Консалт плюс: трудозатраты менеджера на рутинные задачи сократились на 30%

Компания «КОНСАЛТ ПЛЮС» является лидером рынка консультационных услуг по оформлению гражданства Израиля. Помогает клиентам пройти все этапы процесса, начиная от оценки перспектив и сбора необходимых документов, и заканчивая получением гражданства.

«КОНСАЛТ ПЛЮС» оказывает полный спектр услуг, связанных с репатриацией в Израиль, опираясь на глубокое знание законодательства и многолетний опыт. Сотрудники компании оказывают профессиональную поддержку на каждом этапе, минимизируя риски и значительно упрощая этот процесс для клиентов. Их цель – сделать процесс получения гражданства Израиля максимально комфортным и быстрым для каждого клиента.

В штате компании работает более пятидесяти высококвалифицированных специалистов, включая юристов, консультантов по репатриации, и специалистов клиентской поддержки.

«КОНСАЛТ ПЛЮС» попросили нас упорядочить и автоматизировать взаимодействие с клиентами. На старте проекта компания испытывала сложности в управлении клиентскими данными. Информация о клиентах была разрознена и хранилась в различных форматах и системах, что существенно затрудняло централизованный контроль над процессом продаж. У менеджеров не было быстрого доступа к полной истории взаимодействия с клиентами, что замедляло принятие решений и снижало эффективность работы.

Кроме того, компания испытывала проблемы с анализом эффективности деятельности сотрудников. Не было инструментов для отслеживания ключевых показателей, таких как конверсия лидов, скорость обработки запросов и уровень удовлетворенности клиентов. Это вынуждало вручную собирать и анализировать данные, что занимало много времени и повышало риск ошибок.

Еще одной проблемой было отсутствие интеграции с телефонией и электронной почтой. Сотрудникам приходилось использовать несколько разных инструментов для общения с клиентами, что замедляло работу и снижало качество обслуживания. Ручной ввод данных тоже был источником ошибок и потерь времени.

Компания искала комплексное решение для:

• централизации и упорядочивания данных клиентов;

• быстрого доступа к полной истории взаимодействия;

• автоматизации продаж и управления запросами;

• интеграции телефонии и электронной почты;

• анализа ключевых показателей эффективности;

• обучения сотрудников работе с новой системой.

Эти цели помогли бы компании повысить продуктивность и улучшить обслуживание клиентов.

На первом этапе мы внедрили и настроили CRM-систему Битрикс24. Определили и настроили права для каждого сотрудника в соответствии с ролями и обязанностями. Это обеспечило безопасность и конфиденциальность данных. Создали и настроили карточки лидов, сделок, контактов и компаний. Добавили необходимые поля для сбора информации, специфичной для бизнеса клиента. Особое внимание уделили этапам оформления гражданства, чтобы отслеживать прогресс каждого клиента. Создали дополнительные поля для ввода информации, соответствующей сценариям работы менеджеров. Это стандартизировало процесс сбора данных и упростило формирование отчетов. Провели обучение сотрудников работе в системе.

После настройки CRM мы загрузили пилотную базу данных. В систему импортировали от 50 до 100 контактов клиентов. Для каждого контакта заполнили около 20 полей информации. Это позволило протестировать систему в реальных условиях и убедиться в ее работоспособности.

Следующим шагом стала интеграция CRM с облачной АТС Mango. Это автоматизировало процесс регистрации звонков и повысило эффективность работы менеджеров. Мы провели аудит текущей системы телефонии клиента. Интегрировали телефонию с Битрикс24. Настроили внутренние номера (до 10 номеров). Проверили работоспособность интеграции, включая входящие и исходящие звонки, а также фиксацию информации в CRM. Обучили администраторов управлению системой телефонии. Они могут добавлять и удалять пользователей, а также сопоставлять их с Битрикс24. Подготовили скриншоты текущих настроек телефонии и контакты персонального менеджера (при наличии). Также предоставили инструкцию по использованию телефонии для сотрудников клиента.

Чтобы клиент мог самостоятельно использовать систему, мы подготовили подробные инструкции. В них описали, как загружать базы данных в лиды, сделки и компании, а также настраивать интеграцию с почтой.

На протяжении всего проекта мы обеспечивали техническое и консультационное сопровождение. Мы отвечали на вопросы клиентов и помогали решать проблемы, связанные с использованием системы. Также мы выполняли дополнительные работы по настройке Битрикс24, чтобы оптимизировать работу системы под нужды клиента.

Внедрение CRM-системы и интеграция с телефонией Mango позволила компании значительно повысить эффективность работы и улучшить качество обслуживания клиентов.

• Сокращение трудозатрат: автоматизация процессов сбора и обработки информации о клиентах, а также интеграция с телефонией, позволила сократить трудозатраты менеджеров на рутинные операции минимум на 30%. Это освободило время для более важных задач, таких как консультации клиентов и развитие бизнеса.

• Увеличение скорости обработки заявок: благодаря централизованному хранению данных и возможности быстрого доступа к истории взаимодействия с каждым клиентом, скорость обработки заявок увеличилась в среднем на 20%.

• Повышение конверсии: улучшение качества обслуживания и оперативность ответов на запросы клиентов привели к повышению конверсии из лида в сделку примерно на 15%.

• Повышение прозрачности работы: внедрение CRM позволило руководству компании получить полную картину происходящего, отслеживать эффективность работы каждого менеджера и принимать обоснованные управленческие решения на основе данных.