CRM для автоматизации оптовой компании: эффективный инструмент для роста

Компания "Тетрасис" — динамично развивающаяся организация, специализирующаяся на региональных оптовых продажах в сфере бытовой и профессиональной техники. 

Компания осуществляет оптовые поставки ведущих производителей: Liebherr, Smeg, Kuppersberg, Korting, Midea, AEG, Blanco, Lex, Elica, Omoikiri, Krona, Schaub Lorenz, Bosch и ещё более 100 брендов-партнёров – производителей бытовой техники.

Клиент обратился в нашу компанию, чтобы решить следующие проблемы:

• Неэффективное управление клиентами:

Отсутствие централизованной базы данных клиентов, что приводит к путанице и потере информации.

• Медленный процесс обработки заказов:

Заказы могут потеряться, задержаться или быть неправильно обработаны из-за разрозненности систем.

• Проблемы с коммуникацией в команде:

Отсутствие эффективных коммуникационных инструментов может привести к недоразумениям и задержкам в работе.

• Нехватка аналитики и отчетности:

Сложности в отслеживании эффективности продаж и понимании рынка.

• Сложности в управлении складом и логистикой:

Неправильный учет товара на складе может привести к нехватке или переизбытку товаров.

• Медленный рост компании:

Отсутствие системной работы над клиентской базой и ограниченные возможности для масштабирования.

• Проблемы с обслуживанием клиентов:

Нехватка инструментов для оперативного реагирования на запросы и обращения клиентов.

Первым этапом проекта было проведение анализа бизнес-процессов компании и определение требований к CRM-системе. Важным шагом этого процесса стал детальный разбор текущих рабочих процессов, который позволил выявить узкие места и возможности для оптимизации. На основе полученной информации была настроена CRM-система Битрикс24 с учетом специфики работы компании. Это позволило не только создать единую базу клиентов, но и автоматизировать рутинные задачи, такие как ведение учета сделок и клиентов, их истории покупок и взаимодействий, автоматическая отправка напоминаний и генерация отчетов.

1. Одним из ключевых инструментов Битрикс24 является модуль «Управление сделками», который позволяет отслеживать все стадии работы с клиентами, а также визуализировать процесс в виде воронки продаж. Благодаря этому сотрудники могут легко видеть, на каком этапе находится каждая сделка, что способствует более оперативному реагированию на запросы клиентов.

2. Также была разработана система персонализированных рабочих пространств для различных подразделений компании. Это обеспечило более эффективное распределение задач и обязанностей, при этом каждый сотрудник получил доступ к инструментам, необходимым именно для его работы. В Битрикс24 имеется возможность создавать отдельные проекты и задачи, устанавливать сроки и ответственных, а также связывать их с клиентами и сделками, что значительно улучшает координацию работы.

3. Настройка прав доступа сотрудников стала важным шагом в организации работы. В Битрикс24 предусмотрены гибкие настройки, которые позволяют ограничивать доступ к информации в зависимости от роли, уровня доступа и должности. Это дает возможность защитить конфиденциальные данные, а также устраняет риски несанкционированного доступа к критически важной информации.

4. Для повышения уровня коммуникации между сотрудниками была внедрена внутренняя социальной сеть Битрикс24, где сотрудники могут обмениваться сообщениями, делиться файлами и создавать совместные чаты. Этот инструмент способствует сплочению команды и оперативному решению возникающих вопросов.

5. Кроме того, Битрикс24 предлагает мощные инструменты для аналитики и отчетности, которые позволяют регулярно отслеживать ключевые показатели эффективности (KPI) и вносить корректировки в бизнес-процессы на основе данных. Также среди доступных инструментов — автоматизация маркетинга, включая рассылку email-кампаний и управление лидами, что делает систему всесторонним решением для поддержки бизнеса.

6. Отдельно стоит выделить  кастомную интеграцию Битрикс24 с программой 1С, что стало важным шагом в оптимизации бизнес-процессов компании. Интеграция позволила автоматизировать выгрузку данных о клиентах и заказах, что кардинально упростило процесс ввода и обработки информации.

7. Ранее сотрудники тратили много времени на ручной ввод данных, что неизбежно увеличивало вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором. Теперь, благодаря интеграции, информация передаётся автоматически, что значительно сокращает временные затраты и снижает риск некорректных данных.

8. Кроме того, автоматизация процессов позволила ускорить работу с клиентами, так как сотрудники могут сосредоточиться на более важных задачах, таких как ведение переговоров, решение проблем и улучшение качества обслуживания. В результате повысилась общая эффективность работы команды, улучшилась организация данных, а также предоставление услуг клиентам стало более оперативным и качественным.

9. Также стоит отметить, что интеграция обеспечила более глубокую аналитику и отчётность, позволяя руководству принимать более обоснованные решения на основе актуальных данных о продажах и потребительском поведении. Таким образом, кастомная интеграция CRM-системы с 1С стала не только удобным инструментом, но и важным фактором для стратегического развития компании. Это позволило упростить процесс обработки и сократить время выполнения.

10. В рамках модернизации CRM-системы была внедрена серия смарт-процессов, направленных на улучшение внутренней организации работы и повышения общей продуктивности компании. Одним из ключевых моментов стало автоматическое назначение задач сотрудникам, что позволило исключить человеческий фактор при распределении workload и повысить оперативность отклика на возникающие задачи. Сотрудники теперь получают уведомления о новых задачах и сроках их выполнения напрямую в систему, что минимизирует риски просрочки и улучшает планирование рабочего времени.

Кроме того, внедрение регулярных отчетов и аналитики по продажам стало неотъемлемой частью бизнес-процессов. Это не только способствует более глубокому пониманию текущих результатов и динамики продаж, но и помогает в выявлении трендов и закономерностей, что, в свою очередь, позволяет компании адаптировать стратегию развития и принимать обоснованные решения.

В результате всех проведённых мероприятий, компания получила инструмент, который не только отвечает ее текущим потребностям, но и способен адаптироваться к будущим вызовам, обеспечивая эффективное управление клиентскими отношениями. В результате успешной реализации проекта компания Тетрасис получила: 

•  единый инструмент для управления клиентской базой

•  увеличения продаж 

• улучшения качества обслуживания. 

Кастомная интеграция с программой 1С и настройка смарт-процессов позволили автоматизировать многие бизнес-процессы и повысить эффективность работы всей компании. Если раньше менеджеры, в зависимости от их квалификации могли эффективно работать с 3-5 клиентами в день, то после внедрения количество клиентов на одного менеджера увеличилось до 8-12.

После внедрения Битикс24 наблюдается значительное упрощение взаимодействия с клиентами. Теперь сотрудники имеют доступ к единой базе данных, которая централизует всю информацию о клиентах, истории их заказов и предпочтениях. Это позволяет не только оперативно реагировать на запросы, но и предлагать персонализированные решения, что, в свою очередь, приводит к повышению уровня клиентской удовлетворенности.

Кроме того, автоматизация рутинных задач, таких как создание отчетности, планирование встреч и ведение документации, освободила время сотрудников для более стратегической работы. Это дает возможность менеджерам сосредоточиться на поиске новых возможностей для развития бизнеса и улучшении качества сервиса, а также на обучении и развитию персонала. Например, менеджеры провели работу по возвращению "забытых" клиентов, которые когда-то отказались от сотрудничества из-за медленной обработки обращений и недостаточности коммуникации. Это позволило увеличить базу действующих клиентов на 22% за счёт их возвращения без затрат привлечение новых.

Интеграция с 1С позволила устранить дублирование данных и минимизировать вероятность ошибок, что значительно облегчает процесс учета и управления финансами. Автоматическое обновление информации между системами обеспечило своевременное реагирование на изменения в заказах и финансовых показателях. Автоматический двусторонний обмен данными между Битрикс24 и 1С позволили освободить около 3 часов от рабочего дня менеджера, которые были направлены на другие задачи - работа с новыми клиентами и существующей базой с помощью личного обращения, вызывающего большую лояльность и доверие.

Благодаря настройке смарт-процессов, команда Тетрасис теперь может более эффективно отслеживать работу каждого сотрудника, выявлять узкие места в процессах и быстро их исправлять. Это также способствует более высокой прозрачности бизнес-процессов и индивидуальной ответственности, что положительно сказывается на корпоративной культуре. К примеру, теперь срок согласования маркетинговых акций и специальных предложений уменьшен в 3 раза. Это позволяет сотрудникам оставаться в пределах своих дедлайнов и запускать специальные предложения вовремя, а также соблюдать приоритетность собственных задач.

Компании удалось выявить слабые меса рекламных компаний, например, были отключены неработающие и слабые каналы привлечения клиентов, тем самым бюджет на наиболее продуктивные был увеличен, что повысило показатель ROI в 2,4 раза!

• положительное влияние на все аспекты работы компании Тетрасис — от улучшения
• взаимодействия с клиентами до оптимизации внутренних процессов. Это стало важным
• шагом на пути к цифровой трансформации и укреплению позиций компании на рынке.

Отзыв от имени сотрудников компании "Тетрасис":

"Мы очень рады сотрудничеству с партнёром-интегратором Битрикс24 - компанией "ENTERSALES"! Они впечатляют своим профессионализмом и высоким уровнем сервиса. В команде работают настоящие эксперты, которые знают, как сделать бизнес успешным. Их подход к каждому проекту индивидуален, и это ценно. Отдельно хочется отметить, что команда всегда на связи. Это создает чувство уверенности и надежности, когда вы знаете, что ваша компания не остается одна в решении важных задач.

Все выполняемые задания всегда делаются качественно и в срок. Компания "ENTERSALES" придерживается принципов прозрачности и открытости и всегда информирует о ходе выполнения проекта, что позволяет нам быть вовлеченными в процесс и делать необходимые коррективы. А главное, удобная система взаиморасчётов, которая позволяет реализовать проект поэтапно, чтобы внедрение и адаптация персонала прошли успешно и легко.

Если вы хотите развивать свой бизнес и добиваться новых вершин, то рекомендуем обратиться к интегратору "ENTERSALES". Их опыт и профессиональный подход сделают ваш путь к успеху гораздо более простым и эффективным, а ваши амбиции станут реальностью!"