ООО "Фортунум"

1. Краткая информация о клиенте

Сфера деятельности: Компания Fortunum занимается разработкой и созданием высококачественной дизайнерской мебели из экологически чистых материалов, подходящих для обустройства любого дома под заказ.
Число сотрудников – 20 сотрудник (работает с Битрикс – 16 сотрудников);
Количество офисов/филиалов, география - Расположен в г. Санкт-Петербург.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

Основной запрос: организовать работу в Битрикс24 для отделов продаж, проектирования и производства. Приглашение сотрудников на портал Битрикс24 с дальнейшей разработкой и внедрением организационной структуры компании. Жесткое разграничение прав доступа к блоку CRM в зависимости от должности, либо отдела компании. Перенос базы данных из AMO CRM в Битрикс24. Организовать работу в Битрикс24 посредствам получения обращений с сайтов группы компаний, а также обращений с телефонных звонков. Автоматизация процессов.

До работы в CRM системе Битрикс24 вся работа велась посредствам использования электронной почты, а также AMO CRM. Ведение работы в прошлой CRM не приносило результата, что заставило компанию перейти на другой продукт.

Основные критерии, которые играли ключевую роль при выборе в пользу Битрикс24 — это широкий спектр возможностей CRM системы, позволяющий полностью закрыть потребность клиента в контроле и коммуникации с сотрудниками, а также видеть всю текущую информацию по сделкам и обращениям. Более того, здесь можно организовать шаблоны документов и выстроить основные бизнес-процессы компании.
Клиент выбрал именно нашу компанию из-за того, что мы имеем огромный опыт переноса данных из сторонних crm систем в Битрикс24, а также опыт создания многоуровневых бизнес-процессов. Также клиент выбрал нас из-за большого опыта интеграций со сторонними приложениями, в том числе телефонией.

3. Процесс внедрения, особенности проекта

Изначально была проведена первая встреча с руководством компании, нашим бизнес аналитиком и техническим специалистом. В ходе первой встречи были выявлены основные пожелания клиента по внедрению Битрикс24 в процессы компании. Также были проговорены основные этапы бизнес-процесса компании, что в свою очередь дало ясность в решении поставленной задачи. Далее были настроены воронки лидов и сделок, а также применена автоматизации за счет роботов, смарт процессов и бизнес-процессов Битрикс24. Далее была настроена организационная структура компании с разграничением прав доступа. После этого были реализованы все заявленные клиентом интеграции.

В первую очередь решались проблемы отдела продаж, поскольку основные бизнес-процессы компании велись посредствам использования телефонных звонков. Специалисты нашей компании произвели настройку воронки лидов, для обработки входящих обращений. Также в воронке лидов были созданы роботы, для уведомления сотрудников компании.

Далее были созданы воронки сделок и наложена автоматизация на них, в виде роботов, смарт процессов и бизнес-процессов, а именно:
Бизнес-процесс "Создание папок" - создание дерева папок, запись документов на диск на конкретной стадии в конкретную папку.
Бизнес-процесс "Контроль оплат" - контроль оплат от заказчика и выдача вознаграждения дизайнеру, автоматическое фиксирование данных в реестр.
Бизнес-процесс "Новый замер" - подсчет количества замеров, постановка задачи.
К созданным воронкам относятся: воронка для продаж, для проектирования и для производства. Затем производилась настройка карточек сделок, контактов и компаний. Затем усилиями наших специалистов были произведены интеграции с сервисами телефонии. Настроены шаблоны документов.

Для обучения и вовлечения пользователей проводились онлайн встречи, на которых было проведено обучение сотрудников основным инструментам Битрикс24 «Пользователь портала», а затем даны простые задания для закрепления полученной информации. Затем было проведено обучение блоку «CRM». После этого, сотрудники приступили к работе. В течение недели мы собирали фидбэки, и дорабатывали воронку, чтобы клиенту и его сотрудникам было максимально удобно работать в Битрикс24.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты

Наиболее активно используется блок CRM, в котором сотрудники видят входящие заявки, а также ведут свои сделки. Благодаря автоматизации, сотрудники перестали терять обращения от клиентов, что в свою очередь увеличило количество положительных отзывов клиентов, обратившихся в компанию подрядчика. За счет того, что руководители своих отделов видят по каждому сотруднику его сделки и на какой стадии они находятся, стало проще распределять нагрузку, что в свою очередь увеличило эффективность работы персонала. Коммуникация через Битрикс24 облегчило общение между отделами, что в свою очередь увеличило скорость ответа на появившееся вопросы.

5. Преимущества от внедрения

Компания начала активно пользоваться Битрикс24. Посмотреть информацию о клиенте стало гораздо проще, чем раньше, поскольку сейчас все указано в карточке клиента.
Были решены проблемы сотрудников компании, которые теряли большое количество потенциальных клиентов. Вследствие проделанной работы в компании автоматизировали основные этапы работы с клиентами, а также решения по новым заявкам, за счет внедрения автоматизации в бизнес-процессы компании. Сотрудники фиксируют в CRM все запросы клиентов и условия для их выполнения. За счет интеграции с различными сервисами, разгрузились большие силы сотрудников, которые теперь направлены на принесение прибыли компании.
Руководство теперь ставит задания, а также планы по продажам сотрудникам не через мессенджеры и телефоны, а в CRM. За счет этого контролировать результаты проще, а сотрудникам удобнее выстраивать расписание дня и работать максимально эффективно.

6. Отзыв заказчика о проделанной работе

Настройка Битрикс24, обучение и интеграция осуществлены успешно. Сотрудники смогли быстро разобраться с функционалом и использовать его в работе.  Процессы стали более прозрачными, что в свою очередь облегчило контроль по всем сотрудникам и их этапов работы.
Со слов заказчика: «Внедрения автоматизации и интеграции с сервисами звонков очень сильно облегчили и ускорили процессы работы компании».