Кейс внедрения Битрикс24 для Центра репатриации «Шалом»
1. Краткая информация о компании
Центр репатриации «Шалом» предоставляет услуги полного сопровождения по предоставлению гражданства Израиля. Специалисты Центра занимаются решением юридических, бытовых и других вопросов, которые могут возникнуть в процессе подготовки и переезда в Государство Израиль.
Также сотрудники Центра репатриации оказывают помощь в подтверждении еврейских корней (поиск в архивах, сдача тестов ДНК), прохождении консульских проверок, получении биометрических документов.
У компании два офиса – в Москве и Нетании (Израиль). Численность персонала – около 20 человек.
2. Необходимость внедрения Битрикс24
С учетом географической распределенности команды и наличия в штате удаленных сотрудников требовалась единая система для управления всеми бизнес-процессами, отслеживания и контроля работы персонала.
С помощью внедрения Битрикс24 планировалось решение следующих задач:
-
автоматизация и повышение эффективности взаимодействия с клиентами: фиксация информации по всем клиентам, отслеживание их статуса, запись звонков, организация хранения базы данных;
-
интеграция с сайтом: подключение всех форм и анкет, фиксация обращений из мессенджеров и электронной почты;
-
организация более эффективного взаимодействия внутри команды (постановка и отслеживание задач, контроль рабочего времени).
3. Процесс внедрения и особенности проекта
Развертывание системы проходило по стандартной процедуре:
-
диагностика (интервьюирование клиента, выявление проблемных зон, определение задач, которые требовалось решить);
-
сбор подробной информации о бизнес-процессах компании, функциональных обязанностях сотрудников, особенностях клиентов и их запросов;
-
разработка проекта и его согласование;
-
внедрение.
В рамках последнего этапа был установлен модуль CRM, что позволило видеть всю историю взаимодействия с клиентами и отслеживать их статус. Были настроены воронки продаж, что позволило менеджерам более эффективно сопровождать клиентов и постоянно находиться с ними на связи.
Выполнена интеграция с сайтом, благодаря чему создание «лида» стало автоматическим, а в CRM-системе отображаются и фиксируются все действия клиентов на сайте.
Настроена интеграция с облачной АТС «МТТ-Бизнес», что упростило процесс общения с клиентами, а также обеспечило запись и хранение всех входящих/исходящих вызовов.
Также была внедрена система сквозной аналитики, применение, которое позволило отслеживать источники заявок (входящих обращений) и анализировать эффективность используемых рекламных каналов.
4. Применение решений Битрикс24 на практике
После установки системы значительно упростилась работа менеджеров по обработке «лидов», так как все данные автоматически обрабатываются и для каждого нового клиента создается новая карточка.
Использование «Проектов» в модуле «Задачи и проекты» позволило организовать коммуникацию с внешними подрядчиками (экстранет-пользователями) по задачам, которые не касаются основной деятельности Центра (подготовка контента для информационных каналов, ведение социальных сетей и др.).
Повысилась эффективность взаимодействия внутри команды: теперь руководство видит, какие задачи решает каждый специалист и сколько у него на это уходит времени. Сотрудники тоже видят свой объем задач, их срочность, что помогает им более грамотно распределять свой рабочий график.
За счет внедрения Битрикс24 все удаленные специалисты получили доступ к единой базе данных и ко всей информации по клиентам. Они могут ставить задачи и принимать задания от других сотрудников.
5. Преимущества от внедрения
Кроме повышения автоматизации и упрощения всех бизнес-процессов, повысилась и дисциплина труда. Благодаря Битрикс24 вся команда постоянно находится на связи. Руководители видят загруженность каждого менеджера и могут при необходимости перераспределять задачи.
Сотрудники в свою очередь получили простые и эффективные решения для организации взаимодействия с клиентами, могут оперативно реагировать на их запросы, отслеживать их статусы. Также менеджеры четко знают, какие задачи и в какие сроки они должны закрыть, что повысило их уровень ответственности и одновременно мотивацию труда.