Внедрение Битрикс24 в ООО «Эталонмикс»

Etalon Mix — это яркий бренд на рынке косметических пигментов.
За 5 лет производство выросло из небольшой компании в крупного игрока своей отрасли, охватив покупателей по всей России, в странах СНГ и даже в Европе.
Компания производит и продает пигменты из высококачественных красителей  для бровей, губ и лица, за что уже получила  23 международные премии.
Сейчас в компании работает более 100 человек, а годовой оборот увеличился в 3 раза. 

Etalon Mix столкнулся с типичными для растущего бизнеса проблемами: хаотичный документооборот, сложность в управлении коммуникациями и выполнения задач сотрудниками, отсутствие единой системы для контроля продаж. Руководство компании понимало, что без эффективной системы управления бизнес-процессами, дальнейший рост будет затруднен.

Выбор пал на Битрикс24 благодаря его гибкости и широкому функционалу. Система позволила автоматизировать множество рутинных задач, улучшить коммуникацию с клиентами компании, между отделами и создать единое информационное пространство для всех сотрудников.

Ключевыми критериями при выборе нашей компании для внедрения Битрикс24 стали:

• Глубокая экспертиза в области внедрения Битрикс24 в компаниях различного типа.
• Индивидуальный подход к каждому клиенту и разработка решений для его бизнес-процессов.
• Высокий уровень сервиса и поддержки на протяжении всего сотрудничества.

Выполняя проект, мы столкнулись с необходимостью оптимизировать бизнес-процессы компании Etalon Mix. Основной фокус был направлен на отдел продаж, коммерции и маркетинга.

Этап 1: Оптимизация отдела продаж
Настройка воронок CRM
Компания активно использует раздел CRM. Для обработки заказов с сайта у клиента уже была настроена воронка. Мы настраивали работу с юридическими лицами и обработку записей на мероприятия.

Для этого мы создали несколько воронок:

• Сотрудничество: обрабатываем новых клиентов и переводим их в активную базу.
• Работа с АКБ: обрабатываем заявки от активных клиентов, которые поступают автоматически.
• Мероприятия: обрабатываем и контролируем записи на мероприятия.

Для удобства менеджеров и упрощения сегментации мы настроили синхронизацию данных между клиентом (контакт, компания) и сделкой.
Теперь, когда заполняются данные по сегменту или категории клиента, информация из сделки автоматически попадает в карточку клиента. Если данные уже есть у клиента, они автоматически переносятся в сделку.
А для контроля получения оплаты билета на мероприятии, были использованы смарт-процессы. При добавлении такого платежа производиться расчет остатка по сделке, и, таким образом, решена проблема контроля оплаты билетов внутри Битрикс24.

Автоматизация обработки обращений
В ходе проекта мы упростили общение с клиентами через разные сервисы и, теперь общение происходит в режиме одного окна.
  Для этого подключили к Битрикс24:
- систему телефонии от Mango;
- VK;
- WhatsApp;
- чат для обращений с сайта;
- CRM-формы.
Мы внедрили систему автоматического распределения входящих обращений между менеджерами, что повысило скорость реакции и эффективность работы.

Этап 2: Интеграция коммерческого отдела и маркетинга
Сегментация клиентской базы: мы настроили сегментацию клиентской базы в Битрикс24.
В карточках Компании и Контакты мы настроили поля для заполнения данных по сегментам: регион, чем пользуется клиент и т.д.
  Подключение сквозной аналитики
Клиенту было важно узнать, откуда идет основной поток клиентов. 
Мы настроили сквозную аналитику:
- Подключили рекламные кабинеты Google и Яндекс к Битрикс24
- Создали UTM-метки для отслеживания трафика
Теперь клиент может видеть, по каким каналам и рекламным кампаниям приходят клиенты.

Этап 3: Автоматизация документооборота
Для автоматического формирования документов мы создали шаблоны документов и настроили их автоматическое формирование на основе данных из CRM, что сократило время на ручную работу и увеличило эффективность сотрудников. Мы загрузили шаблоны документов для договоров и коммерческих предложений.

Этап 4: Обучение пользователей
Обучение руководителей: мы провели серию обучающих мероприятий, на которых подробно рассказали о возможностях Битрикс24 и показали, как использовать систему для контроля бизнес-процессов.
Обучение сотрудников: мы организовали онлайн-курсы для сотрудников, чтобы научить их работать с системой на практике.

Проблемные места
Сложность проекта была в том, что у клиента уже была настроена интеграция Битрикс24 и 1С, она работала нестабильно и не позволяла эффективно решать задачи бизнеса.
Мы провели детальный анализ настроек Битрикс24 и интеграции с 1С, где выявили и исправили ошибки в настройках, оптимизировали процессы обмена данными между системами.
А для реализации новых функциональных возможностей, мы настроили дополнительные интеграции, обеспечивающие бесшовную работу систем.

Сложности и решения
Сопротивление изменениям: часть сотрудников сопротивлялась переходу на новую систему. Для решения этой проблемы мы разработали индивидуальные планы обучения и обеспечили постоянную поддержку.
Сложность интеграции: интеграция с 1С оказалась более сложной, чем предполагалось изначально. Для решения этой проблемы мы привлекли специалистов с глубокими знаниями обеих систем.

«Выражаем огромную благодарность компании Smart Бизнес. При обращении в данную компании оперативно была внедрена CRM, налажен грамотный и оперативный процесс поддержки. Ни один вопрос не остался без внимания и качественного решения. Нам было важно иметь надежного помощника в вопросах перехода на более современную систему управления и анализа эффективности. Ребята справились со своей задачей на 100%!»
- коммерческий директор Etalon Mix