Энергия-сервис

О КОМПАНИИ

ЗАО "Энергия-сервис" было основано в мае 1994г. в Екатеринбурге. Сейчас в структуре общества работает несколько подразделений, основные направления работы которых: оптовая торговля инструментом, розничная торговля инструментом, поставка сырых резиновых смесей, обслуживание автомобилей, производство домов из клееного бруса. Подразделение, занимающееся оптовой торговлей инструментом, было организовано в 1999 году. 15 сотрудников компании используют Битрикс24.

ЗАДАЧИ

• Внедрить систему управления продажами на базе Bitrix24

• Интегрировать IP-телефонию с CRM Bitrix24. 

• Реализовать в виде бизнес-процесса процесс согласования документов.

• Максимально упростить внедрение системы в бизнес клиента путём автоматизации процессов работы со сделками.

• Организовать автоматический сбор заявок из почты.

• Собрать разрозненную базу клиентов в одном месте.

ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

В связи с тем, что компания долгое время находится на рынке, сформировались регламент работы и правила обработки заявок, от которых не хотелось отказываться. Необходимо было максимально схоже реализовать процессы в CRM-системе, чтобы переход на новую для сотрудников систему прошёл наиболее комфортно.
Требуется организовать процесс согласования документов с руководителем.
Провести обучение и подготовить команду к использованию Bitrix24 без остановки работы компании. Для этого было проведено три сессии, в ходе которых организовали знакомство с основами работы в CRM-системе, обсудили процессы взаимодействия отделов в процессе продажи и познакомили с итогами проектирования автоматизации, обучили основам работы с CRM-маркетингом. Создали чат в WhatsApp, куда каждый менеджер мог задать вопрос и получать оперативный ответ. 

ПРОЦЕСС

1. Внедрение блока CRM:

• Настроена интеграция с корпоративной электронной почтой.

• Настроена и подключена IP-телефония Манго.

• Настроены роботы и бизнес-процессы для ускорения и автоматизации работы с потенциальным клиентом.

• Оптимизированы карточки лида, сделки, контакта и компании под конкретные потребности бизнеса.

• Загружена действующая база клиента.

2. Разработан бизнес-процесс согласования документов

ПРИМЕРЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ

При поступлении заявки на корпоративную почту в системе формируется новый лид. Если системе не знаком контакт, РОП определяет ответственного менеджера. Иначе лид получает уже работавший с контактом сотрудник. Менеджер проверяет наличие товара по учетным данным, после чего связывается с клиентом и корректирует заказ по наличию. После чего клиент принимает решение. В случае положительного ответа лид конвертируется в сделку.

В зависимости от стоимости и категории заявки менеджер принимает решение о необходимости согласования данной заявки с руководителем в соответствии с регламентом компании. В случае если согласование необходимо, запускается бизнес-процесс согласования и доработки бланка заказа. По факту согласования менеджер формирует счет и отправляет клиенту. Далее менеджер получает задачу на контроль оплаты, по факту оплаты менеджеру выставляется задача на организацию сбора заказа к отгрузке. Склад формирует заказ и отгружает его. После этого сделка для менеджера считается успешно завершенной. Через две недели после закрытия сделки менеджер получает задачу связаться с клиентом с целью получения обратной связи. В случае не успешного завершения сделки задачу для анализа причин провала получает РОП.

РЕЗУЛЬТАТ

• Спроектирована и реализована четкая система сбора заявок из корпоративной почты. 
  
  
• Исключена возможность «потери» заявки от потенциальных клиентов. Все заявки попадают в CRM систему, где они фиксируются руководством. 
  
  
• Подключена, настроена и интегрирована IP-телефония, которая позволяет осуществлять звонки напрямую из Bitrix24, все звонки записываются и хранятся в карточке клиента, что позволяет улучшить сервис. 
  
  
• Бизнес-процессы ускорены и упрощены за счёт применения инструментов автоматизации.
  
  
• Четкое понимание конверсии лидов в клиентов.