Кассовый разрыв: что это такое, как его рассчитать и закрыть

Что такое кассовый разрыв в бизнесе

Кассовый разрыв — это разница во времени между днем, когда компании нужно платить по своим обязательствам, и днем, когда к ней на счет поступают деньги, которые она заработала.

По-английски кассовый разрыв называется «cash gap» или «cash deficiency». В русскоязычных текстах встречается синоним «финансовый разрыв» — оба варианта означают одно и то же.

Кассовый разрыв — это, простыми словами, разница между датой расхода и датой поступления денег. Например, 15 октября компании нужно заплатить налоги, аренду и зарплату сотрудникам, а деньги от клиентов поступят только 20 октября. Финансовый разрыв может нарушить работу бизнеса:

• если компания задержит оплаты контрагентам — сорвутся сроки поставок;
• если не выплатит зарплаты — это демотивирует сотрудников;
• если просрочит оплату налогов и кредитов, получит штрафы.

Нередко кассовый разрыв случается из-за того, что компания уже потратила деньги, чтобы выполнить заказ, а клиент еще не оплатил его — например, у него есть отсрочка по договору. Деньги, которые клиент не перевел вовремя за уже полученные услуги или товары, называются дебиторской задолженностью.

У кассового разрыва есть три параметра:

• Глубина — количество денег, которых компании не хватает в конкретный день.
• Длительность — количество дней, в которые компании будет не хватать средств.
• Частота — количество повторений разрыва за период времени.

Разовый кассовый разрыв — обычное явление для растущей компании: она наращивает количество заказов быстрее, чем успевает получить оплату от клиентов. Но если бизнес устойчив, а разрыв повторяется регулярно, это системная проблема и результат неудачных управленческих решений. Можно заранее принять меры, чтобы его избежать.

Чем кассовый разрыв отличается от убытка и банкротства

Иногда кассовый разрыв путают с убытком, дефицитом оборотных средств, неплатежеспособностью и банкротством, но это пять разных понятий.

Кассовый разрыв

Компания получает прибыль, но в конкретный день у нее не хватает средств на счете, чтобы оплатить обязательства. Разрыв виден в отчете о движении денежных средств и платежном календаре. Чтобы его закрыть, компании нужно управлять сроками платежей и поступлений — передвигать даты, договариваться об отсрочке или ускорять оплату от клиентов.

Убыток

Компания тратит больше, чем зарабатывает. Убыток видно в отчете о прибылях и убытках. Чтобы исправить ситуацию, компании нужно менять цены, снижать издержки или перестраивать модель продаж — то есть решать проблему с экономикой бизнеса, а не с датами платежей.

Дефицит оборотных средств

Компании систематически не хватает денег на весь операционный цикл: закупку сырья, производство и отгрузку. Дефицит виден в бухгалтерском балансе: оборотные активыИмущество и средства компании, которые она использует в текущей деятельности. Они полностью окупаются или превращаются в деньги быстрее чем за один год компании оказываются меньше ее краткосрочных обязательствДолги компании, которые ей нужно выплатить в течение года или в рамках своего обычного операционного цикла. Чтобы избавиться от дефицита, компания должна вложить в бизнес дополнительные деньги или сократить операционный цикл.

Неплатежеспособность

Компания длительное время не исполняет обязательства перед контрагентами — например, заказчиками, поставщиками или банками. В отличие от кассового разрыва, который длится несколько дней, это долгая и системная нехватка денег. Компании нужно договариваться с кредиторами о реструктуризации долга, пересматривать бизнес-модель или привлекать дополнительное финансирование, иначе она может прийти к банкротству.

Банкротство

Банкротство — это формальный статус, который присваивает арбитражный суд. В соответствии с законом о банкротстве №127-ФЗ, суд признает компанию банкротом на основании двух одновременных признаков: долг от двух миллионов рублей и его невыплата больше трех месяцев. Временный кассовый разрыв не подпадает под эти условия — суд начинает дело, только когда бизнес месяцами не платит по миллионным обязательствам.

Почему возникает и что значит кассовый разрыв

Есть несколько типичных сценариев, в которых появляется кассовый разрыв. У всех одна проблема: деньги от клиентов поступают на счет слишком поздно.

Бизнес тратит деньги на выполнение заказа раньше, чем клиент за него платит

Компания получает заказ и сразу тратит на него ресурсы: закупает материалы, оплачивает производство и логистику. Клиент переводит деньги после того, как заказ приходит к нему, а иногда и с отсрочкой платежа. Проблема не в самой отсрочке, а в том, что у компании не хватает запаса, чтобы покрыть расходы по обязательствам. Она может снизить риск несколькими способами: взять с клиента аванс, сократить отсрочку в договоре или заранее сформировать финансовую подушку.

Один крупный клиент приносит большую долю выручки

Если компания зависит от платежей одного крупного клиента, даже небольшая задержка может вызвать кассовый разрыв. Ведь зарплаты, аренду и налоги бизнес платит по графику. Чтобы снизить риск кассового разрыва, нужно либо расширить клиентскую базу, либо брать с крупного клиента предоплату, а в договоре прописать штраф за задержку оплаты.

Компания замораживает деньги на складе

Бизнес платит поставщику, закупает товар и отправляет его на склад, откуда постепенно распродает. Таким образом деньги, которые могли бы лежать на счете, входят в стоимость товара на складе. Чтобы избежать этого, компания может закупать товар чаще и меньшими партиями. Также можно договариваться с поставщиками об отсрочке платежа или распродавать неликвидные остатки со скидкой.

Руководитель тратит деньги, которых на счете еще нет

Прибыль в бухгалтерском отчете появляется в момент отгрузки товара клиенту, а не тогда, когда деньги реально поступают на счет организации. Руководитель может увидеть цифру в отчете и посчитать, что деньги уже поступили, после чего разрешит новые расходы. Чтобы избежать ошибки, лучше ориентироваться на реальное движение денег на основе платежного календаря и отчета о движении денежных средств (ДДС). Другой вариант — согласовывать новые крупные расходы только после сверки фактического остатка на счете.

Похожий эффект возникает, если собственник берет деньги из оборота компании на личные нужды без четкого графика. Каждая трата уменьшает резервы, на которые компания рассчитывает при оплате обязательных платежей. Чтобы снизить риск кассового разрыва, руководитель может установить фиксированный график и лимит для личных выплат собственнику.

Рост продаж увеличивает разрыв быстрее, чем растет прибыль

Каждая новая отгрузка с отсрочкой платежа увеличивает сумму, которую клиенты должны компании, — и это происходит быстрее, чем растет свободный оборотный капиталСредства, которые бизнес использует для ежедневной работы и получения прибыли в течение одного производственного цикла, обычно меньше одного года. К примеру, компания заключает сделку с новым крупным клиентом на выгодных для него условиях оплаты с большой отсрочкой, что повышает риск кассового разрыва. Поэтому растущий бизнес с высокой рентабельностью может сталкиваться с разрывами чаще, чем стагнирующий.

Как выглядит кассовый разрыв в разных типах бизнеса

Причины кассового разрыва и методы его предотвращения различаются в зависимости от бизнеса. В строительстве и IT, оптовой или розничной торговле свои источники кассовых разрывов и способы управления ими.

Как рассчитать кассовый разрыв

Формула для расчета кассового разрыва:

Отрицательный остаток показывает глубину кассового разрыва в этот день. Длительность разрыва — это количество дней подряд, в которые остаток остается отрицательным.

Разберем, как рассчитать кассовый разрыв, на примере одной недели.

В среду компания заплатила крупному поставщику 410 тысяч рублей, и ее расчетный остаток ушел в минус. В четверг и пятницу компания вошла с отрицательным балансом, должна была сделать небольшие выплаты, и разрыв вырос до 170 тысяч рублей. В субботу крупный платеж от клиента на 500 тысяч рублей закрыл разрыв, и остаток снова стал положительным. Но если бы клиент задержал платеж еще на несколько дней, нехватка денег продолжила бы увеличиваться.

Без детализации по дням компания могла бы не заметить этот разрыв, ведь итоговый баланс за неделю остался положительным. Но фактически бизнес два дня работал в стрессовых условиях, когда денег не хватало, а платить было нужно.

Как избежать кассовых разрывов

Хорошая новость: кассовый разрыв почти всегда можно прогнозировать заранее, если использовать несколько инструментов и следить за показателями.

Ведите платежный календарь

Платежный календарь — это оперативный план всех предстоящих поступлений и выплат денежных средств компании с привязкой к конкретным датам.

Это таблица с колонками: дата, контрагент, статья платежа, сумма поступления, сумма выплаты, остаток на конец дня, статус платежа и ответственный сотрудник. Платежный календарь ведет и регулярно обновляет финансовый менеджер, бухгалтер или сам руководитель. Он берет плановые поступления из выставленных счетов, договоров и графиков отсрочки по клиентам. Также вписывает плановые выплаты — из графика зарплат, налогового календаря, договоров аренды, счетов поставщиков и графика платежей по кредитам. Горизонт планирования лучше устанавливать минимум на четыре недели вперед.

Сверяйтесь с прогнозами

Кассовый разрыв предприятия можно заранее увидеть в прогнозе движения денежных средств (ПДДС). Это финансовый документ компании, который показывает все ожидаемые поступления и выплаты денег за будущий период. По сравнению с платежным календарем, ПДДС — более широкий инструмент планирования: он охватывает более длительный период и работает с укрупненными прогнозами поступлений и выплат.

Другой инструмент — отчет о движении денежных средств (ДДС). ДДС — финансовый отчет компании, который показывает все поступления и расходы компании в расчетный период. ДДС помогает оценить ликвидность и спланировать денежные потоки. С помощью отчета руководитель определяет, может ли бизнес вложиться в развитие или средства есть только на необходимые траты.

Подробнее о различных видах управленческой отчетности можно узнать в нашей статье.

Следите за показателями финансового риска

Часть проблем видна еще до того, как заканчиваются деньги на счете:

• как быстро клиенты платят на самом деле;
• сколько клиентов не платит вовремя;
• сколько дней проходит между тратой денег на выполнение заказа и его оплатой;
• сколько недель расходов покрывает текущий остаток на счете;
• какую долю выручки приносит один клиент.

Разобраться, какие отчеты показывают слабые места в финансах компании, поможет наша статья «Где бизнес теряет деньги и как найти точки падения прибыли».

Краткий чек-лист на неделю

• заведите платежный календарь на месяц вперед;
• назначьте ответственного за него сотрудника;
• разнесите крупные платежи по разным неделям;
• проверьте лимиты отсрочки для трех крупнейших клиентов;
• посчитайте текущий остаток и сравните его с суммой недельных расходов.

Что делать, если кассовый разрыв уже наступил

1. Рассчитайте глубину и срок разрыва. Так вы узнаете, сколько именно денег не хватает и в течение какого времени это происходит.
2. Расставьте приоритет платежей. Определите, что компании нужно выплатить в первую очередь, несмотря на кассовый разрыв: зарплаты сотрудникам, налоги — например, НДС, задолженность критически важным поставщикам. Траты на маркетинг, ремонт и обучение можно перенести на более поздние даты без серьезных последствий.
3. Постарайтесь отсрочить платежи. Свяжитесь с арендодателем или поставщиком — возможно, они будут готовы подождать оплату.
4. Попробуйте ускорить поступления от клиентов. Определите, кто из клиентов может заплатить раньше срока, и свяжитесь с ними. Если клиент отказывается, предложите небольшую скидку — это может стоить дешевле, чем кредит на ту же сумму.

Когда разрыв закрыт, разберите, из-за чего именно не хватило денег, и исправьте причину — например, измените лимит отсрочки для проблемного клиента или сдвиньте дату одного из регулярных платежей.

Чем закрыть кассовый разрыв: сравнение инструментов

Компании часто закрывают кассовый разрыв на заемные средства. Разберем каждый вариант покрытия кассовых разрывов.

Овердрафт

Банк разрешает компании тратить с расчетного счета больше денег, чем на нем есть, в пределах установленной суммы. По сути, это небольшой кредит прямо на расчетном счете. Банк определяет сумму заранее — обычно на основании того, сколько денег в среднем проходит через счет компании за месяц. Компания продолжает тратить деньги как обычно, а банк начисляет проценты только за те дни, когда счет был в минусе. Такой вариант подходит компаниям, которые давно работают с одним банком и проводят через него регулярные платежи.

Кредитная линия

Банк заранее одобряет компании определенную сумму, и бизнес может брать из нее деньги частями, когда они нужны, а не одним переводом сразу. Проценты бизнес платит только за те деньги, которые взял фактически, но иногда банк берет отдельную комиссию за то, что открывает линию. Чтобы получить кредитную линию, нужно подать в банк документы о компании, иногда предоставить залог — например, оборудование или недвижимость. Этот вариант подходит, если компания понимает, сколько денег ей понадобится в течение следующих одного-трех месяцев.

Факторинг

Компания продает товар клиенту с отсрочкой платежа. Клиент обещает заплатить через 60 дней. Банк или отдельная факторинговая компания выкупает долг клиента и сразу платит компании деньги. За это бизнес платит банку комиссию. Банк одобряет факторинг не столько по надежности самой компании, сколько по надежности ее клиента — именно клиент должен будет вернуть деньги банку. Такой вариант подходит компаниям, которые регулярно продают товар или услуги с отсрочкой платежа и хотят получать деньги раньше срока.

Товарный кредит и отсрочка у поставщика

Это договоренность не с банком, а с собственным поставщиком компании. Он отгружает товар сейчас, а компания платит через несколько дней или недель. Обычно поставщик не берет за это денег или берет немного. Вариант работает, если у компании долгие и стабильные отношения с поставщиком.

Скидка за досрочную оплату клиенту

Компания предлагает клиенту скидку, если он заплатит раньше срока по договору. Перед тем как предлагать скидку, стоит посчитать: если скидка обходится компании дороже, чем проценты по кредиту на такую же сумму, выгоднее взять кредит на покрытие кассового разрыва.

Заем собственника

Собственник компании одалживает бизнесу личные деньги. Заем стоит оформить в виде договора и указать сумму и срок возврата, чтобы не перепутать эти деньги с выручкой бизнеса.

Продажа неликвида и излишков запаса

Если на складе лежит товар, который плохо продается, компания может продать его со скидкой, чтобы получить деньги. Эта мера закрывает конкретный разрыв, но не решает проблему в долгосрочной перспективе.

Чтобы выбрать подходящий инструмент, нужно посмотреть на длительность разрыва:

• несколько дней: овердрафт или отсрочка у поставщика;
• несколько недель: факторинг;
• один-два месяца: кредитная линия.

В случае если разрыв продолжается больше трех месяцев, речь идет о дефиците оборотных средств или неплатежеспособности. В такой ситуации заемные средства могут быть неэффективными.

Как автоматизировать контроль платежей с Битрикс24

Компания, у которой немного сделок, может вести платежный календарь в Excel-таблице. Но когда счетов становится больше, в ручной работе возникает человеческий фактор. Битрикс24 снижает риск с помощью автоматизации:

• Счета и сделки в CRM показывают, какие суммы ожидаются к оплате и в какие даты. Менеджер выставляет счет клиенту прямо из карточки сделки, и сумма с датой попадает в общий платежный календарь.

• Система автоматически напоминает о сроках оплаты. Когда приближается срок оплаты счета, Битрикс24 ставит менеджеру задачу связаться с клиентом или самостоятельно отправляет клиенту письмо с напоминанием.

• Платежи согласовываются по заранее заданному маршруту. Перед тем как деньги уходят со счета, заявка на оплату проходит через всех ответственных лиц и руководителя. Решение и все шаги фиксируются в системе: можно проверить, кто и когда его принял.
• С помощью Отчетов и BI Конструктора можно строить сводки по выставленным, оплаченным и просроченным счетам с разбивкой по менеджерам и клиентам. Руководитель видит общую картину по платежам в реальном времени.
• Данные по статусу оплаты в CRM и в бухгалтерии не расходятся между собой благодаря интеграции с «1С» — это снижает риск кассовых разрывов.

Битрикс24 показывает, когда клиенты должны заплатить по счетам и сделкам, вовремя сигнализирует о просроченных платежах и помогает согласовывать выплаты внутри команды.

Частые ошибки при работе с кассовым разрывом

• Компания ориентируется на прибыль в отчете, но не учитывает реальную дату поступления денег. Из-за этого она может потратить средства, которых еще нет.
• Руководитель смотрит на итоги месяца без детализации. Так он упускает кассовый разрыв длиной в несколько дней.
• Чтобы закрыть кассовый разрыв, компания использует неподходящий кредитный инструмент: например, оформляет долгосрочный кредит, хотя проблема разовая и длится всего несколько дней.
• Чтобы быстро получить деньги и компенсировать разрыв, бизнес распродает товар или рабочее оборудование с большой скидкой. Такая ошибка уменьшает будущую прибыль.
• Компания дает всем клиентам одинаковую отсрочку платежа без ограничения по сумме долга. Но крупный клиент с маленькой отсрочкой создает риски опаснее, чем небольшой клиент с долгой отсрочкой, — он может существенно увеличить глубину и длительность разрыва.
• Бизнес назначает выплаты по зарплате, аренде и налогам на одну неделю месяца. Возникает пик расходов, который создает угрозу кассового разрыва. Платежи, которые можно передвинуть, стоит разнести по разным неделям.

Частые вопросы