Проект — это сложный процесс из множества задач, над которым работает целая команда. Чтобы сдать его вовремя, менеджер должен тщательно все спланировать. Календарный план проекта нужен для того, чтобы систематизировать задачи, назначить им сроки и ответственных, а также показать взаимосвязи между этапами.
Разобрали, как его сделать и использовать.
Что такое календарный план проекта
Календарный план проекта — это схема, на которой показаны все задачи от начала до завершения проекта, их последовательность и сроки. План показывает, что и когда нужно сделать, кто отвечает за задачи и как они связаны между собой.
Благодаря календарному плану менеджер:
- Планирует проект еще до его начала. Он заранее понимает, какие ресурсы понадобятся, и предметно обсуждает работу с заказчиком.
- Знает, что должно быть сделано в определенный день. Рабочий процесс прозрачен: не нужно нагружать команду лишней отчетностью, достаточно посмотреть в календарь.
- Контролирует прогресс. Если менеджер замечает отставание от графика работ, он перераспределяет ресурсы, чтобы сдать проект в срок.
Пример календарного плана проекта. Компания запускает онлайн-курс. Для него нужно разработать программу, снять и смонтировать лекции с экспертами, сделать лендинг и настроить рекламу. Вот как это выглядит на календарном плане:
1 мая — продюсер договаривается с экспертами о времени записи, отдает копирайтеру задание на тексты, связывается со специалистом по настройке рекламы и разработчиком.
3 мая — разработчик начинает писать код для лендинга.
5 мая — специалист по рекламе начинает готовить креативы и заводить рекламные кампании.
10 мая — копирайтер подготавливает текст для лендинга и передает его продюсеру. Тот согласовывает его и передает разработчику.
7, 14, 21, 28 мая — продюсер снимает лекции с экспертами.
8, 15, 22, 29 мая — монтажер монтирует лекции на следующий день после съемок.
30 мая — специалист по рекламе запускает рекламную кампанию, и аудитория собирается в Telegram-боте.
10 июня — разработчик публикует готовый лендинг, а продюсер проверяет, что все тексты, видеолекции и другие материалы отображаются, как нужно, и оплата работает.
15 июня — курс начинается: всем, кто оплатил его, на почту приходят доступы к первой лекции.
На календарном плане видно, что съемка идет раз в неделю параллельно с работой над лендингом и рекламой. Если один из экспертов перенесет запись, план покажет, что монтаж задержится, а с ним и запуск курса. Продюсер заранее понимает это и предварительно ищет решение.Зачем нужен календарный план
Календарный план реализации проекта помогает менеджеру:
- Уложиться в сроки. На плане удобно расставлять задачи в порядке приоритетов и рассчитывать часы с запасом. Помимо этого, становится понятно, какие работы можно делать одновременно, а какие только друг за другом.
- Предотвратить риски. Например, если менеджер увидит, что в один момент работу может застопорить ответ от заказчика, он заранее предупредит его и объяснит, почему важно не задерживать обратную связь. А если менеджер предполагает, что команда слишком маленькая и вряд ли успеет в срок, он может договориться с дополнительными специалистами, чтобы они помогли.
- Организовать работу команды. Во-первых, с планом менеджер лучше понимает, сколько понадобится людей. Во-вторых, план показывает, в какой последовательности должны работать сотрудники в кросс-функциональной команде. Например: копирайтер пишет текст для лендинга и передает его на проверку редактору. Редактор вносит правки и возвращает текст копирайтеру, тот обрабатывает предложения и присылает финальный вариант. После этого редактор отдает текст на согласование маркетологу, а затем — разработчику лендинга. Календарный план отражает всю цепочку, и менеджер и исполнители знают, когда подхватить работу и кому ее передать дальше. Так команда работает слаженно.
- Договориться с заказчиком. Менеджер приносит заказчику календарный план и показывает, из каких этапов состоит проект. В глазах заказчика процесс становится прозрачным, он больше доверяет исполнителю и не требует лишней отчетности.
Как составить календарный план проекта
Разработка календарного плана проекта проходит в несколько этапов.
1. Определите цель проекта
Сформулируйте основную цель работы. Используйте критерии SMART: цель должна быть точной, измеримой и иметь финальный срок. Например: «Запустить онлайн-магазин с каталогом на 500 товаров к 1 марта».
2. Разбейте проект на задачи
Например, чтобы сделать сайт, нужно:
- разработать прототип — маркетолог определяет структуру;
- отрисовать дизайн — дизайнер создает макеты;
- написать текст — копирайтер готовит контент;
- сверстать макет — разработчик переводит в код.
К каждой задаче назначьте ответственного и сроки ее начала и завершения. Чтобы реалистично оценить сроки, попросите исполнителей подсказать, сколько времени займет работа.
Помимо операционных задач, внесите в календарь организационные моменты: встречи с заказчиком, командные созвоны и промежуточные отчеты. Так каждый сотрудник будет понимать весь рабочий процесс, а не только свой участок работы.
3. Выявите зависимости между задачами
Определите, какие работы можно вести параллельно, а какие только поочередно. Сначала разместите на календаре основные этапы, которые идут последовательно. Затем добавьте задачи, которые можно делать параллельно с ними, — например, пока дизайнер делает макеты, копирайтер пишет текст для сайта. Обозначьте взаимосвязи между задачами в плане.
4. Оцените ресурсы и риски
Критически посмотрите на план и подумайте, насколько он отражает реальность. Возможно, вы обнаружите несостыковки — например, сроки покажутся скорее желаемыми, чем действительными. Или узкие места — например, моменты, когда важный процесс зависит от согласования занятого топ-менеджера. В таком случае нужно заранее перераспределить ресурсы или продумать запасные варианты.
5. Согласуйте план с командой
Покажите готовый календарный план исполнителям. Они могут заметить детали: например, подсказать, что релиз выпадает на праздники, задача занимает больше времени, чем кажется, или есть неочевидные внешние зависимости.
Какие инструменты использовать для календарного планирования
Выбор инструмента зависит от сложности проекта, количества задач и размера команды.
Google или Excel-таблицы
Небольшим проектам подходит простое планирование. Менеджер создает таблицу и указывает в строках задачи и ответственных, а в колонках даты. Несмотря на то, что в таблицах можно настроить формулы и форматирование, большинство изменений придется вносить вручную. Помимо этого, сложно визуализировать зависимости и масштабировать проект, когда задач станет больше.
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта подходит средним и крупным проектам. Это визуальная таблица, в которой каждая задача — полоска на временной шкале. Полоски показывают, когда начинаются и заканчиваются задачи, в какой последовательности они идут и когда их можно делать одновременно. Главное преимущество диаграммы Ганта — она показывает зависимости между задачами. На одной высоте находятся последовательные задачи, а над ними и под ними — те, которые можно выполнять параллельно с ними, если они занимают одинаковые участки временной шкалы. Диаграмму Ганта можно построить, например, в Битрикс24 или GanttPRO.
Специализированные планировщики
Программы, созданные специально для управления проектами, — например, Shtab, YouGile, «Яндекс Трекер». В них менеджер вносит все задачи проекта в один календарь, обозначает, как они зависят друг от друга, устанавливает сроки и ответственных, а также видит диаграмму Ганта.
Когда менеджер меняет дату одной задачи, программа автоматически пересчитывает, как это повлияет на зависимые работы. Например, если дизайнер опоздает с макетами на два дня, программа покажет, что разработчик не может начать работу вовремя, и весь проект сдвигается.
Комплексные системы управления
Это инструменты, в которых планирование — один из процессов, встроенных в единое рабочее пространство. В Битрикс24 календарный план отображается в трех видах: список задач, диаграмма Ганта или канбан-доска. Гант лучше показывает зависимости, канбан удобнее для потоковой работы, а список — для простых проектов.
Менеджер создает календарный план в разделе «Проекты» и закрепляет ответственных за задачами. После этого задачи автоматически появляются на канбан-доске исполнителя среди других его дел. Когда менеджер двигает срок на графике, дедлайн у сотрудника меняется автоматически. Он видит задачу, может обсудить ее с коллегами в чате, прикрепить документы и отчитаться о выполнении.
Менеджер видит, кто над чем работает, и понимает, все ли будет готово вовремя. План связан с CRM, если проект для клиента, и с документами, если нужны договоры или ТЗ.
Базовая функциональность доступна бесплатно и без ограничений по количеству пользователей. Расширенные возможности — учет рабочего времени, автоматизация задач, детальные отчеты и гибкая настройка прав доступа — доступны на коммерческих тарифах. Их стоимость начинается от 2490 рублей в месяц.
Если вы хотите видеть все проекты, задачи и загрузку сотрудников в одном окне, попробуйте Битрикс24.
Как использовать календарный план при управлении проектом
Календарный план не гарантирует успеха проекта. Это инструмент, которым менеджеру нужно уметь грамотно пользоваться: следить за прогрессом, делать выводы и принимать управленческие решения.
Обновляйте план регулярно
План должен отражать реальное состояние дел на проекте. Каждый сотрудник может заглянуть в него и понять, сколько времени ему осталось на задачу и когда ее нужно передать на следующий этап. Устаревший план усложняет работу и приводит к лишним вопросам, поэтому его нужно обновлять еженедельно или чаще в зависимости от скорости изменений.
Обсуждайте план на встречах с командой
Проверяйте, что уже сделали, какие задачи планируете на неделю и какие препятствия появились или могут возникнуть. В таком формате удобно отмечать прогресс и вовремя устранять проблемы.
Делайте выводы
Менеджер анализирует план и принимает меры. Если дедлайн близко, а задача далека от завершения, он перераспределяет ресурсы, привлекает помощников или сдвигает сроки других работ. Если на одном и том же участке работы из раза в раз не успевают к срокам, менеджер разбирается с системной проблемой.
Управляйте приоритетами
Когда заказчик приходит с новыми идеями, план помогает понять, стоит ли сразу брать их в работу. Менеджер видит, есть ли у команды свободное время или лучше довести предыдущий процесс до промежуточного результата. И увереннее обосновывает ответ перед заказчиком.
Частые вопросы
Да, можно. Единого образца календарного плана проекта не существует: они различаются в зависимости от сферы и сути работы. Чтобы сэкономить время, можно сделать типовой шаблон календарного плана проекта в вашей области, кастомизировать его под конкретный проект или корректировать в процессе, если возникают новые обстоятельства. Главное — сообщать об изменениях команде.
Хорошее правило: каждая задача в плане должна занимать от четырех часов до нескольких дней. Если задача меньше четырех часов, ее можно объединить в блок с другими небольшими делами. Например, вместо отдельных задач «написать статью», «отправить на вычитку» и «загрузить на сайт» сделайте одну: «подготовить и опубликовать статью».
Если задача занимает больше недели, разбейте ее на этапы. Например, вместо абстрактной идеи «запустить рекламу» предложите «разработать концепцию» (два дня), «создать креативы» (пять дней), «настроить таргетинг и запустить кампании» (два дня).
Менеджер проекта составляет календарный план и показывает его заказчику и команде, а сотрудники обновляют статусы задач и отчитываются о прогрессе.
Что в итоге
- Календарный план проекта — это схема, в которой описаны все задачи проекта, их старт, финиш и взаимосвязи между ними. А также ответственные исполнители и контрольные точки: встречи и созвоны.
- Он помогает менеджеру обозначить сроки проекта, улучшить координацию команды, распределить ресурсы, предотвращать риски и следить за прогрессом.
- Чтобы составить календарный план проекта, нужно поставить цель проекта, разбить его на этапы и задачи, обозначить зависимости между ними, согласовать план с учетом ресурсов и проанализировать риски.
- Простой календарный план для небольшого проекта можно оформить в виде обычной таблицы, но с увеличением сложности и ростом команды лучше перейти на специальные автоматизированные системы.