Как правильно ставить задачи подчиненным, чтобы они выполнялись

Что такое постановка задач сотрудникам и почему она важна

Постановка задач — это процесс составления точной формулировки задания с описанием условий для его выполнения. Правильно поставленная задача помогает минимизировать количество вопросов, упростить и ускорить работу подчиненных.

Грамотная постановка задач помогает не только отдельным сотрудникам, но и всему коллективу. Если команда понимает область ответственности друг друга, им проще находить ответы на вопросы, корректировать действия и работать вместе над одной целью.

Работать над задачами удобно в системе управления проектами Битрикс24. В карточке каждой задачи видно, когда она была поставлена, кто над ней работал, и как велось обсуждение. Связанные задачи можно объединять в проекты, подключая к ним необходимые инструменты: календарь, чат, фотогалерею, базу знаний. Выстраивайте работу над задачами по любой удобной методике — диаграмма Ганта, Скрам, канбан-доска, сортировка по горящим срокам — и задавайте разные фоны проектам, чтобы быстро их отличать друг от друга.

Виды задач в управлении проектами

Задачи бывают:

• Важные и долгосрочные. На их планирование и достижение нужно больше всего времени, сил и ресурсов. Например, увеличение количества клиентов, рост прибыли, выход компании на новый рынок.
• Текущие важные. Это те задачи, которые сотрудник должен решить сегодня или в ближайшие дни. Пример: провести встречу с крупным клиентом, спланировать задачи отдела на следующую неделю.
• Повседневные. Задания, которые ежедневно выполняет ваш персонал: звонки клиентам, выставление счетов, отгрузка товара.
• Ситуативные. Появляются в работе в зависимости от обстоятельств и ситуаций.

SMART-цели в постановке задач

Корректно формулировать задачи поможет SMART — система эффективной постановки задач и достижения цели. С ее помощью просто расписать желаемый результат в деталях. Аббревиатура расшифровывается по названиям критериев. Во время постановки задач сотрудникам проверяйте формулировку на соответствие каждого:

1. Конкретная (specific). Четко обозначайте ожидаемый результат и избегайте абстракций. Пример: увеличить конверсию сайта на 30%.
2. Измеримая (measurable). Прописывайте критерии, по которым вам и вашим сотрудникам будет легче оценить результат. Это могут быть конкретные суммы прибыли или количество новых сотрудников во время кадровых перестановок.
3. Достижимая (achievable). Оцените выполнимость задачи. Для этого взвесьте ресурсы: сроки, количество и опыт персонала, бюджет. Если чувствуете, что чего-то не хватает, снизьте планку. Например, вместо «увеличить продажи на 40% за месяц» — «увеличить продажи на 20% до конца года».
4. Значимая (relevant). Подумайте, точно ли эта задача сейчас подходит по экономической обстановке и состоянию компании. Не стоит тратить силы и деньги на открытие новых офисов в пандемию, а лучше дождаться стабильности.
5. Ограниченная во времени (time bound). Избавьтесь от размытых формулировок «быстро» или «срочно». Вместо этого обозначьте в таск-трекере дедлайн с небольшим временным запасом, чтобы сотрудник успел выполнить задачу.

Алгоритм постановки задач сотрудникам

Некомпетентный руководитель может перекладывать вину на сотрудников и обвинять их в безответственности или лени. Но результат во многом зависит от самого управленца и правильного алгоритма постановки задач. Чтобы помочь подчиненному успешно выполнить задание:

• Определите ответственного сотрудника с учетом его компетенций, мотивации и опыта.
• Выберите подходящие время и способы постановки задачи — устно, на почту, в программе для ведения проектов, утром или вечером рабочего дня.
• Опишите задание в деталях, чтобы у сотрудника была полная картина.
• Обозначьте необходимые результаты в конкретных цифрах и показателях.
• Убедитесь в понимании задачи, задав сотруднику вопросы.
• Предоставьте все доступы, контакты, скрипты, сайты, если это нужно для выполнения.
• Обозначьте этапы, когда вы проверите промежуточный результат, и когда нужен итог.
• Давайте обратную связь после анализа промежуточных итогов и финальной проверки выполненной задачи.

Примеры постановки задач в таск-менеджере

Рассмотрим правильные примеры постановки задач из области IT-технологий и digital-сферы.

Задача для аналитика: подготовить статистику посещаемости сайта за последние три месяца до конца дня. В отчете указать среднее время просмотра страницы и количество уникальных пользователей.

Задача для копирайтера: написать текст рассылки для клиентов с сообщением о недельной скидке 30% на коробочную версию CRM. Показать 2–3 готовых варианта в среду.

Задача для верстальщика: создать прототип мобильного приложения компании до конца месяца. В прототипе отразить все пункты из меню: его можно запросить у маркетолога.

Задача для маркетолога: подготовить анкету для опроса постоянных клиентов из 10 вопросов. Цель опроса — выявить проблемы в работе сервисной службы. Отправить менеджеру до конца недели.

Какие бывают ошибки при постановке задач

Частые ошибки связаны с тем, что руководитель не учитывает ресурсы и реальные возможности компании, а также не отслеживает промежуточные результаты. Иногда постановщик забывает дать референсы и другую информацию, которая поможет сотруднику корректно выполнить задачу. Рассмотрим восемь типичных ошибок.

Нереалистичные цели и задачи

Когда руководитель неверно оценивает ресурсы организации, опыт сотрудников и их мотивацию, задачи получаются оторванными от реальности. Перед постановкой проведите анализ показателей компании, например, количество продаж, совершенных звонков, отказов клиентов. Представьте желаемый результат и подумайте, насколько возможно его достичь и за какой срок. Разбивайте одну большую задачу на 2–3 маленьких, причем с персональным дедлайном для каждой.

Узкий фокус внимания

Концентрация внимания всех сотрудников на одной задаче приводит к проблемам в компании. Пример: руководитель направляет свои силы и ресурсы подчиненных на разработку интернет-магазина. За время работы над этой задачей из фокуса выпадают социальные сети, так как их перестают вести. Это приводит к потере клиентов. Распределяйте персонал по задачам так, чтобы при выполнении не страдали другие бизнес-процессы отдела и фирмы.

Руководители не следят за ведением проекта

Еще одна грубая ошибка — интерес и внимание руководителя только к конечному результату. Такие управленцы полностью или частично игнорируют ход выполнения задач и достигнутого в промежутках успеха. Для правильного выполнения задачи делите ее на этапы и отслеживайте результат в специальных сервисах для ведения проектов, включайтесь в процесс, если видите проблемы. Это поможет своевременно устранить недочеты и помочь сотруднику.

Негативные цели

Эти цели ухудшают обстановку в коллективе, увеличивают стресс и снижают мотивацию персонала. Избегайте негативного посыла при постановке задач, угроз увольнения или лишения премии. Например, вместо требования не опаздывать к началу рабочего дня, укажите на необходимость приходить вовремя.

Слишком много целей

При большом количестве одновременно поставленных задач сотрудники теряются и могут упустить важное. Это приводит к непониманию приоритетности выполнения и к плохим результатам. Адекватно оценивайте возможности коллектива и распределяйте задачи между всеми подчиненными.

Отсутствие примеров

Если задача для сотрудника новая, он может выполнить ее по-своему. В итоге вы получите неверный результат и потратите время на переделывание. Дополняйте задачи инструкциями, удачными и неудачными примерами и давайте советы. Делитесь опытом или порекомендуйте обратиться к работнику, который уже выполнял подобную задачу.

Отсутствие обратной связи

Без обратной связи сотрудник будет полагаться только на личный опыт. Он может сделать неверно или не в том формате, что нужно. Это приведет к трате времени на устранение недочетов и срыву дедлайна. Уточните, все ли ему понятно в задаче, поинтересуйтесь о ходе выполнения и ответьте на возникающие вопросы. Когда проверяете промежуточные и итоговый результаты, отмечайте, что получилось и какие есть плюсы и минусы.

Неадекватные дедлайны

Желание быстрее получить результат может не совпадать с реальными возможностями коллектива и привести к ошибкам или срывам сроков. Когда планируете задачу, оценивайте способности всех участников процесса и ставьте только реальный срок. Если на промежуточных этапах замечаете, что подчиненные не успевают, подключайте дополнительные ресурсы или двигайте даты выполнения.

Когда сотрудники выполняют много задач, руководителю сложно контролировать работу, дедлайны и эффективность каждого. На странице Эффективность в Битрикс24 показано, сколько задач закрыл менеджер за выбранный период, есть ли замечания и нарушения сроков и сколько сейчас у него активных задач. Умное ПО для управления проектами поможет вам рассчитать зарплату, KPI и премии.