Чтобы эффективно управлять бизнесом, предпринимателю нужно знать, что происходит в компании. Иногда контроль становится чрезмерным и превращается в долгие созвоны, бессмысленные отчеты и согласования малейших действий.
В статье рассказываем, как выстроить систему контроля без микроменеджмента, видеть ясную картину и не тонуть в операционной рутине.
Что такое контроль в бизнесе
Контроль в бизнесе — это процесс, при котором предприниматель отслеживает деятельность компании и сравнивает текущие результаты с теми, которых планирует достичь.
В малом бизнесе все на виду: собственник видит, чем заняты его сотрудники, и, как правило, дает им свободу действий, если знает, что они работают качественно. В крупной компании сотрудников больше, а задачи сложнее. Поэтому недостаточно просто сказать всем, как работать, — надо настроить процессы.
Контроль нужен, чтобы оценивать эффективность процессов и личный вклад сотрудников, отслеживать результаты удачных решений и узкие места. Для этого управленцы внедряют различные механики контроля: логику, по которой сотрудники или отделы подчиняются руководителям, отчеты, общие встречи и KPI.
Пример. Небольшая компания производила чайные наборы и продавала их оптом. Процессы в ней были несложными: собственник договаривался с поставщиками и лично принимал поставки, а менеджер по продажам распространял партии чая по дистрибьюторам. Когда владелец компании хотел узнать, как идут продажи, он созванивался с менеджером. В течение двух часов они обсуждали, сколько чая продали, сколько денег выручили и с какими сетями ведут переговоры.
Со временем компания выросла и стала продавать чай уже не в две сети, а в десять, а также открыла собственные розничные магазины. Менеджер стал руководителем отдела продаж и собрал команду из пяти человек. Теперь каждый из них еженедельно присылает отчет руководителю, а тот раз в месяц готовит большую презентацию для собственника. В ней есть основные показатели отдела — количество проведенных сделок и маржинальность.
С ростом бизнеса появилась система контроля, которая позволяет собственнику быть в курсе того, как идут продажи, но при этом не тратить часы на общение с каждым менеджером.Зачем нужен контроль в бизнесе и какие функции он выполняет
Роль контроля в бизнесе — обеспечивать качественную работу компании. Вот какие возможности он дает.
Прозрачное управление
Владелец бизнеса ставит задачи не на уровне конкретных сотрудников, а на уровне целей перед каждым отделом. Он не тратит время на лишние вопросы и оценивает эффективность по результатам. Только если с ними что-то не так, он думает, что скорректировать. Это освобождает время собственника для более важных задач — например, стратегии по развитию бизнеса или привлечению партнеров.
Планирование
Речь про распоряжение ресурсами компании — например, временем сотрудников или бюджетами. В компании без системного контроля собственник нередко принимает решения интуитивно. А когда предприниматель контролирует бизнес, он может прогнозировать затраты и результаты.
Например, он понимает: чтобы реализовать проект, нужна команда из трех специалистов, месяц времени и 300 тысяч рублей. После этого количество лидов вырастет в полтора раза и при текущем уровне конверсии компания будет получать на 700 тысяч рублей выручки больше.
Анализ
Факты помогают объективно оценивать действия. Если проект стоил Х вложений и принес 3Х результатов — это отличный проект. Значит, в будущем его можно масштабировать и получить еще больше. То же касается и неудачных решений: контроль позволяет увидеть причины, провести работу над ошибками и больше не допускать их.
Из чего складывается контроль над бизнесом
Контролировать нужно то, что важно именно вашей компании.
Операционный блок
Сюда относится все, что показывает, насколько быстро и качественно сотрудники справляются с обязанностями. Например, метрики могут быть такими:
- Производительность — сколько задач или единиц товара выполнил или произвел специалист.
- Время на задачу — скорость работы.
- Оборачиваемость запасов — насколько эффективно используются оборотные средстваОборотные средства — это деньги, которые обеспечивают стабильную работу компании: закупку товаров, зарплату сотрудников, рекламу..
О том, как усилить команду и сократить издержки, писали в статье «Как контролировать качество выполняемых работ».
Продажи
Сюда входят показатели, связанные с маркетингом и клиентской базой. Часто отслеживают:
- LTV — пожизненную ценность клиента: сколько прибыли он приносит бизнесу за все время взаимодействия.
- Удержание клиентов — насколько часто и на протяжении какого времени покупатели обращаются в компанию.
- Средний чек — общую стоимость одной покупки.
Подробнее рассказываем в материале о контроле отдела продаж.
Маркетинг
Каждый вложенный в продвижение рубль должен окупиться, поэтому здесь главный показатель — рентабельность. Другие метрики, за которыми стоит следить:
- CAC — стоимость привлечения клиента. Показывает, сколько денег тратит компания, чтобы в нее обратился покупатель, и помогает понять, оправданы ли эти траты.
- ROI — окупаемость инвестиций: насколько эффективно вложили бюджет.
- ROMI — окупаемость инвестиций в маркетинг.
Финансы
В этом направлении следят за следующими показателями:
- Прибыль — главный финансовый результат бизнеса. То есть разница между выручкой и всеми расходами — налогами, зарплатами и амортизацией.
- Выручка — деньги, заработанные на продаже товаров или услуг.
- Операционные расходы — количество денег, которые компания тратит на свою работу: фонд оплаты труда, закупку товаров и логистику.
- Точка безубыточности — количество товаров или объем услуг, которые нужно произвести и продать, чтобы компенсировать операционные расходы.
За метриками во всех блоках удобно следить в CRM Битрикс24. Есть канбан-доски, дашборды, отчеты и возможности автоматизации рутинных задач.
Пошаговый алгоритм, как выстроить систему контроля
Разобрали по шагам, как внедрить прозрачную и удобную систему бизнес-контроля.
1. Поставьте цели
Перед компанией — глобальные, перед отделами или их руководителями — локальные. Любая цель должна быть реалистичной, измеримой, конкретной и определенной по времени.
Читайте также
2. Решите, как достигать целей
Здесь потребуется план, как двигаться к поставленной цели, — дорожная карта с важными этапами, ответственными и сроками. Например, швейная мастерская может автоматизировать некоторые участки производства. Тогда сотрудники смогут производить больше изделий.
Директор составляет план:
- Нанять внешнего специалиста по автоматизации.
- Поставить ему задачу, договориться на конкретный срок.
- Выделить бюджет на новое оборудование.
- Запланировать для сотрудников курсы повышения квалификации.
- Увидеть результат через полгода.
3. Выберите показатели
Для каждой цели назначьте индикаторы, по которым можно будет сказать, достигнута цель или нет. Чем больше показателей вы будете отслеживать, тем сложнее будет ориентироваться в них, поэтому лучше выделить ключевые.
Пример. Наша швейная компания в качестве показателей может выбрать:
- Количество единиц товара в месяц — 1200 вместо 1000, как было раньше.
- Выручка — рост на 15-20%, пропорционально увеличению объема производства.
4. Назначьте ответственных
В малом бизнесе многое нужно делать непосредственно собственнику. Но чем больше компания, тем сильнее надо делегировать ответственность, то есть необходимо выбрать сотрудника, который будет отвечать за достижение результата.
5. Выберите инструменты для отчетности
Они снижают риск, что кто-то потеряет нужные данные, забудет о срочной задаче или не сделает отчет. С их помощью можно автоматизировать рутинные процессы, что тоже снижает человеческий фактор, а значит, и количество ошибок.
Виды инструментов для контроля в бизнесе
Чтобы выстроить систему контроля, нужны инструменты, которые собирают и показывают данные. Компании может понадобиться:
- CRM — система, которая автоматизирует работу с клиентами. Она собирает в едином пространстве заявки из разных каналов, создает карточки контактов и сделок, сохраняет в них всю информацию с историей взаимодействия, а также визуализирует процесс на канбан-доске.
- Таск-менеджер. Это канбан-доска, на которой есть карточки задач, распределенные по этапам в виде колонок. Сотрудник работает и постепенно двигает карточку из колонки «Нужно сделать» в колонку «Готово». Руководитель в любой момент видит статус по каждой задаче.
- Дашборды и отчеты. Это инструменты, которые автоматически собирают данные из CRM и таск-трекера. Они помогают контролировать ключевые показатели бизнеса: продажи, выручку, конверсию и нагрузку на сотрудников. Дашборды отражают данные в режиме реального времени, а отчеты — за выбранный период.
Битрикс24 объединяет все эти инструменты в одной платформе: CRM, задачи, мессенджер, дашборды, аналитику и другие. Данные из разных отделов находятся в одной системе, и руководитель видит полную картину без переключения между несколькими сервисами.
Типичные ошибки, которые мешают выстроить систему контроля
Контроль ради процесса, а не для результата
Это механики, которые дают иллюзию прозрачности, но не приближают к целям. Например, общие созвоны в начале каждого дня, на которых специалисты по очереди сообщают, что сделали вчера и что будут делать сегодня. Формально это полезные встречи — благодаря им руководитель знает, чем заняты подчиненные. Но он может следить за их задачами на канбан-доске и экономить час рабочего времени в день для каждого сотрудника.
Микроменеджмент
Это ситуации, когда сотруднику в любой момент нужно отчитываться за каждое действие. Вместо того чтобы работать, ему приходится объяснять, чем он занят, почему он делает именно это и что будет делать через час.
Руководителю может казаться, что бизнес под контролем. На самом деле подобная информация не дает практической пользы, а лишь увеличивает нервное напряжение обеих сторон.
Нет конкретных целей
Когда цель поставлена расплывчато, команде сложно:
- Составить план действий.
- Оценить результат своей работы.
- Понять, цель уже достигнута или еще нет.
Например, цель с формулировкой «лучше обслуживать клиентов» неясна. Непонятно, что именно означает «лучше», и нет критериев, которые показывают качество работы с клиентом. А цель «увеличить NPS до 70 пунктов» выглядит конкретно и измеримо.
Проблемы с делегированием
Предприниматели нередко начинают работать самостоятельно. Позже им бывает сложно передать часть ответственности наемным сотрудникам. Но это важно делать, чтобы каждый участок работы выполнял человек, который специализируется в этой области.
Делегируйте ответственность сотрудникам и дайте им свободу самостоятельно принимать решения. Например, поставьте руководителю отдела продаж задачу увеличить конверсию в сделку на 3% и предоставьте ему возможность самому решать, как достичь этой цели. Он получит опыт, а вы — результат без необходимости вовлекаться самому.
Как построить систему контроля: практический чек-лист для предпринимателя
- Зафиксируйте конкретные, реалистичные и измеримые цели на ближайший период.
- Убедитесь, что у каждой цели есть план: этапы, сроки и ключевые точки, по которым можно отслеживать прогресс.
- Выберите два-три показателя, по которым будет понятно, что цель достигнута.
- Назначьте ответственных сотрудников, которые будут вести проект к результату. Поставьте им KPI — личные или на уровне отдела.
- Используйте инструменты отчетности: CRM для продаж, таск-менеджер для задач, дашборды и аналитические отчеты.
- Отслеживайте прогресс: регулярно сверяйте план и факт. Если что-то идет не так, подключайтесь и корректируйте стратегию.
- Применяйте систему контроля на всех ключевых направлениях: в финансах, продажах, проектах, работе с клиентами.
Частые вопросы
Начните с одного направления, от которого сильнее всего зависит прибыль компании. Зафиксируйте цель, выберите показатели для измерения, назначьте ответственного. Вместе с этим выберите систему учета и контроля, чтобы собирать все данные в одном месте.
Когда вы настроите процессы в этом направлении, учтите опыт и переходите к следующему.
Контролируют результаты и показатели, которые важны для компании: выполнил ли отдел план, достиг ли он целей, уложился ли в сроки. Микроменеджмент — это пристальное внимание к мелким действиям: как именно сотрудник выполняет небольшую задачу, сколько времени тратит на каждый шаг.
При грамотной системе контроля сотрудник видит свою цель и знает, по каким критериям ее будут считать достигнутой. Как двигаться к цели — его зона ответственности. Руководитель подключается, когда что-то идет не так: например, когда сотрудник систематически не укладывается в сроки или не может выполнить план, а не проверяет каждое действие.
Зависит от ситуации в бизнесе и конкретных метрик. Например, количество заявок, статус задач или загрузку команды можно смотреть каждый день или раз в два — три дня. Показатели продаж и проектов — еженедельно. Финансовые итоги — раз в месяц с детальной сверкой плана и факта.
Частота проверок должна позволять предпринимателю среагировать до того, как отклонение станет критическим.
Начните с того, что есть уже сейчас. Если компания использует CRM — настройте автоматические отчеты по воронке и активности менеджеров. Если есть таск-менеджер — включите уведомления о просроченных задачах. Большинство современных платформ позволяют настроить базовую автоматизацию без программистов и дополнительных затрат.
Следующий шаг — объединить инструменты. Когда CRM, задачи и финансовые данные находятся в разных системах, руководитель тратит время, чтобы свести данные вручную. Единая платформа решает эту проблему: данные всех направлений доступны в едином пространстве.
Что в итоге
- Контроль в бизнесе нужен, чтобы понимать, к чему стремится компания и какие успехи она делает на этом пути. Он помогает прозрачно управлять бизнесом, планировать цели и анализировать результаты.
- Чтобы выстроить систему контроля, нужно поставить цели, придумать, как их достичь, выбрать критерии достижения, назначить ответственных и подобрать подходящие инструменты.
- Среди инструментов для контроля компании чаще всего используют CRM, таск-менеджеры, дашборды и отчеты. Они позволяют контролировать прогресс в любом направлении без микроменеджмента и всегда видеть актуальный статус задач. По ним можно отслеживать узкие места до того, как они превратятся в крупные проблемы, и вовремя вносить корректировки.