Работы по настройке портала «ООО Компакт Эксперт»

Краткая информация о клиенте:

Компания: ООО "Компакт Эксперт"

О компании: оказание полного спектра экспертных и оценочных услуг, в самых широких областях деятельности

Город: г. Москва

Число сотрудников, работающих с Битрикс24: 81 человек

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

До момента внедрения клиент вел свою деятельность в Excel таблицах.

У клиента много представительств по России, объем заказов стал очень большим и не масштабируемым в таблицах Excel.

Тратилось много времени для формирования актов в страховые компании в разрезе видов страхования, филиалов и страховых компаний.

Какие задачи были перед нами поставлены:

• Подключение почтовых ящиков для получения заказов
• Настройка CRM системы, для ведения сделок по оказанию услуг
• Настройка автоматизации по начислению сотрудникам ЗП
• Настройка механизма создания реестра актов для предоставления информации в Страховую компанию, и реестра оплат от Страховой компании.
• Создание шаблонов документа Акты в Страховые компании.

Ключевую роль в Выборе Битрикс24 сыграла возможность реализации функционала по автоматизации создания актов для страховых компаний с помощью Смарт-процессов в Битрикс24, а так же работа по оказанию услуг отлично ложилась в логику работы CRM Битрикс24.

Клиент выбрал нашу компанию по ряду причин:

• Наличие опыта в настройке смарт-процессов и автоматизации через бизнес-процессы в Битрикс24.
• Качественный подход к своей работе
• Нацеленность на результат для клиента.

Процесс внедрения, особенности проекта:

Процесс внедрения Мы начали решения проблем в работе менеджеров по оказанию экспертных и оценочных услуг.

Далее мы решали задачу по ведению реестра оплат заработной платы по указанным услугам сотрудниками.

После этого мы перешли к решению задач по автоматизации работы отдела который формирует акты выполненных услуг в страховую компанию.

Дополнительно к этому так же решалась задача по ведению учета оплат по оказанным услугам.

В ходе внедрения технических сложностей не возникло. Все потребности смогли закрыть настройкой бизнес-процессов.

После выполнения всех настроек  мы проводились проверки работы функционала. После мы перешли к показу работы системы куратору с стороны клиента. В процессе показа и проведения тестовых услуг куратором, был выявлен ряд недочетов в формировании шаблонов документов. 

Далее мы приступили к их исправлению и в итоге весь функционал заработал как хотел клиент.

После этого мы запланировали и провели он-лайн обучение для сотрудников по работе с функционал настроенным в Битрикс24.

В обучении первой задачей было всех сотрудников познакомить с системой Битрикс24, как в ней работать, какую пользу она принесет в работе каждого сотрудника и компании в целом.

Второй частью обучения было научить сотрудников правильной механике работы в Битрикс24.

У нас все получилось, сотрудники прониклись выполненными работами.

После этого сотрудники начали работать в Битрикс24. Формировать сделки, вести по стадиям и направлениям.

Руководители отделов активно так же вовлеклись в работу. С настроенным функционалом они получили возможность отслеживать работу подчиненных, сроки, качество выполнения.

В процессе внедрения была из-за специфичной работы с формированием актов для Страховых компаний, была сложность с построением этой же логики в Битрикс24.

Эту задачу мы решили путем долгих продумываний схемы, предложений упрощения логики с своей стороны, меняли подход к поставленной задачи и искали другие решения задач.

В результате Мы разработали верный механизм работы системы закрывающий все потребности клиента. 

Работа с решением. Достигнутые результаты:

В процессе внедрения нами были использованы следующие инструменты Битрикс24:

1. CRM
2. Контакт-центр
3. Смарт-процессы
4. Бизнес-процессы в CRM
5. Документы в Битрикс24

После согласования Технического задания с клиентом, мы начали работы по настройке CRM в Битрикс24. Разные услуги оказывают разные отделы в компании, поэтому было принято решение разделить оказание услуг по разным направлениям.

Сотрудник выполняю свою часть по оказанию услуги переводит сделку на определенную стадию и она перемещается в следующее направление в котором с ней начинает работать уже другой специалист. Последней инстанцией в процессе является отдел формирующий акты оказанных услуг в Страховую компанию.

Для каждой услуги в компании есть стоимость этой услуги которая идет в заработную плату сотрудника и стоимость услуги которую оплачивает компании Страховая компания.

Сотрудник работая с сделкой добавляет в нее товары и после своей работы запускает Бизнес процесс, который создает запись с начислением заработной платы по товарам которые он добавил.

Запись создается в отдельном смарт-процессе «Начисление ЗП». Для того чтобы определять по каждой услуге стоимость ее для заработной платы или для оплаты страховой компании, мы создали другой смарт-процесс в котором перечислены все услуги и цены. 

При создании записи в смарт-процессе «Начисление ЗП», стоимость услуги для начисления заработной платы берется из другого смарт-процесса «Реестр-Цен». Так же смарт-процесс позволил настроить права доступа только определенным сотрудникам. После мы перешли к функционалу создания актов на оплату Страховыми компаниями.

Задача состояла в том, что за месяц компания оказывает множество услуг по разным страховым компаниям, в разных филиалах, по разным видам страхования. Все эти услуги должны были попадать по разным фильтрам в тот или иной акт. Все услуги акта должны попадать в «Реестр оплат СК».

Эту задачу мы решили через смарт-процессы. Создали отдельный Смарт-процесс «Реестр актов». В Направлениях сделки есть направление Акты и счета. Сделка попадая в это направление, запускает механизм по созданию акта. 

Система начинает проверять условия: какая страховая компания, какой вид страхования и филиал указан в сделке. Далее по этим критериям происходит поиск соответствующего акта в реестре актов. Если акт находится то система добавляет в него услуги сделки. Стоимость каждой услуги берется из «Реестра цен» из поля стоимость оплаты.

Если система не находит акт, то она создает новый акт и в него добавляет услуги по сделке. После создания акта сразу же происходит запись данных об услуге в «Реестр оплат». В карточке акта есть возможность просмотреть все созданные оплаты по этому акту.

Т.к. в Акте собирается множество услуг из разных сделок, по которым необходимо в печатную форму акта передать информацию из сделки, для одной из целей был создан смарт-процесс «Реестр оплат». Формируя в акте шаблон документа данные в него вставляются из реестра оплат. Таким образом мы закрыли проблему в ручном создании печатных форм актов.

Другой задачей реестра оплат стоит учет по каким услугам согласовали в Страховой компании оплату, а по каким нет. Это регулируется стадиями в смарт-процессе. Есть возможность точечно забраковать оплаты и после взять и пересчитать акт. В нем останутся только те услуги по которым согласована оплата. После того как акт оплачен, сотруднику достаточно перевести акт в успешную стадию и все оплаты закроются успехом.

Преимущества от внедрения:

• Выполнив все работы по внедрению, мы максимально автоматизировали рутинную работу сотрудников.
• В компании клиента сократилось время на формирование актов для страховых компаний.
• Появились инструменты для контроля выполнения всех, для учета по оплатам услуг от Страховых компаний и оплатам заработной платы сотрудников. 
• Есть фиксация того, сколько сотрудник наработал за месяц.
• Сократилось время на формирование шаблонов актов.

Отзыв заказчика о проделанной работе:

Руководители и сотрудники остались довольны результатом. По их словам повысилась эффективность работы внутри компании, внедрение положительно отразилось на качестве оказания их услуг.