Руководитель отдела продаж управляет командой, строит стратегию и анализирует метрики. Чтобы комфортно выстроить его работу, важно заранее прописать задачи, права и возможности. Это поможет избежать ситуаций, когда сотрудник не выполняет обязанности или перерабатывает.
В материале расскажем, как составить должностную инструкцию начальника отдела продаж.
Зачем нужен руководитель отдела продаж
Руководитель отдела продаж (РОП) занимается сбытом продукта компании. Задачи зависят от размера компании и сферы. В небольшой компании он может руководить отделом из трех человек и обрабатывать заявки с сайта. А в большой корпорации — управлять десятками людей и создавать стратегию и систему продаж, выводить продукт на международный рынок.
В любом случае руководителю важно:
- Быть лидером, которому доверяет команда.
- Разбираться в отрасли.
- Понимать, как устроены продажи и как работать с возражениями.
- Отслеживать и анализировать KPI. Например, количество лидов и сделок, объем прибыли, LTV клиента.
Чтобы стать таким специалистом, сотруднику нужно уметь:
Продавать
В первую очередь руководителю нужно понимать, какой продукт продает компания, какими плюсами и минусами он обладает. Это поможет определить, как он решает проблемы клиентов, и разработать стратегию продаж.
Выстраивать команду
Руководитель знает, как управлять сотрудниками и объединять их, чтобы достичь цели компании. При этом важно находить подход к каждому сотруднику, мотивировать.
Обучать
Руководитель должен анализировать ошибки команды и обучать, когда это нужно. РОП может вести тренинги самостоятельно или приглашать специалистов, отправлять сотрудников на курсы и конференции.
Мыслить стратегически
РОП не только управляет командой, но и разрабатывает краткосрочную и долгосрочную стратегию, систему продаж.
Работать с данными
Чтобы принимать обоснованные решения, важно опираться на данные, понимать их. Так рождаются системы продаж, которые учитывают тренды, закрывают потребности клиентов и приносят прибыль.
Разбираться в законах
Руководитель должен разбираться в трудовом законодательстве, законах о защите прав потребителей и персональных данных. Это поможет избежать проблем при увольнении сотрудников или конфликтах с клиентами.
Зачем нужна должностная инструкция
В должностной инструкции прописывают требования к сотруднику: квалификацию, обязанности, права и мотивацию — материальную и нематериальную.
Инструкция не является обязательной. Но если ее создают, то подключают юристов. Документ прикрепляют к договору как приложение или оформляют отдельно. Сотрудник должен ознакомиться с инструкцией и подписать ее.
Инструкция важна обеим сторонам: работнику она помогает оценить свои навыки и фронт работ, не брать на себя задачи, которые он не должен выполнять. Работодателю же инструкция позволяет равномерно распределить обязанности, обосновать решения о найме или увольнении. А еще защитить интересы компании, если сотрудник обратится в суд.
Пример. Андрей, руководитель отдела продаж, не любил составлять отчеты и конкурентные анализы, хотя это входило в его обязанности. Когда продажи снизились, руководитель решил проверить отчеты и понять почему. Однако отчетов не было.
Генеральный директор провел встречу со специалистом и показал должностную инструкцию. Составлять отчеты — прямая обязанность РОПа. Андрей подписывал инструкцию, поэтому должен был знать об этом. В итоге сотрудник признал свои промахи и начал регулярно вести отчетность в CRM.Должностная инструкция помогает решать рабочие конфликты. Инструкция может быть индивидуальной и типовой. Индивидуальные составляют для сотрудников с особыми обязанностями — таких больше ни у кого в компании нет. Обычно это руководители. Типовые инструкции — шаблоны для работников одного отдела. Например, у менеджеров по продажам они будут одинаковыми.
| Индивидуальная | Типовая |
| Прописывают ФИО | Не указывают имя |
| Создают под одного человека | Создают для одной должности, которую занимают несколько сотрудников |
| Нужна для сотрудников с особыми обязанностями | Подходит для сотрудников с одинаковыми обязанностями |
Что должно быть в должностной инструкции РОПа
В должностной инструкции обычно есть такие разделы:
- Заголовок.
- Общие положения.
- Должностные обязанности.
- Права.
- Ответственность.
- Требования к квалификации.
- Условия труда.
- Социальные гарантии и льготы.
Когда составляете инструкцию, старайтесь уходить от сложных терминов и писать просто, но точно — этот документ может быть полезен в суде. Покажем пример должностной инструкции начальника отдела продаж.
Должность: руководитель отдела продаж
1. Общие положения
1.1. Руководитель отдела продаж назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.2. Руководитель отдела продаж подчиняется коммерческому директору.
1.3. На должность руководителя отдела продаж выбирают специалиста с высшим образованием и опытом работы в управлении продажами не менее трех лет.
1.4. Руководитель отдела продаж должен знать методы стратегического планирования продаж, основы корпоративного управления, законодательство в сфере торговли, налоговое законодательство, основы Трудового кодекса, правила внутреннего трудового распорядка.
1.5. Руководитель отдела продаж должен уметь управлять персоналом, планировать, анализировать, вести деловые переговоры.
2. Должностные обязанности руководителя отдела продаж
2.1. Организовывать работу отдела продаж.
2.2. Разрабатывать и реализовывать стратегии и тактики продаж.
2.3. Анализировать рынок, потребности потребителей и деятельность конкурентов.
2.4. Планировать продажи, устанавливать плановые показатели для команды.
2.5. Мотивировать сотрудников отдела продаж и контролировать выполнение планов продаж.
2.6. Нанимать и обучать сотрудников отдела продаж.
2.7. Контролировать работу с ключевыми клиентами.
2.8. Вести переговоры с крупными клиентами и заключать договоры.
2.9. Разрабатывать и контролировать систему мотивации сотрудников отдела продаж.
2.10. Готовить отчеты по работе отдела продаж.
3. Права руководителя отдела продаж
3.1. Запрашивать информацию, необходимую для выполнения обязанностей.
3.2. Представлять интересы отдела продаж во взаимодействии с другими подразделениями компании.
3.3. Предлагать улучшения работы отдела продаж, в том числе изменение организационной структуры и бизнес-процессов.
3.4. Запрашивать и получать от сотрудников отдела отчеты о проделанной работе.
3.5. Поощрять сотрудников отдела и налагать на них дисциплинарные взыскания в соответствии с трудовым законодательством.
4. Ответственность руководителя отдела продаж
4.1. Несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных действующим законодательством и внутренними документами компании.
4.2. Несет материальную ответственность в случаях, предусмотренных законодательством.
5. Взаимодействие с другими отделами
5.1. Сотрудничает с отделом маркетинга для анализа рынка и разработки рекламных кампаний.
5.2. Коммуницирует с финансовым отделом, чтобы определить бюджет отдела продаж и контролировать его исполнение.
5.3. Взаимодействует с юридическим отделом для обеспечения правовой поддержки сделок и договоров.
5.4. Сотрудничает с отделом кадров, чтобы подбирать и обучать персонал.
6. Заключительные положения
6.1. Действующая должностная инструкция может быть изменена и дополнена в соответствии с изменениями в законодательстве и внутренних положениях компании.
6.2. На руководителя отдела продаж распространяются все положения Трудового кодекса и внутреннего трудового распорядка компании.
Этот документ, как и большинство других, можно загрузить в базу CRM. В Битрикс24 есть «Общий диск» и «Мой диск» — на них можно хранить договоры с ключевыми клиентами, счета на оплату, инструкции для сотрудников.
Как составить должностную инструкцию: чек-лист
Чтобы создать документ, посмотрите образцы должностной инструкции руководителя отдела продаж. И воспользуйтесь нашим чек-листом.
1. Цель документа:
- Уточните, зачем нужна инструкция: новая должность, изменение обязанностей.
2. Общие положения:
- Укажите должность.
- Определите место должности в организационной структуре.
- Укажите, кому подчиняется сотрудник.
3. Должностные обязанности:
- Перечислите основные задачи сотрудника.
- Опишите характер работы, основные направления.
- Укажите обязанности, свойственные только этой должности, если они есть.
4. Права:
- Определите полномочия сотрудника.
- Укажите, в каких ситуациях сотрудник самостоятельно принимает решения и как за них отвечает.
- Укажите уровень доступа к информации и корпоративным ресурсам.
5. Ответственность:
- Обозначьте ответственность за выполнение должностных обязанностей.
- Укажите возможные дисциплинарные и иные виды ответственности.
- Разъясните последствия нарушения корпоративных правил.
6. Взаимодействие:
- Опишите, как сотрудник может взаимодействовать с другими отделами.
- Уточните, как сотрудничать с внешними организациями, если это необходимо.
7. Требования к квалификации:
- Опишите квалификацию: образование, опыт, навыки.
8. Условия труда:
- Укажите рабочее время и режим труда.
- Опишите условия труда, включая возможные риски и меры безопасности.
9. Дополнительные условия:
- Укажите особые условия, если они есть.
На этом работа в документе заканчивается — далее ее нужно утвердить с руководителем, юридическим и HR-отделом.
Частые вопросы
Должностная инструкция начальника отдела маркетинга и продаж включает права, обязанности, льготы и прочие условия сотрудника компании. Документ не обязателен, но поможет решить конфликтные ситуации в будущем.
Основные функции РОПа — организовать продажу товаров, управлять командой, составлять стратегию развития, анализировать рынок и помогать компании в продвижении.
Чтобы составить должностную инструкцию, важно определить права, обязанности сотрудника и требования к нему. Документ лучше составлять вместе с юристами.
