Внедрение Корпоративного портала для Тольяттинского государственного университета

В 2015 году Тольяттинский государственный университет совместно с компанией RuMaster внедрил Корпоративный портал Битрикс24. Выбор подрядчика был обусловлен уже имеющимся практическим опытом внедрения Битрикс24 на предприятиях и успешной историей сотрудничества.

Краткая информация о клиенте:

• Тольяттинский государственный университет — системообразующий университет для ряда отраслей промышленности, в которых лидирующая роль принадлежит Самарской области и Поволжью, и градообразующий вуз Тольятти.
• Сфера деятельности: образование.
• Дата основания: 2001 год.
• Число сотрудников: более 750.
• Число сотрудников, работающих с Битрикс24: около 450
• География: 11 институтов в г. Тольятти, 17 научно-образовательных центров и 26 малых инновационных предприятий.
• ТГУ — обладатель премии Правительства РФ в области качества за 2009 год, специального приза премии СНГ в области качества за 2011 год

 
Задача:

Создать единое рабочее пространство для сотрудников главного университета города Тольятти:

• организовать работу специалистов, институтов и кафедр;
• интегрировать портал с существующими системами тестирования студентов и абитуриентов и «Галактикой»;
• автоматизировать процесс прохождения вступительных испытаний и документооборот для абитуриентов ВУЗа;
• автоматизировать работу приемы студентов дистанционного образования (проект «Росдистант») с географией по всей России.

В первую очередь была внедрена IP-телефония и интегрирована с Корпоративным порталом.
 
Планировалось перевести работу организации на новый уровень, за счет функционала Корпоративного портала Битрикс24. 
 

Этапы внедрения: 
 
После определения функционала портала и технических особенностей внутренней IТ-инфраструктуры была выбрана редакция «1С-Битрикс: Корпоративный портал». 

 
Причины выбора продукта: 

• Соответствие функционала решения «из коробки» требованиям компании к порталу; 
• Полная адаптация решения к программной и серверной IТ-инфраструктуре Тольяттинского государственного университета. Основное преимущество — возможность кастомизировать программную часть продукта, создавая «под себя» все необходимые модули.
• После внедрения должна была выстроиться актуальная структура ТГУ и понятное распределение сотрудников по институтам, факультетам и кафедрам. Необходимо было разграничить права доступа к информации и внутренним документам в зависимости от полномочий и иерархии сотрудника.

 
ТГУ — это 11 институтах, 15 тысяч студентов, 100 профессоров и докторов наук, 450 доцентов и кандидатов наук и более 100 образовательным программам.
 
В корпоративном портале должны работать только сотрудники университета, а студенты — это контакты в CRM.

 
В первую очередь были использованы следующие возможностей платформы:

• Хранилище документов /Диск
• Рабочие группы
• IP-телефония
• CRM: Студенты (Контакты), Лиды (Анкеты на поступление) и Сделки (Процесс поступления по этапам — Абитуриенты)
• Система мгновенных сообщений / Чат
• Отчеты
• Система обучения сотрудников
• Календари / Управление временем и Делами

Приоритетной задачей было запустить CRM-модуль, т.к. начался сезон приема абитуриентов, внести данные о всех сотрудниках, интегрировать портал с «Галактикой». 

Начиная прорабатывать студентов при помощи CRM-системы, сотрудники начали использовать и другие функции «коробки»: загружать документы, ставить и контролировать задачи. 

Итоги внедрения: 

• Компания RuMaster провела первоначальную установку и настройку «1С-Битрикс: Корпоративный портал» на заранее настроенный сервер ТГУ. 
• Вместе с сотрудниками университета создана структура ТГУ. 
• Проведена базовая настройка CRM-системы (пользовательские поля). 
• Настроены права доступа. 
• Создана взаимосвязь с сайтом университета, настроены веб-формы и Сделки.
• Созданы модули обмена с существующими системами тестирования университета и «Галактикой».