Интеграция двух баз 1С с коробочной версией Битрикс24 для ООО «АРС»

ООО «АРС» — российская консалтинговая компания, с 2009 года сопровождающая фармацевтические и биотехнологические фирмы в регистрации лекарственных средств, проведении доклинических и клинических исследований и решении вопросов интеллектуального права.
Организация курирует международные проекты, строго соблюдая стандарты ICH-GCP, FDA, EMA и нормативы ЕАЭС и РФ. Ежедневный документооборот включает сотни счётов, УПД, платёжных поручений и проектных отчётов, что предъявляет особые требования к надёжности процессов и прослеживаемости данных.

Компания работала сразу с двумя независимыми базами 1С: одна обслуживала собственный юрлицо ООО «АРС», вторая — ИП, используемое для отдельных проектов. Документы формировались в учётных системах, а статусы оплат и проектные связи отслеживались вручную в таблицах Excel и письмах. Руководству требовалось:

• перенести финансовые документы из обеих баз 1С в коробочную Битрикс24 без потери данных;

• автоматически связывать счёт, УПД и платёжное поручение с карточкой проекта, чтобы менеджеры видели полную историю финансирования;

• устранить дубли контрагентов и обеспечить приоритет данных 1С, соблюдая требования регуляторов к неизменности записей;

• реализовать процесс силами API, без доработки ядра Битрикс24, чтобы не нарушать гарантию и обновления.

Мы развернули коробочную Битрикс24, настроили смарт-процессы «Счёт», «УПД», «Счёт поставщика», «Платёжное поручение», «Поступление на Р/с» и «Реестр проектов» с необходимыми стадиями, полями и связями. На стороне 1С разработали универсальный обработчик: каждые пять минут он опрашивает обе базы, формирует REST-запросы и создаёт или обновляет элементы CRM. Если у контрагента совпадает ИНН, в CRM остаётся одна карточка с отметкой, из какой базы пришли данные. 

В smarts-процессе «Счет» реализован бизнес-процесс, который при появлении поля «ID проекта» автоматически связывает документ со смарт-процессом «Реестр проектов», а позднее фиксирует дату оплаты при поступлении платежа. Аналогичная логика прописана для цепочки «Счет → УПД» и «Счет от поставщика → Платежное поручение».
Дополнительно сформирован каталог компаний с автоматическим заполнением реквизитов (ИНН, КПП, ОГРН, банковские данные), настроены маски и валидация полей, чтобы исключить ошибки ввода. Все действия пользователей заносятся в журнал: это упрощает внутренний аудит и подготовку регуляторных отчётов.

Особенности проекта:

В проекте исключено программирование на стороне Битрикс24: весь нестандартный функционал реализован скриптами в 1С, а в CRM использованы только роботы, бизнес-процессы и смарт-процессы из коробки.
Результаты: 

Спустя две недели после запуска весь поток документов — от выставления счёта до поступления оплаты — стал появляться в Битрикс24 автоматически.

1. Ручной ввод практически исчез: менеджеры больше не копируют реквизиты, а бухгалтерия не сверяет данные между системами.
2. На поиск нужного документа уходит считаные секунды; раньше требовалось 10–15 минут. Счёт, созданный в 1С, отображается в CRM в течение минуты, а дата оплаты фиксируется без участия сотрудников, поэтому проектные менеджеры отслеживают фактические поступления и могут оперативно уведомлять заказчиков или регуляторов.
3. Дубли контрагентов устранены: ИНН служит жёстким ключом, а приоритет 1С гарантирует неизменность юридически значимых записей.

По внутреннему тайм-трекеру объём ручных операций в финансовом блоке сократился примерно на 40 %, а скорость подготовки отчётов для контрольно-надзорных органов выросла почти в двое.
Проектная команда отметила, что риски ошибок при переносе данных сведены к минимуму, а прозрачность кассовых потоков позволяет точнее прогнозировать бюджеты клинических исследований.
Отзыв:

«Мы искали решение, которое объединит две базы 1С и даст нам полноценную картину финансов в CRM. Команда “АС Проект” реализовала интеграцию быстро и аккуратно: документы появляются в Битрикс24 без задержек, а связь со смарт-процессами проектов исключает ручной контроль. Теперь менеджеры и бухгалтерия работают с единой системой, а отчёты для регуляторов формируются в несколько кликов. Это значительно сократило трудозатраты и повысило точность данных, что критично для фармацевтического бизнеса».