Сделки компаний и частных лиц часто заключают на небольшие суммы, к тому же многие ООО и ИП работают в основном с B2B-аудиторией. Поэтому могут не знать многих правил: когда и как нужно пробивать чек, нужна ли онлайн-касса, какие документы важны. При этом наказания за нарушения серьезные. Например, минимальный штраф для организации за расчет без кассы — 30 000 рублей, что может быть в разы больше суммы продажи.
В статье разбираем, как продавать физлицам: какие документы оформить, когда нужно пробить чек, какие налоги заплатить и как принять возврат.
Попробуйте бесплатно →
Что считается продажей физическому лицу
Продажа физическому лицу — это сделка, при которой гражданин покупает товар или услугу для личных нужд.
Гражданский кодекс называет такую сделку розничной куплей-продажей. Признаки описаны в статье 492 ГК РФ. Так, например, розница отличается от опта целью покупки: человек берет товар для себя, а не для бизнеса. Количество и способ оплаты на это не влияют. Допустим, человек купил 100 листов металлочерепицы. Если товар ему нужен для строительства своего дома, он остается розничным покупателем.
От того, считается сделка розничной или оптовой, зависит почти каждый следующий шаг: какие документы оформить, когда пробить чек, какие налоги заплатить. Статус покупателя влияет и на то, действует ли закон «О защите прав потребителей». Он дает гражданину право вернуть товар и требовать компенсацию. Поэтому продавцу важно сразу понимать, с кем он работает. Подробнее о границе между оптом и розницей рассказали в статье.
Может ли ООО или ИП продать товар и услугу физическому лицу
Компании могут продавать товары и услуги физическим лицам. Продажа ООО физическому лицу и продажа ИП подчиняются одним правилам. Ограничения касаются отдельных товаров — маркированных или лицензируемых — и порядка оформления. На практике продавцы попадают в одну из трех ситуаций, от которой зависит набор документов:
- Регулярная розница: магазин, интернет-магазин, продажи через соцсети и мессенджеры. Продавец работает с потоком покупателей, поэтому в этом случае нужны онлайн-касса, публичная оферта и отлаженный порядок возврата.
- Разовая продажа имущества, не связанного с основной деятельностью. Например, компания продает списанное оборудование, автомобиль или мебель. Иногда — своему сотруднику или директору. Такие сделки случаются редко, и их часто не проводят через кассу. Налоговая при этом считает разовую продажу таким же расчетом с гражданином, как если бы он купил товар в вашем магазине.
- Услуги физлицам: ремонт, обучение, консультации. Договор обычно заключают через оферту или в письменной форме, а оплату принимают по ссылке или на расчетный счет. Чек пробивают по тем же правилам, что и при продаже товаров.
Для самозанятых другие правила. Они не применяют онлайн-кассу и формируют чеки в приложении «Мой налог». При этом по закону самозанятым нельзя перепродавать чужие товары, поэтому этот режим подходит для реализации услуг и товаров своего производства.
Какие документы оформить при продаже физическому лицу
Кассовый чек обязателен при любой продаже товара физическому лицу. Статья 493 ГК РФ устанавливает отдельное правило: договор розничной купли-продажи считается заключенным с момента выдачи чека. То есть отдельный письменный договор в рознице не нужен — его заменяет чек.
Товарный чек нужен в двух случаях: когда покупатель просит расшифровку покупки или когда в кассовом чеке нет наименования товара. Если онлайн-касса печатает полный перечень, отдельный товарный чек не обязателен — кассовый чек подтверждает расходы.
Для сделок между компаниями применяют накладную ТОРГ-12 и УПД. Для физлица эти документы не нужны: ему достаточно чека. Но некоторые компании выдают их, если покупка крупная, чтобы у покупателя остался документ с перечнем товаров и суммой.
Счет-фактуру при продаже физлицу тоже не выставляют. По пункту 7 статьи 168 НК РФ при расчете наличными с выдачей чека продавец освобожден от этой обязанности. При оплате картой или переводом счет-фактура составляется в одном экземпляре для учета у продавца, но покупателю ее не передают.
Чтобы было проще разобраться, когда и какие нужны документы и чеки, собрали ситуации в таблице.
| Ситуация | Договор | Первичные документы | Чек |
| Продажа в магазине, расчет на месте | Устный | Нет | Кассовый. Товарный выдают по просьбе покупателя или если в кассе нет наименования товара |
| Продажа в интернет-магазине или мессенджере | Публичная оферта | Накладная или акт — по желанию сторон | Кассовый |
| Оплата на расчетный счет | Оферта или письменный договор | Счет | Кассовый |
| Разовая продажа оборудования, автомобиля, мебели | Письменный договор купли-продажи | Акт приема-передачи по форме компании | Кассовый |
| Продажа недвижимости | Письменный договор, государственная регистрация перехода права | Передаточный акт | Кассовый |
| Продажа услуг | Оферта или письменный договор | Акт — по желанию сторон | Кассовый |
В таблице собраны типовые ситуации. Но бывают частные случаи, например, продажа сотруднику с удержанием из зарплаты. В такой ситуации важно не только оформить документы, но и знать, когда пробивать чек.
Нужна ли онлайн-касса при продаже физическому лицу
Кассу применяют при любой оплате от физлица: наличными, картой, через СБПСБП, или система быстрых платежей, — это сервис Банка России для мгновенных переводов по номеру телефона или QR-коду, по ссылке, по квитанции и переводом на расчетный счет. Это правило закреплено в статье 2 закона 54-ФЗ. Там же указаны и исключения, кому касса не нужна. Например, самозанятым, организациям в отдаленных и труднодоступных местностях.
Многие компании считают, что при безналичной оплате чек не нужен. Это верно только для расчетов между организациями и ИП: когда деньги идут с расчетного счета на расчетный счет. Если платит гражданин, чек обязателен, даже когда он перевел деньги по реквизитам из счета. Минфин неоднократно писал об этом, например в письме от 24.08.2020 №03-01-15/73999.
При переводе на счет чек можно пробить с отсрочкой. Пункт 5.3 статьи 1.2 закона 54-ФЗ разрешает сформировать чек не позднее рабочего дня после расчета, но не позднее передачи товара. Покупателю чек отправляют на почту или по номеру телефона. В чеке указывают признак расчета «Приход».
Если была предоплата, нужно оформить два чека. Первый — в день аванса с признаком «Предоплата» или «Аванс». Второй — при отгрузке с признаком «Полный расчет» и зачетом аванса.
Компания без кассы, которая редко продает свои продукты гражданам, может выбрать один из трех вариантов.
| Вариант | Пояснение | Сложность подключения |
| Облачная касса в аренду | Касса физически находится в дата-центре провайдера. Чек формируется автоматически при оплате на сайте или создается продавцом вручную через приложение или личный кабинет | Средняя: нужно заключить договор с оператором фискальных данныхКомпания-посредник, которая принимает, шифрует, хранит и передает сведения о каждой продаже с вашей онлайн-кассы в Федеральную налоговую службу (ФНС), зарегистрировать кассу в налоговой, интегрировать ее с сайтом |
| Физическая касса в аренду | Продавцу выдают обычный кассовый аппарат на время аренды | Средняя: действия такие же, как и в предыдущем варианте. Еще нужно получить устройство и настроить его |
| Платежный агрегатор с чеками | Сервис принимает оплату по ссылке и сам формирует чек. Не подходит для розничных точек и для продажи маркированных товаров. | Низкая: нужно заключить договор с компанией-агрегатором, которая настроит сервис |
Ответственность за работу без кассы
Штрафы за нарушения устанавливает статья 14.5 КоАП РФ.
| Нарушение | ИП и должностные лица | Юридические лица |
| Приняли оплату без кассы | От 1/4 до 1/2 от скрытой суммы, но не менее 10 000 рублей | От 3/4 до полной скрытой суммы, но не менее 30 000 рублей |
| Нарушили повторно, при этом общая сумма скрытой выручки накопилась от 1 млн рублей | Дисквалификация на 1-2 года ИЛИ закрытие бизнеса до 90 суток | Приостановление деятельности до 90 суток |
| Взяли деньги, но не выдали чек | Предупреждение или штраф 2000 рублей | Предупреждение или штраф 10 000 рублей |
Малому и среднему бизнесу суд может заменить первый штраф предупреждением по статье 4.1.1 КоАП РФ. Еще один способ избежать наказания — самому пробить чек коррекцииДокумент, которым продавец исправляет пропущенный или ошибочный расчет и заявить в налоговую до того, как ФНС найдет ошибку.
В феврале 2026 года Госдума одобрила в первом чтении новый законопроект №1096244-8, который сильно ужесточит наказания. Главное новшество — минимальный штраф за работу без кассы планируют поднять до 150 000 рублей.
Как принимать оплату от физического лица
Покупатели все реже используют бумажные деньги. По данным Банка России, в первом квартале 2026 года доля безналичных платежей в рознице достигла 88,9%. Основные способы, комиссии и другие нюансы собрали в таблице.
| Способ оплаты | Скорость зачисления денег | Комиссия банка или сервиса | Удобство для клиента | Чек |
| Наличные | Сразу | Нет | Привычный способ | Выдает касса на месте |
| Банковская карта | Обычно на следующий рабочий день | Зависит от банка и тарифа | Привычный способ | Через POS-терминалАппаратно-программный комплекс для проведения безналичных платежей или смарт-кассу |
| СБП | Обычно в течение минуты | Зависит от банка и тарифа | Удобный способ, достаточно телефона | Касса, интегрированная с сервисом оплаты |
| Ссылка на оплату | От нескольких минут до рабочего дня | Зависит от сервиса и тарифа | Подходит для оплаты в чатах | Автоматически через облачную кассу |
| Перевод на расчетный счет | От нескольких минут до рабочего дня | Зависит от банка клиента | Наименее удобный, нужно вносить реквизиты | Вручную по банковской выписке |
Лимит 100 000 рублей на обычных граждан не распространяется. Ограничение из Указания ЦБ №5348‑У действует только для расчетов между компаниями и ИП. Обычный человек может оплатить наличными любую сумму. Но если физлицо покупает что-то для своего бизнеса как ИП, лимит сразу начинает действовать.
Не принимайте деньги на личную карту. Налоговая считает такие переводы выручкой в обход кассы. За это грозят доначисление налогов и штрафы по статье 14.5 КоАП РФ. Кроме того, банк заблокирует карту за незаконную предпринимательскую деятельность по 115-ФЗ.
Как устроен налоговый учет при продаже товаров физлицам
Для налоговой службы реализация физическому лицу товаров или услуг — это обычная розничная выручка. Обязанность по уплате налогов и порядок их расчета зависят исключительно от налогового режима продавца, а не от статуса покупателя.
| Режим продавца | Налог при продаже физлицам | Нюансы |
| ОСН — общая система налогообложения | НДС 22%, налог на прибыль для ООО или НДФЛ (для ИП) | Налог закладывается в цену. НДС обязательно выделяется в чеке, а сама операция отражается в книге продаж |
| УСН — упрощенная система | Единый налог (по ставке «Доходы» или «Доходы минус расходы»). НДС — только при превышении лимита | При доходе от 20 млн рублей платят НДС на выбор: • Пониженный 5 или 7%, но без права на вычеты • Стандартный 22%, но с правом уменьшать налог на НДС от поставщиков. Подробнее читайте в статье |
| АУСН — автоматизированная упрощенная система | Фиксированный налог по данным касс и банковских выписок | Налог рассчитывается автоматически: каждый пробитый чек сразу передается в налоговую и влияет на сумму к уплате |
| ПСН — патентная система | Фиксированная стоимость патента | Патент освобождает от налогов с выручки, но в рамках указанного в нем вида розничной деятельности |
| НПД — налог на профессиональный доход | 4% | Чек формируется в приложении «Мой налог». Перепродавать чужие товары на этом режиме нельзя |
Поскольку розничный покупатель платит итоговую сумму, плательщик НДС вычисляет сумму налога по расчетной ставке.
Формула расчета: сумма продажи × 22 / 122
Ставка НДС 22% применяется ко всем отгрузкам, совершенным с 1 января 2026 года, даже если предоплата за товар поступила раньше. Если у вас возникли сложности с перенастройкой кассы под новые требования, обратитесь к официальным рекомендациям ФНС России. В своем письме от 11.12.2025 №АБ-4-20/11176@ ведомство разъяснило порядок перехода кассы на новую ставку.
Отдельный случай — продажа основного средства, то есть имущества, которое компания использовала больше года. Выручку признают доходом, остаточную стоимость — цену объекта за вычетом амортизации — учитывают в расходах. НДС начисляют в общем порядке. Бухгалтерские проводки зависят от учетной политики, их лучше сверить с главой 25 НК РФ.
Что делать, если физлицо покупает товар для бизнеса
Если покупатель приобретает товар для бизнеса, налоговая служба оценивает не статус человека, а суть сделки. Ключевые критерии — объем товара, например партия кровли на целый поселок, с какого счета поступили деньги — с личного или расчетного счета ИП. Если сделку признают оптовой, изменятся налоговые последствия и комплект закрывающих документов.
Чтобы избежать споров, фиксируйте цель покупки в договоре или заказе:
- Выясните у покупателя, берет он товар для себя или для бизнеса. Формулировки «для личных нужд» или «для предпринимательской деятельности» разграничат ответственность.
- Если ИП платит личной картой на кассе, пробейте обычный кассовый чек, как физлицу.
- Если покупателю нужны закрывающие документы на ИП, оформите договор поставки и универсальный передаточный документ.
- Если сделку переоформляют на ИП задним числом, сделайте чек «Возврат прихода» по физлицу. Затем пробейте новый чек «Приход», укажите в нем наименование и ИНН предпринимателя.
Как оформить возврат товара от физического лица
Когда покупатель-физлицо возвращает товар, продавец обязан принять заявление, выдать деньги и пробить чек с признаком расчета «Возврат прихода». Порядок действий и сроки зависят от качества товара и того, как именно его продали.
Если товар качественный
Покупку в магазине регулирует статья 25 ЗоЗПП. Гражданин вправе обменять или вернуть непродовольственный товар надлежащего качества в течение 14 дней, не считая дня покупки. Есть исключение — товары из перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 31.12.2020 №2463. Туда входят, например, ткани на метраж, некоторые бытовые товары и техника с гарантийным сроком.
Для дистанционной продажи действует статья 26.1 ЗоЗПП. Гражданин может отказаться от товара в любой момент до получения и в течение семи дней после. Если продавец не сообщил в письменной форме порядок и сроки возврата, срок вырастает до трех месяцев. Деньги продавец возвращает не позднее десяти дней после требования покупателя.
Если товар с браком
Продавец обязан принять бракованный товар. Если есть сомнения в причинах поломки, магазин проводит проверку качества, а в случае спора — независимую экспертизу за свой счет согласно статье 18 ЗоЗПП.
Если покупатель требует вернуть деньги, их нужно выплатить в течение десяти дней согласно статье 22 ЗоЗПП. Экспертизу нужно провести в этот же десятидневный срок.
Если покупатель хочет заменить товар, продавец обязан сделать это в течение семи дней согласно статье 21 ЗоЗПП. Когда магазину нужна дополнительная проверка качества товара, этот срок увеличивается до 20 дней. Если же нужного товара для замены нет на складе, закон дает продавцу на процедуру до месяца.
Какие нужны документы
Обязательно возьмите от покупателя заявление на возврат в свободной форме, но с паспортными данными и реквизитами и оформите чек возврата. Накладную на возврат товара составлять необязательно — это делается по усмотрению компании.
Если продажу регистрировали в книге продаж, возврат отражают в книге покупок с кодом вида операцииШифр, который сообщает налоговой тип операции 17. Этот шифр сообщает налоговой службе, что НДС с этой сделки корректируется из-за возврата. Деньги обычно возвращают тем же способом, каким их получили, так проще сопоставить чек и платеж.
Как автоматизировать продажи физлицам в CRM
CRM помогает не потерять оплаты и чеки. Менеджер выставляет счет или ссылку на оплату прямо в карточке сделки, а онлайн-касса формирует чек после оплаты. Для B2C-продаж это удобно: частных клиентов много, суммы разные, для всех платежей нужны чеки. Подробнее об этом рассказали в статье.
В Битрикс24 CRM менеджер заводит клиента как контакт, а не как компанию. Счет он тоже выставляет на контакт. Так в карточке сразу видно, что покупатель — физлицо, и бухгалтер не перепутает порядок оформления. Телефон и e-mail клиента сохраняйте с типом «Рабочий»: только такие данные попадают в чек.
В Битрикс24 CRM за прием оплаты отвечает Центр продаж. Менеджер формирует ссылку на оплату в карточке сделки и отправляет ее клиенту в СМС, чат или мессенджер. Статус оплаты появляется в той же карточке, поэтому менеджеру не приходится сверять выписки вручную. Для оплаты по QR-коду через СБП подключают Битрикс24 Терминал и аккаунт ЮKassa. Терминал выдает только терминальный чек, поэтому фискальный чек печатают через онлайн-кассу.
Онлайн-кассу можно выбрать прямо в карточке сделки, в окне приема оплаты. Подключить ее заранее можно и в разделе Центр продаж → Кассы. Orange Data подключается напрямую. Кассы «Атол», «Эвотор» и «Штрих‑М» работают через сервис «Бизнес.Ру Онлайн-Чеки», а «Атол» можно подключить и напрямую. У некоторых касс есть варианты с пометкой ФФД 1.2. ФФД — это формат фискальных документов, то есть набор требований к данным в чеке. Какую версию выбрать, уточните у провайдера кассы. Если чеки печатает своя касса в офисе или магазине, подойдет вариант «Своя офлайн-касса».
Еще один вариант — чеки от платежного сервиса, например ЮKassa или Robokassa. Другие кассы добавляют приложениями из Маркетплейса. Касса отправляет чек клиенту и в ОФД — оператору фискальных данных, который передает сведения о чеках в налоговую. Если оплата пришла на расчетный счет, чек добавляют вручную.
CRM автоматизирует продажи, но не заменяет всю инфраструктуру. Перед подключением учтите ограничения:
- Битрикс24 не заменяет кассу и договор с ОФД. Компании понадобится своя онлайн-касса или платежный сервис, который формирует чеки.
- CRM не ведет бухгалтерский и налоговый учет. Для книги продаж и налоговой отчетности нужна интеграция с учетной системой.
- Терминал пока не работает с чеками от ЮKassa. Если принимаете оплату через Терминал, печать чеков в кабинете ЮKassa придется отключить.
- Набор касс и платежных систем зависит от тарифа и региона. Перед подключением сверьте список в справочном центре.
Пример. «Автоимпорт» поставляет и продает автомобили из-за рубежа, у компании офисы в Краснодаре и Сочи. Заявки приходили с сайта, из мессенджеров, Avito и «Авто.ру», часть переписки оставалась в личных телефонах менеджеров. При этом компании нужно было принимать платежи официально и фиксировать их через ККТ. ККТ — это контрольно-кассовая техника, то есть онлайн-касса.
Интегратор «АйТи Будущего» доработал CRM под задачи компании: подключил ККТ и встроил прием оплат в CRM. Теперь каждый платеж связан с клиентом, автомобилем и этапом сделки. Менеджеры формируют договоры прямо из карточки сделки, а паспортные данные клиента автоматически попадают в его карточку. Отдельно настроили учет движения денег по Краснодару, Сочи и Бишкеку. Каждая операция привязана к автомобилю и сделке, поэтому руководитель видит, сколько денег пришло и ушло по каждому направлению.Какие ошибки допускают при продаже физическому лицу
Любая ошибка может привести к штрафу и предупреждениям от налоговой, спору с покупателем. Вот список самых частых ошибок:
- Не пробивать чек при оплате на расчетный счет. Налоговая сопоставляет выписки и данные касс и выявляет такие платежи.
- Принимать деньги на личную карту сотрудника. Это ведет к штрафу и блокировке карты.
- Не оформлять договор и акт при разовой продаже имущества. Без них компании трудно доказать условия сделки и обосновать расходы в налоговом учете.
- Не использовать кассу для разовых продаж. Минфин называет такую продажу расчетом, поэтому нужен чек.
- Не уточнять, кто платит — физлицо или ИП. От этого зависит, как оформить сделку: по правилам розницы или как поставку с договором и УПД. Если ИП продает физическому лицу товар, и покупатель платит с личной карты, чек все равно нужен.
- Путать сроки возврата для магазина и интернет-магазина. Покупатель может подать жалобу в Роспотребнадзор.
- Указывать в чеке старую ставку НДС. Чек с 20% после перехода на 22% придется исправлять чеком коррекции.
Когда продавать физлицам невыгодно
Продажи гражданам подходят не каждому бизнесу. Невыгодно продавать товар, который не предназначен для личного использования: промышленное оборудование, крупные партии сырья, комплектующие для производства. Закон «О защите прав потребителей» защищает граждан, поэтому компания несет расходы на возвраты и логистику, а при спорах о качестве — еще и на экспертизу за свой счет.
Ситуацию усложняет обязательная маркировка. При каждой розничной продаже касса должна передать в «Честный знак» данные о выводе товара из оборота. Для одной-двух сделок в год покупать и содержать кассу невыгодно.
Чтобы не нести эти расходы, компании передают такие продажи дилерам или выводят товар на маркетплейсы, где чеки и маркировку закрывает площадка. Если продажи разовые, подключают платежный агрегатор — он формирует чек, но обязанности по ЗоЗПП и маркировке остаются на продавце.
Частые вопросы
Да, закон не запрещает организациям продавать гражданам. Ограничения касаются отдельных товаров и порядка оформления. Сделку подтверждает кассовый чек, а при разовой продаже имущества — еще договор и акт.
Да, чек нужен и в этом случае. 54-ФЗ разрешает сформировать его не позднее рабочего дня после расчета, но не позднее передачи товара. Чек отправляют клиенту на электронную почту или по номеру телефона.
В рознице достаточно кассового чека, товарный чек выдают по просьбе покупателя. При разовой продаже имущества оформляют письменный договор, акт приема-передачи и кассовый чек. Для недвижимости добавляют государственную регистрацию перехода права.
В рознице договор не требуется. Но если стороны не исполняют сделку сразу, например при разовой продаже автомобиля, нужна простая письменная форма. Это указано в статье 161 ГК РФ. Договор купли-продажи с физическим лицом защищает обе стороны при споре.
Счет-фактура физическому лицу не нужен, потому что гражданин не принимает НДС к вычету. При продаже за наличные и по картам кассовый чек закрывает это требование. Продавец регистрирует продажи в книге продаж по чекам или сводной справке.
Что в итоге
- ООО, ИП и самозанятые могут продавать гражданам, но самозанятые — только услуги и товары собственного производства.
- В рознице сделку подтверждает кассовый чек, при разовой продаже имущества к нему добавляют договор и акт.
- Кассу применяют при любом способе оплаты от гражданина, включая перевод на расчетный счет и удержание из зарплаты.
- Налог зависит от режима продавца. Если продавец платит НДС, в чеке с 1 января 2026 года указывают ставку 22%. Для товаров, отгруженных после этой даты, ставка 22% применяется независимо от даты договора.
- Покупатели могут вернуть товар по ЗоЗПП. После покупки в магазине срок возврата 14 дней, если товар качественный и не входит в перечень невозвратных. Для дистанционной покупки — семь дней после получения. Если продавец не сообщил порядок возврата письменно — три месяца.