130 ресторанов, единый HR-процесс: как в «Ташир пицца» автоматизировали наем с Битрикс24

Как оцифровать HR-процессы в сети ресторанов, где работают тысячи сотрудников и постоянно нужны новые руки? В «Ташир пицца» нашли ответ: автоматизировали подбор и адаптацию персонала с помощью Битрикс24. Управляющие стали активными участниками процесса, HR-отдел — стратегическим партнёром, а каждый новый сотрудник — не просто галочкой в табличке, а частью живого цифрового маршрута. Рассказываем, как это работает на практике и какие результаты уже есть.

Контекст: как выглядит подбор персонала в сети ресторанов

В сети ресторанов «Ташир пицца» наем персонала всегда был задачей первостепенной важности. Но до внедрения единой цифровой системы этот процесс напоминал хаотичный ручной труд.

Подбор полностью лежал на плечах ресторанов, и каждый управляющий действовал на своё усмотрение. Работа шла «в потоке»: вакансии появлялись спонтанно, кандидаты легко терялись в процессе. Управляющие ресторанов самостоятельно размещали объявления, указывали свои личные контакты и ждали откликов. Кто позвонил — того и собеседуют. Не было должной аналитики и понимания, как кандидаты проходят воронку подбора, насколько она эффективна.

До Битрикс24 в компании формально существовала другая цифровая платформа для автоматизации процессов, но она обладала минимальной гибкостью: донастраивать процессы по-своему было практически невозможно, поэтому пользовались ею ограниченно. Реализовать желаемую автоматизацию подбора и адаптации персонала не удалось. С ростом сети и числа сотрудников потребность в настраиваемой и масштабируемой системе стала критичной.

Так начался переход на Битрикс24. Реализацией проекта занималась компания-интегратор «Эволюция».

Цель: автоматизировать, но сохранить простоту рабочего взаимодействия

Когда в сети 130 ресторанов в 45 городах и тысячи сотрудников, наем новых людей — это непрекращающийся, живой процесс.

При внедрении новой системы важно было придерживаться философии распределённого управления: управляющие ресторанов должны остаться активными участниками процесса — подавать заявки на подбор, проводить очные собеседования, следить за адаптацией новичков. Все эти действия должны происходить в едином безопасном цифровом контуре с удобным доступом для всех, где центральный офис может видеть полную картину, не нагружая управляющих лишними отчётами и помогая там, где это действительно необходимо.

У каждого участника процесса есть свои бизнес-задачи, которые должны закрываться в новой системе.

Главному офису важно видеть:

• сколько заявок на подбор открыто и по каким позициям;
• на каком этапе находится каждый кандидат;
• как проходит адаптация и кто из новых сотрудников рискует «выпасть» из процесса;
• общую картину: где не хватает людей, где процесс тормозится, какие точки требуют внимания.

Управляющим ресторанов важно:

• быстро и удобно подать заявку на подбор;
• получить подходящих кандидатов без лишней бюрократии;
• назначить собеседование, отслеживать выход сотрудника на работу;
• не тратить время на лишнюю отчётность и пересылку информации.

Важно, чтобы новая система была понятна как HR-специалисту, который погружен в цифровые инструменты, так и управляющему ресторана, для которого работа с IT — далеко не основная задача. Платформа должна быть интуитивной и не перегруженной, чтобы каждый участник процесса точно знал, что делать, когда и как.

Как это реализовали: HR-воронки на базе цифрового рабочего места Битрикс24

Вместо разрозненных каналов коммуникации и ручного контроля в компании появилась единая цифровая воронка — от заявки на подбор до выхода на работу и последующей адаптации. Всё настроено через смарт-процессы в Битрикс24, которые связаны между собой и логично передают кандидата от одного этапа к другому.

Всё начинается с запроса ресторана: открытие вакансии

Управляющий ресторана оформляет заявку на подбор персонала в отдельной воронке — с указанием позиции, требований и пожеланий. Заявка проходит автоматическое согласование с территориальным управляющим.

Чтобы избежать лишней нагрузки и сократить расходы, в системе реализована еженедельная сверка актуальности вакансий. Управляющий может внести изменения и повторно отправить заявку на согласование — задача на обновление автоматически назначается HR.

Управляющие — полноценные участники подбора

Управляющие ресторанов работают в Битрикс24 наравне с HR-специалистами. Помимо заявок на подбор, они:

• получают уведомления о кандидатах и назначенных действиях;
• проводят собеседования с кандидатами;
• оставляют обратную связь в карточке кандидата.

Каждый этап воронки подбора содержит обязательные поля: без заполнения которых нельзя двигаться дальше. Это исключает ошибки и потери данных.

Доступы настроены по ролям: каждый управляющий видит только своих кандидатов, HR — весь процесс. Всё прозрачно и понятно.

Интеграции с job-платформами и автоматизация откликов

• Авито и HH.ru интегрированы с Битрикс24: отклики поступают напрямую в систему.
• Кандидаты сразу попадают в нужную воронку подбора — по городу, вакансии и ответственному HR.
• Карточка кандидата включает:
  - резюме;
  - контактные данные;
  - стадию прохождения интервью;
  - назначенные действия и результаты по каждому этапу.

При отклике робот может отправить сообщение кандидату, а если не дозвонились — сработает автообзвон и WhatsApp-уведомление.

Есть даже автоматическое обновление статуса отклика на HH.ru, чтобы сохранить рейтинг компании.

Холодная база кандидатов

Для работы с потенциальным кадровым резервом HR-менеджеры могут вручную сохранять отклики в избранное на job-платформах. Такие кандидаты попадают в отдельную воронку «Холодная база» — и далее могут быть использованы при открытии новых вакансий.

Карточка кандидата = досье

Карточка смарт-процесса полностью адаптирована под HR-задачи:

• содержит всю историю взаимодействия с кандидатом;
• отображает вакансию, источник отклика, этапы отбора, тестовые смены и адаптацию;
• после собеседования автоматически отправляется напоминание управляющему — пришёл ли кандидат, была ли обратная связь, назначен ли следующий шаг.

Уведомления через роботов

Сценарии взаимодействия с кандидатами автоматизированы:

• робот напоминает управляющему о предстоящем собеседовании;
• кандидат получает сообщение в мессенджере о дате встречи или выходе на испытательный срок;
• HR — уведомление, если кандидат «завис» на одном из этапов.

Онбординг и обучение: связка с iSpring

Как только кандидат получает оффер, он автоматически попадает в систему обучения iSpring:

• создаётся логин и пароль;
• назначаются курсы по должности и адаптационному плану;
• в процессе предусмотрены тесты, очные тренинги

Будущие планы по развитию обучения сотрудников: геймификация с системой баллов и их обмен на мерч компании.

Адаптация: контроль через опросы

На этапе «Испытательный срок» запускается серия CRM-форм:

• опросы отправляются через 1, 5, 10, 15, 30 и 45 дней;
• ответы хранятся в карточке кандидата;
• HR-менеджер отслеживает динамику по каждому новичку.

Вся информация доступна в BI-отчётах или может быть выгружена в Excel при необходимости.

Exit-интервью и аналитика причин увольнения

Если сотрудник увольняется, в системе автоматически меняется его статус — и запускается анкета exit-интервью:

• ссылка отправляется в мессенджер;
• сбор ответов не требует участия HR;
• все результаты агрегируются в отдельной воронке, с возможностью анализа по датам, регионам и причинам ухода.

Благодаря этому подходу процесс подбора стал управляемым, прозрачным и гибким. Каждое действие фиксируется, а HR и управляющие работают синхронно — без перегрузки и потери данных.

Люди и изменения: как проходила адаптация к новому инструменту

Когда в «Ташир пицца» начали внедрять Битрикс24, многие сотрудники поначалу отнеслись к этому с осторожностью. До этого они работали с ограниченной системой — минимум функций, минимум гибкости. Это не давало решать многие задачи, но в этом была своя зона комфорта.

Переход на новую платформу стал для части команды вызовом: возможностей стало больше, но и ответственности — тоже. Особенно непросто было управляющим, которые не каждый день взаимодействуют с цифровыми системами. Привычка делать всё по-старому не исчезает за один день.

Но всё изменилось, когда сотрудники начали видеть, как новые инструменты реально упрощают работу.

• Управляющие стали получать уведомления, а не держать всё в голове.
• Заявки больше не терялись в переписке или устных договорённостях.
• Всё, что раньше казалось «бумажной волокитой», стало происходить в пару кликов.

А дальше пошёл эффект вовлечения. Люди начали пробовать, экспериментировать, изучать.

«Сначала было непривычно, но когда увидели возможности — стало интересно», — рассказывает один из сотрудников.

База знаний, изначально задуманная как вспомогательный раздел, превратилась в зону энтузиазма: каждый отдел захотел сделать свою. Кому-то было интересно структурировать информацию, кто-то предложил собрать FAQ для новичков, кто-то — визуализировать процессы.

«Теперь в каждом отделе хотят свою базу знаний. Мы даже начали соревноваться — у кого круче оформлено»,— вспоминают в команде.

Адаптация к новому инструменту в итоге прошла успешно — Битрикс24 стал платформой, в которой всем сотрудникам удобно работать каждый день.

Результат: Битрикс24 как единая точка HR-контроля

После запуска системы подбор стал заметно быстрее и прозрачнее. Управляющие ресторанов получили наглядную воронку подбора, а HR-менеджеры — инструменты автоматизации, которые сэкономили часы рутинной работы.

Вся информация — в одном окне: от канцелярии до увольнения. Это сократило время реакции и сделало процесс подбора более предсказуемым.

Параллельно изменилась и культура — сотрудники стали проактивнее, интерес к цифровым инструментам вырос. В планах — масштабирование автоматизации на другие бизнес-процессы компании, доработка текущих сценариев и усиление вовлечённости всех сотрудников. С Битрикс24 это возможно.

Цифры проекта

• 100% офисных сотрудников используют Битрикс24 для ежедневной работы
• eNPS от использования системы составляет 96%
• Срок закрытия вакансий в ресторанах сократился в среднем на 22%
• Количество кандидатов, успешно проходящих онбординг, выросло на 17%