Иваново принт

1. Краткая информация о клиенте
Рекламное агентство «Иваново-Принт» оказывает разные услуги: широкоформатную, интерьерную печать, изготовление выставочных стендов, фотопанелей и полиграфии. Внимание уделяется и наружной рекламе, изготавливаются растяжки, баннеры для строительных ограждений, рекламные щиты, призматроны, вывески, кристалайты и штендеры. 
В компании есть свой штат дизайнеров, к которым можно обратиться с задачами разной сложности, начиная от разработки логотипа или визиток и заканчивая созданием брендбука компании. Заказывая полный спектр рекламного сопровождения, клиент получает все результаты в едином стиле и быструю окупаемость. Если же выполнять каждый этап в разных компаниях, появится риск получить нежелательный результат и потерять время.
«Иваново-Принт» – небольшая и очень уютная компания. На данный момент открыт один офис, который находится в городе Иваново. В рекламном агентстве используется коробочная версия Битрикс24, благодаря которой получилось собрать много процессов в одном месте: работу отдела продаж, расчет дизайнерских услуг, документооборот, маркетинг.

2. Необходимость внедрения Битрикс24
За год до знакомства с нашей компанией «Иваново-Принт» сотрудничала с другим интегратором. Были автоматизированы некоторые бизнес-процессы, интегрирована почта, телефония, мессенджеры, 1С, рассчитывалась стоимость производства. При этом возникали сложности, например, некоторые счета выставлялись некорректно, а стоимость услуг дизайнера не учитывалась в итоговой сумме.
Команда редко работала с Битрикс24, хотя почти все процессы были перенесены туда. Что-то было неудобно, непонятно. Общая база клиентов хранилась на почте и в мессенджерах, статистика и отчёты хранились в таблицах. Инициатива исходила со стороны генерального директора, с его слов: «Многое было неудобно, не доработано. Битрикс24 приносил пользу, но хотелось ещё большего удобства, упрощения и оптимизации процессов».
Обратились за помощью в нашу компанию, так как специалисты CRM Academy уже имели опыт интеграции Битрикс24 в рекламное агентство. Стояла задача оптимизировать работу уже имеющегося портала, навести порядок в имеющейся информации, сделать процессы удобными и понятными и обучить сотрудников, помочь в адаптации.

3. Процесс внедрения, особенности проекта
В первую очередь, провели полный аудит процессов компании и уточнили:

• какие воронки используются в отделах;
• как сейчас происходит процесс продаж от первого касания до успешного завершения сделки;
• какие используются инструменты для привлечения, удержания клиентов;
• как ведется работа с базой;
• как компания взаимодействует с клиентами уже после успешной сделки;
• какие технические вопросы хотелось бы доработать;
• какие ошибки нужно устранить.

После аудита стало понятно актуальное состояние процессов, зафиксированы нюансы, распределены задачи для технических специалистов. 
Далее провели обучение по администрированию портала. Настроили структуру компании, отделы, карточки клиентов и сотрудников. Обучили всех сотрудников нюансам работы в онлайн-офисе: система постановки, учета и контроля задач, календарь, группы, диски, чаты. В течение недели после обучение отвечали на вопросы, помогали в адаптации, рассказывали тонкости. Все записи уроков и ответы на частые вопросы сохранили на диске компании.
Много внимания уделили маркетингу. Аналитика велась в основном в Яндекс.Метрике, но не все показатели можно было отследить. Мы: 

• объяснили, как формируются отчёты и где их можно посмотреть;
• показали, как формировать письма для рассылки в конструкторе, запускать её автоматически или по установленному времени;
• дополнили знания по сегментации базы клиентов;
• ввели в активное использование инструмент «Генератор продаж».

Автоматизация не обошла стороной и отдел продаж. Раньше большинство переписок с клиентами велось в мессенджерах, а письма и вся история взаимодействия с клиентами хранились на почте. Информацию можно было посмотреть, но для этого приходилось искать во всём ящике. 
Мы:

• узнали, как строится сценарий продаж от первого касания до успешного завершения сделки и дальнейшего общения с клиентом;
• навели порядок в воронках, структурировали этапы, карточки лидов, компаний, сделок и дополнительных полей;
• подключили роботов, чтобы задачи по сделкам ставились автоматически, а так же приходили напоминания о звонках;
• интегрировали Wazzup, чтобы переписка из мессенджеров хранилась в CRM.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты
Система отдела продаж полностью структурирована и автоматизирована. Есть чёткое описание процесса, в соответствии с которым отредактированы воронки. Сотрудники работают в удобной CRM-системе, где хранится вся информация по клиентам. Работа по сделкам легко управляется из Битрикс24. Инструменты аналитики доступны и менеджерам, и руководству.
Явных сложностей при вовлечении сотрудников в работу с Битрикс24 не возникало, так как система была внедрена ранее. Почти все коллеги из «Иваново-Принт» умели работать в Битрикс24 до сотрудничества с нами, мы показали расширенные возможности функционала и закрепили ранее полученные знания. В течение недели после обучения мы отвечали на все вопросы, оказывали поддержку и помощь, помогали в адаптации.

5. Преимущества от внедрения
Решена проблема с включением стоимости работы дизайнера в итоговую сумму сделки. Из-за некорректной настройки поля ранее она не учитывалась
Значительно сократилось время, уходящее на исправление ошибок в документах и счетах, теперь всё формируется автоматически по понятной схеме. Задачи для сотрудников не теряются, отображаются в системе, теперь нельзя сказать, что кто-то что-то забывает или упускает информацию. 
Работа с клиентами ведется более прозрачно. Вся необходимая информация доступна в базе в любое время. Звонки и переписки не теряются, заявки с сайтов и соцсетей обрабатываются внутри Битрикс24 без переключения на сторонние приложения.
Маркетинговый отдел активно использует email-рассылки, генератор продаж и аналитические инструменты.