Внедрение Битрикс24 в систему продаж юридической компании Столичный юрист

Динамично развивающаяся юридическая фирма, специализирующаяся на комплексном сопровождении клиентов в двух ключевых и высокоответственных областях: получение гражданства (включая РВП, ВНЖ) и представительство в судебных делах различной сложности.

Компания работает как с частными лицами, ищущими легальные пути миграции или защиты своих прав, так и с малым бизнесом, нуждающимся в юридической поддержке. Высокая квалификация юристов и ориентация на результат позволили завоевать репутацию надежного партнера. Однако рост количества клиентов и сложности процессов выявили ограничения используемых инструментов, тормозящие дальнейшее развитие и создающие риски ошибок в критически важных для клиентов вопросах с жесткими сроками.

Рост компании столкнулся с серьезными операционными сложностями, обусловленных устаревшими методами работы:

1. "Бумажный" хаос и потеря информации: Основная работа с клиентами велась на бумажных носителях (договоры, заявления, судебные документы). Это приводило к потере документов, сложностям в поиске нужной информации и отсутствию единого архива. Риски юридических ошибок из-за недоступности актуальных данных были высоки.
2. Неэффективный учет клиентов и сделок: Клиентская база хранилась в многочисленных Excel-таблицах, которые дублировались, не синхронизировались и быстро устаревали. Отсутствовала единая история взаимодействий с клиентом, что затрудняло работу новых менеджеров и юристов, подключавшихся к делу.
3. Отсутствие контроля коммуникаций и сроков: Договоренности с клиентами (особенно критичные сроки подачи документов, явки в суд, оплаты) фиксировались хаотично (в блокнотах, почте, мессенджерах), что вело к срывам сроков, пропуску важных дат, недовольству клиентов и репутационным рискам. Контроль работы менеджеров продаж и юристов был затруднен.
4. Ручная обработка входящих заявок: Запросы от потенциальных клиентов приходили из множества источников (звонки, сайт, соцсети, мессенджеры). Их обработка была ручной, медленной, велик риск потери лида. Невозможно было оперативно оценить воронку продаж и эффективность каналов привлечения.
5. Отсутствие прозрачности и сложность отчетности: Руководству было сложно в реальном времени видеть нагрузку на отделы, статусы дел, финансовые показатели (ожидаемые платежи, прибыльность направлений). Формирование отчетов занимало много времени.

Ключевым запросом стало систематизировать деятельность всей компании, внедрить единую цифровую платформу (CRM Битрикс24) для автоматизации рутинных задач, централизации информации, контроля сроков и коммуникаций, повышения прозрачности процессов и скорости обработки заявок.

Команда интеграторов провела комплексное внедрение Битрикс24, сфокусированное на специфике юридических услуг и решении выявленных проблем Компании:

1. Перевод ключевых отделов на платформу: В первую очередь на Битрикс24 переведены Руководство, Отдел продаж (менеджеры по привлечению клиентов) и Юридическая группа (ведущие дела юристы и ассистенты). Это создало единое рабочее пространство.
2. Настройка структурированной CRM:

• Детальная воронка продаж: Отражены все этапы работы с клиентом: от первого контакта (Лид) до заключения договора (Сделка) и сопровождения дела (разные этапы Сделки, соответствующие стадиям суда или процесса получения гражданства).

• Туннели продаж (бизнес-процессы): Настроены четкие сценарии движения Лида/Сделки по воронке с автоматическими задачами, напоминаниями менеджерам и юристам о критичных действиях и сроках (например, "Отправить клиенту список документов", "Проверить готовность справки", "Подготовить исковое заявление до ДД.ММ", "Напомнить клиенту о суде за 3 дня").

• Комплексные карточки: Настроены и связаны карточки Лидов (потенциальные клиенты), Контактов (клиенты и контрагенты), Компаний (юр. лица-клиенты), Сделок (договоры на услуги), Счетов и Предложений. Все коммуникации (звонки, письма, сообщения) автоматически привязываются к карточке контакта/сделки.

3. Автоматизация обработки входящих обращений:

• Реализованы триггеры для автоматического создания Лида или Сделки при поступлении заявки через интегрированные каналы.

• Онлайн-чатом сайта;
• Телефонией (звонки с записью разговоров, привязкой к карточкам);
• Социальными сетями: Авито, ВКонтакте, Одноклассники и т.д.;
• Мессенджерами: Telegram (включая бота для первичного сбора данных), Viber (паблик-чат), WhatsApp;

Внедрение Битрикс24 принесло компании значимые и измеримые преимущества, трансформировав ключевые бизнес-процессы:

1. Полная централизация информации и коммуникаций: Все данные о клиентах, история взаимодействий (звонки, письма, сообщения из соцсетей/мессенджеров), документы (договоры, сканы, судебные акты загружаются в карточку сделки) и статусы дел теперь доступны в одном окне Битрикс24. Исчезла зависимость от бумажных носителей и разрозненных файлов. Риск потери информации сведен к минимуму.
2. Автоматизация рутины и строгий контроль сроков: Настроенные бизнес-процессы (туннели) гарантируют, что ни один важный этап работы с клиентом не будет пропущен. Автоматические задачи и напоминания для менеджеров и юристов о критичных действиях (подача документов, явка в суд, подготовка отчета клиенту, контроль оплаты) устранили человеческий фактор и срывы сроков, что критично в юридической практике.
3. Мгновенная реакция на заявки: Автоматическое создание Лидов/Сделок из всех интегрированных каналов (соцсети, мессенджеры, чат сайта, звонки) позволяет начать работу с клиентом в течение минуты после его обращения, значительно повышая конверсию и качество сервиса.
4. Прозрачность процессов и управляемость: Руководство в реальном времени видит загрузку отделов, статусы всех дел (сделок), движение по воронке продаж, ожидаемые и полученные платежи. Отчеты по эффективности менеджеров, юристов и рекламных каналов формируются автоматически.
5. Повышение эффективности и снижение операционных рисков: Сотрудники освободились от рутинного поиска информации и отслеживания сроков вручную, сосредоточившись на качественной работе с клиентами и решении юридических задач. Систематизация документооборота и контроль этапов минимизируют риски ошибок, способных привести к финансовым потерям или репутационному ущербу.
6. Масштабируемая платформа: Внедренное решение создает прочную основу для дальнейшего роста компании и подключения новых функций Битрикс24 (например, задачами, проектами для сложных дел, HR-модулем).

Итог: Битрикс24 стал для Компании не просто CRM, а центральной операционной системой, обеспечивающей порядок, контроль, скорость и прозрачность в критически важной для клиентов сфере юридических услуг, заложив фундамент для устойчивого роста и повышения качества сервиса.