Управление бизнесом — это система, которая помогает компании связывать цели, процессы и сотрудников в единый рабочий механизм. Она задает направление, упорядочивает работу и помогает добиваться результата.
В этой статье разберем, что такое управление бизнесом, какие цели и функции оно включает, а также какие инструменты помогают его организовать.
Что такое управление бизнесом
Управление бизнесом — это комплексная работа руководства компании, которая направлена на повышение эффективности бизнеса, его развитие и достижение целей.
Владелец компании самостоятельно или с помощью топ-менеджеров планирует стратегию, организовывает процессы, а также определяет, как лучше использовать ресурсы. У него есть видение: он понимает, к каким результатам хочет прийти, задает направление и намечает маршрут в общих чертах. Затем менеджмент реализовывает его планы на практике: налаживает работу отделов и управляет сотрудниками.
Пример управления бизнесом. Небольшая служба доставки постоянно срывала сроки. Диспетчеры принимали заявки по телефону и передавали данные курьерам в мессенджере. Курьеры самостоятельно управляли своей нагрузкой и выстраивали маршруты. Из-за этого не все клиенты получали заказы вовремя и редко обращались в службу повторно.
Руководитель понял, что нужно внедрять автоматизацию. Компания подключила систему для управления задачами, в которую приходят все заявки. Теперь диспетчеры видят загрузку команды и равномерно распределяют доставки. А курьеры с утра получают списки задач на день и готовые маршруты.
Благодаря качественному управленческому решению количество просроченных доставок сократилось до минимума. При этом компании не пришлось нанимать новых сотрудников.Зачем нужно управлять бизнесом
Когда руководитель выстраивает управление компанией, бизнес работает более предсказуемо. Цели становятся понятнее, решения — быстрее и точнее, а сотрудники — более скоординированными. Управление помогает согласовать цели, ресурсы и ответственность, снизить количество ошибок и вовремя реагировать на изменения рынка.
Грамотно выстроенная система управления дает компании несколько важных преимуществ.
- Упрощает планирование. У руководителя есть общее представление о том, куда нужно двигаться бизнесу. Когда он ставит цели, присваивает им приоритеты и распределяет ресурсы, команда получает план действий. И работает в соответствии с ним в ближайший месяц, квартал или год.
- Организовывает слаженную работу. Руководитель выстраивает структуру компании, распределяет роли и зоны ответственности, уточняет порядок взаимодействия между подразделениями. Благодаря этому процессы становятся прозрачнее, а сотрудники понимают, за что отвечают и каких результатов от них ждут.
- Помогает отслеживать прогресс. Когда цели намечены, удобно контролировать основные показатели и проверять, все ли соответствует плану, чтобы вовремя принимать управленческие решения.
Какие цели ставят в рамках управления бизнесом
Грамотные управленческие решения ведут к качественным результатам. Вот примеры целей управления бизнесом, приоритеты которых каждая компания расставляет по-своему.
Финансовые цели
Одна из ключевых целей коммерческого бизнеса — получать прибыль. Чтобы ее достичь, руководитель ставит задачи:
- увеличить выручку;
- контролировать расходы;
- обеспечить стабильный приток денежных средств.
Финансовые показатели помогают руководству понять, насколько эффективно работает компания, какие направления стоит развивать и как распределять ресурсы.
Операционные цели
Компании нужны стабильные и предсказуемые процессы — все отделы должны работать слаженно, без сбоев и узких мест. Операционные цели могут касаться продаж, производства, логистики, поддержки и других направлений. Например:
- увеличить производительность отдела;
- автоматизировать документооборот;
- улучшить сервис.
Цели развития
Для успешного роста компании нужно адаптироваться к изменениям рынка. Цели развития тесно связаны со стратегическим планированием и работают на перспективу: компания заранее вкладывает ресурсы, чтобы в будущем получить конкурентное преимущество. К таким целям относят:
- масштабирование бизнеса;
- выход на новые рынки;
- запуск новых продуктов;
- развитие команды.
Клиентские цели
Если бизнес стабильно работает над клиентскими целями, он получает устойчивый спрос и лучше закрепляется на рынке. Такие цели помогают компании удерживать покупателей и укреплять лояльность аудитории. К ним относят:
- увеличение числа повторных покупок;
- повышение качества сервиса;
- расширение базы постоянных клиентов.
Все виды целей связаны между собой, и достижение одних может повлиять на другие. Например, когда компания запускает новый продукт, это помогает ей закрыть финансовые цели, но может потребовать новых операционных решений.
Какие подходы используют в управлении бизнесом
Обычно руководитель выстраивает управление компанией в соответствии с ее задачами, масштабом и скоростью изменений на рынке. Разберем несколько подходов, которые чаще всего встречаются на практике.
Стратегическое управление
Стратегическое управление отвечает на вопрос «куда движется компания» и помогает принимать решения с учетом этого горизонта. Сюда входит долгосрочное планирование, расстановка приоритетов и видение компании на три-пять лет вперед. Когда бизнес работает по стратегии, он осознанно тратит ресурсы и вписывает все решения в единую логику.
Операционное управление
Операционное управление отвечает на вопрос «как эффективно работать сегодня». Например, как организовать ежедневные процессы и выполнять задачи в срок, как контролировать работу на уровне конкретных подразделений, как быстро замечать и исправлять ошибки.
Процессный подход
Компания оценивает эффективность работы не с точки зрения конкретных специалистов, а по качеству бизнес-процессов. Каждый процесс описывают, измеряют и улучшают. Руководитель смотрит не на то, чем заняты подчиненные, а на то, что происходит с задачами: где возникают задержки и ошибки, какие этапы можно сократить или автоматизировать.
Управление по целям
Руководитель и сотрудник совместно формулируют конкретные цели на период. Цели ранжируются сверху вниз: от стратегии компании — к целям отделов, от целей отделов — к задачам конкретных специалистов. Каждый сотрудник понимает, что от него ожидают и как его работа влияет на общий результат. Такой способ управления уменьшает необходимость ручного контроля, потому что важно не количество активности, а результат.
Гибкий подход
Agile — гибкий подход к управлению, который хорошо работает в условиях быстро меняющейся среды: в проектной работе, продуктовых командах, при выходе на новые рынки. Команда двигается короткими циклами, руководитель регулярно проверяет прогресс и корректирует направление, если условия изменились.
Практическая реализация подхода Agile — метод Scrum. Работа делится на спринты — циклы от одной до четырех недель. Все задачи видны на доске: что нужно сделать, что еще в работе, что уже готово. Приоритеты определяет владелец продукта, а скрам-мастер помогает команде соблюдать подход и устранять препятствия в работе.
Какие программные инструменты помогают управлять бизнесом
Современное управление бизнесом опирается на программные продукты, которые автоматизируют и упорядочивают процессы в компании. Такие инструменты используют и в больших корпорациях, и в малом бизнесе. Крупный бизнес обычно внедряет сложные системы с локальным размещением на собственных серверах. Небольшие компании выбирают более простые облачные сервисы c быстрым запуском и настройкой.
ERP-системы
ERPERP (Enterprise Resource Planning) — система планирования ресурсов предприятия — комплексные системы для автоматизации главных бизнес-процессов компании: финансов и бухгалтерии, логистики и склада, продаж и производства, закупок, управления персоналом и других. ERP обычно используют компании с более сложными процессами и большим количеством данных, чаще всего это средний и крупный бизнес. Примеры: SAP ERP, 1С:ERP, Галактика ERP.
CRM-системы
CRMCRM (Customer Relationship Management) — система управления взаимоотношениями с клиентами — ключевой инструмент для отделов продаж и обслуживания клиентов. Система помогает автоматизировать работу со сделками, контролировать эффективность воронки и фиксировать всю историю взаимодействия с каждым клиентом. Инструмент сокращает рутину для менеджеров продаж и повышает качество клиентского сервиса. Примеры: Битрикс24 CRM, 1С:CRM, «Мегаплан».
ЭДО
Системы ЭДО переводят работу с документами в цифровой формат и помогают компании избежать бумажных архивов. Сотрудники создают документы, согласуют договоры, подписывают их электронной подписью и быстро находят нужную информацию в общей системе. Примеры: Битрикс24 КЭДО, «Контур.Диадок», Docsvision.
HRM — системы управления человеческими ресурсами
HRM-системы разработаны для цифровизации и автоматизации работы с сотрудниками: трудоустройства, обучения, мотивации и кадрового документооборота. Примеры: Битрикс24 Enterprise HRM, 1С:ЗУП.
Таск-менеджеры
С помощью таких систем руководитель ставит задачи, распределяет их между сотрудниками и следит за сроками выполнения. Таск-менеджер показывает загрузку команды, текущий статус каждой задачи и подсвечивает риски срыва дедлайнов. Весь процесс хранится в едином пространстве: команда работает по приоритетным направлениям, сотрудники не теряют задачи в чатах, почте и таблицах. Примеры: Битрикс24 Задачи, Directum Projects.
Как повысить эффективность управления
Чтобы улучшить организацию и управление бизнесом, руководителю нужно разобраться, где компания теряет время и деньги, что мешает команде работать слаженно. А затем подобрать инструменты, которые помогут решить эти проблемы.
С чего начать
Оптимизацию системы управления можно начать с аудита бизнес-процессов. Во время него нужно проверить, на каких этапах компания работает эффективно и по плану, а на каких теряет ресурсы. Длительность такого анализа зависит от размера бизнеса и сложности процессов: в небольшой компании его можно провести за несколько дней, а в крупной нужно потратить недели. После того как руководитель собирает список узких мест, он присваивает проблемам приоритеты, а потом выбирает и внедряет подходящие инструменты.
Что автоматизировать
В ходе аудита руководителю нужно выяснить, какие повторяющиеся операции можно автоматизировать с помощью программных продуктов. Это могут быть долгие согласования, ежедневные напоминания или регулярные отчеты. Автоматизация нужна там, где сотрудники из раза в раз вручную заполняют формы и сводят данные, переносят информацию из одной системы в другую, проговаривают на созвонах то, что можно емко сформулировать письменно. В первую очередь можно автоматизировать задачи с четкими и устоявшимися правилами работы, а потом перейти к нестандартным процессам.
Как отслеживать эффективность
На старте можно выделить несколько простых метрик. Например:
- Долю задач, которые команда закрывает вовремя.
- Долю процессов без прямого участия руководителя.
- Динамику выручки по сравнению с прошлым периодом.
- Скорость ответа на запрос клиента.
Точный список руководитель определяет сам в зависимости от его целей и задач. Еженедельно отслеживать три-четыре простых показателя может быть полезнее, чем раз в квартал строить сложные аналитические отчеты, — важно, чтобы из данных можно было делать выводы.
Частые вопросы
Управление бизнесом и компанией охватывает несколько ключевых направлений работы компании:
- Финансы — планирование бюджета, контроль расходов и оценку рентабельности.
- Персонал — подбор сотрудников, распределение ролей и развитие команды.
- Процессы — организацию и координацию внутри компании.
- Стратегию — направление развития и цели на будущее.
- Работу с клиентами — привлечение и развитие отношений с покупателями.
Чтобы управлять этими направлениями, руководитель использует функции планирования, организации, мотивации и контроля.
Типичные управленческие проблемы возникают из-за системных просчетов. Вот примеры:
- Руководитель берет на себя слишком много операционных решений вместо того, чтобы выстроить процессы, по которым команда сможет работать самостоятельно.
- Цели есть, но они не связаны с конкретными задачами и сроками. В результате сотрудники постоянно заняты, но видимый прогресс не происходит.
- Контроль за процессами не должен сводиться к наблюдению за занятостью сотрудников. Важнее оценивать результаты и качество выполнения задач.
Набор инструментов зависит от размера компании. Небольшим организациям до пятнадцати человек будет достаточно мессенджера, таск-трекера и таблиц для финансового учета. Для компаний со штатом в несколько десятков человек нужны комплексные системы, которые объединяют ключевые процессы компании в едином пространстве.
Что в итоге
- Управление бизнесом — система, которая связывает цели, людей, процессы и инструменты в единое целое. Эффективное управление упрощает планирование, организовывает слаженную работу и помогает отслеживать прогресс.
- Есть несколько подходов, которые компания может сочетать друг с другом: стратегическое и операционное управление, процессный и гибкий подход, управление по целям.
- В зависимости от масштаба и задач бизнеса, компании нужно подобрать программные инструменты: ERP-систему, CRM-систему, ЭДО, HRM, таск-менеджер или другое необходимое ПО.
- Управление — это процесс, а не разовая задача. Поэтому нужно регулярно проверять отчеты, проводить аудит, находить узкие места и возможности для автоматизации.