Правила общения с коллегами: как познакомиться и работать дружно

Что такое деловая коммуникация и зачем она нужна

Деловая коммуникация — это стиль общения, который помогает специалистам быстро и четко передавать информацию. Его используют, чтобы обсуждать задачи, решать проблемы и делиться обратной связью.

Общаться с коллегами так, чтобы понимать друг друга, — это навык, который нужен всем сотрудникам: стажерам и опытным работникам, руководителям и линейным специалистам. Он помогает:

• Проходить собеседования. Кандидаты, которые четко и структурированно рассказывают о своем опыте и карьерных целях, производят хорошее впечатление. У таких соискателей высокие шансы получить должность.
• Работать в команде. Навык делового общения позволяет четко ставить задачи, трудиться вместе без недопониманий и поддерживать комфортную атмосферу в коллективе.
• Управлять проектами. Деловая коммуникация нужна, чтобы правильно мотивировать сотрудников, делегировать задачи, проводить совещания.
• Решать конфликты. Навык позволяет тактично оценивать и принимать обратную связь, находить компромиссы в спорных ситуациях.
• Вести переговоры. Деловая коммуникация нужна, чтобы аргументировать свою позицию и находить общий язык с другими: клиентами, партнерами, коллегами и руководителями.

Коллеги могут дружить и общаться в выходные. Неформальные встречи укрепляют доверие и помогают специалистам лучше понимать друг друга. Однако на работе стоит придерживаться стандартов бизнес-коммуникации и разграничивать «дело» и «отдых». Вот на какие принципы нужно опираться:

• Четкость. Подразумевает, что специалисты точно и подробно формулируют мысли. Например, указывают все детали, когда ставят задачу. Это важно, чтобы коллеги понимали информацию одинаково и работали без путаницы.
• Уважение. Проявляется, когда коллеги учитывают интересы друг друга. Например, ценят время команды и не опаздывают на общие встречи. Внимательно слушают собеседников перед тем, как высказаться.
• Конструктивность. Правило определяет, как команда относится к проблемам, решает задачи и дает обратную связь. Например, на мозговых штурмах оценивает идеи, а не личности коллег.
• Объективность. Принцип отделяет личные эмоции и симпатии от деловых отношений. Бизнес-решения должны опираться на факты и данные, а не на настроения или личные связи.

Важная часть деловой коммуникации — это договоренности между коллегами: кто за что отвечает, какие задачи выполняет отдел, в какой срок нужно закончить проект. Чтобы команда не забывала об обещаниях и не теряла информацию, ведите проекты в Битрикс24. Распределяйте нагрузку, обсуждайте детали в мессенджере и следите за прогрессом на одной платформе.

Как познакомиться с новыми коллегами

В первые рабочие дни вы знакомитесь с командой и стараетесь произвести хорошее впечатление. Не бойтесь показать, что волнуетесь. Коллеги и сами проходили через этот этап, а потому поймут и поддержат вас. Рассказываем, как вести себя в новом коллективе.

Как представиться коллегам

Чаще всего нового сотрудника представляют руководитель или HR. Ваша задача не стесняться, а открыто рассказывать о своих прошлых достижениях и отвечать на вопросы.

Чтобы было комфортнее, можно заранее узнать, как лучше представиться. Возможно, в компании не принято раскрывать личную жизнь, или, напротив, стоит как можно больше рассказать о своих хобби.

Главное, не пересказывать всю свою биографию. Цель — встроиться в общую атмосферу и процессы в команде. Сфокусируйтесь на вашей роли и расскажите основные факты о себе.

Как провести первый день в новом коллективе

Главная задача в первый день — познакомиться с командой и оставить о себе приятное впечатление. Не пытайтесь покорить всех сразу: это успеете сделать позже. Лучше:

• Обсудите план действий на день, неделю и месяц с руководителем или наставником. Спросите, с чего лучше начать и на что обратить внимание.
• Познакомьтесь с коллегами, с которыми будете работать каждый день. Не ждите, когда вас попросят рассказать о себе, — представляйтесь первыми и коротко презентуйте свой опыт.
• Установите корпоративные программы и разберитесь, как в них работать. Изучите офис, если трудитесь офлайн.

Лучший способ показать интерес и влиться в коллектив — задавать правильные вопросы. Интересуйтесь процессами, а не личными делами. Избегайте оценок и проявляйте уважение к традициям команды, даже если не понимаете их.

Как запомнить имена и должности

Когда вы в стрессе, а знакомств слишком много, то легко перепутать и забыть имена. Не потеряться помогут наши советы:

• Мысленно свяжите имя коллеги с кем-то известным или с его внешностью. Например: «Катя → Катя с голубыми глазами и светлыми волосами → как подруга в первом классе».
• Используйте имя человека сразу, как его услышали: «Очень приятно, Игорь». И повторяйте его про себя несколько раз после разговора.
• Если команда очень большая и отделов много, посмотрите на организационную структуру компании в корпоративном портале. Часто там есть фото и должности сотрудников. Можно иногда листать, чтобы быстрее запомнить, кто как выглядит, кого как зовут и кто за что отвечает.

Если вы все же забыли, как зовут собеседника, не пытайтесь угадывать. Вообще не обращаться по имени — тоже плохая идея. Лучше честно признаться и переспросить: «Извини, в первую неделю так много новой информации, что я путаюсь. Напомни, пожалуйста, как к тебе обращаться?»

Как ставить задачи коллегам

Задачи должны быть конкретными и понятными для всех. Расскажем про один из способов грамотно объяснять, что нужно сделать, — методику SMART.

Техника предполагает, что каждая задача должна быть:

• S (Specific) — конкретной. Что именно нужно сделать?
• M (Measurable) — измеримой. Как мы поймем, что достигли результата?
• A (Achievable) — достижимой. Есть ли у нас ресурсы, чтобы выполнить задачу?
• R (Relevant) — значимой. Как задача отвечает целям компании?
• T (Time-bound) — ограниченной по времени. Какой крайний срок?

Когда сотрудник получает задачу по SMART, он понимает, что конкретно должен сделать, когда нужно закончить и почему это важно. В результате он выполняет то, что нужно, и не тратит время на уточнения.

Как контролировать работу команды. Никто не любит, когда стоят над душой или просят отчитываться за каждое действие. Но и забывать про задачи тоже нельзя. Вот как деловая коммуникация поможет найти баланс:

• Договоритесь о контрольных точках. Когда ставите большую задачу, определите, когда и какие этапы нужно показать. Это позволит увидеть проблему сразу, а не в день дедлайна.
• Дайте понять, что вам можно задавать вопросы. Часто сотрудники, особенно новички, боятся лишний раз обращаться к коллегам. Четко скажите, что в вопросах нет ничего страшного, а с проблемами лучше приходить как можно раньше.
• Откажитесь от микроменеджмента. Фразы вроде «Что ты сделал за последний час?» или постоянные внеплановые проверки убивают доверие и мотивацию. Команда потратит больше времени на отчеты, чем на работу. Доверяйте сотрудникам и контролируйте только результаты, а не весь процесс.

Как давать и принимать обратную связь

Обратная связь — это инструмент для профессионального роста каждого сотрудника и развития команды в целом. Оценка помогает увидеть проблемы и подсказывает, как работать лучше.

Главное, давать обратную связь конструктивно, иначе она не принесет результата или даже обидит человека. Вот несколько принципов:

• Если хотите дать оценку конкретной ситуации, делайте это как можно быстрее. Лучше в тот же день после происшествия или сразу, как только узнали о проблеме. Иначе коллега может забыть, что произошло.
• Опирайтесь на факты, а не на ощущения. Вместо «Ты какой-то рассеянный» лучше сказать: «В этом отчете есть две опечатки и не хватает итоговой цифры». Во втором случае критика конструктивна — есть конкретные аргументы, а не общая оценка личности или работы.
• Не оценивайте человека при всех. Иначе собеседник сосредоточится не на сути проблемы, а на том, как «сохранить лицо» перед коллегами.

Есть разные техники, как давать обратную связь. Одна из них — «бутерброд». Ее суть в том, чтобы заключить критику между двумя слоями позитива. Это помогает сохранить мотивацию человека и показать, что вы цените его вклад, даже если что-то пошло не так.

Как сделать правильный «бутерброд»:

1. Начните с искренней похвалы или признания сильных качеств сотрудника. Это снимет защитную реакцию и настроит на продуктивный диалог.
2. Тактично и по делу изложите суть проблемы. Говорите о конкретных действиях и их последствиях, а не о личности.
3. Завершите разговор на позитивной ноте — покажите, что уверены в том, что коллега справится.

Нужно уметь не только конструктивно давать обратную связь, но и принимать оценку своей работы. Вот несколько советов:

• Слушайте и не перебивайте. Дайте человеку высказаться до конца, даже если внутри все протестует.
• Отделяйте факты от эмоций. Не возмущайтесь и не пытайтесь обвинить человека: «Ты все выдумываешь, как всегда, я бы на твоем месте за собой последил». Лучше попросите аргументировать слова: «Спасибо за замечание. Можешь, пожалуйста, привести конкретный пример, чтобы я лучше понял ситуацию?»
• Поблагодарите. Даже если критика была неприятной, скажите простое: «Спасибо, что поделился своим мнением. Мне есть над чем подумать». Это покажет, что вы слышите коллегу и не считаете, что его чувства не важны.
• Не оправдывайтесь. Если вы не правы, признайте это: «Я понял свою ошибку. В следующий раз я сделаю так...». Если категорично не согласны, аргументируйте спокойно и с фактами.

Подумайте, какие навыки можно прокачать. Отметьте, что помешало вам выполнить задачу так, чтобы избежать критики. Например, вы не всегда верно планируете время. Прокачать этот навык поможет наш чек-лист. Забирайте его в Telegram-канале.

Частые вопросы