Как автоматизировать работу с заявками и каталогом недвижимости для застройщика

ГК «АРТ ГРУПП» — строительная компания, работающая на рынке жилой недвижимости в Краснодаре, Краснодарском крае и республике Адыгея. Основное направление работы — строительство многоэтажных жилых комплексов.

ООО СЗ «АртСтройКомплекс» и ООО «Фройда-Ф» входит в группу компаний «АРТ ГРУПП».

До начала проекта компания использовала MacroCRM, однако система не могла предоставить достаточного уровня гибкости и возможностей для эффективного управления продажами. В связи с этим было принято решение перейти на Битрикс24, и для этого ГК «АРТ ГРУПП» обратились в Первый Бит. 

Среди ключевых задач проекта:

• Создание единого пространства для управления сделками и коммуникациями. 

• Разработка и внедрение системы мониторинга и аналитики для отслеживания ключевых показателей работы отдела продаж и улучшения принятия решений.

• Запуск колл-центра для оптимизации обработки звонков и улучшения работы с клиентами.
  Интеграция с Profitbase для управления планировками недвижимости (квартирограмма «Шахматка») и работы с этими данными в Битрикс24.

• Интеграция с сайтом компании для автоматизации процесса обработки заявок. 

Проект был реализован постепенно и включал в себя следующие этапы:

• Проведение аудита.

• Моделирование штатного функционала.

• Настройка воронок сделок и лидов.

• Подключение телефонии Ростелеком.

• Подключение SMS-сервиса.

• Интеграция с Profitbase.

• Обучение сотрудников работе в Битрикс24.

Интеграция всех каналов продаж в CRM

Система Битрикс24 была настроена как единое рабочее пространство для менеджеров по продажам. С CRM интегрированы сайт компании, IP-телефония, чат-бот и мессенджеры. Это позволило автоматизировать сбор заявок и исключить потери обращений. Для каждого входящего контакта система проверяет наличие существующей карточки клиента и предупреждает о дублировании.

Основная сложность возникла при интеграции стационарного телефона IP-телефонии с Битрикс24. Специалисты Первого Бита настроили оборудование для одного пользователя — сотрудника колл-центра. Это было необходимо, поскольку имеющийся аппарат IP-телефонии не поддерживает переключение между учетными записями на одном устройстве (каждому пользователю требуется отдельный телефон). В результате колл-центр получил возможность принимать и совершать звонки через стационарный телефон.

Автоматизация цикла продаж

Цикл сделки в строительной сфере включает несколько этапов, среди которых есть показ квартиры, бронирования, подписания договора и передачи объекта. Для каждого этапа в CRM прописаны действия, задачи и ответственные. Также в корпоративном портале размещены инструкции, которые помогают новым сотрудникам быстрее адаптироваться и следовать установленной логике работы.

Интеграция с Profitbase

Profitbase синхронизирован с Битрикс24 и позволяет работать с актуальной информацией об объектах, ценах, доступности помещений и условиями бронирования прямо в CRM. Интерактивная квартирограмма («Шахматка») встроена в сделки. Менеджер видит статус каждого помещения, может быстро предложить клиенту подходящий вариант и сразу же его забронировать.

Инструменты контроля и аналитики

Руководители получили инструменты аналитики для оценки эффективности сотрудников и воронок продаж. Система фиксирует обращения, денежные потоки, динамику сделок, позволяя принимать решения на основе данных.

В результате:

1. Благодаря аналитическим инструментам Битрикс24 руководство получило возможность отслеживать выполнение планов и эффективность сотрудников в режиме реального времени. Это позволило оперативно выявлять слабые места и усиливать рабочие процессы, что повлияло на рост продаж.

2. Интеграция IP-телефонии позволила автоматизировать обработку звонков. Запись разговоров и возможность звонить напрямую через систему позволили сократить время на обработку каждого запроса и повысить общую эффективность работы команды.

3. Вся информация по сделкам и звонкам теперь хранится в одном месте. Это обеспечило прозрачность взаимодействий с клиентами и помогло повысить конверсию за счёт более точной обработки обращений.

4. Связка с «Шахматкой» Profitbase обеспечила удобное управление планировками и доступностью объектов недвижимости прямо в Битрикс24. Сотрудники отдела продаж в любой момент видят, какие квартиры доступны, и могут оперативно работать с запросами клиентов.

5. Интеграция всех каналов продаж в CRM позволила полностью автоматизировать сбор заявок. Лиды теперь сразу попадают в CRM, благодаря чему сократилось общее время обработки и повысилась эффективность отдела продаж.