Партнеры
WebMens
Работы по настройке портала «ООО Компакт Эксперт»

Работы по настройке портала «ООО Компакт Эксперт»

Работы по настройке портала «ООО Компакт Эксперт»
Краткая информация о клиенте:

Компания: ООО "Компакт Эксперт"

О компании: оказание полного спектра экспертных и оценочных услуг, в самых широких областях деятельности

Город: г. Москва

Число сотрудников, работающих с Битрикс24: 81 человек

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

До момента внедрения клиент вел свою деятельность в Excel таблицах.

У клиента много представительств по России, объем заказов стал очень большим и не масштабируемым в таблицах Excel.

Тратилось много времени для формирования актов в страховые компании в разрезе видов страхования, филиалов и страховых компаний.

Какие задачи были перед нами поставлены:
  • Подключение почтовых ящиков для получения заказов
  • Настройка CRM системы, для ведения сделок по оказанию услуг
  • Настройка автоматизации по начислению сотрудникам ЗП
  • Настройка механизма создания реестра актов для предоставления информации в Страховую компанию, и реестра оплат от Страховой компании.
  • Создание шаблонов документа Акты в Страховые компании.
Ключевую роль в Выборе Битрикс24 сыграла возможность реализации функционала по автоматизации создания актов для страховых компаний с помощью Смарт-процессов в Битрикс24, а так же работа по оказанию услуг отлично ложилась в логику работы CRM Битрикс24.

Клиент выбрал нашу компанию по ряду причин:
  • Наличие опыта в настройке смарт-процессов и автоматизации через бизнес-процессы в Битрикс24.
  • Качественный подход к своей работе
  • Нацеленность на результат для клиента.
Процесс внедрения, особенности проекта:

Процесс внедрения Мы начали решения проблем в работе менеджеров по оказанию экспертных и оценочных услуг.

Далее мы решали задачу по ведению реестра оплат заработной платы по указанным услугам сотрудниками.

После этого мы перешли к решению задач по автоматизации работы отдела который формирует акты выполненных услуг в страховую компанию.

Дополнительно к этому так же решалась задача по ведению учета оплат по оказанным услугам.

В ходе внедрения технических сложностей не возникло. Все потребности смогли закрыть настройкой бизнес-процессов.

После выполнения всех настроек  мы проводились проверки работы функционала. После мы перешли к показу работы системы куратору с стороны клиента. В процессе показа и проведения тестовых услуг куратором, был выявлен ряд недочетов в формировании шаблонов документов. 

Далее мы приступили к их исправлению и в итоге весь функционал заработал как хотел клиент.

После этого мы запланировали и провели он-лайн обучение для сотрудников по работе с функционал настроенным в Битрикс24.

В обучении первой задачей было всех сотрудников познакомить с системой Битрикс24, как в ней работать, какую пользу она принесет в работе каждого сотрудника и компании в целом.

Второй частью обучения было научить сотрудников правильной механике работы в Битрикс24.

У нас все получилось, сотрудники прониклись выполненными работами.

После этого сотрудники начали работать в Битрикс24. Формировать сделки, вести по стадиям и направлениям.

Руководители отделов активно так же вовлеклись в работу. С настроенным функционалом они получили возможность отслеживать работу подчиненных, сроки, качество выполнения.

В процессе внедрения была из-за специфичной работы с формированием актов для Страховых компаний, была сложность с построением этой же логики в Битрикс24.

Эту задачу мы решили путем долгих продумываний схемы, предложений упрощения логики с своей стороны, меняли подход к поставленной задачи и искали другие решения задач.

В результате Мы разработали верный механизм работы системы закрывающий все потребности клиента. 

Работа с решением. Достигнутые результаты:

В процессе внедрения нами были использованы следующие инструменты Битрикс24:
  1. CRM
  2. Контакт-центр
  3. Смарт-процессы
  4. Бизнес-процессы в CRM
  5. Документы в Битрикс24
После согласования Технического задания с клиентом, мы начали работы по настройке CRM в Битрикс24. Разные услуги оказывают разные отделы в компании, поэтому было принято решение разделить оказание услуг по разным направлениям.

Сотрудник выполняю свою часть по оказанию услуги переводит сделку на определенную стадию и она перемещается в следующее направление в котором с ней начинает работать уже другой специалист. Последней инстанцией в процессе является отдел формирующий акты оказанных услуг в Страховую компанию.

Для каждой услуги в компании есть стоимость этой услуги которая идет в заработную плату сотрудника и стоимость услуги которую оплачивает компании Страховая компания.

Сотрудник работая с сделкой добавляет в нее товары и после своей работы запускает Бизнес процесс, который создает запись с начислением заработной платы по товарам которые он добавил.

Запись создается в отдельном смарт-процессе «Начисление ЗП». Для того чтобы определять по каждой услуге стоимость ее для заработной платы или для оплаты страховой компании, мы создали другой смарт-процесс в котором перечислены все услуги и цены. 

При создании записи в смарт-процессе «Начисление ЗП», стоимость услуги для начисления заработной платы берется из другого смарт-процесса «Реестр-Цен». Так же смарт-процесс позволил настроить права доступа только определенным сотрудникам. После мы перешли к функционалу создания актов на оплату Страховыми компаниями.

Задача состояла в том, что за месяц компания оказывает множество услуг по разным страховым компаниям, в разных филиалах, по разным видам страхования. Все эти услуги должны были попадать по разным фильтрам в тот или иной акт. Все услуги акта должны попадать в «Реестр оплат СК».

Эту задачу мы решили через смарт-процессы. Создали отдельный Смарт-процесс «Реестр актов». В Направлениях сделки есть направление Акты и счета. Сделка попадая в это направление, запускает механизм по созданию акта. 

Система начинает проверять условия: какая страховая компания, какой вид страхования и филиал указан в сделке. Далее по этим критериям происходит поиск соответствующего акта в реестре актов. Если акт находится то система добавляет в него услуги сделки. Стоимость каждой услуги берется из «Реестра цен» из поля стоимость оплаты.

Если система не находит акт, то она создает новый акт и в него добавляет услуги по сделке. После создания акта сразу же происходит запись данных об услуге в «Реестр оплат». В карточке акта есть возможность просмотреть все созданные оплаты по этому акту.

Т.к. в Акте собирается множество услуг из разных сделок, по которым необходимо в печатную форму акта передать информацию из сделки, для одной из целей был создан смарт-процесс «Реестр оплат». Формируя в акте шаблон документа данные в него вставляются из реестра оплат. Таким образом мы закрыли проблему в ручном создании печатных форм актов.

Другой задачей реестра оплат стоит учет по каким услугам согласовали в Страховой компании оплату, а по каким нет. Это регулируется стадиями в смарт-процессе. Есть возможность точечно забраковать оплаты и после взять и пересчитать акт. В нем останутся только те услуги по которым согласована оплата. После того как акт оплачен, сотруднику достаточно перевести акт в успешную стадию и все оплаты закроются успехом.

Преимущества от внедрения:
  • Выполнив все работы по внедрению, мы максимально автоматизировали рутинную работу сотрудников.
  • В компании клиента сократилось время на формирование актов для страховых компаний.
  • Появились инструменты для контроля выполнения всех, для учета по оплатам услуг от Страховых компаний и оплатам заработной платы сотрудников. 
  • Есть фиксация того, сколько сотрудник наработал за месяц.
  • Сократилось время на формирование шаблонов актов.
Отзыв заказчика о проделанной работе:

Руководители и сотрудники остались довольны результатом. По их словам повысилась эффективность работы внутри компании, внедрение положительно отразилось на качестве оказания их услуг.
Работы по настройке портала «ООО Компакт Эксперт»
Золотой
Лидер продаж
2021 год: 8-е место по Битрикс24 в общем зачете (облачная версия)
2021 год: 3-е место по Битрикс24 в Южном ФО (облачная версия)
2020 год: 3-е место по Битрикс24 в Южном ФО (облачная версия)
2020 год: За успешную работу с заявками Битрикс24
Офис
Краснодар
Готов приехать
Новороссийск
Сочи
Интернет магазин + CRM
CRM
Бизнес-процессы
Битрикс24: Коробочная версия
Интеграция с 1С
E-commerce
Специалисты нашей компании имеют опыт работы в сфере автоматизации бизнеса более 8 лет. Раскроем возможности Вашего тарифа на Максимум.

Оказываем следующие услуги:
— Внедрение CRM
— Настройка бизнес-процессов
— Обучение сотрудников
— Интеграции с внешними системами
— Разработка приложений под облачный или коробочный Битрикс24.

Предоставляем решения для различных отраслей бизнеса:
1. Производство
2. Строительство
3. Гостиничный бизнес
4. Оптовая и розничная торговля
5. Сфера услуг
6. Школы, семинары, мастер-классы
7. Медицина
Получить консультацию
Показать контакты

Адрес г. Краснодар, ул. Кожевенная д. 10, оф. 2

Телефон 8 (861) 213-94-34

По Битрикс24 звоните: 8 (861) 213-94-34

E-mail: start@webmens.ru

Специализация
веб-дизайн и разработка сайтов
системная интеграция
реклама и продвижение сайтов
бизнес-консалтинг
поставка и внедрение ПО
дистрибуция ПО
обучение