Как автоматизировать закупки в компании

Зачем автоматизировать закупки

Закупки есть в каждом бизнесе — от малого до крупного. Это заказы на товары и услуги, без которых бизнес не сможет функционировать. Например, в рознице заказывают товар на полки, в строительстве — материалы и промышленные станки, в IT — оборудование и лицензии. Кто-то закупает раз в месяц, кто-то — каждый день, но суть одна: без закупок невозможно поддерживать операционные процессы.

Автоматизация закупок — это переход от формата, когда сотрудники заводят заявки на товары и услуги вручную, к цифровой системе с едиными правилами. Все закупки оформляются по одной схеме, согласуются в установленном порядке и фиксируются в общей базе — вместо разрозненных писем, таблиц и устных договоренностей.

Система автоматизации закупок решает типовые проблемы, из-за которых компании срывают сроки поставок и теряют деньги из-за ошибок в заказах. Расскажем о них подробнее.

Проблема: заявки теряются

Сотрудник отправляет заявку на закупку в мессенджер. Менеджер не видит сообщение или не успевает отреагировать. Через несколько дней оказывается, что нужный товар не заказали, проект сдвигается, клиенту приходится ждать. Или наоборот: заказ оформлен, но никто не зафиксировал это в таблице — и поставку не отслеживают.

Как помогает автоматизация. Все запросы на закупку проходят через систему. Сотрудник заполняет форму — она сразу получает номер, фиксируется в журнале и отправляется в очередь со статусом «На согласовании». Менеджер видит, кто подал заявку, что именно заказали, для какого отдела — чтобы при необходимости быстро уточнить детали.

Проблема: заявки дублируются

Разные сотрудники заказывают одно и то же, потому что не знают, что нужный товар уже в пути. Так появляются остатки и лишние траты.

Как помогает автоматизация. Система проверяет, есть ли активные заявки на те же товары. Если есть совпадение, отправляет уведомление менеджеру. Он может согласовать заявки между отделами и сотрудниками, чтобы оформить общий заказ вместо нескольких.

Проблема: заявки зависают без согласования

Сотрудник заполняет заявку, но она остается без движения — приходится писать и звонить коллегам, чтобы выяснить, на ком завис запрос. Сроки растягиваются: согласование занимает неделю и дольше. В результате срываются поставки, страдает проект, компания несет потери.

Как помогает автоматизация. Заявки проходят по заданному маршруту. Система отправляет уведомления на каждом этапе: кто и когда должен согласовать запрос. Видно, где заявка остановилась и сколько времени она в ожидании. Ответственные сотрудники контролируют процесс, а при задержке могут оперативно подключить нужного участника.

Проблема: нет порядка в информации о поставщиках

У каждого сотрудника своя таблица с данными о поставщиках. До коллег не доходит информация о просрочках, ошибках в заказах или, наоборот, о самых выгодных условиях контрагентов. Сотрудник может выбрать недобросовестного партнера, переплатить или упустить хорошее предложение.

Как помогает автоматизация. Система собирает всю информацию о поставщиках в одном месте. Можно посмотреть, с кем уже работали и как прошла сделка — были ли задержки или претензии. У каждого контрагента — история заказов, документы, условия оплаты. Автоматизация учета закупок упрощает выбор поставщиков, снижает риски и помогает закупать на лучших условиях.

Проблема: нет контроля над остатками

Без учета остатки теряются из виду — запасов либо слишком много, либо не хватает. Излишки занимают место на складе и замораживают оборотные средства — деньги вложены, а товар не уходит. Нехватка запасов мешает вовремя выполнять заказы и соблюдать договоренности с клиентами.

Как помогает автоматизация. Система отслеживает остатки в режиме реального времени. Когда товар заканчивается — предлагает менеджеру создать заявку на пополнение. Если товар на складе уже есть — показывает это сотруднику при оформлении заявки. Так бизнес избегает дефицита, лишних закупок и пустых затрат.

Чтобы процессы шли без сбоев, важно выстроить не только систему закупок, но и подход к работе в целом. Мы собрали короткое руководство — скачайте его в нашем Telegram-канале.

Какому бизнесу нужна автоматизация закупок

Автоматизация закупок полезна в разных ситуациях. Вот ключевые признаки, что компании пора пересмотреть систему:

Обрабатывает десятки заявок в день. Если в компании несколько подразделений и каждый отдел оформляет заявки на товары, оборудование или услуги, процесс становится сложным. Без автоматизации заявки теряются, дублируются, согласуются слишком долго.

Работает с поставщиками постоянно. В рознице, производстве, логистике, строительстве и сфере услуг закупки идут регулярно. Нужно контролировать сроки, цены, контракты и качество. Система помогает следить за историей заказов и оценивать надежность партнеров.

Использует склад. Если компания пользуется складом, важно отслеживать, сколько товара осталось, как он движется и когда нужно пополнять запасы. Без системы появляются излишки или дефицит. Автоматизация помогает держать запасы под контролем.

Планирует бюджеты. В закупках легко выйти за лимит, особенно если заявки идут из разных отделов. Автоматизация закупок на предприятии показывает, куда уходит бюджет, помогает ограничивать траты и исключает лишние заказы.

Хочет ускорить работу. С автоматизацией ответственные сотрудники тратят меньше времени на проверку заявок, бухгалтерии не нужно собирать отчеты из разных источников. Все уже в системе, в нужной форме и с актуальными данными.

Как выбрать программу для системы закупок

Платформы для автоматизации закупок могут решать разные задачи — от узкоспециализированных до комплексных. Ниже — основные типы платформ.

Специализированные платформы для закупок. Автоматизируют отдельные этапы процесса: тендерные процедуры, контроль лимитов или сбор заявок от подразделений. Такие решения можно внедрять точечно — под конкретную задачу. Например, на платформе «Березка» можно собирать коммерческие предложения и автоматически выбирать поставщика по заданным критериям.

Товароучетные системы. Фиксируют поступления, списания, остатки на складе, движение товаров между подразделениями. Помогают избежать дефицита и точнее планировать закупки. Чаще всего используются в рознице и производстве.

ERP-системы (от англ. Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия). Облегчают управление ключевыми процессами компании: финансы, склад, логистика, производство и закупки. Помогают контролировать бюджет, формировать заказы, отслеживать остатки и соотносить закупки с планом продаж. Например, с помощью 1С:ERP компания управляет всем процессом закупки — от подачи заявки до списания со склада и бухгалтерского учета.

СЭД (системы электронного документооборота). Автоматизируют работу с документами: заявки, договоры, акты, спецификации. Файл двигается по цепочке, которая задана в системе. Можно увидеть, на каком шаге документ и подписать его электронной подписью, без распечаток и сканов.

SRM-системы (от англ. Supplier Relationship Management — управление взаимоотношениями с поставщиками). Управляют базой поставщиков: здесь можно вести карточки контрагентов, сохранять историю заказов, контролировать условия работы. Системы помогают оценивать надежность поставщиков, сравнивать цены и готовить аналитические отчеты. Полезны, если поставщиков много или часто меняются условия.

Комплексные системы. Сочетают функции ERP, СЭД и SRM на одной платформе. Они автоматизируют все этапы закупок — от работы с поставщиками до бухгалтерского учета. Например, Битрикс24 помогает формировать заявки, отслеживать их согласование, работать с поставщиками и контролировать остатки товаров в едином окне.

На что обратить внимание при выборе системы

Перед внедрением стоит протестировать систему в деле — многие решения предлагают бесплатный доступ на ограниченное время или демоверсию. Это поможет оценить, насколько платформа подходит под ваши задачи. Ниже — ключевые параметры, на которые стоит обратить внимание.

Интеграция с другими системами. Проверьте, как решение работает с бухгалтерией, складской и финансовой программой. Чем проще интеграция, тем меньше рисков и затрат.

Гибкость. Система должна легко адаптироваться под рост компании. Проверьте, можно ли добавить новые поля, настроить маршруты согласования, подключить внешние сервисы.

Простота. Понятный интерфейс снижает нагрузку на сотрудников. Если система требует долгого обучения, ею будут пользоваться неохотно, процесс встанет.

Прозрачность. Важно, чтобы система показывала текущие статусы, суммы, сроки и ответственных по каждой заявке. Не нужно будет писать письма, звонить и запрашивать информацию.

Безопасность. Проверьте, как система защищает данные. Есть ли разные уровни доступа, история изменений, резервное копирование.

Поддержка. Важно, чтобы у системы была техническая поддержка и документация. Уточните, как быстро решают проблемы, как часто выпускают обновления и можно ли доработать платформу под свои задачи.

Как организовать систему закупок

Автоматизировать закупки можно в Битрикс24. Разберем на примере уфимской компании «Ювекс», оптового поставщика промышленной химии и реактивов.

Ниже — пошаговая схема, как компания организовала систему закупок с помощью Битрикс24.

Шаг 1. Провели аудит всей цепочки закупок: от заявки до согласования

В «Ювекс» заявки на закупки обрабатывались вручную. Процесс занимал до двух часов, данные терялись, согласование затягивалось на 2-3 дня. Команда провела аудит: зафиксировала, кто подает заявки, как передаются данные, где возникают задержки и кто принимает итоговое решение. Это позволило выявить узкие места, сформировать техническое задание и подготовить систему к автоматизации.

Почему это нужно. Задача — не перенести хаос в цифровую форму, а выстроить четкий процесс. Важно понять, как устроены закупки сейчас: кто подает заявки, как передаются данные, сколько сотрудников участвуют в согласовании, где все ломается и кто принимает итоговое решение. Это помогает определить, какие этапы стоит автоматизировать, а какие — пересмотреть.

Шаг 2. Настроили этапы

Процесс в «Ювекс» решили сделать таким. Менеджер создает заявку, система автоматически передает ее в отдел снабжения. Все данные по номенклатуре, количеству и срокам сразу подтягиваются в карточку. Заявка проходит согласование за 30 минут вместо нескольких часов, а после одобрения заказ поставщику сразу формируется в «1С».

Почему это нужно. Когда каждая заявка движется по четкой схеме автоматически, нет риска потерять данные. В программе всегда видны статус и ответственные. В Битрикс24 можно задать последовательность действий, добавить поля для суммы, состава закупки и сроков.

Шаг 3. Интегрировали программу закупок с учетными системами

В «Ювекс» настроили интеграцию с «1С» — данные по 3000 контрагентов и 5000 товаров обновляются в реальном времени. Все заявки с сайта автоматически поступают в CRM, а дальше распределяются по воронкам: «Прямые продажи», «Тендеры» и «Контроль поставки». В итоге вся информация по клиентам и сделкам хранится в одном месте.

Почему это нужно. Заявки автоматически попадают в CRM, остатки и документы подгружаются из учета, а данные по клиентам, товарам и поставкам не теряются. Все отделы работают в одной системе, без дублирования. Битрикс24 можно связать не только с «1С», но и со складом и сайтом.

Шаг 4. Обучили сотрудников и запустили процесс

В «Ювекс» обучение прошло поэтапно: сначала Битрикс24 показали ключевым сотрудникам, затем настроили права доступа и подключили всю команду. Благодаря плавному запуску работники быстро привыкли к новой системе.

Почему это нужно. После настройки системы важно провести инструктаж. Сотрудники должны понимать, как оформлять заявки, кто за что отвечает на каждом этапе и как устроено взаимодействие между отделами. Лучше сначала протестировать процесс в одной команде, отладить детали, собрать обратную связь — и только потом масштабировать на всю компанию.

Результат

Было. До перехода на Битрикс24 в «Ювекс» не было единой системы. CRM не была связана с сайтом и «1С» — до 20% заказов приходилось переносить вручную. Заявки поступали через разные каналы, до 15% потенциальных сделок просто терялись. Процесс закупок занимал 2-3 дня, а задачи, поставки и претензии обрабатывались вручную.

Стало. После перехода на Битрикс24 все заявки заполняются в CRM автоматически — не нужно вносить данные вручную. Обрабатывать их начали на 40% быстрее. Закупки теперь проходят за один день, а не за три. Менеджеры тратят на 30% больше времени на работу с клиентами, а не на рутину. Руководство видит все этапы сделок, поставок и расчетов в одной системе.

Такой результат — не исключение, а показатель того, как система упрощает работу. Попробуйте Битрикс24 бесплатно и посмотрите, как может измениться ваш процесс закупок.

FAQ