Как правильно ставить задачи подчиненным, чтобы они выполнялись
CRM
создать бесплатно

Как правильно ставить задачи подчиненным, чтобы они выполнялись

Как правильно ставить задачи подчиненным, чтобы они выполнялись
Наталья Хайду
31 марта 2023
Обновлена: 25 апреля 2023
540

От четкой формулировки задачи зависит ее качество и срок выполнения. Если сотрудники будут неправильно понимать руководителя, они начнут ошибаться или совсем перестанут выполнять задания. Компетентный начальник должен наставлять персонал, определять цели и методы выполнения рабочих обязанностей и делиться ими с подчиненными. В статье рассмотрим, как ставить задачи сотрудникам, какие бывают ошибки в постановке и чем хороша CRM для управления проектами.

Что такое постановка задач сотрудникам и почему она важна

Постановка задач — это процесс составления точной формулировки задания с описанием условий для его выполнения. Правильно поставленная задача помогает минимизировать количество вопросов, упростить и ускорить работу подчиненных.

Грамотная постановка задач помогает не только отдельным сотрудникам, но и всему коллективу. Если команда понимает область ответственности друг друга, им проще находить ответы на вопросы, корректировать действия и работать вместе над одной целью.

Работать над задачами удобно в системе управления проектами Битрикс24. В карточке каждой задачи видно, когда она была поставлена, кто над ней работал, и как велось обсуждение. Связанные задачи можно объединять в проекты, подключая к ним необходимые инструменты: календарь, чат, фотогалерею, базу знаний. Выстраивайте работу над задачами по любой удобной методике — диаграмма Ганта, Скрам, канбан-доска, сортировка по горящим срокам — и задавайте разные фоны проектам, чтобы быстро их отличать друг от друга.

Виды задач в управлении проектами

Задачи бывают:

  • Важные и долгосрочные. На их планирование и достижение нужно больше всего времени, сил и ресурсов. Например, увеличение количества клиентов, рост прибыли, выход компании на новый рынок.
  • Текущие важные. Это те задачи, которые сотрудник должен решить сегодня или в ближайшие дни. Пример: провести встречу с крупным клиентом, спланировать задачи отдела на следующую неделю.
  • Повседневные. Задания, которые ежедневно выполняет ваш персонал: звонки клиентам, выставление счетов, отгрузка товара.
  • Ситуативные. Появляются в работе в зависимости от обстоятельств и ситуаций.

SMART-цели в постановке задач

Корректно формулировать задачи поможет SMART — система эффективной постановки задач и достижения цели. С ее помощью просто расписать желаемый результат в деталях. Аббревиатура расшифровывается по названиям критериев. Во время постановки задач сотрудникам проверяйте формулировку на соответствие каждого:

  1. Конкретная (specific). Четко обозначайте ожидаемый результат и избегайте абстракций. Пример: увеличить конверсию сайта на 30%.
  2. Измеримая (measurable). Прописывайте критерии, по которым вам и вашим сотрудникам будет легче оценить результат. Это могут быть конкретные суммы прибыли или количество новых сотрудников во время кадровых перестановок.
  3. Достижимая (achievable). Оцените выполнимость задачи. Для этого взвесьте ресурсы: сроки, количество и опыт персонала, бюджет. Если чувствуете, что чего-то не хватает, снизьте планку. Например, вместо «увеличить продажи на 40% за месяц» — «увеличить продажи на 20% до конца года».
  4. Значимая (relevant). Подумайте, точно ли эта задача сейчас подходит по экономической обстановке и состоянию компании. Не стоит тратить силы и деньги на открытие новых офисов в пандемию, а лучше дождаться стабильности.
  5. Ограниченная во времени (time bound). Избавьтесь от размытых формулировок «быстро» или «срочно». Вместо этого обозначьте в таск-трекере дедлайн с небольшим временным запасом, чтобы сотрудник успел выполнить задачу.

Алгоритм постановки задач сотрудникам

Некомпетентный руководитель может перекладывать вину на сотрудников и обвинять их в безответственности или лени. Но результат во многом зависит от самого управленца и правильного алгоритма постановки задач. Чтобы помочь подчиненному успешно выполнить задание:

  • Определите ответственного сотрудника с учетом его компетенций, мотивации и опыта.
  • Выберите подходящие время и способы постановки задачи — устно, на почту, в программе для ведения проектов, утром или вечером рабочего дня.
  • Опишите задание в деталях, чтобы у сотрудника была полная картина.
  • Обозначьте необходимые результаты в конкретных цифрах и показателях.
  • Убедитесь в понимании задачи, задав сотруднику вопросы.
  • Предоставьте все доступы, контакты, скрипты, сайты, если это нужно для выполнения.
  • Обозначьте этапы, когда вы проверите промежуточный результат, и когда нужен итог.
  • Давайте обратную связь после анализа промежуточных итогов и финальной проверки выполненной задачи.

Примеры постановки задач в таск-менеджере

Рассмотрим правильные примеры постановки задач из области IT-технологий и digital-сферы.

Задача для аналитика: подготовить статистику посещаемости сайта за последние три месяца до конца дня. В отчете указать среднее время просмотра страницы и количество уникальных пользователей.

Задача для копирайтера: написать текст рассылки для клиентов с сообщением о недельной скидке 30% на коробочную версию CRM. Показать 2–3 готовых варианта в среду.

Задача для верстальщика: создать прототип мобильного приложения компании до конца месяца. В прототипе отразить все пункты из меню: его можно запросить у маркетолога.

Задача для маркетолога: подготовить анкету для опроса постоянных клиентов из 10 вопросов. Цель опроса — выявить проблемы в работе сервисной службы. Отправить менеджеру до конца недели.

Какие бывают ошибки при постановке задач

Частые ошибки связаны с тем, что руководитель не учитывает ресурсы и реальные возможности компании, а также не отслеживает промежуточные результаты. Иногда постановщик забывает дать референсы и другую информацию, которая поможет сотруднику корректно выполнить задачу. Рассмотрим восемь типичных ошибок.

Нереалистичные цели и задачи

Когда руководитель неверно оценивает ресурсы организации, опыт сотрудников и их мотивацию, задачи получаются оторванными от реальности. Перед постановкой проведите анализ показателей компании, например, количество продаж, совершенных звонков, отказов клиентов. Представьте желаемый результат и подумайте, насколько возможно его достичь и за какой срок. Разбивайте одну большую задачу на 2–3 маленьких, причем с персональным дедлайном для каждой.

Узкий фокус внимания

Концентрация внимания всех сотрудников на одной задаче приводит к проблемам в компании. Пример: руководитель направляет свои силы и ресурсы подчиненных на разработку интернет-магазина. За время работы над этой задачей из фокуса выпадают социальные сети, так как их перестают вести. Это приводит к потере клиентов. Распределяйте персонал по задачам так, чтобы при выполнении не страдали другие бизнес-процессы отдела и фирмы.

Руководители не следят за ведением проекта

Еще одна грубая ошибка — интерес и внимание руководителя только к конечному результату. Такие управленцы полностью или частично игнорируют ход выполнения задач и достигнутого в промежутках успеха. Для правильного выполнения задачи делите ее на этапы и отслеживайте результат в специальных сервисах для ведения проектов, включайтесь в процесс, если видите проблемы. Это поможет своевременно устранить недочеты и помочь сотруднику.

Ставьте задачи в Битрикс24

Организуйте эффективную работу над задачами и проектами в удобном таск-трекере.

Создать бесплатно

Негативные цели

Эти цели ухудшают обстановку в коллективе, увеличивают стресс и снижают мотивацию персонала. Избегайте негативного посыла при постановке задач, угроз увольнения или лишения премии. Например, вместо требования не опаздывать к началу рабочего дня, укажите на необходимость приходить вовремя.

Слишком много целей

При большом количестве одновременно поставленных задач сотрудники теряются и могут упустить важное. Это приводит к непониманию приоритетности выполнения и к плохим результатам. Адекватно оценивайте возможности коллектива и распределяйте задачи между всеми подчиненными.

Отсутствие примеров

Если задача для сотрудника новая, он может выполнить ее по-своему. В итоге вы получите неверный результат и потратите время на переделывание. Дополняйте задачи инструкциями, удачными и неудачными примерами и давайте советы. Делитесь опытом или порекомендуйте обратиться к работнику, который уже выполнял подобную задачу.

Отсутствие обратной связи

Без обратной связи сотрудник будет полагаться только на личный опыт. Он может сделать неверно или не в том формате, что нужно. Это приведет к трате времени на устранение недочетов и срыву дедлайна. Уточните, все ли ему понятно в задаче, поинтересуйтесь о ходе выполнения и ответьте на возникающие вопросы. Когда проверяете промежуточные и итоговый результаты, отмечайте, что получилось и какие есть плюсы и минусы.

Неадекватные дедлайны

Желание быстрее получить результат может не совпадать с реальными возможностями коллектива и привести к ошибкам или срывам сроков. Когда планируете задачу, оценивайте способности всех участников процесса и ставьте только реальный срок. Если на промежуточных этапах замечаете, что подчиненные не успевают, подключайте дополнительные ресурсы или двигайте даты выполнения.

Когда сотрудники выполняют много задач, руководителю сложно контролировать работу, дедлайны и эффективность каждого. На странице Эффективность в Битрикс24 показано, сколько задач закрыл менеджер за выбранный период, есть ли замечания и нарушения сроков и сколько сейчас у него активных задач. Умное ПО для управления проектами поможет вам рассчитать зарплату, KPI и премии.

Что в итоге

От формулировки задачи зависит ее качество и срок выполнения. Используйте SMART-методику в постановке задач. Если задачи сложные или новые, подготовьте инструкции, референсы и делитесь советами. Большие цели делите на этапы и проверяйте промежуточные результаты. Используйте таск-менеджер для команды, чтобы улучшить взаимодействие, собирать статистику по задачам и успевать все в срок. Давайте обратную связь сотрудникам и хвалите даже за небольшие достижения, чтобы они чувствовали свою значимость.

Рейтинг:
Вам также может понравиться
Что такое CRM-система и для чего она нужна бизнесу
30.03
CRM

Что такое CRM-система и для чего она нужна бизнесу

Преимущества и недостатки CRM-систем
27.12
CRM

Преимущества и недостатки CRM-систем

Зачем CRM-система автосалону и как ее внедрить
27.01
CRM

Зачем CRM-система автосалону и как ее внедрить

CRM-система: примеры и виды, какие бывают CRM, классификация
25.03
CRM

CRM-система: примеры и виды, какие бывают CRM, классификация

Что такое рентабельность продаж: формулы и примеры расчета
04.04
CRM

Что такое рентабельность продаж: формулы и примеры расчета

Зачем CRM-система в сервисном центре и как ее внедрить
09.02
CRM

Зачем CRM-система в сервисном центре и как ее внедрить

Зачем CRM-система банку и как ее внедрить
25.01
CRM

Зачем CRM-система банку и как ее внедрить

Техника СМАРТ для постановки целей: критерии, алгоритм действий и примеры
02.03
CRM

Техника СМАРТ для постановки целей: критерии, алгоритм действий и примеры

Эффективное управление продажами услуг с помощью CRM: советы и лучшие практики
12.05
CRM

Эффективное управление продажами услуг с помощью CRM: советы и лучшие практики