Как навести порядок в продажах производственной компании. Кейс «ФРИДОМ»

Клиент: ФРИДОМ

Город: Благовещенск

Сфера работы: производство

Годовой оборот: 200-500 млн. руб.

Тариф Битрикс24: Профессиональный

Количество сотрудников: 50-100

«Фридом» — производственная компания, работающая по нескольким направлениям: производство пластиковых окон, тротуарной плитки, продажа строительных материалов. Предприятие осуществляет полный цикл производства, обеспечивая контроль качества и соблюдение сроков исполнения заказов. В работе с клиентами компания применяет стандартизированные процессы, включая бесплатные замеры, прозрачное ценообразование и предоставление гарантий.

В компании не было общего рабочего пространства, где бы хранилась вся информация. Не было сформированной базы клиентов, не было понимания в каком статусе находится заказ на производстве или уже ушёл на отгрузку т.д. Несмотря на печальный опыт внедрения другой ERP-системы в прошлом, руководство понимало необходимость идти в ногу со временем и подобрать решение с подходящим функционалом. Изучили рынок, посетили тематические форумы, семинары и посоветовались с коллегами. В целом, давно уже присматривались к Битрикс24 и со временем только укрепились в своём решении выбрать именно эту CRM-систему в качестве цифровой платформы для бизнеса.

Что было важно:

• Системность в работе компании.

• Улучшение коммуникации между отделами и увеличение скорости взаимодействия между подразделениями.

• Сохранение истории продаж.

• Минимизация операционки у менеджеров.

• Прозрачность процессов и возможность удобного контроля для руководителя.

Вовремя поступил звонок от менеджера INVO. После честного разговора стало ясно: готовы с нами работать, начав внедрение по одному из направлений.

Что было сделано во время реализации проекта:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.
Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:
Стандартные модули Битрикс24:

1. CRM:

• Настроена воронка «быстрые продажи».
• Настроена воронка продаж для юридических лиц, которая включала в себя генерацию КП и договора на определённой стадии.
• Настроена воронка продаж для физических лиц.

Воронки продаж позволяют структурировать бизнес-процессы, разделяя их на четкие этапы с конкретными задачами и сроками выполнения. Это дает менеджерам четкое понимание требуемых результатов и временных рамок, а руководителям обеспечивает полную прозрачность и контроль всех этапов работы. В случае возникновения проблем со сделкой система позволяет оперативно выявить и устранить их, минимизируя возможные потери. Такой подход значительно повышает управляемость и эффективность продаж.

2. Смарт-процессы:

• Настроен смарт-процесс «Заявка на производство». Одним нажатием кнопки из сделки формировалась заявка в производственный отдел, где фиксируется информация сколько уже сделано продукции и сколько осталось.
• Настроен смарт-процесс «Закупки». который позволяет менеджеру в случае отсутствия товара на складе, провести закупку для выполнения заказа, сохраняя все данные и условия от поставщика в системе, включая необходимое согласование с генеральным директором. 
• Настроен смарт-процесс «Отгрузки», которая позволяет частично отгрузить товар в рамках ведения сделки. Если включена доставка, то задача уходит водителю с датой, временем и адресом.

3. Работа с документами:

• Настроены два шаблона договора.
• Настроены два шаблона КП.

Автоматизированные шаблоны в Битрикс24 устраняют рутинное заполнение реквизитов — система подтягивает данные клиента и условия сделки из карточки контрагента. Руководитель может заранее утвердить типовые документы, обеспечивая юридическую корректность и соблюдение стандартов компании на всех этапах работы с клиентом.

4. Контакт-центр:

• Подключена телефония, позволяет автоматически записывать и сохранять все звонки, фиксируя историю общения с клиентом прямо в карточке контрагента. Сотрудники совершают звонки из CRM.
• Подключена интеграция с WhatsApp*, которая позволяет вести все переписки с клиентами прямо в CRM-системе.
• Настроена интеграция с Avito, которая позволяет принимать заявки и обращения в Битрикс24.

5. Маркет-плейс:

• Установлено приложение ChatApp, которое позволяет принимать и отправлять сообщения Telegram прямо в Битрикс24.

6. Аналитика:

• Настроена BI-Аналитика для подробного анализа данных накопленных в Битрикс24. 

• Настроены базовые отчеты Битрикс24, которые позволяют штатно просматривать объем сделок по менеджерам, сводные значения по закупкам, производству и поставщикам.

Цифровизация компании «ФРИДОМ» позволила добиться полной прозрачности бизнес-процессов — теперь каждый этап сделки, от заявки до отгрузки, отслеживается в реальном времени через единую систему.

Что было сделано:

1. Автоматизирован полный цикл процесса ведения сделки в компании и систематизирована работа в целом.

2. Отделы наконец-то заговорили на одном языке: точные данные передаются в реальном времени на производство, закупки и отгрузки.

3. Все заказы в одной системе — никаких потерь.

4. На 30% меньше тратят менеджеры времени впустую, так исключены авралы и бумажная волокита.

5. Повысилось качество обслуживания благодаря моментальному доступу к истории взаимодействий

6. Руководитель видит всю картину бизнеса онлайн в нужный момент времени и может проверить статус любой сделки за 2 клика.

Автоматизация рутинных операций сократила временные затраты менеджеров, исключив ошибки и дублирование информации. Синхронизация отделов устранила проблему «потерянных» заказов — производство и закупки теперь получают точные данные автоматически. BI-аналитика дала руководству инструменты для оперативного контроля эффективности продаж и выявления узких мест.

Автоматизация оказалась непростой, но бизнес-аналитику INVO удалось выполнить все условия, настроить процессы и проверить все сценарии на работоспособность.

Как результат: желаемые цели были достигнуты, а далее уже планируется интеграция CRM Битрикс24 с 1C, что еще больше облегчит работу сотрудников. Сегодня в «Фридом» удивляются — как они раньше работали без CRM. И это только первый этап цифровой трансформации бизнеса.

Отзыв заказчика о проделанной работе.

Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 10

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• комфортное взаимодействие;

• соблюдение сроков;

• оперативность.

Со слов генерального директора, с INVO очень комфортно работать: и по времени всегда можно легко подстроиться, а бизнес-аналитик и другие специалисты быстро решают любые возникшие вопросы по проекту.