Старт-2

ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ

Cфера деятельности:
Оптовые и розничные поставки климатического оборудования

Дата основания:
2007

Число Сотрудников работающих с Битрикс24:
21

География:
Самара, Тольятти, Санкт-Петербург

Достижения компании:
На сегодняшний день компания занимает одну из лидирующих позиций на климатическом рынке региона, смонтировано более 15000 сплит-систем в квартирах, домах и офисах.

НЕОБХОДИМОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ БИТРИКС24

Ситуация до внедрения Битрикс24
В работе с каждым Клиентом всегда участвует несколько сотрудников, причем каждый из них на определенном этапе.
Из-за этого получается огромное количество бизнес-процессов, которые руководителям трудно контролировать.
В сезон, когда количество заказов увеличивается в несколько раз, работа превращается в хаос.
Хаос приводил к просрочкам, большим штрафам, упущенной выгоде и репутационным потерям.

Критерии выбора Битрикс24
Выбор был между Битрикс24 и 1С. Решающее значение сиграли:

• Удобство использования.
• Обновления CRM без дополнительных затрат на программирование.
• Встроенная телефония. 

Почему Клиент выбрал именно нашу Компанию
По рекомендации 

ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ

На какой отдел компании в первую очередь было направлено внедрение?
На руководство компании.

С какими техническими сложностями пришлось столкнуться?

• Самой сложной в техническом плане задачей было реализовать выбор сразу нескольких файлов при загрузке в поле Лида «Документы». Это было необходимо из-за того, что к каждому Лиду прикрепляется до сотни документов, и загрузка файлов по отдельности в несколько раз увеличивало работу Сотрудников.
• Также для другого сотрудника было крайне важно, чтобы в списке Лидов эти файлы можно было скачать архивом либо по отдельности (на выбор), и чтобы напротив иконки архива обозначался вес архива. Это также экономило ему огромную часть его рабочего времени.

Были ли проблемы с вовлечением пользователей в работу с CRM?
Да, несколько сотрудников были негативно настроены по отношению к внедрению Битрикс24.

Какие действия применялись для обучения и вовлечения пользователей?
Вместе с каждым сотрудником в CRM несколько раз провели различные варианты его части работы. А также объяснили вместе с руководством для чего нужно внедрение Битрикс24.
Сейчас продолжаем осуществлять поддержку Клиента, отвечать на вопросы Сотрудников и помогать им в работе с системой.

Насколько активно топ-менеджмент использует возможности Битрикс24?
Руководство является наиболее активными пользователями CRM.
Кроме того они следят за работой всех других сотрудников.

Проблемы при внедрении
Не было.

РАБОТА С РЕШЕНИЕМ

Внедренный функционал и его использование:

Активнее всего используются Задачи и CRM.

• Карточка сделки была разбита на разделы, которые было необходимо заполнить на каждом этапе;
• Было создано 24 бизнес-процесса, которые автоматически создавали Задачи нужным Сотрудникам, после заполнения каждой группы полей. То есть Сотрудник просто заполняет свои поля, и как только он это сделал, Задачи автоматически уходят следующим Сотрудникам;
• Для быстрого внесения Лидов была создана специальная форма с одним единственный полем, в которое нужно просто вставить список ссылок на тендеры – и после отправки каждая ссылка сформирует отдельный Лид.
  
  Также был доработан программный код CRM:
• Были скрыты все лишние поля и элементы, чтобы Сотрудник видел только то, что ему необходимо. А также изменен дизайн некоторых элементов для удобства.
• Создана возможность при загрузке файлов выбирать сразу несколько файлов (часто было необходимо прикреплять к Лиду по несколько десятков файлов);
• В списке Сделок эти файлы были выведены в форме выпадающего списка, где указан общий объем файлов (это важно при загрузке на тендерную площадку) и есть возможность скачать их одним архивом.
• Из списка Задач идет ссылка сразу на редактирование связанной с этой Задачей Сделки;
• Ссылки на тендеры в карточке Сделки кликабельны.

Есть ли в компании специалист по внутренним коммуникациям (или сотрудник, на которого возложены подобные функции)?
Нет

Годовой показатель вовлеченности компании по «пульсу»
44%

Сложности с вовлечением в работу с Битрикс24 и как они были преодолены
Сотрудники привыкли к старым программам (Excel, 1С), они их устраивали.
Сотрудники не понимали, зачем нужно что-то менять.
Вместе с руководством провели с консервативными сотрудниками индивидуальные беседы, в ходе которых подробно объяснили им для чего происходит внедрение CRM, и какие проблемы компании оно решает.

ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ ВНЕДРЕНИЯ

Преимущества, которые можно измерить и оценить

1. Значительно меньше времени стало тратиться на отслеживание выполнения задач.

2. Раньше для того, чтобы понять, какие задачи следует делать, нужно было каждый раз просматривать огромный файл Excel с тысячами компаний. Сейчас все задачи формируются автоматически. У каждого Сотрудника есть сформированный список задач на день с дэдлайнами. Если задача по Клиенту просрочена или вовсе отсутствует – загорается уведомление об этом.

3. Сократились конфликтные ситуации, связанные с отсутствием истории взаимодействия с Клиентом. А также на порядок сократилось время на выяснение ситуации в случае претензии Клиента. Сейчас вся история взаимодействия с Клиентом автоматически подробно фиксируется и легко доступна в случае необходимости.

Нематериальные выгоды
Нет

ПРИМЕР ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ В РАБОЧЕЙ СИТУАЦИИ КОНКРЕТНОГО ОТДЕЛА

• Раз в день руководитель формирует список интересных для компании тендеров. Копирует ссылки на эти тендеры в одно единственное поле специальной формы на сайте, и нажимает на кнопку «Отправить». Написанная нами программа сама разделяет этот список на отдельные ссылки по сочетанию «http://» или «https://», и из каждой ссылки создает отдельный Лид. Автоматически по каждому Лиду ставится Задача с дэдлайном, назначается ответственный и отправляется уведомление.
• В данном случае ответственным является Руководитель тендерного отдела. В карточке Лида выделена отдельная группа полей специально для него. Руководитель ТО заполняет все эти поля, в частности указывает ответственного за подготовку документов для Тендера. Как только поля заполнены – Задача руководителя ТО сама автоматически закрывается. И сразу же автоматически всплывает Задача с дэдлайном у ответственного за подготовку документов.
• И так далее. Как только Сотрудник заполняет все поля в своем разделе – его Задача автоматически завершается и ставится Задача следующему Сотруднику. На каждом этапе алгоритм идет по одному из нескольких путей в зависимости от информации, внесенной Сотрудником.

ОТЗЫВ ЗАКАЗЧИКА О ПРОДЕЛАННОЙ РАБОТЕ

«Нам предложили обратиться к знакомому, который занимается внедрением CRM Битрикс24. Нисколько не жалеем. Действительно очень хорошо и качественно все было сделано. Спасибо за отношение к Клиенту, это самый главный, ключевой момент. Клиента ведут от самого начала до самого конца. Даже после завершения работ не бросают, а какие-то комментарии дают, доводят систему до рабочего состояния. Какие-то нюансы уточняют, потому что жизнь идет, какие-то моменты меняются, и в любом случае что-то надо доделывать. Рассчитываем, что в дальнейшем увеличим и расширим эту базу, то что необходимо нам. И обязательно обратимся именно в эту же компанию.»

Дмитрий Першин, совладелец и коммерческий директор ГК «Старт».