Интеграция с почтой - время ответа на письма клиентов сократилось на 43%

«Ковофиниш» — это современная чешская компания, основанная в 1951 году. С самого начала своей деятельности она была нацелена на разработку, проектирование и производство оборудования для обработки поверхностей.

Обладая мощной технической, опытно-конструкторской и производственной базой, а также постоянно развивая свои ноу-хау, KOVOFINIŠ стала одной из крупнейших фирм в мире, поставляющих оборудование для обработки поверхностей и очистки сточных вод. Это подтверждается сотнями успешно реализованных проектов по всему миру.

Компания обратилась с запросом на интеграцию электронной почты с Битрикс24 из-за неэффективной обработки входящей корреспонденции и отсутствия единой системы для управления коммуникациями с клиентами. Основная проблема заключалась в разобщенности почтовой системы и CRM, что приводило к потере лидов, пропущенным срокам и усложнению работы менеджеров по продажам и поддержке.

Конкретные проблемы, с которыми столкнулся клиент:

• потеря лидов;

• неотвеченные сообщения от клиентов;

• отсутствие единой истории коммуникаций;

• сложность аналитики;

• неорганизованность.

• обсудить необходимую интеграцию с Битрикс24 личных email и корпоративного email отдела продаж.

• обучить подключению персональных и корпоративных email к Битрикс24 сотрудников компании;

• совместно с клиентом проверить отправку и получение писем и их фиксацию в карточках CRM.

В первую очередь решалась проблема отдела продаж. Мы подключили личные и корпоративные почтовые ящики сотрудников к Битрикс24. Настроили автоматическое создание задач и событий на основе полученных писем. Интегрировали систему с почтовыми сервисами для синхронизации писем.

Определили перечень сотрудников, чьи личные почтовые ящики должны были быть интегрированы. Согласовали настройки доступа и безопасности. Установили параметры для автоматической обработки входящих и исходящих писем. Синхронизировали контакты и сделки из писем с CRM-системой. Провели встречу с представителями отдела продаж для обсуждения требований и ожиданий, после чего мы разработали детальный план интеграции.

Отправили тестовые письма с различных почтовых ящиков. Проверили их получение и обработку системой. Настроили автоматическое связывание писем с карточками клиентов и сделками. Создали шаблоны для фиксации важных данных из писем. Обсудили результаты проверки с клиентом.

Теперь в системе Битрикс24 все входящие и исходящие письма автоматически связываются с карточками клиентов и сделок, создавая единую историю взаимодействия. Входящие письма обрабатываются автоматически, включая создание потенциальных клиентов (лидов), задач и событий на основе их содержания. Благодаря этому количество потерянной важной информации снизилось на 95%.

Менеджеры получают мгновенные уведомления о новых письмах от клиентов, что позволяет им оперативно реагировать на запросы. Благодаря полному историческому контексту общения, менеджеры могут предоставлять более качественное и персонализированное обслуживание, а среднее время ответа на письма клиентов сократилось на 43%.

Благодаря сокращению времени на поиск информации и переключение между различными системами, менеджеры смогли больше времени уделять продажам и работе с клиентами. В результате, экономия рабочего времени составила 20%.

Руководители могут отслеживать эффективность работы с почтой, контролировать соблюдение сроков и оценивать качество обслуживания клиентов. Все входящие письма фиксируются в системе автоматически, что исключает возможность утери потенциальных клиентов.