Настройка дашбордов и автоматизация планирования платежей в компании по производству мебели из камня.

Компания «КАМ» — производитель, специализирующийся на обработке природного камня и изготовлении декоративных изделий по индивидуальным проектам.

Основанная в 2001 году, «КАМ» обладает собственным производственным комплексом и предлагает широкий спектр услуг по работе с мрамором, гранитом, ониксом и другими натуральными материалами. Клиенты компании получают продукцию, выполненную из камня, добытого в разных уголках мира: Италии, Греции, Турции, Китае и других странах.

На сегодняшний день в компании работает 39 сотрудников, из которых 7 человек трудятся в отделе продаж. Со временем компания росла, увеличивала масштабы производства и расширяла ассортимент своих услуг. Это потребовало улучшения внутренних бизнес-процессов и их автоматизации, для чего было решено внедрить CRM-систему.
Задачи до внедрения CRM

Изначально компания работала с другой интеграционной командой, которая выполнила базовые настройки CRM. Однако по мере роста компании и увеличения количества заказов стало очевидно, что текущая CRM-система требует оптимизации. Возникли следующие ключевые задачи:

• Правильная настройка источников заявок: Для анализа эффективности маркетинговых каналов и устранения дублирования информации.
• Внедрение новых направлений бизнеса: Включение нового подразделения компании — «КАМ Храм» — в CRM.
• Планирование платежей от клиентов: Внедрение графика платежей, чтобы компании было проще прогнозировать поступление средств.
• Получение аналитических отчетов: Необходимость в BI-отчетах по заказам и эффективности работы отдела продаж.
• Настройка сквозной аналитики: Возможность отслеживать полную цепочку взаимодействий с клиентами, чтобы видеть конверсии на каждом этапе работы.

Мы взялись за решение этих задач с целью сделать систему более прозрачной и повысить эффективность всех бизнес-процессов компании.
Процесс внедрения

Для достижения поставленных целей и оптимизации работы компании «КАМ», мы провели комплекс мероприятий по внедрению и настройке CRM-системы на базе Битрикс24. Вот ключевые шаги, которые были выполнены:

1. Интеграция с Roistat
Одной из первых задач было устранение проблемы с дублированием лидов при поступлении звонков через Roistat. Ранее каждый звонок создавал дубликат лида, что приводило к путанице и затруднениям в работе отдела продаж. Мы реализовали индивидуальную кастомную интеграцию с Roistat, что позволило устранить эту проблему и обеспечить точное соответствие лидов звонкам.

2. Автоматизация планирования платежей
Для повышения финансовой прозрачности и упрощения планирования был внедрен смарт-процесс «График платежей». Теперь ответственные сотрудники получают автоматические уведомления за несколько дней до предполагаемого платежа, что помогает компании прогнозировать поступления и избегать проблем с задержками.


Также на базе этого смарт-процесса был создан BI-отчет, который показывает результативность каждого менеджера в части поступлений, а также дает полную информацию по каждому заказу: суммы, расходы на подрядчиков и остаток по платежам. Это позволило компании более точно отслеживать финансовые потоки и контролировать выполнение проектов.



3. Настройка маркетинговых отчетов и источников заявок
Мы произвели настройку источников заявок, что позволило более точно анализировать, откуда поступают лиды, и оценивать их качество. В BI-конструкторе Битрикс24 был создан маркетинговый отчет, где отдельным сегментом выделены лиды, поступающие из digital-источников. В отчете можно отследить конверсию в статус «качественный», количество лидов, которые стали покупателями, и другие важные показатели.



4. Доработка CRM и телефонии
Мы доработали функционал CRM, добавив необходимые поля в карточки лидов и сделок для более детализированной информации. Были также настроены источники заявок и усовершенствована телефония для интеграции с CRM. Теперь звонки автоматически фиксируются, а информация о лидах обновляется в реальном времени.

5. Бизнес-процессы и автоматизация
Для автоматизации рутинных задач были внедрены следующие сценарии:

• Смарт-процесс «График платежей»: автоматизирует все процессы, связанные с прогнозированием платежей.
• Бизнес-процесс «Обработка элемента платежа»: за 7 дней до даты оплаты отправляет уведомления ответственным сотрудникам.
• Бизнес-процесс обновления данных по остаткам оплаты: автоматически обновляет остаток по оплате в сделках, если меняется сумма заказа.
• Роботы для работы с лидами и сделками: настроены роботы для уведомления о финальном счете, а также роботы, автоматически прописывающие теги с информацией об источнике лида.

6. Внедрение новых направлений бизнеса
На данный момент продолжается работа по внедрению нового направления компании — КАМ Храм. Мы создаем отдельные воронки для этого подразделения и настраиваем всю необходимую автоматизацию для облегчения работы сотрудников.





Преимущества работы в Битрикс24 и достигнутые результаты

Результаты внедрения и настройки Битрикс24 в компании «КАМ» были заметны уже с первых недель использования системы. Ниже приведены основные достижения, которые удалось добиться благодаря комплексной работе по автоматизации и интеграции:

1. Устранение проблемы дублирования лидов
После интеграции с Roistat и настройки индивидуального сценария была решена проблема с дублированием лидов. Это позволило улучшить контроль над поступающими заявками и значительно повысило точность данных в CRM. Теперь менеджеры не тратят время на проверку и удаление дубликатов, а могут сосредоточиться на продажах и обслуживании клиентов.

2. Автоматизация графика платежей и улучшение финансового планирования
Настроенный смарт-процесс «График платежей» позволил компании эффективно планировать поступление средств. Автоматические уведомления ответственным сотрудникам за 7 дней до предполагаемой даты оплаты помогли избежать пропусков в поступлениях и улучшить контроль над платежами. Компания теперь может более точно прогнозировать свои финансовые потоки, что улучшило общую финансовую стабильность.

3. BI-отчет для контроля платежей и заказов
Созданный BI-отчет позволил руководству компании получить полную картину по каждому заказу: общая сумма, расходы на подрядчиков, полученные платежи и оставшийся долг. Это дало возможность анализировать эффективность работы каждого менеджера и определять, где требуется дополнительное внимание. Благодаря этим данным улучшился контроль за проектами и сократилось количество финансовых ошибок.

4. Маркетинговый отчет и анализ лидов
С помощью настроенного маркетингового отчета компания смогла лучше понять эффективность своих рекламных кампаний. Руководство теперь видит, какие источники лидов работают лучше всего, какие заявки можно считать качественными, и какие каналы требуют доработки. В результате компания смогла сократить маркетинговые затраты на менее эффективные каналы и направить усилия на более результативные источники.

5. Автоматизация бизнес-процессов и повышение производительности
Автоматизация, которую мы внедрили, охватила множество рутинных задач. Роботы, которые автоматически ставят задачи менеджерам, расчет графика платежей, уведомления о финальных счетах — все это позволило существенно повысить продуктивность сотрудников. Автоматизация процессов по обновлению остатка оплаты также значительно снизила количество ошибок при работе с клиентскими заказами.

6. Улучшение взаимодействия внутри компании
Настройка телефонии и интеграция всех сайтов с CRM позволили улучшить взаимодействие между отделами. Теперь информация поступает в единую систему, и каждый сотрудник видит актуальные данные в режиме реального времени. Это позволило сократить время на обмен информацией и снизить количество ошибок, вызванных устаревшими данными.

7. Внедрение нового направления бизнеса
Работа над внедрением нового направления «КАМ Храм» уже дала положительные результаты. Новые воронки, созданные специально для этого направления, позволили выстроить структурированный процесс работы, что повысило скорость и качество выполнения заказов.

Достигнутые улучшения в цифрах:

• Сокращение времени на обработку заказов — на 20% благодаря автоматизации задач и расчетов.
• Снижение количества дублированных лидов на 95% за счет индивидуальной интеграции с Roistat.
• Увеличение скорости получения платежей и сокращение просрочек — улучшение на 15% благодаря смарт-процессу «График платежей».
• Повышение эффективности рекламных кампаний — перераспределение бюджета на 25% в пользу более результативных каналов.

На данный момент продолжаем доработку портала, внедряем новое направление в систему (КАМ Храм). Донастраиваем телефонию и источники заявок.