию в голове или искать резюме в разных папках — Битрикс24 показывает, на какой стадии находится каждый претендент.
Эту функцию предлагает модуль «Цифровые рабочие места». Чтобы его использовать, надо оплатить тариф «Профессиональный» или «Энтерпрайз». Однако похожую доску можно составить в CRM
Общаться с кандидатами. Роботы Битрикс24 могут автоматически отправлять кандидатам сообщения и письма — достаточно задать шаблон и настроить условия, когда система должна это делать. Например, как только рекрутер передвинет карточку соискателя на этап «Тестовое задание».
Все переписки сохраняются в карточке кандидата. В любой момент коллеги смогут посмотреть историю и продолжить диалог с того места, где остановился предыдущий специалист.
Подписывать некоторые кадровые документы. HR-бот напоминает сотрудникам о документах, которые нужно подписать, — приказы о корпоративах, согласия на обработку персональных данных, новые положения компании. Сотрудник получает уведомление с кнопкой «Перейти к подписанию», ставит электронную подпись за пару кликов, и документ автоматически попадает в его личное дело. HR-менеджеру не нужно обзванивать всех и собирать подписи вручную — система показывает, кто уже подписал, а кому нужно отправить напоминание.
Адаптировать новичков. HR People Partner может создать шаблон первой задачи для новичка: пройти инструктаж, изучить положения компании, получить доступы ко всем сервисам. Сотрудник получит четкий план на первые дни и недели работы, а HR-менеджер сможет проверить, что выполнено, и при необходимости скорректировать план.
Также новичок получит доступ к корпоративному порталу со всей нужной информацией: структурой компании, внутренними процессами, контактами коллег. Вместо того чтобы задавать базовые вопросы HR People Partner, он сможет изучить материалы самостоятельно в удобном темпе.
Даже когда все процессы автоматизированы, у HR-специалистов остается еще множество дел. Легко утонуть уже не в рутине, а в многозадачности. В Telegram-канале рассказали, как грамотно планировать рабочее время, чтобы устранять хаос и успевать больше.
Как внедрить автоматизацию в кадровые процессы
Автоматизировать все задачи сразу — дорого, трудно и иногда рискованно. Рассказываем, как руководителю отдела кадров постепенно внедрить цифровые инструменты, чтобы не сломать процессы, а улучшить их.
Шаг 1. Определите, что вы хотите автоматизировать. Для начала выберите 2-3 задачи, которые можно передать цифровым сервисам. От этого будет зависеть, какой продукт вы будете внедрять и какие функции вам точно понадобятся.
Шаг 2. Изучите рынок. Составьте список инструментов, которые предлагают разные разработчики. Оцените функции и стоимость. Учитывайте, что в бюджет нужно заложить не только покупку лицензии, но и затраты на то, чтобы внедрить и настроить программу, обучить сотрудников.
Шаг 3. Оцените соотношение цен и возможностей. Выбирайте решение, которое закрывает ваши основные задачи, а не просто предлагает много функций. Уточните, можно ли будет докупить модули в будущем, если компании понадобится больше возможностей.
Шаг 4. Протестируйте сервис. Большинство разработчиков предлагают бесплатный базовый тариф или демоверсию продукта. Они нужны, чтобы вы могли попробовать инструмент и оценить, подходит ли он вашей команде.
Шаг 5. Настройте продукт. Когда определитесь с системой, настройте ее под себя вместе с IT-специалистами или помощником от компании-разработчика.
Не подключайте систему на весь HR-отдел разом — начните с небольшой группы сотрудников. В этом случае все кадровые процессы не остановятся, если что-то пойдет не так.
Шаг 6. Научите сотрудников работать в программе. Составьте подробные инструкции, проведите презентацию, ответьте на вопросы. Только после этого подключайте всех специалистов к новой системе.
Если пропустить обучение, есть риск столкнуться с сопротивлением. Сотрудники не смогут разобраться в новом инструменте и начнут работать как раньше.
Шаг 7. Масштабируйте систему и отслеживайте результаты. Регулярно собирайте обратную связь от сотрудников и просматривайте статистику найма. Узнавайте, насколько программа удобна и полезна.
Частые вопросы
Привыкать к изменениям бывает трудно, поэтому поначалу вы можете столкнуться с сопротивлением. Это нормально.
Возможно, дело в том, что компания использует слишком много сервисов и между ними неудобно переключаться. Соберите отзывы и, в зависимости от того, с какими трудностями сталкивается персонал, попробуйте:
- Отключить ненужные функции в программе или добавить полезные.
- Обучить сотрудников работать с конкретными функциями или сценариями.
- Попросить опытных сотрудников помогать коллегам, которым трудно использовать новое ПО.
- Интегрировать между собой разные сервисы, чтобы персонал мог работать в одной программе.
Автоматизация и роботизация — близкие понятия. Обе технологии предполагают, что программы берут на себя часть работы сотрудников.
Автоматизация меняет принцип, как коллеги подходят к работе. Например, раньше специалисты передавали документы на бумаге, теперь — в электронном виде. Или раньше вели клиентов в Excel, а затем перешли на CRM-систему.
Роботизация — частный случай автоматизации. Роботы выполняют отдельные действия внутри существующих процессов. Например, копируют данные из одной системы в другую, заполняют типовые отчеты по шаблону или отправляют уведомления в мессенджеры. Программа выполняет операции сама без напоминания специалиста. Подробнее об этом рассказывали в статье.
Что в итоге
- Автоматизация HR-процессов — это способ освободить команду от рутины. Когда программы берут на себя типовые задачи, у специалистов появляется время на стратегические проекты и личное развитие.
- Внедрять автоматизацию стоит, если HR-команда не успевает обрабатывать заявки сотрудников, руководители принимают решения без аналитики, а документы теряются в бумажном хаосе.
- Автоматизация HR-процессов примеры: цифровые инструменты помогают упорядочить наем, общаться с кандидатами, подписывать документы и адаптировать новичков.
- Главное — не автоматизировать все сразу. Начните с 2-3 самых болезненных задач, протестируйте решения, обучите команду. Если постепенно внедрять инструменты, вы избежите сопротивления сотрудников и не сломаете рабочие процессы.