Задачи клиента

Компания «Легенда чая» столкнулась с рядом проблем, которые мешали эффективной работе и росту бизнеса. Управляющий тратил много времени на рутинные задачи, такие как обработка заявок от оптовиков и проверка счетов с индивидуальными скидками. 

Обучение новых сотрудников также занимало значительное время, так как необходимо было ознакомить их с ассортиментом из 15 тысяч наименований товаров и особенностями работы с программами 1С, Битрикс24 и другими инструкциями. Если такой сотрудник увольнялся, процесс начинался заново.

Менеджеры тратили до от 40 минут до 1,5 часов на оформление заявок из 60-70 позиций, что не всегда оправдывало затраты времени, так как сумма покупки могла быть небольшой. В то же время, оформление крупных заказов занимало всего несколько минут, но не было возможности сосредоточиться только на таких клиентах.

Цели клиента включали:

• Разработку B2B-кабинета для перевода оптовых клиентов на самообслуживание.

• Интеграцию 1С, оптового кабинета на 1С-Битрикс и CRM Битрикс24.

• Освобождение управляющего от рутинных задач, связанных с проверкой документов и взаимодействием с клиентами.

• Оптимизацию управления заявками и ускорение обработки заказов.

• Автоматический расчет скидок на продукцию.

• Предоставление клиентам полной информации об ассортименте.

• Создание базы знаний для сокращения срока обучения сотрудников.

Эти задачи были критически важны для «Легенды чая», так как их решение позволило бы повысить эффективность работы, улучшить качество обслуживания клиентов и выйти на новые рынки за пределами региона. Всё это в конечном итоге привело бы к росту бизнеса.

Что Вебфлай сделали для клиента

Компания Вебфлай создала удобный B2B-кабинет на платформе 1С-Битрикс, где клиенты могут самостоятельно оформлять заказы. 

В кабинете есть все необходимое: от поиска товара по названию или артикулу до получения счета и закрывающих документов. 

Мы упростили регистрацию, добавив автозаполнение данных по ИНН, чтобы клиенты не тратили время на ввод реквизитов.

Настроили умный поиск и фильтры в каталоге, чтобы покупатели быстро находили нужные товары. 

Добавили в каталог функцию отображения цен в зависимости от планируемой суммы заказа. Теперь оптовики видят разные варианты стоимости и могут быстрее принимать решение о покупке.

Внедрили гибкую систему ценообразования. Для оптовых покупателей действуют специальные цены, которые зависят от суммы их заказа. На собственную продукцию действует дополнительная скидка, а для крупных заказов предусмотрены персональные скидки до 40%. Мы автоматизировали расчет всех этих параметров, чтобы системы обменивались данными мгновенно и без ошибок.

Добавили два вида корзин: мини-корзина показывает общую стоимость и сумму по категориям, а детальная — полный список товаров с ценами и весом.

Мы автоматизировали создание счетов и документов, подключили оплату по счету и картой. Клиенты получают ссылку для оплаты в мессенджер, по SMS или на email, что делает процесс быстрым и удобным.

Настроили разные способы доставки: СДЭК, «Почта России», самовывоз и частные перевозчики. 

Добавили новые опции при оформлении доставки. Теперь клиенты могут выбрать тип упаковки, добавить наклейки и запросить оригиналы отчётных документов. Все параметры легко выбрать из выпадающего списка, и информация сразу же передается в карточку сделки в Битрикс24, обеспечивая точность и удобство.

Вебфлай настроили двустороннюю интеграцию с «1С: Комплексная автоматизация», объединив три системы: 1С, B2B-портал на 1С-Битрикс и CRM Битрикс24. Теперь данные о заказах, контрагентах и товарах обновляются каждую минуту, обеспечивая актуальность информации.

Мы также перенесли статусы оплаты из 1С в CRM и B2B-кабинет, настроив стадии воронки продаж. Это позволяет менеджерам мгновенно получать информацию об оплате и оперативно менять статус заказа для дальнейшей обработки.

Мы оптимизировали учёт и распределение заявок в CRM, учитывая 3 типа заказов: розничные из интернет-магазина, оптовые из B2B-кабинета и заказы из 1С, оформляемые менеджерами на месте. Каждый тип заказа закреплен за своим исполнителем, а оптовые клиенты распределяются также по федеральным округам, за каждый из которых отвечает отдельный сотрудник.

Чтобы избежать путаницы и гарантировать, что сотрудники работают только со своими сделками, мы настроили воронку продаж в Битрикс24 и организовали сортировку. Теперь все типы заказов чётко отображаются в CRM, и менеджеры эффективно управляют своими клиентами.

Также реализовали уникальную возможность заказа и изготовления брендированной партии товара, сократив время выполнения таких заявок с 14 до 3 дней. Мы перенесли производство продукции под собственной торговой маркой (СТМ) на B2B-портал, сделав процесс полностью цифровым. 

Теперь клиенты выполняют все действия онлайн: загружают логотип, настраивают макет, выбирают упаковку и оформляют заказ под своим брендом. Все данные автоматически передаются в систему 1С и фиксируются в карточке сделки в Битрикс24. Это исключило долгий этап согласования, за счёт чего выполнение таких заказов стало в 3,5 раза быстрее.

Автоматизировали процесс отправки прайс-листов, значительно упростив его для клиентов. Ранее они запрашивали прейскурант по телефону или электронной почте, а теперь могут сделать это в специальном разделе на сайте. 

Всего через несколько секунд после заполнения формы пользователи получают письмо со ссылками на скачивание прайс-листов и доступом в оптовый кабинет для покупок. Одновременно в CRM автоматически создается лид, что позволяет менеджерам оперативно работать с новыми клиентами.

Разработали базу знаний для сотрудников, оцифровав должностные инструкции и подробно описав ключевые аспекты каждой должности. Включили скриншоты и пояснения для наглядности. Также добавили тестирование для проверки знаний. Это позволило сократить период обучения персонала в 3 раза, в среднем до 2-х месяцев.

Результат

• После запуска B2B-портала, разработанного Вебфлай, компания «Легенда чая» заметила значительные улучшения в работе и обслуживании клиентов. Вот конкретные результаты, которых удалось достичь:

• За первый год работы B2B-кабинета в нём зарегистрировались около 4000 новых пользователей. В первые 3 месяца после запуска компания привлекала по 5 новых оптовых клиентов в неделю.

• В 2023 году через личный кабинет было завершено более 1100 заказов на общую сумму 19 300 000 рублей.

• Средний чек по заказам через B2B-кабинет вырос на 25% по сравнению с покупками, оформленными офлайн. Это свидетельствует о том, что клиенты стали делать более крупные заказы благодаря удобству и прозрачности системы.

• Менеджеры теперь экономят от 30 до 60 минут на обработке одного заказа, что позволяет им обрабатывать больше заявок в течение рабочего дня и уделять внимание крупным оптовым заказам.

• Личный кабинет работает 24/7, что дает клиентам возможность совершать и оплачивать заказы в любое время, даже в нерабочие часы.

• Автоматизация процессов сократила количество ошибок при вводе реквизитов и выписке счетов, что повысило точность и надежность работы.

• CRM-система теперь автоматически распределяет заказы между менеджерами в зависимости от типа заявки и региона покупателя, что оптимизировало рабочий процесс.

• Оформление заказов с нанесением логотипа на упаковку теперь занимает до 3 дней вместо 14, как было ранее.

• Новый процесс запроса прайс-листов привел к регистрации 42 новых пользователей за два месяца.

• Благодаря базе знаний, период адаптации новых сотрудников сократился в 3 раза и теперь составляет в среднем 2 месяца.

• Эти результаты не только повысили эффективность работы компании, но и улучшили качество обслуживания клиентов, что в конечном итоге способствовало росту бизнеса.