Красноярье Без Сирот
1. Краткая информация о клиенте
- Красноярский региональный фонд «Красноярье без сирот» основан в 2007 г. и уже на протяжении 14 лет мы делаем все возможное для сохранения детей в семье в целях профилактики социального сиротства, работаем для того, чтобы у каждого ребенка был дом и крепкое плечо поддержки.
- На портале работает 14 сотрудников;
- Адрес: Красноярский край, г. Сосновоборск, улица Юности, д. 3, помещение 240, ком.8
2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к нам пришел клиент?
Основной запрос был в настройке и обучении коллектива работе на портале с задачами и календарем. Часто проходят разные мероприятия и сборы. Сотрудникам было сложно каждый раз согласовать место и время проведения мероприятия, а так же избежать наложения графиков всех сотрудников.
Руководители столкнулись с вопросом. Что можно начать использовать с минимальным функционалом, в процессе пользования можно дорабатывать и вести все процессы в одном месте, выбор пал на Битрикс24.
Наш специалист рассказал и показал на тестовом портале, как может выглядеть портал заказчика и как можно работать с базовым функционалом, без больших доработок на портале. Так мы и начали сотрудничество.
3. Процесс внедрения, особенности проекта
В первую очередь решали проблемы не одного отдела, а всей организации в целом. Из разных источников поступают анкеты от разных людей с разными пожеланиями: “Наставники”, “Волонтёры”, “Стать приемным родителем”. И важно было сохранить данные каждого обратившегося, поэтому и решили собирать данные из всех источников на портал Битрикс24. Поэтому провели интеграцию и выгрузку баз данных из архивов контактов которые есть, а та же настроили выгрузку из tilda. После доработки портала под потребности клиента, был проведен ряд обучений, разбитых на части. После каждой части домашнее задание с отчетом. Такой способ помогает быстрее вникнуть в детали работы на портале. А так же в процессе появляются вопросы связанные непосредственно с выполнением, и в итоге сотрудник осознано задает вопрос и получает нужные ему ответы.
Руководителям больше всего понравилась возможность организовывать мероприятия работая через календарь. Где можно не только назначить дату, но и раздать всем задания и подвязать к определенной дате.
4. Работа с решением. Достигнутые результаты
Как уже было сказано выше, это первый этап внедрения. На данный момент основной задачей стояло настроить шаблоны форм, CRM формы - которые могут подтягивать данные из разных источников. А так же работа с заданиями и календарем.
Больше всего сотрудников сейчас задействовано в работе с календарем. Стало удобно, один назначил дату, поставил задачи для сотрудников которые ответственны, все. Систем дальше все делает сама, напоминание, хранение и наполнение информацией.
Основная задача портала - это, накопление и систематизация информации.
5. Преимущества от внедрения
Какие преимущества? Ясность и понятность в согласовании мероприятий, при постановке задачи уже нельзя сказать, что такого не говорили или не видел. Все подробно можно изложить в календаре при установлении даты мероприятия, раздать задачи всем сотрудникам и проследить выполнение. А после мероприятия просто видеть как информация подтягивается в воронку “Анкеты”, которая служит хранилищем контактов для всех проявивших желание.
Сотрудникам стало легче коммуницировать, теперь всем все видно. Не надо переспрашивать, просто зашли и посмотрели. Кому непонятно - задали вопрос в общем чате, где все.
6. Отзыв заказчика о проделанной работе
Работать стало намного легче, когда в календаре работает вся компания. И при этом мы тут же ставим задания и можем при необходимости дорабатывать портал по нашим потребностям и желаниям. Одним словом - конструктор. Очень удобно.
