Как автоматизировать бизнес: разрабатываем план

Зачем внедрять автоматизацию

Автоматизация помогает компании работать эффективнее с меньшими затратами. Она приносит несколько преимуществ:

• Оптимизирует процессы и управление. Системы помогают упростить работу с клиентами, настроить электронный документооборот, связать производство, склад и логистику, организовать работу команды. Руководитель получает данные в режиме реального времени, делает выводы и корректирует стратегию, если обнаруживает проблемы.
• Ускоряет адаптацию новых сотрудников. Когда задачи автоматизированы, новичкам проще включиться в работу. Они видят структуру процессов и понимают, что нужно сделать, в какой последовательности и по какому стандарту.
• Повышает производительность. Система обрабатывает запросы и задачи без перерывов и выходных. Благодаря ей компания может выполнять больший объем работы за счет тех же ресурсов.
• Снижает количество ошибок. Автоматизация уменьшает человеческий фактор, потому что система корректно обрабатывает данные, не теряет и не дублирует информацию.
• Улучшает клиентский сервис. Когда система автоматически выполняет рутинные задачи, у сотрудников остается больше времени на взаимодействие с клиентами. Они быстрее реагируют на заявки, подробнее уточняют запросы и подбирают более подходящие решения. Такой сервис повышает доверие, укрепляет лояльность и увеличивает вероятность повторных продаж.

Что можно автоматизировать в компании

Автоматизировать можно почти любой регулярный процесс, который сотрудники повторяют по одному сценарию. Вот примеры направлений и задач, с которых можно начать:

• Продажи и работа с клиентами. CRM-система собирает заявки и автоматически создает карточки клиентов. Руководитель назначает ответственного менеджера, тот обрабатывает обращение и ведет покупателя по воронке продаж. Система сохраняет историю взаимодействий и вовремя напоминает о следующих шагах.
• Маркетинг. Маркетолог заранее загружает в систему характеристики сегментов целевой аудитории. А также задает сценарий: что и когда нужно отправить потенциальному клиенту. Программа отправляет нужные письма, СМС или push-уведомления в подходящий момент. Какие еще процессы можно автоматизировать в маркетинге, рассказали в статье.
• Финансы и документооборот. Система создает счета и акты по заданным условиям — например, после закрытия сделки. Документы не нужно каждый раз отправлять по почте или создавать вручную. Они автоматически формируются и уходят тем, кто должен согласовывать и подписывать их, в электронном виде.
• Управление задачами и проектами. В таск-трекере руководитель настраивает режим отображения задач — например, скрам- или канбан-доску, рабочее пространство для каждого сотрудника и вид отчетности. Помимо этого, он может создать шаблоны и правила для новых задач. Команда легко ориентируется в рабочем процессе и понимает, что нужно сделать и в какие сроки. А менеджер в режиме реального времени видит все, что происходит в проекте, отслеживает, укладываются ли сотрудники в сроки, и контролирует узкие места.
• HR и онбординг. HR-менеджер может настроить в системе сценарий для выхода на работу нового сотрудника. В первый день программа отправит ему доступы к корпоративному порталу, затем пришлет инструкции по ключевым процессам и поставит задачи на испытательный срок.
• Производство и логистика. Сервис для бизнеса оцифровывает все процессы для компаний с собственным производством и складом. Программа помогает сотрудникам быстро ориентироваться на складе, автоматически формирует заявки для поставщиков. Система контролирует загрузку оборудования на производстве и персонала, снижает себестоимость товаров и предоставляет данные обо всем — от закупки сырья до отгрузки готовой продукции.

Как разработать план автоматизации: пошаговая инструкция

План автоматизации — это дорожная карта: что нужно автоматизировать, в каком порядке, кто отвечает за каждый этап и какой результат должен получиться. Разберем, как составить маршрут.

Шаг 1. Изучите текущие процессы

Для начала определите, как компания работает сейчас: какие есть процессы, эффективно ли они выстроены и кто за них отвечает. Найдите узкие места — задачи, на которые у сотрудников уходит много времени, потому что они выполняют их часто и вручную. Например:

• менеджеры по продажам переписывают данные клиентов из почты в таблицу;
• бухгалтер каждый месяц собирает большой отчет из трех разных документов;
• HR сам рассылает одни и те же материалы каждому новому сотруднику.

Шаг 2. Расставьте приоритеты

Не стоит автоматизировать все сразу — можно начать с тех процессов, которые больше всего влияют на прибыль компании. В них цена ошибки самая высокая. Это может быть обработка заявок от потенциальных клиентов в отделе продаж или организация работы проектной команды.

Шаг 3. Сформулируйте цели

Они должны быть измеримыми. Например, если компания автоматизирует обработку входящих заявок, цели могут выглядеть так:

1. Сократить время первого ответа клиенту с двух часов до десяти минут.
2. Снизить долю потерянных заявок с 8 до 1%.
3. Уменьшить количество ручных шагов с десяти до четырех.
4. Увеличить конверсию из заявки в оплату с 20 до 30%.

Также стоит назначить срок — за какое время компания хочет добиться результатов.

Шаг 4. Подберите инструменты для автоматизации

Выберите систему и оцените, как она интегрируется с сервисами, которые уже использует компания, и выдержит ли она масштабирование бизнеса.

Вот основные типы инструментов:

• CRM-система помогает управлять работой с клиентами: фиксирует заявки, хранит историю общения с клиентом и визуализирует его движение по воронке продаж.
• ERP-система объединяет финансы, закупки, склад и производство. В ней можно планировать ресурсы, контролировать расходы и поставки. В чем ее отличие от CRM, подробно рассказали в нашем материале.
• MES-система управляет производством в режиме реального времени: отслеживает загрузку оборудования, объем выпуска и качество продукции.

Помимо них, компании часто используют:

• BPM-системы для автоматизации бизнес-процессов: через них согласовывают договоры, запускают проекты и создают внутренние заявки.
• RPA-инструменты — это программные роботы, которые выполняют рутинные действия: переносят данные между системами, формируют отчеты и заполняют документы.
• BI-системы для аналитики и отчетности: они собирают данные из разных источников и показывают ключевые показатели на дашбордах.

Удобно, когда все задачи можно автоматизировать на одной платформе. Битрикс24 объединяет CRM-систему, инструменты для командной работы и коммуникации, а также аналитику в одном окне. Не нужно подбирать разные сервисы и придумывать, как связать их между собой.

Шаг 5. Пропишите этапы внедрения, ответственных и сроки

Зафиксируйте последовательность работ и распишите этапы по месяцам. В результате у вас появится стратегический план автоматизации с конкретными задачами, ключевыми сотрудниками и дедлайнами.

Шаг 6. Составьте бюджет проекта

Обычно для автоматизации компании нужно:

• купить лицензию, оформить подписку или заплатить за разработку индивидуального решения;
• внедрить систему и настроить под свои процессы;
• связать с сервисами, с которыми уже работает бизнес;
• обучить сотрудников;
• обеспечить техническую поддержку.

Важно подробно просчитать стоимость интеграции. Для нее потребуется перенести данные, настроить обмен между системами и протестировать процессы, которые получились, в реальных рабочих условиях. Именно на этом этапе иногда возникает дополнительный объем задач. Если учесть это заранее, проект завершится без пауз и внеплановых трат.

Как внедрить автоматизацию

Вот как можно выстроить это на практике:

• Выберите пилотный процесс. Начните с одного отдела или одного направления — так проще быстро получить первые результаты и понять, что нужно доработать. Для пилота лучше всего подходит регулярная задача с понятной последовательностью действий: например, обработка входящих заявок или формирование счетов.
• Назначьте ответственного внутри компании. Нужен сотрудник, который будет координировать внедрение как самостоятельный проект: общаться с вендором, собирать обратную связь от команды и контролировать сроки.
• Обучите команду. Покажите, как система упрощает работу, на примере конкретных ежедневных задач. Когда сотрудники понимают пользу, они более позитивно воспринимают нововведения и с большей вероятностью будут регулярно использовать инструмент.
• Зафиксируйте первые результаты. Через две — четыре недели после запуска пилота оцените изменения: стало ли сотрудникам проще, как изменилась скорость обработки, снизилось ли количество ошибок.
• Скорректируйте настройки. Если результат оказался хуже, чем вы ожидали, разберите, почему так произошло, и обновите сценарии.
• Масштабируйте подход. Внедряйте автоматизацию последовательно. Так вы снизите риски и постепенно сформируете план автоматизации предприятия.

Автоматизацию проще запускать на платформе, где есть подходящие инструменты для настройки ваших процессов. Это позволит быстро адаптировать ее к задачам бизнеса и перейти от идеи к результату.

Частые вопросы