Не все компании понимают ценность должностных инструкций. А это полезный и доступный инструмент, который помогает настроить процессы в команде. Рассказываем, что такое должностная инструкция и как ее составить, а еще делимся шаблонами.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция — это внутренний документ компании, в котором работодатель закрепляет требования к работнику: квалификации, полномочия, права и обязанности, а также все, за что сотрудник несет ответственность.
В Трудовом кодексе Российской Федерации нет точного определения должностной инструкции. Это скорее дополнение к трудовому договору. Ее цель — обозначить зоны ответственности сотрудника. Разбираемся, для чего нужны должностные инструкции и какими они бывают.
Какими бывают инструкции
Выделяют индивидуальные и типовые должностные инструкции.
Индивидуальные создают для конкретного работника. Они нужны, если в команде одну и ту же должность занимают несколько человек, чьи задачи немного отличаются.
Типовые инструкции пригодятся для рядовых сотрудников, чьи задачи не отличаются друг от друга.
Пример. В компании три менеджера по продажам, которые выполняют одни и те же функции. У всех в инструкции в разделе с обязанностями будут такие пункты:
1. Поиск клиентов и развитие долгосрочных партнерских отношений, ведение клиентской базы.2. Анализ рынка, мониторинг конкурентной среды.
3. Презентация продуктов и услуг компании.
4. Консультирование клиентов по продукции и услугам компании.
Должностная инструкция: зачем нужна работнику
-
Для работника должностная инструкция — это не просто список требований. Это скорее памятка, в которой есть главная информация о позиции: права, обязанности и зоны ответственности.
Пример. Диджитал-компания, которая занимается продвижением брендов в соцсетях, нанимает нового арт-директора. Чтобы новенькому было легче адаптироваться в компании, ему высылают подробную инструкцию. В ней прописано, что арт-директор должен владеть графическими редакторами, уметь работать с анимацией в конкретных программах, разрабатывать креативные концепции и руководить командой дизайнеров. Арт-директор все это умеет, а значит полностью соответствует должности.
-
Даже если сотрудник давно работает в компании, для него тоже полезно составить должностную инструкцию. Она уточнит список обязанностей и навыки, которые стоит развивать.
Пример. В большой IT-компании решают привести процессы в порядок. Поэтому выпускают должностные инструкции для каждого сотрудника. Редактор видит в инструкции SЕО-статьи, с которыми не умеет работать. Он идет к руководителю, обсуждает этот вопрос. В итоге сотруднику покупают курс или дают задачи на SЕО-статьи, чтобы прокачать этот навык.
-
Еще один плюс — на инструкцию можно ссылаться в спорных ситуациях.
Пример. Команда собрала контент-план для Telegram-канала вовремя, но результат не передали клиенту — дедлайн просрочен. Проджект-менеджер утверждает, что это должен был сделать SMM-специалист. Продюсер открывает свою должностную инструкцию и должностную инструкцию проджекта. Выясняют следующее: любая коммуникация с клиентом — прямая обязанность проджект-менеджера. А SMM-специалист, хоть и состоит в чате с клиентом, должен лишь готовить контент и следить за дедлайнами. Спор разрешен.
Зачем работодателю составлять должностные инструкции
Во-первых, чтобы сотрудники были более самостоятельными. Документ отвечает на большинство вопросов, которые могут возникнуть у них.
Во-вторых, должностная инструкция помогает понять, хорошо ли человек выполняет свою работу. Если нет, то руководитель может дать сотруднику обратную связь: пройтись по пунктам инструкции вместе с сотрудником и объяснить, что стоит улучшить в работе.
Должностные инструкции помогают команде повысить продуктивность. Но есть еще один способ. Забирайте наш чек-лист в Telegram — он поможет вести дела с максимальной отдачей.
Должен ли работодатель составлять инструкцию
В Трудовом кодексе Российской Федерации таких обязательств нет — работодатель сам решает, делать инструкцию или нет. Но бывают случаи, когда без руководства не обойтись: оно необходимо, чтобы разграничить зоны ответственности сотрудников.
Пример. Главного бухгалтера, финансового менеджера и финансового директора часто путают.
Главный бухгалтер ведет отчетность, занимается расчетами зарплат и налогов, следит за тем, чтобы компания не нарушала закон. Но прогнозировать риски и разбираться в инвестициях ему не нужно — это задачи финансового директора.
Финансовый менеджер изучает выручку, расходы, следит за тем, чтобы все проекты были рентабельными. Но он не руководит финансовой службой.
Финансовый директор управляет главным бухгалтером и финансовым менеджером. Он принимает стратегические решения, строит прогнозы, готовит отчеты для акционеров компании, контролирует денежные потоки.Обычно должностную инструкцию пишут руководители подразделений. Но лучше привлечь HR-менеджеров и юристов. Когда инструкция готова, руководитель подписывает ее и передает сотруднику, чтобы он ознакомился с документом и расписался.
Как разработать должностную инструкцию
В интернете много шаблонов должностных инструкций, которые можно адаптировать под конкретного сотрудника. Разбираемся, как писать инструкцию с нуля.
На что опираться
На Квалификационный справочник должностей и профессиональные стандарты. Профстандарты необходимы в двух случаях:
- Если на должности предусмотрены льготы и компенсации. Например, учителям дают удлиненный отпуск, помогают улучшать жилищные условия, компенсируют расходы на ЖКХ и транспорт.
- Если есть законные требования к квалификации. Адвокаты, врачи, учителя, инженеры и еще целый ряд специалистов не могут работать, пока не подтвердят свою квалификацию.
Как выглядит структура должностной инструкции
Обычно она состоит из пяти разделов: общие положения, обязанности, права, ответственность и заключительные положения. Пройдемся по каждому и посмотрим, что там должно быть.
Общие положения. В этом пункте обязательно указывают название должности, требования к образованию, квалификации, навыкам. А еще — положение в компании, то есть у кого сотрудник находится в подчинении и кем руководит.
Пример. В «Общих положениях» для HR-специалиста укажут, что он должен окончить бакалавриат, освоить программы профессиональной переподготовки в области поиска персонала. Нужно, чтобы он разбирался в подборе кадров: знал структуру и вакантные должности компании, понимал, где искать людей, и следил за тенденциями на рынке труда.Должностные обязанности. Это самый важный раздел должностной инструкции. Здесь нужно четко описать все зоны, за которые отвечает сотрудник.
Пример. HR должен собирать информацию о том, какие сотрудники нужны компании, отбирать кандидатов на вакансии, проводить собеседования, вести документооборот и отчетность.Права. Работодатель может добавить достаточно широкий перечень прав. С этим пунктом поможет часть 1 статьи 21 ТК РФ, там собран расширенный список прав.
Пример. HR-специалисту предоставляют комфортное рабочее место с хорошим освещением и компьютер с быстрым интернетом.Ответственность. В этом разделе важно обозначить, за что отвечает сотрудник.
Пример. HR отвечает за первичный отбор кандидатов на вакансию и оформление документов для соискателей, которые устраиваются на работу в компанию.Заключительные положения. Здесь можно написать, на какие профстандарты опирались те, кто составлял инструкцию, и при каких условиях в нее вносят изменения.
Как поменять должностную инструкцию
Чтобы все обязанности, перечисленные в документе, были актуальными, должностные инструкции время от времени обновляют. Это может быть пересмотр раз в пару лет или адаптация под каждого нового сотрудника, если есть необходимость.
Чтобы изменения вступили в силу, работодателю нужно сделать несколько шагов.
- Объяснить сотруднику, почему меняете инструкцию.
- Выпустить новую инструкцию или издать приказ об изменении старой.
- Согласовать инструкцию с сотрудником.
С Битрикс24 КЭДО можно подписывать кадровые документы онлайн. Для всех, кто использует Битрикс24 на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз», доступ к КЭДО будет бесплатным.
Шаблоны должностных инструкций
Чтобы не делать инструкции с нуля, опирайтесь на шаблоны. Их можно найти в открытом доступе практически для любой должности. Главное — адаптировать текст под компанию. Вот готовые инструкции от Битрикс24 для профессий, которые есть почти во всех компаниях.
Должностная инструкция финансового директора: обязанности, права и ответственность
Мы уже приводили пример из этой инструкции. В ней — о том, кто такой финансовый директор и чем он отличается от главного бухгалтера и финансового менеджера. Собрали семь пунктов для раздела «Ответственность», навыки, знания и много наглядных примеров, как все это работает в жизни.
Должностная инструкция директора по закупкам
Здесь разобрали обязанности, права, зоны ответственности человека, который следит за тем, чтобы все товары приходили на предприятие вовремя. Внутри разбираемся, кто такой директор по закупкам, каким компаниям он нужен и чем отличается от менеджера по закупкам и логиста.
А еще — даем должностную инструкцию и рассказываем, где искать такого сотрудника.
Должностная инструкция руководителя отдела продаж
В этой статье собрали стратегические, процессные, оперативные и кадровые обязанности руководителя отдела продаж. Рассказали, чем он занимается, от чего зависит пул задач и нужно ли ему быть гениальным продавцом. А также объяснили, зачем человеку на этой должности разбираться в CRM-системах и как выбрать подходящую.
Частые вопросы
Да. Время от времени ее необходимо пересматривать и корректировать, чтобы информация была актуальна. Если давно не делали этого, перепроверьте. Может оказаться, что навыки, которые требовались раньше, больше не нужны. Или наоборот, поймете, что в инструкции чего-то не хватает или обязанности нескольких сотрудников на разных позициях пересекаются.
Главное — все изменения согласовать с сотрудником, которого они коснутся. А дальше — выпустить приказ о внесении изменений, сформулировать новую инструкцию, получить подпись работника и согласие на продолжение трудовых отношений. Если документ был приложением, договор тоже придется обновить.
Это командная работа. Основную часть берет на себя руководитель, но ему помогают юрист и HR-специалист. При составлении важно опираться на Трудовой кодекс и профессиональные стандарты. А чтобы было проще, можно найти готовые шаблоны в интернете.
Индивидуальные инструкции хранят в компании от 50 до 75 лет. Все зависит от того, когда по ним закончили делопроизводство. Если после 1 января 2003 года, срок будет 50 лет. Если до — 75 лет.
Типовые инструкции хранят всего три года с момента, когда они перестают действовать. Срок действия — на усмотрение работодателя.
Компаниям нужно делать как минимум два экземпляра каждого документа. Один находится в отделе, где работают сотрудники, для которых писали инструкции, второй — вместе с уставом и другими документами организации.
Место хранения определяет положение о должностной инструкции. Если срок истекает, документ отправляют в архив.
Что в итоге
- Должностная инструкция — это официальный документ, который определяет права и обязанности сотрудника, требования к его компетенциям. Составлять ее не обязательно, но желательно. Так получится четко распределить зоны ответственности в команде.
- Работнику инструкция нужна, чтобы понимать, какие функции он должен выполнять, и отстаивать свои права.
- Работодателю пригодится, чтобы навести порядок в процессах, четко обозначить обязанности и права сотрудников.
- Должностная инструкция состоит из пяти разделов: общие положения, обязанности, права, ответственность и заключительные положения.
- Документ создает руководитель, но не в одиночку — ему помогают юристы и HR-специалисты.