Сокращение кассовых разрывов и оптимизация процессов в ТЭК

Клиент: ООО «Поволжье Снаб»

Сфера деятельности: Транспортно-экспедиторская компания (ТЭК)
Основные направления: Организация перевозок и экспедирование грузов, преимущественно автомобильным транспортом.

Компания работает на рынке логистических услуг более 5 лет и за это время успела зарекомендовать себя как надёжный партнёр среди клиентов и перевозчиков. В штате компании — 6 квалифицированных логистов, которые обеспечивают оперативное планирование маршрутов, подбор транспорта и контроль доставки грузов.

Задачи клиента:

На момент обращения к нам вся операционная информация — данные о рейсах, контрагентах, оплатах как от клиентов, так и перевозчикам — велась вручную: преимущественно в Excel и Google Таблицах.

Этот подход вызывал ряд серьёзных проблем:

• Человеческий фактор: менеджеры могли ошибаться при внесении данных или вовсе пропустить важные записи.
• Низкая прозрачность: отсутствовала единая система учёта, что затрудняло оперативный контроль за статусами рейсов и финансовых взаимодействий.
• Риск потери данных: работа с разрозненными файлами повышала вероятность несоответствий и потерь информации.
• Сложности с аналитикой: без централизованной базы данных было невозможно быстро формировать отчёты или анализировать эффективность рейсов.

Цель клиента:
Автоматизировать процессы ведения заявок, рейсов и финансовых операций. Получить единую систему с чёткими статусами, уведомлениями и возможностью контроля со стороны руководства. Главным приоритетом стало обеспечение прозрачности и полного контроля над всеми этапами перевозки — от заявки до оплаты.

Решение: автоматизация на платформе Bitrix24

Для решения задач клиента и обеспечения полного цикла контроля над перевозками и финансами мы внедрили систему на базе Bitrix24 в тарифе "Профессиональный" , используя инструменты Смарт-процессов, бизнес-процессов и автоматизаций.

1. Создание справочников и сущностей

С помощью смарт-процессов были созданы и структурированы ключевые справочники:

• Перевозчики — база всех партнеров с реквизитами, историей сотрудничества и рейтингом.
• Водители — информация о водителях, прикреплённых к перевозчикам, с возможностью отслеживания их активности по рейсам.

Также была создана собственная сущность «Финансы» , которая позволила централизованно учитывать:

• входящие платежи от клиентов,
• исходящие платежи перевозчикам.

Это дало возможность видеть финансовую картину по каждому рейсу в режиме реального времени.

2. Полная автоматизация учёта и расчётов

Через бизнес-процессы и роботов реализована система автоматического расчёта:

• поступающих средств (от клиентов),
• исходящих выплат (перевозчикам),
• остатков задолженностей по каждому рейсу.

Система самостоятельно:

• рассчитывает остаток по оплате,
• отправляет уведомления при наступлении даты оплаты,
• обновляет статусы сделок и финсущностей при частичной или полной оплате.

3. Контроль оплат и автоматический перевод стадий

Каждый этап финансового взаимодействия привязан к стадии выполнения рейса:

• если оплата не поступила — стадия не меняется,
• при полной оплате — стадия обновляется автоматически,
• руководитель всегда видит актуальный статус по каждому заказу.

Это полностью исключило человеческий фактор при внесении данных и позволило строить точные отчёты по финансовым потокам.

Результаты внедрения:

После автоматизации ключевых бизнес-процессов в Bitrix24 клиент получил ощутимые улучшения в управлении перевозками и финансами:

• Сокращение кассового разрыва на 20%
  Благодаря оперативному выставлению счетов клиентам и системе напоминаний о просроченных оплатах, денежные средства стали поступать своевременнее.

• Контроль оплат перевозчикам
  Система позволяет отслеживать обязательства перед партнерами, что позволило сохранить доверие и лояльность перевозчиков, а также избежать простоев из-за задержек с выплатами.

• Увеличение процента закрытия рейсов на 15%
  Внедрение контроля за выполнением заявок, автоматическое обновление статусов и уведомления сотрудникам помогли повысить оперативность и ответственность при работе над каждым заказом.