Партнеры
Информатика и Сервис
Облачный портал «Фарм-Трэйд»

Облачный портал «Фарм-Трэйд»

Облачный портал «Фарм-Трэйд»

«Фарм-Трейд» — фармацевтическая компания, которая поставляет лекарства и медицинское оборудование в аптеки и больницы на территории РФ. За 20 лет штат компании вырос с десяти до 350 человек и продолжает расширяться, поэтому в июне 2019 года заказчик решил перейти на тариф «Компания».

С IT-отделом заказчика мы сотрудничаем удаленно: они описывают в чате на портале проблемы — мы предлагаем решения, согласовываем работу и настраиваем бизнес-процессы в рамках бонусных часов. Консультации по штатному функционалу Битрикс24 и настроенным нами бизнес-процессам проводим бесплатно.

Заказчик хотел сократить время, которое сотрудники тратили на заполнение бумажных служебных записок и их согласование с каждым отделом. Часто документы, записки, правки забывались, утверждались непоследовательно, а выполнение задачи затягивалось на недели. Эффективность рабочего дня уменьшалась, а выполнение работы нельзя было отследить. Тот же сценарий работы повторялся при решении проблем внутри компании: при зависании компьютеров или поломке какой-либо техники каждому из 350 сотрудников приходилось идти в технический отдел и устно обсуждать проблему.

Рабочее время сотрудники тратили непродуктивно, поэтому заказчик попросил нас автоматизировать бизнес-процессы: перенести их в Битрикс24 и создать электронный архив документов. Вместе с сотрудниками информационного отдела заказчика мы сформулировали следующие задачи:

  • Настроить бизнес-процессы в Живой ленте: заявки на решение проблем сотрудников компании; служебные записки; чек-листы для приема и увольнения сотрудников;
  • Интегрировать портал с телефонией Asterisk.

Первая задача — поэтапно перенести бизнес-процессы клиента в живую ленту на портале Битрикс24


Настройку бизнес-процессов в Живой ленте мы начали с создания заявок на решение проблем. Все сотрудники заказчика могут отправлять заявки на обслуживание системным администраторам и административно-хозяйственной части. Чтобы заменить лампочку или обновить операционную систему, сотрудник заполняет форму заявки и запускает бизнес-процесс. В форме заявки инициатор указывает следующие значения: имя пользователя, описание проблемы, отдел инициатора заявки, тип ошибки.

Исполнитель получает уведомление и принимает заявку. После система переносит заявку в задачи Битрикс24. Когда исполнитель завершает задачу, инициатор должен подтвердить ее решение. Если результат удовлетворительный, то процесс завершается. Если нет, то инициатор объясняет причины и запускает цикл заново. Так повторяется до тех пор, пока задача не будет решена.

Для внутренней аналитики мы настроили отображение показателей времени реакции: как быстро сотрудники отвечают на заявки. Когда сотрудник сохраняет заявку, система фиксирует время создания и отсчитывает время до принятия заявки. Итого получается три значения времени: время создания, просмотра и реакции.

Все заявки сохраняются в списке, чтобы можно было проанализировать работу сотрудников.

На втором этапе мы настроили согласование служебных записок. Автор заполняет в форме следующие обязательные поля:

  • ФИО сотрудника,
  • файл,
  • тип документа,
  • дополнительные параметры.

После заполнения формы в зависимости от типа записки запускаются разные сценарии согласования. Служебную записку должны утвердить несколько отделов в нужной последовательности. Если один из отделов не согласовал служебную записку, автор получает уведомление с указанием причины. Как только автор загружает исправленную версию документа, цикл согласования начинается сначала.

Чтобы сотрудники не пропускали уведомления из-за высокого трафика, мы настроили технический цикл. Если в течение суток отдел не утверждает служебную записку, то заявка закрывается и автоматически ставится заново. Таким образом, задание не опустится в живой ленте и сотрудник каждый день будет получать уведомление, пока не согласует записку.


На последнем этапе автоматизации бизнес-процессов клиента мы настроили чек-лист прием/увольнение сотрудника. Чтобы запустить бизнес-процесс, инициатор заполняет следующие поля электронной формы:

  • ФИО сотрудника,
  • процедура: прием или увольнение,
  • отдел, куда берут сотрудника или из которого он увольняется,
  • руководитель отдела,
  • текущая или будущая должность,
  • дата приема или увольнения.

Сценарий бизнес-процесса зависит от процедуры: прием или увольнение. При приеме на работу бухгалтерия, отдел кадров и начальник отдела поочередно получают уведомления и задание на подтверждение приема сотрудника. После согласования система ставит задачу IT-отделу на подготовку учетных записей в Битрикс24, 1С и AD. Когда IT-отдел меняет статус задачи на «Завершена», сотрудники компании получают уведомление, что на портале — новый пользователь.

При увольнении меняется порядок согласования по отделам. Если один из специалистов не согласовывает увольнение, то он указывает в комментарии причину отклонения. При этом цикл начинается сначала, с создания новой заявки на увольнение.

Вторая задача клиента — по отделам интегрировать Битрикс24 с АТС Asterisk

Конфигурация Asterisk и технические возможности позволили интегрировать телефонию с помощью приложения с маркетплейса Битрикс24. Сложность заключалась в том, чтобы интеграция распространялась на несколько отделов, а не на всю компанию. Поэтому мы прописали дополнительные параметры в модуле приложения, а также настроили данные, которые будут передавать в лид при исходящих звонках. На стороне Битрикс24 провели базовые настройки телефонии и указали добавочные номера для сотрудников отдела, который должен получать звонки.

На каждом этапе работы мы обучали сотрудников работе с бизнес-процессами в Битрикс24 и показывали наиболее эффективные способы взаимодействия на портале.

Результат

  • Сократилось время, которое сотрудники заказчика тратили на оформление и согласование документов;
  • Увеличилась скорость принятия рабочих решений;
  • Повысилась эффективность взаимодействия между отделами;
  • Наладилось последовательное согласование документов;
  • Соблюдается порядок приема и увольнения сотрудников;
  • Улучшилось качество ведение лидов.

Облачный портал «Фарм-Трэйд»
Золотой
Лидер продаж
2021 год: 2-е место по Битрикс24 в общем зачете (облачная версия)
2021 год: 1-е место по Битрикс24 в общем зачете (коробочная версия)
2021 год: 2-е место Лидеры продаж решений Битрикс24.Маркет
2020 год: 1-е место по Битрикс24 в общем зачете (коробочная версия)
2020 год: 2-е место по Битрикс24 в общем зачете (облачная версия)
2020 год: 3-е место Лидеры продаж решений Битрикс24.Маркет
2020 год: За успешное привлечение новых клиентов Битрикс24
2020 год: За успешные продажи новым клиентам Битрикс24
2019 год: 1-е место по Битрикс24 в общем зачете (коробочная версия)
2019 год: 1-е место по Битрикс24 в общем зачете (облачная версия)
2019 год: За вклад в обучение по Битрикс24
2018 год: 1-е место по Битрикс24 в общем зачете
2018 год: 2-е место по Битрикс24 в общем зачете (коробочная версия)
2017 год: 1-е место по Битрикс24 в общем зачете
2017 год: 3-е место по Битрикс24 в общем зачете (коробочная версия)
2016 год: 1-е место по Битрикс24 в общем зачете
Санкт-Петербург, Москва
Интернет магазин + CRM
CRM
Бизнес-процессы
Битрикс24: Коробочная версия
Интеграция с 1С
Крупные корпоративные внедрения
«Информатика и Сервис» — системный интегратор и ИТ-аутсорсер. С 1999 года помогаем бизнесу любого уровня работать эффективнее и развиваться.

С 2012 года наша компания — официальный партнер 1С-Битрикс. Мы трижды становились лидерами продаж облачного и коробочного Битрикс24.

Делаем Битрикс24 для каждого клиента максимально эффективным инструментом. Автоматизируем бизнес-процессы для отделов продаж, HR, ЭДО и других задач. Строим воронки продаж. Разрабатываем нестандартные модули под нужды бизнеса.

Проводим обучение работе в Битрикс24 и составляем детальные инструкции по настроенном функционалу.

Наш офис расположен в Санкт-Петербурге, но с большинством клиентов организуем комфортное удаленное взаимодействие. Поэтому работаем с компаниями по всей России и за рубежом.
Получить консультацию
Показать контакты

Адрес 192012, Санкт-Петербург, пр-кт Обуховской обороны, д. 112, корп. 2, лит. И - БЦ ВАНТ, офис 308

Телефон +7 (812) 309-36-41

По Битрикс24 звоните: +7(495) 504-36-43, +7(812) 309-36-41

E-mail: mail@infoservice.ru

Специализация
веб-дизайн и разработка сайтов
системная интеграция
реклама и продвижение сайтов
консалтинг
бизнес-консалтинг
поставка и внедрение ПО
дистрибуция ПО
ИТ-аутсорсинг
1С:Франчайзи
обучение