Менеджеры тратят много времени на заполнение таблиц, забывают перезвонить горячим клиентам, и те уходят к конкурентам. Руководитель не понимает, какие рекламные каналы приносят продажи, а какие работают впустую.
Все эти проблемы решает оптимизация продаж. Это процесс, который помогает продавать больше при тех же затратах времени и денег. В статье разбираем, что входит в оптимизацию и как внедрить ее в компанию за шесть шагов.
Что такое оптимизация продаж
Оптимизация продаж — это меры, которые помогают повысить эффективность отдела продаж и увеличить выручку. Компания анализирует, как работают менеджеры, находит слабые места и устраняет их.
Оптимизация процессов продаж включает четыре направления:
- Автоматизацию. Например, внедрение CRM. Чтобы данные о сделках хранились в одном месте, а менеджеры тратили меньше рабочего времени на рутину.
- Аналитику. Цифры покажут, какой канал коммуникации самый эффективный и на каком этапе воронки отказываются от покупки большинство заказчиков.
- Системную работу с клиентской базой. Чтобы все нужные сообщения и документы приходили вовремя, а покупатели становились постоянными.
- Обучение команды. Важно рассказать, зачем нужны новые алгоритмы и правила работы и как они помогут сделать работу менеджеров эффективнее.
Оптимизация поможет менеджерам продавать больше за то же время, компании — тратить меньше денег на привлечение одного клиента, а руководителю — видеть полную картину продаж и принимать обоснованные решения.
Зачем бизнесу оптимизировать продажи
Оптимизация систем продаж может напрямую повлиять на рост выручки компании, потому что она помогает выполнять сразу несколько бизнес-задач. Вот основные:
Увеличивает конверсию в продажу
Когда менеджеры работают по четкой системе, больше потенциальных клиентов становятся покупателями. Оптимизация систем продаж помогает выявить этапы, на которых чаще всего теряются лиды, и исправить проблемы.
Сокращает цикл сделки
Чем быстрее клиент проходит путь от первого касания до покупки, тем больше сделок закрывает менеджер за месяц. Оптимизация бизнес-процесса продаж убирает лишние шаги и ускоряет работу. Система сама напоминает о встречах и звонках — сотрудники не забывают о важных задачах.
Повышает средний чек
Когда менеджер видит полную историю взаимодействия с клиентом, ему проще предложить дополнительные товары или услуги. CRM подсказывает, что покупатель брал раньше, и автоматически формирует персональные рекомендации.
Удерживает больше клиентов
Система напоминает менеджерам связаться с клиентами, которые давно не покупали. Можно настроить автоматические рассылки с персональными предложениями для разных сегментов базы. Так компания возвращает ушедших клиентов и увеличивает повторные продажи.
Снижает нагрузку на менеджеров
Когда рутинные задачи выполняет система, у сотрудников освобождается время на продажи. Менеджеры перестают тратить часы на то, чтобы заполнить отчеты, найти информацию о клиентах или отправить письма вручную.
Выполнить все эти бизнес-задачи поможет CRM-система Битрикс24. Искусственный интеллект расшифрует звонок и сам заполнит карточку клиента, проанализирует покупки, а роботы отправят покупателю сообщение в зависимости от того, на каком этапе сделки он находится.
и автоматизируйте продажи с AI.
Как оптимизировать продажи
Шаг 1. Проанализируйте воронку продаж
Воронка продаж показывает путь клиента от первого контакта с компанией до покупки. Анализ воронки помогает найти этапы, на которых теряется больше всего потенциальных покупателей, и понять причины.
- Разбейте путь клиента на этапы. Например, получение заявки, первый звонок, отправка коммерческого предложения, встреча, выставление счета, оплата.
- Посчитайте конверсию на каждом этапе — сколько клиентов переходят с одного шага на следующий.
Найдите этап с самой низкой конверсией и выясните, почему клиенты уходят именно там. Причины могут быть разными: менеджеры долго не перезванивают, коммерческое предложение непонятно, цены выше, чем у конкурентов.
В CRM Битрикс24 воронка продаж строится автоматически. Система показывает, сколько сделок находится на каждом этапе и какая конверсия между ними.
Вы можете настроить этапы под специфику бизнеса и отслеживать изменения в режиме реального времени.
Шаг 2. Автоматизируйте рутинные процессы
Менеджеры тратят много времени на задачи, которые может выполнять система: создание карточек клиентов, отправку писем, формирование документов. Автоматизация освобождает время для продаж.
Вот что можно автоматизировать в работе отдела продаж:
- Создание карточек клиентов из заявок с сайта, почты, мессенджеров.
- Постановку задач менеджерам: система сама напомнит позвонить клиенту или отправить коммерческое предложение.
- Формирование договоров, счетов и других документов по шаблону.
- Рассылку писем клиентам на разных этапах сделки.
- Распределение новых лидов между менеджерами по заданным правилам.
В Битрикс24 автоматизация настраивается через роботов и триггеры. Робот — это автоматическое действие, которое выполняется при наступлении определенного события. Триггер — условие, при котором запускается робот.
Например, когда клиент заполняет форму на сайте, система автоматически создает карточку сделки, назначает ответственного менеджера и ставит задачу позвонить в течение 15 минут. Менеджер получает уведомление и сразу связывается с клиентом, пока тот еще заинтересован.
Шаг 3. Настройте систему лидогенерации
Чтобы продажи росли стабильно, нужен постоянный поток новых клиентов. Система лидогенерации собирает заявки из всех каналов в одном месте, и ни одно обращение не теряется.
Подключите омниканальность. Заявки со всех каналов, например с форм на сайте, почты и соцсетей, должны попадать в единую систему. Когда менеджер видит все обращения в одном интерфейсе, он быстрее обрабатывает заявки и не путается между разными программами.
Настройте простые формы на сайте. Клиент должен заполнить минимум полей, обычно достаточно имени и телефона или почты. Каждая заполненная форма автоматически создает сделку в CRM.
Интегрируйте мессенджеры и соцсети. Многие клиенты предпочитают писать в Telegram или «ВКонтакте» вместо звонков. Если эти каналы не подключены к системе продаж, компания теряет заявки.
Используйте лид-магниты. Это полезные материалы, которые клиент получает в обмен на контакты, — чек-листы, шаблоны, калькуляторы, консультации. Человек оставляет телефон или почту, а менеджер получает теплый контакт для продажи.
В Битрикс24 можно настроить открытые линии — единый канал для приема обращений из Telegram, «ВКонтакте», почты и онлайн-чата на сайте. Все сообщения попадают в общую ленту, и менеджер отвечает из одного окна. Система автоматически создает карточку клиента и сохраняет всю историю переписки.
Шаг 4. Выстройте работу с клиентской базой
Привлечь нового клиента стоит в пять раз дороже, чем продать существующему. Поэтому важно системно работать с базой: сегментировать клиентов и предлагать каждому подходящие продукты.
Разделяйте базу по разным критериям. Новые и постоянные клиенты, горячие и холодные, по источникам привлечения, по сумме покупок. Каждый сегмент требует своего подхода. Постоянным клиентам можно предлагать программы лояльности, новым — скидки на первую покупку, холодным — полезный контент для прогрева.
Настройте инструменты для работы с базой. Используйте умные фильтры, чтобы быстро находить нужных клиентов. Создавайте сохраненные выборки для частых запросов. Настройте массовые рассылки для разных сегментов — так вы будете отправлять персонализированные предложения, а не одно письмо всем подряд.
Автоматизируйте напоминания о важных датах. Система может поздравлять клиентов с днями рождения и отправлять промокоды. Настройте реактивацию — автоматические письма тем, кто давно не покупал.
Выстройте систему повторных продаж. Анализируйте, через какое время после первой покупки клиент обычно возвращается, и напоминайте о себе в нужный момент. Недавно в Битрикс24 появилась новая функция: Повторные продажи с AI. Искусственный интеллект находит в CRM клиентов, которые готовы к новым покупкам, и автоматически создает для них сделки. В каждую сделку добавляет дело с персональными рекомендациями для менеджера — что предложить клиенту и как лучше выстроить разговор.
Шаг 5. Внедрите аналитику и отчетность
Без аналитики невозможно понять, что работает в продажах, а что нет. Система отчетности показывает реальную картину: сколько приходит лидов, какие каналы приносят больше продаж, как работают менеджеры.
Определите ключевые показатели, которые нужно отслеживать. Базовый набор метрик включает: конверсию воронки на каждом этапе, среднюю сумму сделки, длительность цикла сделки, количество новых лидов по источникам, выручку по менеджерам и отделам.
Следите за динамикой показателей. Важно не просто зафиксировать цифры, а понять, как они меняются. Если конверсия на этапе отправки коммерческого предложения упала с 60 до 40%, нужно искать причину и исправлять ситуацию.
В Битрикс24 есть готовые отчеты по продажам. Сводка показывает общую выручку, количество сделок и средний чек за выбранный период. Отчет по воронке демонстрирует конверсию между этапами. Отчет по источникам лидов помогает понять, какие каналы приносят больше заявок и продаж.
Используйте данные для принятия решений. Аналитика нужна не сама по себе, а чтобы на ее основе корректировать стратегию. Если видите, что один канал дает много лидов, но мало продаж, возможно, вы ошиблись с целевой аудиторией или разместили рекламу не там. Если один менеджер закрывает сделки быстрее других, изучите его подход и обучите команду.
Шаг 6. Обучите команду продаж
Даже самые современные средства автоматизации не работают, если команда не умеет их использовать. Обучение помогает сотрудникам быстрее освоить новые процессы и начать продавать эффективнее.
Покажите команде, как работать в CRM. Проведите вводное обучение, где объясните базовые функции: как создавать карточки клиентов, вести сделки по этапам воронки, ставить задачи, формировать документы. Не ограничивайтесь одной встречей — первые недели регулярно отвечайте на вопросы и помогайте решать проблемы.
Создайте чек-листы и скрипты продаж. Чек-листы помогают не забыть важные действия на каждом этапе сделки. Скрипты дают готовые формулировки для разных ситуаций: как начать разговор с клиентом, как ответить на частые возражения, как довести до покупки.
В CRM Битрикс24 есть готовые скрипты продаж под разные сценарии: для новых клиентов, обработки жалоб, презентации новых товаров. А AI в Битрикс24 помогает менеджерам и их руководителям дорабатывать коммуникацию с клиентом: искусственный интеллект анализирует разговор с покупателем, сравнивает со скриптом и подсказывает, как можно улучшить диалог.
Настройте базу знаний с ответами на частые вопросы. Соберите в одном месте инструкции по работе с CRM, информацию о продуктах, шаблоны документов, примеры успешных кейсов.
Это можно сделать в Битрикс24. Сотрудники получают доступ к информации прямо из системы. Обучение можно проводить через задачи с чек-листами — новый менеджер выполняет задания по порядку и осваивает все процессы.
Анализируйте сделки. Обсуждайте с командой успешные продажи и те, что не закрылись. Изучайте, что сработало, а что нет. Такие встречи помогают всей команде учиться на чужом опыте и быстрее находить эффективные подходы.
Частые вопросы
Зависит от размера компании и сложности процессов. Базовую оптимизацию продаж в малом бизнесе можно провести за один-два месяца: выбрать CRM, настроить воронку, автоматизировать основные процессы и обучить команду.
Для среднего и крупного бизнеса процесс занимает от трех до шести месяцев. Нужно проанализировать текущие процессы, выявить узкие места, внедрить систему поэтапно, чтобы не нарушить работу отдела продаж, и провести полноценное обучение команды.
Начните с самого важного — автоматизации приема заявок и учета клиентов. Даже базовая CRM избавит от потерянных контактов и забытых звонков. Выберите простую систему, которую легко освоить без программистов.
Настройте воронку продаж с тремя-четырьмя ключевыми этапами. Не усложняйте процесс в начале — главное, чтобы менеджеры понимали, на каком этапе находится каждый клиент. Добавьте автоматические напоминания о задачах, чтобы сотрудники не забывали перезванивать.
Подключите все каналы, через которые приходят заявки: форму на сайте, мессенджеры, телефон. Когда все обращения попадают в одну систему, проще контролировать работу и ничего не терять.
Теоретически можно улучшить некоторые процессы: написать скрипты продаж, обучить команду техникам работы с возражениями, настроить рекламу. Но без CRM невозможно автоматизировать рутину, собрать всю информацию о клиентах в одном месте и получить объективную аналитику.
Таблицы и блокноты не дают нужного контроля. Менеджеры забывают обновить данные, теряют контакты, не видят полную историю общения с клиентом. Руководитель не может оценить реальную картину продаж, потому что данные разрознены и часто неактуальны.
CRM решает эти проблемы и окупается быстро. Тем более что тариф можно подобрать под размер команды и не переплачивать за ненужные функции.
Что в итоге
- Оптимизация продаж — это меры, которые помогают улучшить эффективность продаж без найма новых сотрудников и увеличения бюджета. Включает автоматизацию рутины, аналитику, системную работу с клиентской базой и обучение команды.
- Оптимизация помогает растить конверсию на каждом этапе воронки, сокращать цикл сделки, увеличивать средний чек и количество повторных продаж.
- Чтобы оптимизировать систему продаж, нужно пройти шесть шагов: проанализировать воронки продаж и найти слабые места, автоматизировать рутинные процессы, настроить лидогенерацию из всех каналов, выстроить работу с клиентской базой, внедрить аналитику и обучить команду новым инструментам.
- Результаты заметны через один-два месяца после внедрения. Компании в среднем увеличивают количество закрытых сделок на 30% за счет того, что ничего не теряется и процессы становятся прозрачными.