Автоматизировали взаимодействие Битрикс24 и 1С в «Тракресурс-Регион» и ускорили проверку контрагентов в 10 раз

ООО «Тракресурс-Регион» — крупный дистрибьютор дорожной, складской и коммунальной техники, работающий на территории всей России. 

Компания сотрудничает с заводами-производителями, поставляет технику под заказ, предоставляет услуги аренды и сопровождает клиентов полным циклом сервисного обслуживания и запасных частей. Поток заявок формируется из сайта, тендерных площадок и входящих телефонных обращений, а менеджеры ежедневно обрабатывают десятки коммерческих запросов различной сложности. До начала проекта часть клиентских данных находилась в облаке Битрикс24, а финансово-складские операции вёл учетный контур 1С:Управление торговлей, что создавало разрывы в информации и увеличивало время на принятие решений.

Главной бизнес-целью заказчика было выстроить единый сквозной процесс ведения контрагентов и сделок, при котором сотрудники коммерческого отдела работают исключительно в интерфейсе Битрикс24, но при этом опираются на точные данные из 1С.

Для достижения этой цели требовалось реализовать целый ряд взаимосвязанных подзадач.

• Во-первых, нужна была мгновенная проверка нового контрагента по ИНН и КПП в 1С, чтобы исключить дубли и сразу видеть историю предыдущих взаимоотношений, возможные долги и индивидуальные условия.
• Во-вторых, по итогам проверки требовалось быстро «закреплять» клиента за менеджером без обмена служебными письмами и ручного согласования: результат должен автоматически фиксироваться и в Битрикс24, и в 1С.
• В-третьих, менеджеры хотели видеть актуальные складские остатки техники и запчастей прямо в карточке сделки: знание точного наличия позволяет оперативно подготовить коммерческое предложение и повысить вероятность сделки.
• Кроме того, руководство стремилось сократить количество обязательных полей, чтобы ускорить заполнение карточек, избежать рукописных ошибок и обеспечить чистоту аналитики.

Дополнительным требованием было ежедневное обновление справочников направлений, регионов и категорий клиентов, чтобы отчётность в Битрикс24 формировалась корректно и без ручных доработок.
В целом заказчик ставил задачу создать бесшовный обмен данными между системами, снизить операционные издержки на обработку заявок, повысить прозрачность процессов и усилить контроль соблюдения регламентов отдела продаж, не затрагивая при этом инфраструктурные вопросы сервера или лицензий.

• Проверка контрагента. Менеджер вводит ИНН и КПП прямо в карточке лида. PHP-скрипт, развернутый как собственный модуль, обращается к веб-службе 1С и получает JSON-ответ со статусом дебиторки, историей заказов и признаком «закреплён / свободен». Результат автоматически сохраняется в таймлайне, а робот отправляет оповещение руководителю, если клиент уже принадлежит другому менеджеру.

• Закрепление контрагента. При положительном результате проверки пользователь нажимает кнопку «Закрепить». Бизнес-процесс формирует структурированный пакет данных и передаёт его в 1С через обмен по протоколу HTTP-Services. Как только бухгалтер подтверждает заявку, обратный колбэк меняет ответственного в карточке компании и переводит сделку на следующую стадию — всё без писем и ручного согласования.

• Создание контрагента. Для новых клиентов реализовали форму-мастер: достаточно один раз внести реквизиты, и запись синхронно появляется и в 1С, и в Битрикс24 (компания + контакт). Ошибки ввода минимизированы за счёт масок и подсказок.

• Синхронизация остатков техники. Написали микросервис-посредник: каждые десять минут он запрашивает в 1С актуальный список техники (бренд, модель, статус, количество) и обновляет одноимённый каталог товаров. Менеджер, открывая сделку, сразу видит реальное наличие и быстрее формирует коммерческое предложение.

• Справочники и автоматизация. По расписанию обновляются направления, регионы и категории клиентов; разово загрузили города и формы собственности. В карточках убрали 40 % лишних «обязательных» полей, сохранив только критически важные, благодаря чему скорость заполнения выросла почти вдвое. В штатную автоматизацию добавили роботов: напоминания о счёте, контроль просрочки, постановка задачи на повторное касание.

Внедрение обеспечило заметный прирост скорости и качества обработки заявок.

Проверка нового контрагента теперь занимает около минуты вместо прежних десяти-пятнадцати: менеджер видит статус и историю прямо в карточке лида, что позволяет быстрее принимать решение о продолжении работы. Процесс закрепления клиента автоматизирован: ответственный назначается сразу после подтверждения в 1С, а служебные письма и ручные отметки ушли в прошлое.
Создание новой компании или контакта сократилось с семи-восьми до двух-трёх минут, так как вся информация заполняется один раз и параллельно записывается в обе системы. Каталог техники обновляется каждые десять минут, благодаря чему коммерческие предложения формируются по реальным остаткам, а вероятность отказа из-за отсутствия товара снизилась.

Руководство получило полную сквозную воронку и может анализировать конверсию, объём продаж по направлениям и загрузку менеджеров без дополнительных выгрузок из 1С.

Внутренние регламенты стали прозрачнее, количество ошибок при ручном вводе реквизитов сократилось, а сотрудники отмечают, что работать стало удобнее и быстрее. За первый месяц после запуска среднее время подготовки коммерческого предложения сократилось почти вдвое, а доля дублирующихся контрагентов упала до статистической погрешности.

Отзыв:

"Мы искали решение, которое безболезненно свяжет наши продажи в Битрикс24 с учётом в 1С, и команда “АС Проект” с этой задачей справилась отлично. Теперь менеджер может проверить контрагента, закрепить его за собой и увидеть остатки техники буквально в несколько кликов, не дергая бухгалтерию и не открывая дополнительных программ. Особенно ценим то, что ребята адаптировали процессы под нашу специфику: внедрение прошло без остановки работы отдела, а обучение оказалось простым и понятным. За первые недели мы уже ощутили, насколько быстрее стали реагировать на запросы клиентов. Планы на следующий этап — расширять автоматизацию и подключать новые каналы."