От снежных склонов — к цифровым вершинам. Опыт автоматизации компании Снежные решения

Компания – ключевой игрок на рынке оснащения горнолыжных курортов. Специализация включает комплексные поставки высокотехнологичного оборудования (снегообразователи, канатные дороги), проектирование инфраструктуры склонов и полное снабжение объектов.
Компания работает с крупными проектами, требующими координации множества процессов, от предпродажного проектирования до поставки и монтажа специализированного оборудования. Их клиенты – операторы горнолыжных комплексов и девелоперы туристической инфраструктуры.


Компания столкнулась с критическими ограничениями в управлении продажами и клиентскими отношениями. Основная деятельность отдела продаж велась в "бумажном" формате и держалась "в головах" менеджеров, что создавало ряд серьезных проблем:

1. Потеря информации и клиентов: Отсутствие единой цифровой клиентской базы грозило утерей ценных контактов и истории взаимодействия при уходе сотрудника или просто потере записей.
2. Нулевая прозрачность процессов: Руководство не имело объективной картины по текущим заявкам, стадиям переговоров, количеству и статусу коммерческих предложений, а также по причинам выигрыша или проигрыша сделок.
3. Неэффективное планирование и контроль: Отсутствие системы постановки, контроля исполнения и напоминания о задачах для менеджеров приводило к срыву сроков и потере возможностей.
4. Сложности в документообороте: Генерация счетов, коммерческих предложений и договоров занимала много времени и была подвержена ошибкам из-за ручного ввода данных.
5. Отсутствие аналитики: Невозможность анализировать эффективность воронки продаж, длительность этапов сделок, конверсию и рентабельность направлений деятельности. Прогнозирование выручки было крайне затруднено.
6. Риски масштабирования: Существующая "система" полностью блокировала возможность роста компании и увеличения числа менеджеров без потери управляемости.

Требовалось кардинальное решение для перевода бизнес-процессов в цифровой, автоматизированный и контролируемый формат.
Для решения поставленных задач было выбрано и внедрено комплексное решение на базе CRM Битрикс24. Внедрение было сфокусировано на ключевых потребностях Компании:

1. Создание Единой Клиентской Базы: В Битрикс24 были централизованно перенесены все существующие контакты и данные о компаниях-клиентах и поставщиках. Карточки контактов и компаний были дополнены полями, специфичными для ниши (тип курорта, установленное оборудование, этапы проектов).
2. Построение Воронки Продаж: Разработана и настроена многоэтапная воронка продаж, полностью отражающая специфичный цикл сделок компании – от первичного лида (запроса) через проектирование, коммерческое предложение, согласование спецификации до заключения договора и поставки. Настроены туннели продаж для автоматизации перемещения сделок и контроля сроков.
3. Автоматизация Рабочих Процессов:
• Настроены карточки Лидов, Сделок, Счетов и Коммерческих предложений со всей необходимой информацией.
• Реализованы бизнес-процессы генерации документов (предложений, счетов) на основе данных сделки, минимизирующие ручной ввод и ошибки.
• Внедрена система постановки, контроля и уведомлений о задачах для сотрудников, привязанных к сделкам и контактам.
• Настроены автоматические напоминания менеджерам о действиях по сделкам.
4. Визуализация Работы: Использованы инструменты Kanban-досок для сделок и списков задач, дающие наглядное представление о текущей загрузке и статусах.
5. Обучение и Запуск: Проведено обучение двух ключевых сотрудников (менеджера по продажам и руководителя отдела) работе в новой системе. Обеспечен плавный переход от бумажного учета к цифровому.

Внедрение Битрикс24 принесло компании значимые результаты уже на стартовом этапе с двумя пользователями:

1. Централизация и Сохранность Данных: Вся клиентская информация, история коммуникаций и документы теперь хранятся в защищенной облачной CRM. Риски потери данных и знаний минимизированы.
2. Полная Прозрачность Продаж: Руководство в реальном времени видит весь "ландшафт" продаж: количество активных лидов и сделок, их текущую стадию в воронке, ответственных менеджеров, сумму ожидаемой выручки и "зависшие" сделки. Стало понятно, где возникают узкие места.
3. Повышение Дисциплины и Контроля: Система задач и напоминаний обеспечивает своевременное выполнение действий менеджерами. Автоматические уведомления и туннели CRM исключают "забытые" сделки.
4. Автоматизация Рутины: Существенно сокращено время на формирование коммерческих предложений и счетов за счет шаблонов и автоматического заполнения данных из карточки сделки. Уменьшилось количество ошибок в документах.
5. Формирование Базы для Аналитики: Накопление структурированных данных в CRM создало основу для будущего глубокого анализа: конверсии по этапам воронки, длительности цикла продаж, эффективности менеджеров, рентабельности проектов. Появилась возможность для прогнозирования загрузки и выручки.
6. Платформа для Роста: Созданная в Битрикс24 инфраструктура легко масштабируется. Система готова к подключению новых сотрудников, отделов (например, проектного или сервисного), интеграции с другими сервисами (телефония, почта, 1С) и дальнейшей автоматизации процессов.

Внедрение Битрикс24 стало для отправной точкой перехода от хаотичного бумажного учета к управляемому, прозрачному и эффективному бизнесу, готовому к развитию в конкурентной сфере оснащения горнолыжных курортов.