Внедрение Корпоративного портала для ГК «Бизнес-Гарант»

Краткая информация о клиенте:

• «Бизнес-Гарант» был основан в 2005 году и вначале занимался только юридическими услугами. В дальнейшем у клиентов появилась потребность в бухгалтерских консультациях, в связи с этим родилось одно из самых мощных направлений компании — «Консультационно-бухгалтерский центр». Так год за годом компания выросла до 11 направлений и более 200 сотрудников в штате.
• Число сотрудников, работающих с Битрикс24: более 200.
• География: Самарская область

Для внедрения в организацию полнофункционального корпоративного портала Группа компаний «Бизнес-Гарант» выбрала компанию RuMaster.


Необходимость внедрения Битрикс24. Задача:

Организовать работу коллектива головного офиса компании и 12 офисов в Самаре и Тольятти в едином рабочем пространстве, оптимизировать работу CRM-системы, внедрить обучающие программы и разнообразные сценарии организации социальной жизни компании.
 
В первую очередь необходимо было внедрить IP-телефонию и интегрировать ее с Корпоративным порталом.

Планировалось перевести работу компании на новый уровень, за счет функционала Корпоративного портала Битрикс24. 
 

Процесс внедрения, особенности проекта: 

После определения функционала портала и технических особенностей внутренней IТ-инфраструктуры была выбрана редакция «1С-Битрикс: Корпоративный портал».

Внедрение было направлено прежде всего на бухгалтерские отдел и автоматизацию работы с бухгалтерским абонентским обслуживанием. 

Проблемным моментом при внедрении была настройка бизнес-процессов в Битрикс24, а именно неготовность внутренних инструкций и регламентов для настройки этого инструмента. Проблема решилась после сотрудничества Заказчика с внешним бизнес-консультантом и создания понятных процессов в организации.

Для бухгалтерии также были важны Отчеты в CRM, которые компания-подрядчик RuMaster кастомизировала специально под нужны отдела.

Проблем с вовлеченностью пользователей не было, т.к. топ-менеджмент кампании был активно заинтересован в быстром внедрении портала и сам изучал все возможности Битрикс24 и активно ими пользовался.


Причины выбора продукта: 
 

• Соответствие функционала решения «из коробки» требованиям компании к порталу.
• Полная адаптация решения к программной и серверной IТ-инфраструктуре «Бизнес-Гаранта». 

После внедрения должна была выстроиться актуальная структура сотрудников компании и понятное распределение клиентов по филиалам. Необходимо было разграничить права доступа к информации и внутренним документам компании.
 
Группа компаний «Бизнес-Гарант» — №1 в Самарском регионе по оказанию бухгалтерских и юридический услуг. Также у кампании есть направления услуг по недвижимости и продаже/покупке бизнеса. Всего 12 совершенно разных направлений бизнеса, которые необходимо было грамотно интегрировать в Корпоративный портал на уровне пользователей, клиентов, документов и коммуникаций.
 
В первую очередь были использованы следующие возможностей платформы:

• Хранилище документов /Диск
• Рабочие группы
• IP-телефония
• CRM: Лиды, Сделки, Контакты, Компании
• Система мгновенных сообщений / Чат
• Отчеты
• Система обучения сотрудников
• Доска почета
• Живая лента
• Календари / Управление временем и Делами

 
Приоритетной задачей было запустить CRM-модуль, внести данные о всех физических и юридических лицах, продуктах «Бизнес-Гаранта». Сделать разграничения по клиентам и по правам доступа для Руководителей направлений, Руководителей отделов, Менеджеров. 
 
Начиная прорабатывать клиентов при помощи CRM-системы, сотрудники начали использовать и другие функции «коробки»: загружать документы, ставить и контролировать задачи. 

 
Итоги внедрения: 

• Компания RuMaster провела первоначальную установку и настройку «1С-Битрикс: Корпоративный портал» на заранее настроенный сервер. 
• После этого была перенесена вся база клиентов компании в Корпоративный портал. 
• Вместе с сотрудниками «Бизнес-Гаранта» настроено разделение на юридических и физических лиц. 
• Проведена базовая настройка CRM-системы (пользовательские поля). 
• Настроены права доступа. 
• Проведены встречи по обучению и консультированию сотрудников компании по работе с Задачами и Проектами в Корпоративном портале, модулями «Идея», «Доска почета», «Обучение», совместная работа с документами, «Отчеты», а также возможностями использования CRM-системы. 

Дальнейшая работа: Внедрение бизнес-процессов по всем регламентам предоставления услуг.